¿Qué es TicketBAI?

La implantación de este sistema puede ser también la oportunidad perfecta para que los negocios se digitalicen, mejoren su automatización y lo hagan de la manera que más les beneficie.

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es un proyecto liderado por las tres Haciendas Forales y el Gobierno Vasco que tiene como objetivo luchar contra el fraude fiscal.

Este consiste en la implantación de una serie de obligaciones legales y técnicas que, básicamente, obligan a utilizar un software de facturación a todas las personas físicas y jurídicas que desempeñen una actividad económica en la Comunidad Autónoma Vasca.

TicketBAI permitirá a las Haciendas Forales hacer un seguimiento de todas las facturas que se emitan en la región, sobre todo las de aquellas actividades que normalmente se cobran en efectivo.

La información que se obtenga de este seguimiento se usará para facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

¿Cómo funciona TicketBAI?

El sistema TicketBAI identificará cada una de las facturas y tickets que se emitan en el territorio. Así, las Haciendas Forales podrán rastrear todas las transacciones que se realizan y cobrar sus debidos impuestos.

1. Por cada factura que se emita, el software creará un fichero XML.
2. Lo enviará a la Hacienda Foral respectiva.
3. Esta le asignará un código QR y un código identificativo.
4. Una vez hecho esto, la Hacienda devolverá el archivo al software emisor.

Es en este momento cuando se podrá generar la imagen de la factura. Este proceso es instantáneo y, al final, el comprador tendrá su factura validada.

¿Por qué se ha creado TicketBAI?

TicketBAI nace como parte del Plan Conjunto de Lucha contra el Fraude Fiscal elaborado por el Gobierno de Euskadi.

TicketBAI también forma parte del Proyecto Batuz de la Hacienda Foral de Bizkaia, que consiste en la presentación de Libros y Registros de Operaciones mediante el modelo 140, el 240 y las futuras presentaciones de los borradores de declaraciones de IVA y de IS.

El éxito de este sistema, ha fomentado la creación de reformas similares en toda España como la Ley Crea y Crece.

¿Cuándo empieza TicketBAI?

El 1 de octubre de 2020 entró en vigor TicketBAI para todas aquellas compañías que quisieran incluirlo de manera voluntaria y, originalmente, este nuevo sistema se empezaría a exigir a partir del 1 de enero de 2021, pero debido a la pandemia global, se pospuso su implantación.

El calendario seguido por las distintas provincias ha sido el siguiente:

• En Araba empezó su aplicación obligatoria de manera gradual y por sectores en abril de 2022 y se extendió a la totalidad de las empresas al final de ese mismo año.

• En Bizkaia la incorporación ha sido obligatoria para las grandes empresas desde enero de 2024 y el resto debe incorporarse de manera progresiva entre 2025 y 2026.

• En Gipuzkoa comenzó su implementación paulatina en julio de 2022 y terminó con la incorporación de todos los sectores en junio de 2023. 

En Bizkaia, además, se han podido acoger al sistema las empresas que lo deseen de manera voluntaria desde 2020, pero desde enero de 2024 ha empezado a ser obligatorio para las empresas de mayor tamaño. Será a lo largo de 2025 y 2026 cuando se irán incorporando progresivamente el resto de empresas por sectores.

¿A quién afecta TicketBAI?

Cualquier empresa o autónomo con sede social en Bizkaia estará obligado a utilizar este sistema desde su entrada en vigor. La mayoría de los contribuyentes en Gipuzkoa y Araba también deben adoptar TicketBAI, aunque existe una excepción que explicaremos a continuación.

Cómo facturar con TicketBAI

Para cumplir con la normativa vigente, es necesario hacer las facturas con un programa informático que esté oficialmente registrado como software garante.

¿Qué es un software garante?

Este es el nombre que se le da a los programas informáticos que están reconocidos oficialmente por las Haciendas Forales al cumplir con la normativa de TicketBAI.

Algunos ERP y programas de facturación ya cuentan con esta certificación necesaria para poder avalar las obligaciones de las empresas con las Haciendas Forales.

Para facturar con TicketBAI (TBAI) se necesita tener un programa homologado que pueda:

Todas las transacciones deben ser acreditadas y bien introducidas en el sistema para que el software de facturación recoja bien los datos y lleguen dentro del plazo establecido.

Según las estipulaciones de TicketBAI, la factura final deberá estar disponible en formato PDF. También deberá tener el código QR (no puede ser de menos de 30 mm o mayor de 40 mm) y el código TBAI en una tipografía legible y similar a la que aparece en el resto del documento.

TicketBAI en las provincias

En la Unión Europea se está incentivando cada vez más la digitalización de las empresas. Desde el 18 de abril del 2020, todas las administraciones públicas europeas están obligadas a facturar de forma electrónica. Y en otras partes del mundo, países como Brasil y México han tenido éxito implantando medidas similares.

Dentro del territorio de Euskadi, la obligatoriedad del sistema fiscal se ha llevado a la práctica siguiendo calendarios diferentes pero siempre bajo un paraguas normativo común.

Tipos de deducciones

Tanto en Gipuzkoa como en Araba la normativa permitió, en su momento, la deducción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y en el Impuesto de Sociedades de un porcentaje de la inversión realizada para la implementación del TicketBAI.

En Araba, incluso se aumentó su importe en los casos en los que las empresas adoptaran el nuevo sistema en un tiempo anterior a ser obligatorio.

Hoy día no existe ninguna deducción específica vigente en estas provincias porque desde hace ya un tiempo todos los negocios se han adaptado a la nueva normativa (o deben haberlo hecho).

Sin embargo, en el momento de actualizar esta guía (2024), sí que  existen este tipo de deducciones en Bizkaia, donde se está llevando a cabo la incorporación al sistema de forma progresiva hasta 2026.

Así, se permite la deducción del 30% de la inversión realizada en este sentido hasta 2025 y, además, otra del 10% en los casos en los que se hubieran adherido a BATUZ (íntimamente ligado al TicketBAI) en determinadas fechas.

Tipos de sanciones

En caso de no cumplir la normativa exigida del uso de TicketBAI, los empresarios podrían recibir importantes sanciones. Cualquier clase de alteración de datos, destrucción o manipulación del software será sancionado con multas del 20% de la cifra de negocios del año anterior, que no podrán bajar de los 20.000 euros.

Asimismo, según fuentes oficiales, las empresas que reincidan en prácticas ilegales respecto a TicketBAI, se aumentará su multa al 30% en la cifra del año anterior, que no podrá ser menor de los 30.000 euros.

Por otra parte, también se sancionará el incumplimiento ocasional con 2.000 euros por cada operación en la que se infrinja la normativa. El importe será mayor en caso de reincidencia.

Programas adaptados a TicketBAI

Holded

Holded es un software de gestión en la nube creado y pensado para pymes. Además de ofrecer todas las herramientas que una pequeña empresa pueda necesitar, este programa está registrado como software garante.

La facturación con Holded es sencilla y eficaz. La plataforma te permite automatizar de manera intuitiva las transacciones más importantes para ahorrar horas de trabajo.

Podrás programar la creación y el envío de facturas, recordatorios, cálculos de impuestos, contactos, y cobros recurrentes, entre otros.

Otros programas

Además de Holded, hay otros programas de facturación que están adaptados a este sistema fiscal vasco como: A3, Gextor, Sage, entre otros. Antes de adoptar una solución informática, tienes que asegurarte de que el programa esté registrado como software garante, y que al mismo tiempo se trate de una solución intuitiva, completa y adecuada para la empresa.

¿Cuánto cuesta cumplir con el sistema TicketBAI?

Es cierto que TicketBAI puede suponer más gastos iniciales, pero al poco tiempo de la implantación, la mayoría de las empresas ven un importante retorno en la inversión. Por ejemplo, se dedican menos horas a la introducción de tickets y facturas, y se reducen errores e incidencias. En general, se dispondrá de más tiempo para centrarse en mejorar la calidad de su trabajo.

Además, hoy en día existen muchas soluciones tecnológicas con una buena relación calidad-precio. No hace falta ser una multinacional que contrata SAP para poder automatizar las finanzas.

Actualmente, adoptar un programa de facturación es muy sencillo. La mayoría de las opciones disponibles están en la nube, lo que quiere decir que el software no se tiene que instalar en un ordenador y se puede acceder desde cualquier lugar, siempre y cuando se tenga acceso a Internet.

Programas como Holded cuentan con planes de suscripción mensual y ofrecen un periodo de prueba gratis de 14 días para que el empresario pueda ver si es lo que está buscando.

Cabe añadir que las Haciendas Forales han puesto a disposición de los contribuyentes sus propias aplicaciones: Haz Tu Factura (en Bizkaia), FacturaBAI (en Gipuzkoa) y FakturAraba (en Araba). Son gratuitas y no tienen ningún límite en cuanto al número de facturas que se pueden crear.

Cómo empezar a cumplir con TicketBAI

Ahora que ya sabes lo que te exige la normativa fiscal vasca, es importante que cumplas con ella. Y para eso:

1. Busca un buen programa de facturación homologado.
2. Haz una demo o prueba gratuita antes de invertir en el software.
3. Cuenta con la opinión de tus empleados para que elijan entre los programas que sean compatibles.
4. Cumple con lo exigido por la ley para evitar sanciones indeseadas.