¿Sabes lo qué es un ERP y cómo ayuda a empresas alrededor del mundo? Te explicamos todo lo que tienes que saber sobre este programa.
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta indispensable para el éxito de una empresa. Permite integrar en un solo entorno digital los procesos fundamentales de una organización. Áreas como finanzas, gestión de personal, logística o compras pueden operar de forma coordinada. Esto permite optimizar el trabajo, aumentar la productividad y tomar decisiones más informadas gracias a una visión global y actualizada de toda la empresa.
Si quieres automatizar procesos y hacer más con menos, descubre todo lo que este tipo de solución puede aportar a tu negocio.
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Un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales en español, es un software que permite controlar y automatizar todos los flujos clave de una empresa.
Sirve para centralizar los flujos de información y trabajo, ofreciendo una visión unificada de la empresa, para mejorar la eficiencia, toma de decisiones y productividad.
El objetivo de los sistemas ERP es integrar y automatizar los departamentos y los procesos empresariales principales en una única base de datos.
Los ERP suelen estar integrados en diferentes módulos, correspondientes a cada departamento. Los más comunes son los de compras, ventas, inventario, logística, facturación, contabilidad, recursos humanos (RRHH) y CRM (Customer Relationship Management).
Además centraliza la información en un único sistema, lo que elimina la posibilidad de tener datos duplicados o de tener la información repartida en diferentes sistemas. Esto proporciona a las organizaciones y a sus distintos departamentos una única fuente de información.
…el objetivo último de cualquier sistema ERP es el de ayudar a una empresa en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos.
Los módulos de un ERP son componentes de software que cubren diferentes necesidades de la empresa.
Estos son los principales que podemos encontrar:
Cada ERP tiene sus propios módulos, y además las empresas pueden adquirir solo algunos de ellos. Gracias a esta separación modular, es posible contratar solo la parte necesaria y evitar pagar de más.
Existen muchos ERP y estos varían en escala y las funciones que ofrecen, pero independientemente del tamaño, podemos encontrar un conjunto de características en los software ERP.
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Un sistema ERP ofrece muchas ventajas para las empresas que los implementan, desde una mayor eficiencia, a una mejor toma de decisiones o una mayor seguridad al tener en un único sistema las diferentes áreas de una empresa.
Estos son los principales beneficios de implementar un ERP en una empresa:
Como ya hemos visto qué es un software ERP, ahora debemos entender los tipos de ERP que existen:
Estos se clasifican por el tamaño de los negocios que atienden. Holded está diseñado para pymes pero existen otros software que se han creado exclusivamente para compañías de gran tamaño.
Este es un ERP que puede variar en complejidad pero siempre cubrirá las necesidades de un negocio local, sobre todo en la planificación de recursos empresariales. También caben aquí los que gestionan la información de negocios en un sector especializado.
Se trata de un ERP más escalable que el anterior ya que está diseñado para compañías en crecimiento que pueden, potencialmente, llegar a cubrir los procesos empresariales de más de una industria.
Estos son los ERP más potentes del mercado y están diseñados para sobrellevar la complejidad de una empresa más grande, ya que tienen la capacidad de embarcar varias industrias y unidades de negocio. Los ERP para startups también entran en esta categoría ya que tienen la capacidad de escalar con la empresa.
Cuando se trata de ERP, tenemos la opción de instalarlo en nuestros sistemas (on premise) o accederlo a través de la nube (cloud) y cada opción tiene sus ventajas y desventajas.
Esta opción permite al usuario tener más control sobre los datos de su empresa. También significa que es él quien está encargado de la seguridad y de la actualización del mismo. Requiere de un entrenamiento de personal extensivo para el mejor rendimiento.
Normalmente, suelen ser una empresa más grande las que optan por el software en local ya que prefieren no guardar su información con terceros y tienen los recursos para mantenerlo al día.
El ERP en la nube es al que se accede a través de internet. No requiere de instalación alguna y normalmente se puede empezar a usar después de crear una cuenta.
Con este sistema, el usuario no tiene el mismo nível de control que con el programa ‘en local' pero ahorra mucho tiempo y recursos empresariales ya que no tiene que preocuparse por el mantenimiento, seguridad o actualización. Otro de los beneficios es que no requieren de mucha formación ya que, normalmente, estas soluciones ofrecen un equipo de soporte.
Según la información recopilada por SoftDoit, de las empresas españolas que consideran adoptar un ERP, el 47,5% lo hará en la nube, un 26,4% en los propios servidores y el resto se mostraba indeciso o no lo consideraban como un factor determinante para elegir un software.
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Hay una serie de ERPs ampliamente conocidos, entre ellos destaca sobre todo SAP. Este software de gestión empresarial es muy popular, completo y personalizable. Sin embargo, se trata de una solución compleja y costosa.
También encontramos otros ERP de gran éxito, como Oracle o Microsoft Dynamics 365. Estas plataformas son muy completas y avanzadas. Sin embargo, se trata de software poco asequible para pequeñas y medianas empresas.
Entre los mejores sistemas ERP para pymes y autónomos, destaca Holded. Es muy completo, ofrece paquetes modulares y asequibles, además de ser muy intuitivo.
El proceso de implementar un ERP puede ser más o menos complejo. Depende en gran medida de la dimensión de la empresa y de los módulos que se incorporen.
Hay que tener en cuenta que toda nueva implementación supone un periodo de adaptación. Para superar pronto la curva de aprendizaje, es fundamental implicar, motivar y formar al personal.
El éxito pasa en gran medida por elegir el software correcto, de lo que hablaremos a continuación.
Existen muchos sistemas ERP en el mercado, pero no todos son iguales. Muchas empresas creen que es suficiente con la implantación de un sistema de planificación, pero lo que no saben, es que podrían estar integrando un programa anticuado que no se ha adaptado a las necesidades de un negocio moderno.
Por eso, recomendamos reunir toda la información necesaria y seguir los siguientes pasos para que encuentres un software de calidad que se adapte a las necesidades de tu empresa.
En la primera fase, una empresa deberá definir cuáles son las áreas en las que usarán el nuevo software, cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar, qué información se recopilará y cuál es el equipo que trabajará con el ERP.
En este paso, los equipos deberán recolectar datos e identificar los problemas actuales que se esperan solucionar con el ERP. Por ejemplo, poca productividad en un área específica. Al tener los problemas claros, será mucho más fácil elegir un software que se adapte a tus necesidades.
La implementación de un nuevo software no solo afectará a tu empresa sino a las que trabajan contigo también. Las relaciones con asesores, distribuidores y proveedores se podrán ver afectados por este cambio por lo que no estaría demás pasarles una propuesta del sistema ERP que estás pensando adoptar.
A estas alturas, ya tienes claro cuáles son tus necesidades y los objetivos que quieres alcanzar con tu nuevo software ERP. Ahora podrás seleccionar el que se adapte a tu empresa.
El precio de un ERP varía mucho en función de las necesidades y el tamaño del negocio. Hay soluciones ERP para autónomos y pymes, y no solo para grandes corporaciones.
El coste puede oscilar entre 5.000€ y 25.000€ para pequeñas empresas, llegando a los 100.000€ e incluso más en compañías de mayor tamaño.
Hoy en día hay soluciones en la nube y muy modulares que se adaptan a todos los tamaños y son más asequibles.
Permiten que la implementación sea menos costosa y el retorno de la inversión llegue antes.
Holded es un ERP en la nube que ofrece precios adaptados a cada necesidad.
El plan más básico comienza por solo 14,50 €/mes para pequeñas empresas, o 49,50 €/mes para medianas empresas. Además, ofrece paquetes aún más ajustados para autónomos.
Desde los años 40 existen sistemas de gestión para empresas, pero los orígenes del sistema ERP moderno se tienden a rastrear hasta los años 60.
En los primeros 25 años del siglo XXI y gracias al desarrollo de nuevas tecnologías, se ha dado un nuevo paso en la planificación de recursos empresariales.
Las soluciones en la nube y SaaS (software como servicio por sus siglas en inglés) han contribuido a la rápida expansión de estos sistemas.
Cada sector tiene su visión de los ERP, según sus necesidades y el contexto del mercado.
- La industria manufacturera prioriza la optimización de la producción, el control de inventario y la gestión de la cadena de suministro.
- En el sector salud se utiliza para mejorar la atención al paciente, agilizar los procesos administrativos, etc.
- En el sector retail, el ERP permite la gestión eficiente del inventario, la optimización de las ventas y la mejora de la experiencia del cliente.
- Los ERP para constructoras ayudan a gestionar proyectos, presupuestos, materiales, equipos y mano de obra.
Sea cual sea la industria, lo que todas comparten es que pueden aprovechar esta tecnología para optimizar procesos y mejorar su rendimiento.
Lo que ayuda a mejorar la colaboración entre departamentos, ya que los sistemas ERP guardan toda la información en un único lugar y facilita herramientas de análisis de datos, lo que ayuda a los distintos departamentos a tomar mejores decisiones.
Los sistemas ERP permiten automatizar procesos repetitivos, lo que mejora la eficiencia laboral y reduce errores. Además de facilitar la escalabilidad de la empresa, adaptándose al crecimiento de la misma.
Contar con una visión unificada y centralizada de la información, permite mejorar la eficiencia laboral, la toma de decisiones, la colaboración entre departamentos y, el rendimiento general del negocio.
