Cómo deducir el IVA de los gastos de empresa

No somos conscientes de que la inmensa mayoría de las veces que sacamos el monedero o le damos aire a la tarjeta de crédito estamos pagando IVA.

Comprar el pan, la leche o el periódico, tomar un café en el bar, pagar la cuota del gimnasio, el recibo de la luz, la gasolina, el hotel del fin de semana, las entradas para un concierto, los servicios de un abogado, o de un asesor o de un pintor… Sí, todas estas cosas y muchas más implican pagar IVA.

No vamos a decir que sea omnipresente porque también hay operaciones que están exentas de este impuesto –por ejemplo, los servicios de un dentista o la enseñanza de materias regladas– pero, desde luego, son las menos.

Ahora bien, a los empresarios y profesionales, además de asumirlo como los demás en su faceta de “particular”, les toca tener que actuar como recaudadores del mismo. Y la deducibilidad del IVA de los gastos de la empresa es un elemento más de todo ese proceso que deben llevar a cabo y en el que vamos a profundizar en este artículo.

Pero antes, para facilitar la comprensión de este impuesto, vamos a explicar de forma muy genérica varias ideas básicas.

¿Qué es el IVA?

Empecemos por el principio, el IVA es el Impuesto sobre el Valor Añadido, es decir, una tasa indirecta que grava todo el consumo de los particulares. Por esta razón, solo afecta a las compras efectuadas por el consumidor final y las empresas que producen dichos bienes y servicios están exentas.

Sin embargo, aunque empresas y negocios no tengan la obligación de pagar la tasa, sí deben añadir el IVA a sus facturas y presentar una declaración de IVA trimestral a Hacienda. En ella debe constar la contribución efectuada por los consumidores finales –que debe ingresarse en las arcas públicas– y las cantidades liquidadas por empresas y autónomos en la adquisición de productos necesarios para su actividad y que tienen derecho a deducir.

Actualmente en España se distinguen tres tipos impositivos:

• Tipo General del 21%.
• Tipo Reducido del 10%.
• Tipo Superreducido del 4%.

¿Cómo funciona la recaudación del IVA exactamente?

El hecho de que los empresarios y profesionales sean los obligados a recaudar el Impuesto sobre el Valor Añadido significa precisamente eso: que son los encargados de cobrarlo a sus clientes y después hacerlo llegar a Hacienda.

Lo veremos con un ejemplo:

Estamos, por lo tanto, ante un impuesto que es neutro en cuanto a los empresarios y autónomos porque este mismo cálculo se aplica en cada eslabón de la cadena de producción con el fin de que quien realmente lo soporte sea el consumidor final.

Y esto solo se consigue con la figura del IVA deducible.

IVA repercutido, IVA soportado e IVA deducible

Los elementos de la idea que hemos visto tienen unos nombres técnicos que son los siguientes:

• IVA repercutido: es el que los empresarios y profesionales cobran a sus clientes por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizan en el ejercicio de su actividad.
• IVA soportado: es el que los empresarios y profesionales pagan por los bienes y servicios que adquieren en el ejercicio de su actividad
• IVA deducible: es el IVA soportado que cumple los requisitos que marca la ley para que pueda restarse del repercutido a la hora de hacer las liquidaciones tributarias a Hacienda. Por tanto, es posible que no todo el IVA que se soporta sea deducible.

Aplicando esto al ejemplo anterior tenemos:

• El IVA repercutido es 210 €, que es el que el fontanero me cobra al aplicar el tipo del 21% al importe de sus honorarios.
• El IVA soportado asciende a 63 €, que es el que ha pagado el fontanero al comprar los materiales empleados.
• El IVA deducible será la parte de esos 63 euros que cumpla los requisitos de deducibilidad que exige la normativa y que se restará del IVA repercutido para determinar el importe a ingresar en Hacienda.

Si resultan deducibles en su totalidad, la cantidad a ingresar será de 147 € (210 – 63), pero si, por ejemplo, sólo son deducibles 40 €, la cantidad a ingresar será de 170 € (210 – 40) y los otros 23 € el fontanero no los recuperará.

Requisitos para deducir el IVA

La deducibilidad del IVA se regula en los artículos 92 y siguientes de la Ley sobre el Impuesto del Valor Añadido, donde se establece que para que tenga lugar se deben cumplir los siguiente requisitos:

Primero.- Ser empresario o profesional en los términos que establece la propia normativa del IVA.

Hay que ser, por tanto, lo que la legislación que regula este impuesto determina que es ser empresario o profesional, y que no tiene por qué coincidir con la idea que tenemos de ello los ciudadanos de a pie.

Por ejemplo, el propietario de un local que lo cede en alquiler es un empresario según la ley del IVA. Esto implica que, en principio, el IVA que soporte por los servicios de la inmobiliaria, por ejemplo, sería deducible.

Segundo.- Que las operaciones que se realicen sean de las que dan derecho a deducción.

Principalmente –para no entrar en la casuística legal–, las operaciones que dan derecho a deducción son las entregas de bienes y prestaciones de servicios sujetas y no exentas, y las exportaciones.

A efectos prácticos, «sujetas y no exentas» viene a significar que son actividades en las que se repercute IVA. Por tanto, un médico que tiene su propia clínica, por ejemplo, no podría deducirse el IVA que soporta porque su actividad está exenta, es decir, no repercute IVA a sus clientes.

Tercero.- Que se trate de cuotas soportadas por los bienes y servicios adquiridos para la actividad empresarial o profesional.

Este ejemplo es muy simple pero claro: no sería deducible el IVA que nuestro fontanero soporte al pagar el hotel donde pasa las vacaciones con su familia porque no se trata de un gasto realizado en el ámbito de su actividad.

La normativa establece casos en los que la deducción del IVA es solo parcial –por ejemplo, el de los vehículos de turismo en determinados casos– y otros en los que, en principio, no está permitida –por ejemplo, joyas o tabaco–.

Cuarto.- Que se esté en posesión del documento justificativo que corresponda, el cual deberá contener las menciones obligatorias y estar debidamente contabilizado.

Salvo las excepciones que contempla la ley, el documento justificativo habitual es la factura que deberá contener todas las menciones que son necesarias para su validez.

El hecho de que una factura esté incompleta o defectuosa impide que se pueda deducir el IVA que contiene. Por ejemplo, si le falta el NIF de quien la emite o el nombre de quien la recibe, etc.

En cuanto a la obligatoriedad de su contabilización, hay que tener en cuenta que se refiere a su inclusión en los libros obligatorios de IVA –Libro Registro de Facturas Recibidas y Libro de Bienes de Inversión– y no al libro diario de la contabilidad.

La ley es muy rigurosa en cuanto a estos requisitos formales y se deben cumplir escrupulosamente porque cualquier error en este sentido, por insignificante que parezca, puede dar al traste con la deducción de una cantidad importante.

Quinto.- Que se ejercite el derecho a deducción en la declaración correspondiente y siempre que no se supere el plazo de 4 años.

Para que se pueda practicar la deducción es necesario que el importe de la factura en cuestión se incluya en la declaración correspondiente, para lo cual se dispone de un plazo de 4 años.

Esto quiere decir que si, por ejemplo, aparece una factura extraviada y no han pasado 4 años desde su fecha de emisión la empresa puede deducirse su IVA siempre que se incluya en la declaración del impuesto y se cumplan los demás requisitos.

Deducibilidad parcial

La empresa no siempre se puede desgravar la totalidad del IVA soportado y aquí vamos a ver, a grandes rasgos, dos casos en que se da esta circunstancia.

Afectación parcial de bienes de inversión

La normativa contempla la posibilidad de la afectación parcial de los bienes de inversión, y esto conlleva la deducibilidad proporcional del IVA soportado en su adquisición.

Para hacerlo más claro:

• Los bienes de inversión son los elementos que integran el activo fijo de la empresa como, por ejemplo, la maquinaria, los ordenadores, los inmuebles… Todo aquello que forma su estructura permanente.
• Afectación parcial quiere decir que el bien en cuestión se utiliza para fines empresariales y particulares simultáneamente.
• Con deducibilidad proporcional hacemos referencia al hecho de que el IVA será deducible en la proporción en la que el bien esté afecto a la actividad.

Por ejemplo, si la empresa compra una nave industrial de dos plantas y la cuarta parte la emplea como almacén de mercancía y el resto como vivienda del propietario solo podrá deducir el 25% del IVA soportado, porque el otro 75% corresponde a la parte de la nave que no se emplea en la actividad.

Se establece también la presunción de que los vehículos y motocicletas se encuentran afectos a la actividad en un 50%, salvo que se demuestre un grado diferente.

Esto implica que del IVA soportado en su adquisición será deducible solo la mitad, a no ser que el interesado pueda demostrar que no lo usa para fines particulares o que lo hace en menor medida.

Hay una serie de casos que están expresamente excluidos de esta regla y que se entienden afectos al 100% como, por ejemplo, los vehículos mixtos empleados en el transporte de mercancías o los utilizados por autoescuelas o agentes comerciales.

Regla de prorrata

Cuando se realizan operaciones que dan derecho a deducción junto con otras que no otorgan esa posibilidad, es de aplicación la regla de prorrata. Recordamos que, tal como hemos visto más arriba, las que dan derecho a deducción son, básicamente, las sujetas y no exentas, y las exportaciones.

Implica que de todo el IVA soportado solo será deducible el de aquellos bienes y servicios utilizados en la actividad que origina derecho a deducción.

Es un tema extenso y de cierta complejidad en el que, por eso, no vamos a entrar aquí al detalle pero sí que puede resultar interesante tener una idea general de sus efectos prácticos. Así que, a estos efectos, destacamos lo siguiente. En función de la concurrencia de una serie de requisitos se aplicará una de las dos reglas de prorrata que existen:

Prorrata general

Se calcula la proporción que las ventas y prestaciones de servicios que dan derecho a deducción suponen con respecto a las ventas totales. Y en ese mismo porcentaje será deducible el IVA soportado.

Ejemplo: la empresa realiza operaciones por un total de 100.000 euros de las cuales 70.000 dan derecho a deducción y 30.000 no. En aplicación de la prorrata general el 70% del IVA soportado será deducible mientras que el otro 30% no.

Prorrata especial

Implica:

1. La deducción del total del IVA soportado en la adquisición de los bienes y servicios destinados a la parte de la actividad que da derecho a deducción.
2. La no deducción de ningún IVA soportado en la adquisición de los bienes y servicios destinados a la parte de la actividad que no da derecho a deducción.
3. La aplicación de la prorrata general en el IVA soportado en la adquisición de los bienes y servicios comunes.

¿Por qué se deben deducir los gastos de una empresa?

Aunque la deducción de gastos en una empresa no sea obligatorio como otros muchos trámites burocráticos que tendrás que soportar, existen numerosas ventajas que hacen que esta tarea sea indispensable si se quiere hacer una buena gestión empresarial.

Contar con buenos asesores, con mejores herramientas de software o estar bien informado harán la gran diferencia para que tú y tu empresa crezcáis y aprovechéis al máximo los recursos. Sin embargo, esto no es todo.

¿Cuáles son los beneficios de deducir el IVA de los gastos de mi empresa?

Aunque parezca evidente que es indispensable deducir el IVA de los gastos de tu empresa para poder ahorrarse una gran cantidad de dinero, existe un gran número de pymes y autónomos que renuncian a buen parte de la deducción del IVA, ya sea porque les quita mucho tiempo o porque les resulta un trámite complicado con demasiado “papeleo”.

Sin embargo, hoy en día existe la posibilidad de contar con programas de facturación online que simplifican este tipo de tareas e incluso las automatizan. Las ventajas que implican la deducción del IVA de los gastos de empresa hace que valga la pena la inversión.

La ventaja económica y financiera es obviamente la más atractiva, ya que muchas veces no somos conscientes de todo IVA que pagamos en las facturas y que, poco a poco, se convierte en una cantidad considerable que podría ser completamente deducible. Siguiendo esta práctica, a la larga, conseguirás más rentabilidad y liquidez.

Por otro lado, el hecho de contabilizar todos nuestros gastos para realizar la deducción del IVA te hará ganar muchísimo control de gastos. La gestión de gastos es primordial para poder identificar ineficiencias en el negocio y poder ponerles remedio a tiempo.

Por último, también como resultado de la contabilización de los gastos a la hora de la deducción del IVA y el consecuente control de gastos, podrás detectar fraudes internos más fácilmente a través de incoherencias con, por ejemplo, notas de gastos aumentadas, gastos que no proceden o están duplicados, dietas que no corresponden a los desplazamientos realizados… En resumen, este control hará que puedas tener tu negocio completamente saneado.

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