¿Qué es un sistema de gestión y para qué sirve?

Imagina poder reemplazar muchos procesos manuales de tu negocio por unos pocos clics. Esto es lo que te permite hacer un sistema de gestión. Con la solución de software adecuada puedes delegar en la tecnología una gran cantidad de tareas diarias de tu empresa.

En sentido estricto, un sistema de gestión es un programa informático que permite llevar un control integral del negocio, incluyendo herramientas para llevar áreas como facturación, inventario, CRM, contabilidad y gestión de proyectos.

A continuación vamos a ver cómo funciona un sistema de gestión, para qué sirve, los tipos que existen y también el valor añadido de contratar un software ERP.

¿Para qué sirve un sistema de gestión?

La finalidad de los programas de gestión empresariales son facilitar el trabajo del negocio, reduciendo procesos y costes, y mejorando los resultados.

Si el sistema está bien diseñado debe ser intuitivo para que lo utilicen todos los trabajadores y tiene que dar respuesta a las distintas necesidades del negocio.

Además, el sistema de gestión ayuda a la supervisión de tareas y proyectos. Los diferentes managers de equipos y proyectos, o bien el gerente en el caso de una pyme, pueden tener un control del negocio desde cualquier parte y en cualquier momento.

¿Cómo funciona un sistema de gestión?

Los sistemas de gestión son el equivalente del siglo XXI a la revolución industrial. En aquel entonces, las empresas lograron aumentar la productividad, pasando de la fabricación artesanal a la masiva.

Ahora, los programas informáticos son capaces de generar tareas automáticamente, aunque no de manera tan evidente a la vista como con una máquina industrial. La ventaja del software es que ocupa poco espacio y que además es asequible para cualquier tamaño de empresa.

A día de hoy las pequeñas y medianas empresas, incluso los autónomos, pueden optar a implementar en su organización un sistema de gestión. La clave es introducir los datos en el sistema, para que se pueda acceder a la información de manera ágil.

Por ejemplo, con un sistema de gestión se pueden generar facturas automáticamente. Se escoge una plantilla, se introducen los datos en el sistema, y el programa puede enviar cada mes la factura a un cliente, por poner un caso.

Las acciones que se realizan al inicio de la implementación se vuelven automáticas más tarde, amortizando así toda la inversión del programa y de las horas de instalación, adaptación y formación.

Ventajas de un software de gestión

Si sigues con dudas de si te conviene contar con un sistema de gestión para tu empresa, vamos a ver todas las ventajas que puede suponerte.

• Control de todos los procesos de la empresa
• Mayor volumen de trabajo con menos recursos
• Optimización de procesos y mejora de la productividad
• Mejor servicio al cliente, más satisfacción y retención
• Comunicación más fluida con clientes y proveedores
• Mejora de la comunicación y cohesión interna

Contar con un software de gestión significa mejorar la rentabilidad a corto y a largo plazo, es una apuesta de futuro a todos los niveles. Ahora bien, para ello es fundamental elegir el programa adecuado y saber los pasos decisivos para implementarlo correctamente.

¿Qué debe tener un sistema de gestión?

Puede que ya tengas claro que quieres contar con un sistema de gestión para hacerte la vida más fácil, ¿pero cuál elegir? Hay muchas opciones y uno puede sentirse abrumado, por eso lo primero es tener claro el criterio de selección.

En primer lugar, debes conocer los diferentes tipos de sistemas de gestión que hay, y lo que ofrece cada uno. Después deberás valorar entre los mejores del mercado, para poder dar con el más conveniente para tus necesidades concretas.

Tipos de sistemas de gestión

Cuando hablamos de sistemas de gestión estamos refiriéndonos a un concepto amplio y genérico que en realidad abarca muchos tipos de programas distintos. Uno puede hablar de inmuebles, pero no es lo mismo un piso que una casa o una oficina. Cada sistema de gestión tiene sus funciones, sus dimensiones y su alcance.

ERP –Enterprise Resource Planning–

Como indican sus siglas en inglés, se trata de un sistema de recursos empresariales, pero esto va más allá de lo que ofrece un sistema de gestión cualquiera. El aspecto esencial de un programa enterprise resource planning (ERP) es que enlaza e integra todos los procesos y recursos empresariales, facilitando el flujo de datos entre ellos.

CRM –Customer Relationship Management–

El customer relationship management es un sistema de gestión de clientes, como indica su nombre en inglés. No abarca más aspectos de la gestión empresarial que los vinculados a los contactos, porque su función es administrar todo lo relativo a la información y comunicación con clientes, proveedores e incluso prospectos.

SGA –Sistemas de Gestión de Almacenes–

Hay un mercado de aplicaciones al alcance de cada modelo de empresa, y en particular los SGA son sistemas de gestión de almacenes. Su función es dar respuesta a las necesidades de empresas con almacenes. Este tipo de sistema de gestión facilita la automatización de todos los procesos vinculados a las existencias.

DMS –Document Management System–

Aquellas empresas que necesitan administrar una gran cantidad de documentación se pueden apoyar en este tipo de sistema de gestión, los DMS. Sus iniciales significan sistemas de gestión documental, y permiten almacenar, organizar y rastrear toda clase de documentos en papel.

BPM –Business Process Management–

Más que un tipo de sistema de gestión vendría a ser una funcionalidad que ofrecen ciertos programas, como un ERP. El business process management es lo que garantiza la coordinación de todos los flujos de trabajo y usuarios de la empresa.

BI –Business Intelligence–

Las herramientas que se presentan como de BI son aquellas cuya función es la de facilitar el análisis de datos de la empresa. La inteligencia del negocio es justamente la habilidad de los directivos o gestores para interpretar los datos y tomar decisiones estratégicas a partir de ellos.

Software ERP vs. Software de Gestión

Una de las dudas más comunes para un emprendedor es si se debe adquirir un software ERP o un sistema de gestión. En realidad no son lo mismo, o al menos debes tener cuidado si alguna herramienta te dice que es un sistema de gestión, pero no se presenta como ERP.

Si lo que quieres es tener toda la información de tu negocio centralizada, evitando duplicados e incoherencias, asegúrate de contar con un software ERP. Su valor diferencial es que ahorra tiempo al automatizar procesos y conectar todos los datos de la empresa.

Por ejemplo, un sistema de gestión al uso podría contar con un módulo de gestión de almacén y otro de contabilidad. El problema aparecería cuando recurrieses a la información contable y los datos fueran distintos que los del stock, porque se nutren de bases de datos distintas. Este tipo de incoherencias no ocurren con un programa ERP.

Las normativas de gestión de empresa

A la hora de elegir un software de gestión empresarial no debes pensar solo en la mejora de la productividad, sino también en los aspectos legales. Por ejemplo, ciertos sectores cuentan con normativas ISO que homologan algunos procesos y otros no.

El sistema de gestión de calidad es un método que se usa en industrias como la manufacturera, la automotriz y otras de servicios o del Gobierno. Se habla de la normativa ISO para hacer referencia a unos estándares establecidos para garantizar la calidad de procesos empresariales. Conocer bien estos requerimientos y asegurarse de que el software sea compatible puede ser decisivo para la viabilidad y rentabilidad de la empresa a larga.

¿Cómo saber si necesito un sistema de gestión?

Ahora que ya sabes qué es un sistema de gestión, para qué sirve y qué tipos hay, es posible que te preguntes si realmente te hace falta. Está claro que mejora el rendimiento de muchas empresas, e incluso puede ser decisivo para seguir la normativa vigente, pero tal vez pienses que tu empresa no lo necesita por sector o dimensiones.

Ten en cuenta que las empresas crecen y evolucionan, así que nada como poner bien los pilares para que todo resista al paso del tiempo. Situaciones como la pandemia que estamos viviendo ponen de manifiesto hasta qué punto vale la pena contar con un sistema eficiente y versátil para poder tomar decisiones rápidas en caso de cambios en el mercado o en la situación de tu negocio.

Si lo que te frena es el coste, piensa en todo lo que vas a ahorrar en horas, recursos, errores y desviaciones económicas. Un programa ERP es el mejor aliado para garantizar el éxito futuro de tu negocio, y para que puedas crecer, escalar, optimizar, fidelizar clientes y mejorar tu calidad de vida y la de tu personal.

Por tanto, no lo pienses más y empieza a descubrir con una demo gratuita todo lo que un ERP puede hacer por tu negocio.