10 características de un ERP que deberías valorar

El éxito de un negocio depende en gran medida de si cuenta con las herramientas adecuadas, y sin duda el ERP es una de las fundamentales. A la hora de elegir e implementar un software de este tipo para una empresa, no siempre es fácil saber qué conviene priorizar ni cuál es la mejor opción. ¿Optar por la solución más económica, más completa o más intuitiva? 

Las principales características de un ERP ideal son:

• Automatización de tareas.
• Administración de la cadena de suministro.
• Integraciones con plataformas de pagos y manejo de inventarios.
• Funcionamiento en tiempo real.
• Una interfaz intuitiva.
• Módulos de gestión financiera.
• Reportes y analíticas.

Si bien hemos descrito las funcionalidades principales que deberías tener en cuenta, tu elección también dependerá de las dimensiones de tu negocio, de las necesidades de la empresa, de tu proyección de futuro y también de que conozcas las características más importantes de los programas ERP más populares. 

¿Quieres que la gestión de tu negocio sea más eficiente o mejorar la planificación de recursos empresariales? Los sistemas ERP son los mejores aliados tecnológicos para ello, pero antes de escoger uno, valora qué solución es la más adecuada para tu empresa. En esta guía te enseñaremos cómo hacerlo.

Principales características de los sistemas ERP

Si estás evaluando entre diferentes soluciones de software ERP para tu negocio, es el momento de examinar detenidamente las funciones básicas o los aspectos clave que no deberían faltar.

No es trivial en absoluto que tu ERP tenga las características indispensables que te permitan lograr los resultados deseados. No te servirá invertir esfuerzos y dinero en algo que no resuelva todas tus necesidades empresariales.

Piensa en contratar un ERP como quien diseña una casa donde va a vivir muchos años. Necesitarás unos buenos cimientos, porque de lo contrario no podrás construir nada sólido sobre ella. Valora todo lo que puedas necesitar escalar, automatizar e integrar tu negocio en el futuro. Así te asegurarás de que las bases informáticas sobre las que se sustente toda tu empresa sean lo suficientemente fuertes.

1. Automatización del software ERP

Tanto si eres un autónomo o una pyme como si tienes una gran empresa, el ERP que elijas para ti debería ser capaz de automatizar todas las distintas áreas de tu negocio: finanzas, cadena de suministro, operaciones, facturación y todo lo demás.

Su función debe ser facilitarte el trabajo, reduciendo costes, optimizando procesos e integrando todo el trabajo que se realiza en el día a día profesional.

Evidentemente esto no significa que no vayas a necesitar al personal de tu empresa, pero la idea es aumentar la productividad evitando muchos procesos que ya se podrán delegar totalmente en la tecnología.

Gracias a un software ERP que automatice los procesos de tu empresa vas a poder lograr la escalabilidad. De lo contrario, tu empresa se encontraría con cuellos de botella en determinados puntos, y no se podría dimensionar.

2. Capacidad de integrarse

No tiene sentido que hagas la gran inversión en un software ERP para tu empresa o startup, si después no se integra con el resto de programas que utilizas. La función principal que tendrá este software es precisamente poder lograr que los distintos departamentos trabajen todos a una. 

Por ejemplo, si tienes un ecommerce, el ERP que selecciones debería contar con integraciones a plataformas de pago como Stripe o PayPal, y a CMS como Shopify, PrestaShop o WooCommerce. 

Necesitarás que se pueda integrar con los programas que ya utilizas, pero también valora el punto 7 que veremos más adelante. Es posible que en algunos casos te interese integrarlo con programas distintos, o que prefieras que el propio software cuente ya con los módulos que tu empresa necesita.

Además, muchos ERP de todos los tamaños y precios incluyen la opción de integrarse con el banco o incluso de integrarse con herramientas como Zapier, que permiten integraciones con terceros.

3. Funcionamiento en tiempo real

Algunos sistemas de Enterprise Resource Planning (sistema de planificación de recursos empresariales) tienen la capacidad de realizar operaciones de manera síncronizada, y esto marca una gran diferencia en cuanto a eficiencia, velocidad de respuesta, agilidad y robustez del software. 

Contar con toda la información integrada y sincronizada será decisivo para poder realizar una gestión de proyectos, recursos y procesos empresariales de lo más eficiente, coordinada, rentable y completa.

De esta forma, la empresa puede identificar problemas de manera rápida, dando tiempo al equipo a reaccionar, y así resolverlos con agilidad y los daños mínimos para el negocio.

4. Una base de datos común

Hay algunos sistemas de gestión empresarial que dividen la base de datos en departamentos diferentes. Esto se hace sobre todo en las grandes empresas con el fin de mejorar el rendimiento. 

El problema es que esto genera errores de duplicidad de información e incoherencias, así como potenciales incidencias y fallos. Por ello es preferible que el software ERP cuente con una base de datos común y única. Esto te permitirá una gestión integral de todos los procesos y sistemas informáticos, a partir de los datos comunes en todos ellos. 

Así, por ejemplo, podrás evitar que una factura se contabilice dos veces o que un producto conste como no disponible en el inventario cuando sí que está disponible.

5. Interfaz intuitiva 

A la hora de escoger un software de gestión para tu empresa no puedes olvidar el hecho de que habrá personas usándolo a diario. El ERP debe ser lo suficientemente intuitivo como para que facilite su trabajo. 

Escucha a tu equipo para que se sientan cómodos con la opción escogida, porque ellos serán quienes deberán formarse para usarlo, y tendrán que estar motivados para que sea su herramienta diaria.

Además, si es suficientemente intuitivo el periodo de formación no debería ser largo. Esto es muy relevante para el retorno de la inversión, porque reducirá los costes de implementar el sistema de gestión, y evitará problemas cuando haya nuevo personal en tu empresa. 

6. Adaptabilidad

Piensa que el hardware evoluciona constantemente, y el software también lo hace con constantes actualizaciones. 

Por ejemplo, algunos sistemas de planificación de recursos empresariales de hace dos décadas quedaron obsoletos. Eran ERP de entonces que estaban hechos para ordenadores de Windows 95, por ejemplo. 

Una vez el usuario cambiaba de versión de Windows o quería usar un Mac, no podía acceder a su programa. Por supuesto que tampoco podía acceder desde su casa, y la idea de teletrabajar era casi ciencia ficción en aquel momento.

Actualmente hay programas ERP en la nube que te permiten ser utilizados desde cualquier dispositivo, incluidos ordenadores de cualquier sistema operativo (Windows, Apple, Linux) e incluso tablets y smartphones. Además, hacen posible el uso multidispositivo por parte del propio usario, desde el trabajo, desde su casa o incluso en su smartphone en un taxi.

Por otra parte, valora el hecho de que el ERP escogido tenga una versión para smartphones o que la plataforma tenga presente contar con una aplicación móvil en el futuro. De esta forma podrás asegurarte de que tu futuro programa tendrá una gran adaptabilidad, facilitando el uso desde cualquier dispositivo y lugar, con las máximas comodidades y funcionalidades.

7. Modularidad

A veces pensamos en un ERP como en un programa informático, pero en sentido estricto es una suma de programas, una solución integral para poder centralizar todos los sistemas de información de un negocio. 

Dicho de otra forma, una de las principales ventajas que tienen los ERP es que permiten incluir diferentes herramientas conectadas entre sí. Cada una de estas herramientas se denomina módulo, y por tanto la modularidad se considera una característica de un ERP totalmente clave.

Estos son algunos de los módulos más importantes que debería incluir el ERP que escojas para tu empresa:

• Gestión financiera, contabilidad y facturación
• CRM o gestión de contactos
• MRP o Material Requirements Planning para gestionar todas las necesidades de materiales, en caso de que la empresa ofrezca productos tangibles.
• RRHH: nóminas, evaluaciones de desempeño, planes de carrera, etc
• Control de stock e inventario
• Módulo de gestión de la cadena de suministros
• Ventas: actividad comercial del negocio, análisis de ventas y gestión de presupuestos, seguimiento de pedidos y demás
• Gestión de proyectos, equipos y tareas
• Administración del marketing de la empresa

8. Análisis de datos

Una de las características de un ERP al uso es que permite la mejora de la toma de decisiones. Contar con un panel que ofrezca una visión global e intuitiva de todos los aspectos de cualquier tipo de empresas es uno de los aspectos esenciales que debes valorar. 

Esto se consigue gracias a un módulo de business intelligence que te revele cifras clave de la empresa. Si no se cuenta con gráficas e informes para el análisis de datos, será muy complicada la planificación de los recursos empresariales, por muy integrada y guardada que esté la información.

9. Posibilidad de modificaciones

Otra característica de un ERP que no deberás pasar por alto es el hecho de poder modificarlo en función de las necesidades de tu empresa. Imagina que haces la gran inversión y después te encuentras que no puedes adaptar ciertos aspectos clave que necesitas para que funcione en tu compañía. 

Por ello, en algunos casos conviene escoger un software ERP de código abierto para que puedas acceder en un momento dado con un programador para que adapte el programa a tu empresa. 

Otra opción es que prefieras optar por soluciones en el mercado que ya sean muy completas y resuelvan todos tus requerimientos. Así, no necesitarás acceder al código fuente, pero sabrás que el programa realmente se adapta a todos los departamentos y necesidades que tiene tu empresa.

Por último, ten en cuenta que hay programas ERP como SAP o Microsoft Dynamics, o incluso soluciones mucho más económicas para pequeñas y medianas empresas, que tienen la opción de hacerse personalizables. Es cuestión de informarte con la empresa de SaaS (software como servicio, por sus siglas en inglés) que vayas a contratar para implementar tu ERP en la empresa.

10. Fácil mantenimiento

Al comprar cualquier producto tenemos en cuenta si será caro o barato de mantener, por ejemplo un ordenador o un coche. Con cualquier SaaS pasa lo mismo, incluidos los ERP. 

Tienes que valorar el coste inicial de contratarlo, implementarlo y formar al personal, además del coste de mantenimiento.

Más allá de lo que te pueda suponer en términos económicos, valora si realmente será fácil que tu ERP siga funcionando en el futuro. No solo tendrás que tener en cuenta lo que te supondrá adaptarte a las actualizaciones, sino si serán compatibles en el futuro con tus dispositivos. 

Por ejemplo, si eliges un ERP en la nube, aunque evolucione el software podrás acceder, frente a aquellos programas de gestión que funcionan de manera local en un sistema operativo en concreto, y con el tiempo dejan de ser compatibles.

Conclusión

Hay muchos tipos de ERP y no es fácil decidir cuál es el que más te conviene. Eso sí, a la hora de evaluar entre distintos candidatos, ten en cuenta que la elección de un ERP debe estar ligada al cumplimiento de sus principales objetivos: 

• Optimizar todos los recursos y procesos de negocio
• Compartir información entre los componentes de la organización
• Eliminar las actividades y los costes innecesarios

Para garantizar cada uno de estos puntos, es crucial que escojas un ERP integral, modular, adaptable, automatizado, intuitivo y de fácil mantenimiento.

Verás que tomar esta decisión puede cambiar radicalmente el futuro de tu empresa. Mucha suerte y que el éxito empresarial te acompañe.

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