Cómo se implementa un ERP (y saber si es momento de hacerlo)

«El mejor momento para plantar un árbol fue hace veinte años. El segundo mejor momento es ahora»

– Proverbio chino

Todos sabemos lo que es y cómo nos puede ayudar a simplificar la gestión de nuestro negocio, pero no siempre hablamos de la implementación de un ERP. Mudarse a un nuevo software de gestión conlleva grandes cambios para no solo el negocio sino el equipo también. 

De acuerdo con un estudio de Panorama Consulting, cuando a las empresas que recientemente habían adoptado un software de gestión se les preguntó que tan difícil había sido la parte técnica, el 51.7% respondió ‘Neutral’. 

Contrasta con los resultados de la pregunta sobre la dificultad en los cambios organizacionales donde más compañías, el 55.2%, respondieron que había sido ‘difícil’. Esto demuestra que instalar el programa es solo el comienzo.  

Para descubrir cómo se implementa un ERP de manera correcta, nos sentamos con Lucian Bucur Socio Director de STE-Neologic Asesores, que se describe a sí mismo como un economista inquieto. Con más de 15 años asesorando y consultando pymes, en el área de software de gestión, no había nadie mejor para hablar de este tema.

¿Cómo sabemos si es momento de digitalizarnos?

Según Lucian, no se deben esperar señales para implementar un software empresarial. Si hay gestión, que haya ERP. Por más pequeña que sea la empresa, esta herramienta te ayudará a agilizar procesos y, como consecuencia, ser más rentables. 

Lucian también recomienda mirar a tu alrededor. Es decir, ¿qué está haciendo la competencia? Una empresa que no se digitaliza corre el riesgo de quedarse atrás. 

‘Si tus competidores tienen ERP, y tú no lo implantas, va a ser difícil sobrevivir’

–  Lucian Bucur 

Señales de que necesitas un ERP

Habiendo dicho esto, si existen señales que pueden indicar que es momento de pasarse a una solución de gestión más moderna. Si sientes que hay cosas que se te escapan, debe ser momento de mudarse a un ERP. Estas incluyen: 

• Problemas al calcular el precio de un producto 
• Procesos que tardan más de lo que te gustaría
• Inventarios que no son exactos 
• Errores al cuadrar horarios de entrega y recogida
• Clientes que quedan insatisfechos regularmente 
• Errores de comunicación entre departamentos 
• Dificultad a la hora de interpretar información  
• Tardanza en los pagos de tasas e impuestos
• Falta de organización en general

Cómo se implementa un ERP

En teoría, es muy sencillo encontrar un ERP, pero la realidad, es que hoy en día existen una cantidad casi infinita de opciones y encontrar el software que se adapte a tus necesidades puede llegar a ser abrumador. 

Para poder hacer la mejor elección, lo primero que debemos hacer es tener muy claro cuáles son nuestros requisitos. 

Haz una lista de funcionalidades 

La usabilidad es difícil de cuantificar. Por eso se debe empezar por hacer una lista de funcionalidades y ordenarlas por importancia. Lucian recomienda hacer un cuadro con los ERP que se han elegido y darles una puntuación del uno al diez por como resuelven cada funcionalidad requerida. 

Las tres o cuatro funcionalidades más importantes (las primeras de tu lista) tienen que ser muy bien resueltas, si al final no tienen un nueve o un diez, entonces el ERP no es el ideal.

Funcionalidades que debe buscar una pyme en su ERP

Más que necesidades que dependerán del tamaño de la empresa, como recursos humanos, aquí te nombramos algunas cosas básicas que cualquier negocio debería buscar en su ERP: 

Servicio en la nube

Debido a las necesidades que tenemos hoy en día de poder trabajar desde casa y tener acceso a la información en todo momento, trabajar con un ERP en la nube es casi imperativo. 

Estos también ofrecen el beneficio de que no hay que instalarlos en un ordenador, es decir que no hay que preocuparse por la capacidad o los aspectos y las actualizaciones no corren por parte del usuario. 

Compatibilidad con Excel

Tal vez esté de más decirlo, pero antes de mudarte a tu ERP probablemente estabas trabajando con Excel, así que tu nuevo programa debería ser compatible. Esto facilitará en gran medida la migración de la base de datos. 

API

Si necesitas comunicar con terceros a menudo (agencias de transporte, plataformas de cobros,  etc.) asegúrate de que el ERP se pueda conectar con terceros. Aunque no haya una pasarela ya establecida, con que tenga una API ya se podrá comunicar. Esto a veces puede implicar un coste extra. 

Fíjate en la usabilidad

En su blog, Lucian compara los ERP con el ciclo de vida de la ropa para bebés. En resumen, él explica que existen dos tipos de artículos: aquellos diseñados para ser usados como regalo, que son lindos pero no muy prácticos, y aquellos diseñados para los padres, que son fáciles de usar.  

Lucian recalca que la usabilidad, o el User Experience (UX), es sumamente importante. Los ERP clásicos están plagados de funcionalidades que nadie usa porque no están diseñadas con el usuario en mente o no han sido actualizadas en años. 

También están los sistemas bonitos, que se suelen apoyar del nombre de una marca, pero que no aportan demasiado. Muchos directores terminan decantando por un software atractivo porque es lo primero que ven, pero un buen diseño no es sinónimo de buena función. Por eso es importante que el usuario final (y no solo el manager) siempre pruebe el ERP. 

Agilidad 

Una de las grandes ventajas de los ERP es la consistencia que ofrecen a sus usuarios, pero debemos tener cuidado porque un exceso de procesos y burocracia pueden matar el alma de la pequeña empresa. Es por esto que una pyme debe asegurarse antes de adoptar un ERP que este sea flexible.  

Facilidad de uso para el equipo

A menos que se diseñe un programa a medida desde cero, ningún ERP cubrirá todas las necesidades. Por esto, debemos asegurarnos de que lleve a cabo las funciones más importantes y que sea intuitivo para la mayoría de los empleados. 

Colabora con otras empresas (aunque sean competencia)

Busca información sobre soluciones adoptadas por negocios de tu tamaño y de tu sector. Lucian recomienda pedirle a tu consultor (si trabajas con uno) que te ponga en contacto con la empresa más parecida a la tuya donde haya hecho una implantación de ERP. 

No tengas miedo si es tu competencia… a lo mejor podéis colaborar y pagar a medias algún proveedor o módulo a medida. Estamos en la era de la colaboración.

¿Cuál es el mejor ERP para mi empresa?

Para llegar a esta conclusión de una manera informada, primero debemos estudiar los distintos tipos de ERP que hay. Existen muchas clases y con distintas capacidades, estos normalmente se dividen por el tamaño de la empresa y las necesidades de esta, pero en este caso hablaremos de solo dos tipos: El ERP estándar y el ERP personalizado. 

El ERP estándar 

Este tipo viene ya parametrizado, por lo que nos tenemos que amoldar a su diseño y sus funcionalidades. Nos obliga prácticamente a seguir los procedimientos como él los hace por defecto. Por un lado, no hay mucha flexibilidad, pero por el otro, este es más fácil de usar para aquellos que todavía no han dividido el proyecto en distintos pasos. 

Según Lucian, en la mayoría de los casos, lo ideal es empezar con un ERP estándar. Y cuando se llega al punto de que «queda pequeño», se muda a uno personalizado, pero ya teniendo claro el proyecto y las necesidades de crecimiento de la empresa.

El ERP personalizado

Este es una plataforma que los consultores y programadores pueden modificar para que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa. Son ideales para negocios más grandes que tienen requisitos muy específicos o gestiones complejas.

Se necesita un equipo dedicado para gestionar este ERP, ya que las actualizaciones, medidas de seguridad e instalación corren por cuenta de la empresa. Esto conlleva un periodo de adaptación o formación que no todas las compañías se pueden permitir. 

Pruebas, pruebas y pruebas

Es muy importante que puedas probar el sistema ERP, aunque tengas que pagar por ello. Este paso requiere hacer un circuito completo y ver como el programa resuelve cada proceso. Más importante que el tiempo que pases probando es que te asegures que tu proyecto puede ser llevado a cabo. 

Por ejemplo, Holded te permite probar todas sus funcionalidades completamente gratis durante catorce días. 

El éxito de la importación también dependerá de que lo prueben los trabajadores, los usuarios finales, que lo usarán en el día a día (la persona que lleva las compras, la contabilidad, las facturas, etc.) y no solo los directivos, que a veces se contentan con una buena presentación sin prestar atención a la usabilidad.  

Etapas para implementar un ERP

A continuación, Lucian nos explica cuál es la metodología y cuáles son los pasos a seguir una vez la implantación haya sido puesta en marcha: 

1- Consultoría y parametrización inicial

• Analizar y documentar el circuito completo de gestión de la empresa con sus correspondientes procesos.
• Crear propuestas de optimización de procesos.
• Encontrar la forma óptima de trasladar todos los procesos al ERP.
• Dar de alta y hacer la configuración inicial del ERP (parámetros generales, según procesos documentados). 
• Hacer un circuito demo en el ERP. Hacer modificaciones  y retoques (si procede).

2 – Implantación y formación

• Personalizar: diseño de documentos, series, formas de pago, bancos, conceptos de gastos e ingresos, etc.
• Importar clientes y proveedores/acreedores. 
• Importar el plan contable, mapeo, cuentas de gasto en fichas.
• Formar sobre el funcionamiento y las prestaciones del ERP.
• Hacer modificaciones  y retoques (si procede).

3 – Puesta en producción y funcionamiento en modo piloto

• Registrar todos los documentos/procesos durante aproximadamente un mes en modo piloto: documentos de ventas y de compras, cobros y pagos, conciliación bancaria, etc.
• Revisar y depurar procesos, automatizaciones, etc. 
• Hacer modificaciones y retoques (si procede). 

4 – Soporte avanzado en el periodo de adaptación

• Buscar soporte durante aproximadamente el primer mes de uso. 
• Hacer modificaciones y retoques (si procede).

Cómo saber si has encontrado tu ERP

Aunque hayas contratado un consultor experto en ERP y hayas seguido todos los pasos nombrados anteriormente, puede que todavía termines con un software que no sea el ideal para tu empresa. 

Existen algunas señales que nos pueden indicar si hemos tomado la decisión correcta o no. 

El ERP incorrecto

Los expertos hacen gran énfasis en la identidad de las pequeñas empresas. Si se pierde el alma o el elemento diferenciador de tu empresa, la razón por la que te eligen los clientes, es una señal que la implantación ha sido un fracaso.

Por esto, en a veces puede ser una opcion escoger un software ERP libre para que puedas acceder en un momento dado con un programador, pero todo va a depender de lo que sea mejor para tu empresa. 

No todas las automatizaciones son necesarias. Por ejemplo, si la empresa se conoce por tener servicios al cliente de primera y cambia por un proceso automático que se limita a enviar un correo electrónico automatizado, probablemente baje la calidad de la atención y la estima del cliente. 

Otras señales que deberías de tener en cuenta: 

• Los problemas que tenías antes, siguen exactamente iguales.
• El equipo no se fía del despliegue de información, cada responsable sigue llevando sus hojas de cálculo.
• El ERP pide más de lo que da. Es decir, se dedica más tiempo y recursos en alimentarlo, que el valor añadido que genera.

El ERP correcto

Al mismo tiempo, existen señales que te indicarán si has tomado la decisión correcta y te has decantado por el programa ideal para tu empresa. Claro está, que los resultados de la empresa serán indicativos de sí la implantación ha sido exitosa o no.

Si los procesos se hacen cada vez más rápidos y si aumentan las ganancias, podemos hablar de una adopción positiva. Pero para Lucian, como consultor, existen otras señales de que el nuevo ERP está funcionando. 

Estas son: 

• Empoderamiento. Ver que las personas toman el control de sus datos y proyectos. 
• Iniciativa. Que el equipo esté inspirado a usar el sistema. 
• Autosuficiencia. Ya no dependen de un consultor o un asesor para llevar el proyecto. 

El Alma de una pyme

La inversión ya no es una excusa. Hoy en día existen ERP en la nube que por una mensualidad asequible ofrecen todas las funcionalidades y, además, no tienen la necesidad de ser actualizados o instalados en un dispositivo.  

Los ERP modernos han logrado democratizar el software de gestión. Como consecuencia, han perdido consistencia, pero han ganado mucho en agilidad. Y esta es imprescindible para las supervivencias de las pymes en la economía actual. 

A veces no sabemos que es lo que nos define como empresa. No sabemos por qué nos eligen los clientes. Pero sabemos que para poder competir con las grandes organizaciones, la pequeña empresa tiene que ser ágil y personalizada. 

Tiene que adoptar un programa de gestión flexible porque, de lo contrario, termina perdiendo su alma de pyme.