Cómo invertir el Kit Digital para implementar la factura electrónica

¿Todavía no te has pasado a la facturación digital? ¿No escuchas el tictac del reloj? Ya va quedando menos para que pase a ser obligatoria para todas las empresas y autónomos, así que va siendo hora de familiarizarse con este sistema. Para ayudar a las pequeñas empresas, microempresas y trabajadores autónomos a dar el paso a la factura electrónica, el Gobierno de España les ofrece el Kit Digital.

Veamos qué es eso del Kit Digital y cómo se puede utilizar para implementar la factura electrónica en empresas de hasta 250 empleados.

¿Qué son el Kit Digital y la factura electrónica?

El Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España diseñada para facilitar la digitalización de pequeñas empresas y autónomos. A través de este proyecto (financiado con los fondos Next Generation UE) se ofrecen ayudas económicas para que puedan mejorar su presencia en internet, adquirir software de gestión, mejorar su ciberseguridad y, entre otras cosas, implementar la factura electrónica.

¿Y qué es la factura electrónica? La factura electrónica es simplemente una factura en formato digital en lugar de papel. Funciona igual que la factura tradicional, pero se envía y se gestiona a través de un programa de facturación certificado, lo que hace que el proceso sea más rápido, seguro y eficiente. Con la nueva Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (la famosa Ley Crea y Crece), la factura electrónica pronto será obligatoria para la gran mayoría de empresas y autónomos, por lo que este sistema pasará a ser el habitual entre los profesionales.

Relación entre el Kit Digital y la factura electrónica

En pocas palabras, el Kit Digital puede ayudar a las empresas a adaptarse a la facturación electrónica adquiriendo herramientas y programas que automatizan este proceso. Como hemos visto, el Kit Digital es un programa de ayudas que financia soluciones tecnológicas, incluida la implementación de la facturación electrónica en las empresas.

Para ello, el Kit Digital ofrece un bono virtual que las pymes y autónomos pueden usar para pagar un programa de facturación electrónica que cumpla la normativa vigente. El objetivo es ayudar a los negocios a adaptarse a la factura electrónica sin que tengan que asumir grandes costes.

¿Por qué invertir el Kit Digital en la factura electrónica?

Las empresas pueden utilizar esta ayuda para adquirir o mejorar determinadas soluciones de digitalización: página web, tienda online, presencia en internet, ciberseguridad… Tienen plena libertad para elegir los servicios que consideren oportunos (siempre dentro del presupuesto otorgado a su segmento). No obstante, invertir el Kit Digital en implementar la factura electrónica es una de las mejores opciones por diversos motivos:

1. Cumplimiento legal. La factura electrónica pronto será obligatoria para todos los profesionales. El Kit Digital te ayuda a adaptarte a tiempo sin gastar dinero extra.
2. Optimización de recursos. La facturación electrónica reduce el papeleo, evita errores manuales, agiliza el proceso del cobro y automatiza los flujos. Es decir, que ahorrarás tiempo, dinero y recursos.
3. Digitalización gratuita. El Kit Digital cubre el coste de la implementación de un software de facturación electrónica que pronto va a ser obligatorio, por lo que puedes beneficiarte de una herramienta avanzada sin tener que hacer una inversión inicial.

¿Cómo solicitar el Kit Digital para invertirlo en la factura electrónica?

El proceso para solicitar el Kit Digital para invertirlo en la factura electrónica consiste en reunir una serie de requisitos, pedir el bono y elegir el proveedor. Dicho proveedor (llamado agente digitalizador) deberá implantar la solución en el plazo establecido.

Un consejo que vale oro. El papeleo que requiere solicitar el Kit Digital es complejo y tedioso. Pero hay un truco para evitar todos los trámites y líos: acudir a un agente digitalizador como Holded. Nosotros nos encargamos de todas las gestiones para que tú solo tengas que aprender a utilizar tu flamante programa de facturación (y también en eso podemos echarte una mano).

¿Cuáles son los requisitos para este proceso?

Para solicitar el Kit Digital y destinarlo a la implementación de la factura electrónica, es necesario cumplir una serie de requisitos establecidos por El Gobierno. En general, se aplican las siguientes condiciones:

1. Ser una empresa de hasta 250 trabajadores, pequeña empresa, microempresa o autónomo.
2. Cumplir los límites financieros definidos por los segmentos.
3. Estar en situación de alta con la antigüedad mínima que se establece en cada convocatoria.
4. Que tu empresa no esté en crisis y que sea viable económicamente según la normativa europea.
5. Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social (es decir, no tener deudas pendientes).
6. No superar el límite de ayudas de pequeña cuantía.
7. Que la convocatoria del correspondiente segmento esté abierta.

En resumen, para pedir el Kit Digital tienes que ser autónomo o tener una empresa de hasta 250 empleados y no deber dinero a Hacienda. ¿Reúnes estos requisitos? Enhorabuena, ya puedes pedir tu Kit Digital.

Pasos para invertir el Kit Digital para la facturación electrónica

El primer paso para invertir el Kit Digital en la facturación electrónica de tu negocio es comprobar si cumples los requisitos. A partir de ahí, tendrás que hacer lo siguiente:

1. Regístrate en la plataforma Acelera pyme.
2. Realiza el test de autodiagnóstico digital para evaluar el nivel de digitalización de tu empresa.
3. Solicita el bono Kit Digital a través de la sede electrónica de Red.es.
4. Espera hasta que te concederán un bono digital con una cantidad asignada que varía según el tamaño de tu empresa.
5. Consulta las soluciones de digitalización disponibles que mejor se adapten a las necesidades de tu negocio (que, en este caso, será un software de facturación electrónica).
6. Elige un agente digitalizador autorizado que ofrezca una solución de factura electrónica (como Holded).
7. Firma un acuerdo de prestación de soluciones digitales con el agente digitalizador elegido para que pueda implantar la herramienta en tu negocio.
8. Utiliza el programa de facturación electrónica y cumple con la normativa (ambas cosas son sumamente importantes).

¿Cuáles son los plazos para la implementación obligatoria de la factura electrónica?

La implementación obligatoria de la factura electrónica en España se va a hacer de manera escalonada. Sin embargo, todavía no hay plazos establecidos como tal. Aunque la Ley Crea y Crece ya está en vigor, aún falta un reglamento que desarrolle los detalles técnicos y ponga en marcha la obligatoriedad. Los plazos que manejamos de momento son los siguientes:

• Empresas con más de ocho millones de euros de facturación anual. Tendrán un año desde la publicación del reglamento para adaptarse. Se espera que este reglamento se apruebe a lo largo de 2025, por lo que el uso obligatorio de la factura electrónica en estas empresas podría comenzar en 2026.
• Empresas y autónomos con menos de ocho millones de euros de facturación anual. Contarán con dos años desde la publicación del reglamento para hacer el cambio. Si el reglamento se aprueba en 2025, el uso obligatorio de la factura electrónica para ellos empezaría en 2027.

¿Qué programas de facturación utilizar para implementar la facturación electrónica?

Vale, entonces, si la factura electrónica va a pasar a ser obligatoria y puedo conseguir un software a través del Kit Digital, ¿qué programa de facturación debería elegir? Basta con hacer una búsqueda rápida para descubrir que hay un montón de programas para hacer facturas electrónicas. Escoger uno puede ser complicado si no tienes experiencia con este tipo de software.

Elijas el programa que elijas, asegúrate de que implemente el sistema Verifactu, ya que es un requisito imprescindible para operar en España. También puedes experimentar con la versión de prueba de varios programas de facturación para asegurarte de que el elegido se adapta a tus necesidades. Es esencial que el software te ofrezca opciones de personalización, que tenga una interfaz intuitiva y que sea fácil de utilizar. Si quieres ir sobre seguro, Holded es tu mejor opción.

Holded no es un simple programa de facturación electrónica, sino que se trata de un software de gestión integral en la nube equipado con todas las herramientas que necesitas para gestionar tu empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento. Facturación, contabilidad, tesorería, inventario, proyectos, CRM… Puedes conseguir acceso a Holded a través del Kit Digital y subir al siguiente nivel de la administración empresarial.

Resumen

La factura electrónica para autónomos y empresas está cada vez más cerca. Dejar atrás el sistema tradicional no va a ser igual de fácil para todos los negocios. Precisamente, el Kit Digital se lanzó para ayudar a los profesionales más modestos y evitar que se queden atrás.

Si aún no has dado el paso, todavía estás a tiempo de pasarte a la factura digital totalmente gratis con Holded a través del Kit Digital. Eso sí, tampoco te duermas en los laureles, porque, de las cinco convocatorias, ya solo quedan tres abiertas. En principio, el plazo de presentación finaliza el 31 de octubre de 2025.