Cómo emitir facturas electrónicas al Gobierno de Navarra

La digitalización ha transformado la gestión de la facturación en empresas y organizaciones en España, y el Gobierno de Navarra ha seguido esta tendencia con la implementación obligatoria de la factura electrónica para todos sus proveedores. Este sistema, además de garantizar mayor transparencia en los procesos administrativos, busca optimizar la eficiencia y reducir los tiempos de pago.

En un contexto donde la transformación digital es clave para mejorar la competitividad, la facturación electrónica representa una gran oportunidad para que las empresas modernicen sus procesos y eviten la burocracia innecesaria. No sólo permite reducir costes operativos, sino que también contribuye a una mayor seguridad documental y trazabilidad de los pagos.

Desde la entrada en vigor de la Ley 25/2013, se estableció la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en las contrataciones públicas. En la actualidad con la Ley de Facturación Electrónica, cualquier empresa o profesional que realice transacciones comerciales con entidades públicas en Navarra debe emitir facturas exclusivamente a través de FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Este sistema centralizado permite a la Administración recibir y gestionar facturas de manera estructurada, independientemente del importe del contrato.

El objetivo de esta medida es doble: por un lado, garantizar la correcta gestión de los recursos públicos y evitar errores administrativos; por otro, facilitar a las empresas un sistema más eficiente, seguro y automatizado.

Para ayudar a las empresas en este proceso, Holded ofrece una solución integral para la emisión de facturas electrónicas, simplificando la creación, validación y envío de facturas en formato Facturae directamente a FACe. Gracias a su integración con la normativa vigente, los negocios pueden automatizar sus procesos y evitar errores comunes, asegurando que cada factura cumpla con los requisitos exigidos por la Administración.

Además, su interfaz intuitiva y automatización avanzada permiten que tanto pymes como grandes empresas puedan adaptarse rápidamente a esta obligación sin fricciones ni complicaciones.

¿Qué es la factura electrónica en el Gobierno de Navarra?

La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero con ventajas adicionales en términos de seguridad, eficiencia y trazabilidad. Se genera en un formato estructurado, lo que permite su procesamiento automatizado y garantiza su autenticidad mediante firma digital.

En Navarra, su obligatoriedad viene respaldada por varias normativas:

• Ley 25/2013, que regula la facturación electrónica en la contratación pública.
• Normativa autonómica de Navarra, que establece requisitos adicionales específicos para proveedores del sector público en la comunidad.
• Reglamento eIDAS (910/2014/UE), que regula la firma electrónica en la Unión Europea, garantizando su validez en todas las administraciones públicas del territorio.

Para garantizar una correcta facturación y evitar errores que puedan retrasar el cobro, es fundamental seguir un proceso estructurado.

Pasos para emitir una factura electrónica al Gobierno de Navarra

1. Registro en la plataforma FACe

FACe es la plataforma oficial del Gobierno de España para la recepción de facturas electrónicas de proveedores del sector público. Para utilizarla, las empresas deben:

• Acceder a la web de FACe a través de su portal oficial.
• Registrarse como proveedor o iniciar sesión con un certificado digital válido.
• Seleccionar la entidad destinataria dentro del Gobierno de Navarra.

2. Cumplir con los requisitos técnicos

Antes de emitir la factura, es esencial garantizar que se cumplan ciertos requisitos:

• Formato de factura: debe utilizarse el estándar Facturae (XML), versión 3.2 o superior.
• Firma digital: la factura debe estar firmada electrónicamente con un certificado digital válido.
• Información obligatoria: la factura debe incluir datos clave como:
• NIF/CIF del emisor y receptor.
• Código DIR3 de la unidad destinataria (clave de identificación dentro de la Administración Pública).
• Número de contrato (si aplica).
• Descripción detallada de los productos o servicios facturados.

3. Generación y envío de la factura

Una vez se cumplan los requisitos técnicos, la factura electrónica se genera en formato XML, se firma digitalmente y se sube a la plataforma FACe.

El proceso de validación en FACe consta de varios pasos:

1. Carga del archivo XML en la plataforma.
2. Validación automática: el sistema revisa si la factura cumple con los requisitos exigidos.
3. Confirmación del estado de la factura: se puede verificar su estado en la plataforma en tiempo real.
4. Corrección de errores: si la factura presenta fallos, el sistema los notifica y permite su corrección y reenvío.

4. Seguimiento y resolución de incidencias

El uso de la factura electrónica permite hacer seguimiento en tiempo real del estado de cada factura. Algunas situaciones comunes que pueden presentarse incluyen:

• Factura rechazada: si la factura no cumple con algún requisito, se debe corregir y reenviar.
• Retrasos en la validación: aunque la plataforma agiliza los procesos, es recomendable hacer seguimiento constante para evitar demoras.
• Errores en el código DIR3: es importante verificar con la Administración Pública correspondiente para asegurarse de que el código asignado sea correcto.

Ventajas de utilizar factura electrónica

La digitalización de la facturación trae múltiples beneficios, tanto para la Administración como para las empresas proveedoras. Algunas de las ventajas más destacadas son:

• Reducción de costes: se eliminan gastos de impresión, envío postal y almacenamiento de documentos físicos.
• Mayor rapidez en la tramitación: la automatización del proceso permite acortar los tiempos de validación y pago.
• Menos errores administrativos: el formato estructurado de la factura minimiza la posibilidad de errores en la información.
• Seguimiento en tiempo real: las empresas pueden conocer el estado de sus facturas en cualquier momento, evitando incertidumbre sobre los pagos.
• Sostenibilidad: al eliminar el uso de papel y reducir la huella de carbono, la factura electrónica contribuye a la protección del medio ambiente.

Cómo Holded facilita la facturación electrónica

Para ayudar a las empresas en el proceso de emisión de facturas electrónicas, existen herramientas especializadas como Holded, una plataforma que permite generar y gestionar facturas compatibles con el estándar Facturae y enviarlas directamente a FACe.

Entre sus principales características destacan:

• Automatización de facturas: permite la generación automática de documentos con los datos requeridos por la Administración.
• Integración con la plataforma FACE: facilita la carga y seguimiento de facturas sin necesidad de procesos manuales.
• Gestión centralizada: permite a las empresas controlar todas sus facturas desde una única plataforma.
• Control del estado de facturación: proporciona notificaciones en tiempo real sobre el estado de cada factura, evitando retrasos y errores.

La adopción de la factura electrónica en Navarra no solo responde a un requisito legal, sino que se presenta como una oportunidad estratégica para modernizar la gestión empresarial. Implementar este sistema permite a las empresas optimizar sus procesos administrativos, reducir costes y mejorar la trazabilidad de sus transacciones con el sector público.

El uso de herramientas especializadas como Holded facilita aún más la integración con la plataforma FACE, automatizando la generación, envío y seguimiento de facturas de manera sencilla y eficiente. Además, el cumplimiento de la normativa evita retrasos en los pagos y problemas administrativos, garantizando relaciones comerciales más fluidas con las entidades gubernamentales.

En un entorno donde la digitalización avanza rápidamente, adoptar la factura electrónica no solo mejora la competitividad de las empresas, sino que también contribuye a la sostenibilidad y a una gestión más eficiente de los recursos. Aquellas compañías que implementen estas soluciones de manera proactiva estarán mejor preparadas para afrontar los desafíos de la transformación digital y aprovechar al máximo las ventajas de una facturación ágil, segura y conforme a la normativa vigente.

Con esta guía, empresas y profesionales cuentan con toda la información necesaria para adaptarse a la facturación electrónica y garantizar el cumplimiento de la normativa en el Gobierno de Navarra, asegurando así una gestión administrativa eficiente y sin complicaciones.

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