¿Cómo firmar una factura electrónica?

Cada vez se va extendiendo más el uso de la factura electrónica, y pronto su utilización va a ser obligatoria para todas las empresas. Sin embargo, hay varias dudas que surgen con frecuencia: por un lado, está el hecho de si es obligatorio que la factura electrónica contenga la firma y, por otro, cómo es el proceso de incluirla.

A ambas cuestiones vamos a dar respuesta en este artículo de una manera clara y sencilla. Solo tienes que seguir leyendo.

Qué es una factura electrónica y por qué firmarla 

La factura electrónica es aquella que tiene un formato digital y que se emite y recibe por medios telemáticos. Se trata de un fichero informático, por lo que se necesita un ordenador para su procesamiento.

Se regula en el Reglamento de facturación al igual que la factura en papel y ambas tienen muchos aspectos en común, si bien también se recogen algunas especialidades sobre la factura electrónica como consecuencia de su formato específico.

De hecho, sea cual sea el soporte en el que se emita una factura, el obligado a su expedición deberá garantizar:

• La autenticidad de su origen, es decir, la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios a que se refiere así como la del emisor de la factura si no es el mismo.
• La integridad de su contenido, lo que significa que no ha sido modificado.
• Su legibilidad.

En el caso de las facturas electrónicas, estos extremos se aseguran por cualquiera de los siguientes medios:

1. Mediante firma electrónica avanzada.
2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
3. Mediante otros medios que las partes hayan comunicado a la AEAT previamente a su utilización y que esta haya validado.

A la fecha de publicación de este artículo, es obligatoria la expedición de facturas electrónicas para documentar todas las operaciones cuyo destinatario sea la Administración Pública, aunque cada organismo podrá excluir de esta exigencia, si lo considera conveniente, las transacciones que sean inferiores a 5.000 euros. (Sobre este tema hablamos en este artículo: cómo generar facturae). 

Ahora bien, con la publicación de la Ley Crea y Crece en 2022 dicha obligación se extiende a la generalidad de las operaciones realizadas por y para cualquier tipo de empresa.

Se prevé una implementación escalonada en función del volumen de facturación del negocio y el plazo se marca en función de la fecha de publicación en el BOE del desarrollo reglamentario, que aún está pendiente.

Así, para los empresarios y profesionales con un volumen de facturación superior a 8.000.000 de euros será obligatoria la expedición, remisión y recepción de facturas electrónicas a los doce meses de la publicación del Reglamento en el BOE. 

Y para aquellas que no alcance este importe el plazo será de veinticuatro meses.

¿Es obligatorio que la factura electrónica vaya firmada?

La verdad es que no.

No es obligatorio que la factura digital contenga la firma electrónica del emisor porque su autenticidad, integridad y legibilidad puede estar garantizada por cualquiera de los otros sistemas válidos que hemos señalado (intercambio electrónico de datos u otro medio que se haya comunicado a la Agencia Tributaria y esta haya aprobado).

Ahora bien, sí que se trata del método más utilizado.

Requisitos para firmar una factura electrónica 

Para que la firma electrónica sea un medio válido a los efectos de dar legitimidad a la factura digital es necesario que se trate de uno de los siguientes tipos:

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
• Firma electrónica reconocida, que es aquella firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Cualquiera de las dos es válida y en ambas opciones es necesario disponer de certificado electrónico reconocido.

En caso de utilizar un servicio de facturación prestado por un tercero, será este quien deba firmar la factura.

Elementos necesarios para firmar la factura electrónica 

Para firmar la factura electrónica cumpliendo con lo exigido por la normativa es necesario disponer de:

Certificado digital reconocido

Sin él no se puede generar la firma electrónica. 

La mayoría de las sociedades cuentan con este certificado porque es obligatorio para recibir notificaciones de la Agencia Tributaria. Y las personas físicas pueden utilizar su DNI electrónico.

La forma más habitual de tramitarlo es a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, mediante un proceso bastante sencillo.

Software de facturación compatible

No cualquier programa sirve para poder emitir una factura electrónica, sino que es necesario que cumpla una serie de requisitos técnicos compatibles con los del destinatario y que permita implementar la firma electrónica.

En la sede de la Agencia Tributaria se puede consultar una lista de programas homologados, y las soluciones que figuran en ella cumplen con los requisitos legales establecidos.

Aplicar lo exigido por la normativa legal vigente

Todo lo relativo a la factura digital se encuentra regulado por la ley. Por lo tanto, tener claro cómo crear facturas respetando la legalidad es fundamental para que tenga validez legal.

Pasos para firmar una factura electrónica

Los programas que están homologados para emitir facturas electrónicas válidas según la normativa siguen un proceso muy similar que abarca los siguientes puntos:

1. Preparación del documento. Hay que redactarlo e incluir en él todas las menciones necesarias. En la mayoría de los casos se suelen utilizar plantillas que agilizan el trabajo.
2. Aplicación de la firma digital. Con el certificado reconocido se generará la firma a añadir al documento.
3. Verificación de la firma, para asegurar su validez.
4. Almacenamiento seguro del documento firmado. Hay que posibilitar el acceso a él durante el plazo de, al menos, cuatro años.

Preguntas frecuentes