Cómo hacer un plan de empresa

Tras una pandemia como la que parece que empieza a tocar a su fin, toca (por fin) una etapa de expansión económica. La recuperación de la actividad empresarial, unida a inyecciones de dinero como los fondos de inversión de la UE, pintan un panorama extraordinario para emprender. Puede que seas una de esas personas que, en 2019, soñaba con montar una pyme o puede que hayas comenzado a fantasear con la idea recientemente. Eso sí: en cualquier caso, es imprescindible tener un plan de empresa perfectamente elaborado. Te ayudamos a hacerlo.

¿Qué es un plan de empresa?

Un plan de empresa o business plan es un documento en el que vas a tener, casi de un vistazo, todo lo que necesitas saber para que tu negocio se ponga en marcha: qué productos o servicios venderás, cómo se mueve el mercado, cuál es tu plan de ventas, tu capacidad de producir, la forma jurídica que tendrá, el reparto de tareas, la proyección de crecimiento, las vías de financiación…

Dicho así, parece un mundo. Y no es pan comido, no te vamos a engañar. Lo que sí tienes son herramientas que te van a aligerar mucho el trabajo. Pero hay que ser constante, paciente y tener flexibilidad para cambiar de ideas sobre la marcha. Porque es cuando estamos en el proceso de cómo hacer un plan de empresa, es cuando podemos mover todo lo que deseemos. El objetivo está claro: que tu negocio tenga éxito.

Es importante recalcar un par de ideas antes de explicar qué pasos seguir:

1. Precisar y especificar. En este proceso, que te va a llevar seguramente entre dos y tres meses, el documento final (esto es, el plan de empresa) ha de ser fácil de leer. Piensa que no solo va a ser el timón con el que llevar a buen puerto tu negocio, sino también un informe que puedan leer terceras personas que deseen involucrarse en tu aventura (banco, business angel, etc.).
2. En el proceso de la idea a la concreción van a darse muchos cambios. Asúmelo. Y eso no debe darte miedo, más bien al contrario: desde que una idea nace en tu cabeza hasta que se convierte en algo viable hay que ir tropezando con muchas piedras. El plan de empresa es un documento dinámico, que va a variar a lo largo tanto de la génesis de tu pyme o startup como durante la vida de tu negocio. Reciclarse y adaptarse a los cambios es fundamental para ponerse en marcha.

Cómo hacer un plan de empresa

¿Tienes ya tu idea? ¿Quieres ver cómo se elabora un plan de empresa? Te damos los 10 pasos imprescindibles para que tu sueño se convierta en realidad.

Elabora un resumen ejecutivo

La palabra lo dice: resumen. Es decir, que si en tu plan de empresa necesitas ser específico y concreto, aquí la brevedad ha de elevarse a un nivel superior. Es, por decirlo de una manera coloquial, el aperitivo con el que tienes que ganarte a un potencial socio o inversor. Un resumen ejecutivo no debería ocupar más de una página, y hay que condensar al máximo las ideas esenciales. Este documento debe tener:

• Una definición de la empresa: qué es, qué vende, dónde se ubica, cuál es su segmento de clientes; y, por supuesto, visión, misión y valores de la misma.
• Un análisis de mercado: ¿qué datos has extraído para concluir que tu negocio es viable?, ¿por qué lo es?
• Cómo se opera el negocio: ¿cuál es su estructura?, ¿quiénes son sus propietarios?, ¿cuál es el know-how, la experiencia previa?, ¿qué perfiles de empleados vas a incorporar?
• Financiación: aquí debes definir qué capital necesitas y cuál es la proyección financiera de la empresa en el plazo que estipules.
• Viabilidad: imagina que quieres hacer juguetes ecológicos de tela, pero el algodón y las tintas ecológicas elevan el precio de tal manera que nadie lo pagaría al número de piezas diarias que pensabas producir. ¿Qué tiene que cambiar? ¿Producir más, buscar un distribuidor más barato, bajar la calidad de alguna materia prima, mantenerla y reducir el porcentaje de beneficios? En el resumen ejecutivo debes asegurar que el proyecto es absolutamente viable.

Piensa que todo esto debe ser una presentación muy breve, así que es importante que tengas en cuenta dos cosas:

1. Es mejor ser visual que extenderse en datos. Si no tienes esa capacidad de condensar visualmente tus ideas, quizá puedas considerar la ayuda de un diseñador gráfico. Ten en cuenta que con este resumen ejecutivo te tienes que ganar a tus aliados.
2. Puede (y dependerá de cuánto lleves avanzado cuando estés leyendo este post) que toda la información necesaria para elaborar este resumen la tengas clara después de haber avanzado en los pasos posteriores. Si es así, deja el resumen ejecutivo para el final.

Describe tu empresa

Una cosa es tu sueño y otra aterrizar la idea. Para que tu negocio sea un éxito hay que distinguirse de la competencia. No valen generalidades como «damos un buen trato al cliente», porque eso lo dicen todos y se espera de todos. Medita sobre cuáles son tus conocimientos, tu experiencia, qué puedes aportar al mercado que te hace mejor.

¿Crees que la sostenibilidad y el medio ambiente son valores esenciales en tu proyecto? ¿O lo son los precios competitivos, ya que cuentas con una red de proveedores inmejorable? ¿Tiene tu negocio perspectiva de género? ¿Tienes un perfil tecnológico? En definitiva, ¿qué elementos hacen de él un negocio atractivo en 2022? Más allá de lo que vendas y a quién se lo vendas, necesitas elementos que te distingan de la competencia.

Define tu modelo de negocio

Si en el punto anterior debes describir, por así decirlo, la cara más visible de tu empresa, en el modelo de negocio tienes que empezar a rastrear su viabilidad, es decir, cómo vas a ganar dinero. ¿Qué debes tener en cuenta a la hora de definirlo? Ahora puede ser el momento de decidir, si no lo has hecho ya, qué forma jurídica tendrá tu empresa (sociedad limitada, anónima, comanditaria, etc.).

• Cuanto más específico el nicho de mercado, mejor. Es decir, busca dónde serías más productivo y podrías aportar algo. Un ejemplo: quieres hacer zapatos, porque es un mercado que conoces. Pero es que durante años has trabajado para una empresa que se dedicaba a vender equipos de protección individual. Y detectaste que había muchos clientes del sector sanitario que se quejaban de que no había un calzado adecuado para estar tantas horas de pie. Bien; es muy probable que hacer calzado sanitario sea el nicho de mercado en el que vas a competir en mejores condiciones. No quieras abarcarlo todo, sé realista.
• Copia a los mejores. ¿Quién lo hace muy bien? Fíjate en los grandes del mercado e intenta parecerte a ellos. Y luego, aporta tu plus de sabiduría. Cuando analices a tu competencia (esto lo veremos más tarde), es imprescindible ser humilde y ver en cuánto tenemos que parecernos a ellos y dónde podemos ganarles.
• Aporta tu elemento diferenciador. Vale, sí, hay grandes fabricantes de calzado sanitario. Pero es que tu experiencia en el sector te ha hecho descubrir que una determinada combinación de materiales los hace doblemente cómodos. Para buscar tu hueco en el mercado, necesitas ese toque que tienes tú y que no tiene nadie más.
• Céntrate en aquello que sepas hacer mejor que nadie. A lo mejor tu idea original era hacer zapatos de lujo porque te encantan, pero ahí hay gente que te gana en distribución y experiencia.

Quizá tu idea es muy vaga todavía y necesitas algún empujón para saber cómo centrarte. ¿Has mirado ya qué modelos de empresas son las que más van a crecer? Quizá tu negocio esté entre ellas.

Haz un análisis de mercado

Ya has definido tu modelo de negocio y sabes que puede funcionar, pero ¿lo hará? Bueno, aunque esto no es una ciencia exacta, analizar a fondo el mercado es definitivo para tener más posibilidades de éxito. Imagina que alguien quiere poner una tienda de máquinas de escribir: es muy probable que tenga que cerrar en poco tiempo, porque el mercado se ha digitalizado. Por tanto, hay que conocer bien la situación y cómo va a evolucionar el sector.

Poner un negocio de mascarillas tuvo sentido a comienzos de 2020, pero quizá ahora su tendencia es a estabilizarse o desaparecer. Hacer un análisis de mercado es primordial para definir su viabilidad. Si no sabes por dónde empezar, aquí te explicamos cómo hacerlo.

El (imprescindible) análisis DAFO

Habrás oído hablar de él una y mil veces. Y hay que afrontarlo sí o sí cuando te plantees cómo hacer un plan de empresa, porque es una radiografía imprescindible para saber qué funciona y qué no dentro de tu modelo de negocio (visión interna) y también con respecto al mercado (visión externa). DAFO son las siglas de las cuatro variables que vas a analizar sobre tu negocio:

• D (debilidades): todo aquello en lo que necesitas mejorar.
• A (amenazas): aspectos que harían peligrar tu proyecto.
• F (fortalezas): tus ventajas competitivas, aquello en lo que sabes que eres el mejor.
• O (oportunidades): aquellos elementos que están fuera y que harían crecer tu empresa.

Las debilidades y fortalezas son algo que puedes controlar, porque pertenecen a tu esfera interna; las amenazas y oportunidades están ahí y hay que tenerlas en cuenta, porque tu contexto es el mercado. Aquí tienes ejemplos de análisis DAFO para aprender a hacer el tuyo.

Elabora un plan de gestión

Una vez tengas definido qué vas a vender, cómo lo harás y qué debes reforzar, toca repartir tareas. El plan de gestión y operaciones es, en esencia, la estructura organizativa de tu empresa. En él tienes que definir:

• Qué tareas le corresponden a cada miembro del equipo.
• Quién asumirá qué responsabilidades.
• Qué perfil debe tener cada empleado.

Dentro de este plan de gestión has de tener varias cosas claras:

• Repartir tareas de forma equitativa.
• Elegir el modelo para la toma de decisiones: ¿prefieres un modelo jerárquico clásico en el que toda la toma de decisiones parta del jefe o una gestión más colaborativa y democrática? Todo esto hay que tenerlo claro de antemano.

Desarrolla un manual de crisis

Cualquier empresa debería contar con uno, y más en un mundo en el que cualquier problema puede hacerse viral. Imagina que tenéis un desencuentro con un trabajador y que él decide contar en redes sociales su versión de los hechos; o que (volviendo al calzado sanitario) un cliente ha recibido una partida defectuosa. Un buen manual de crisis debe tener previstos todos los escenarios posibles en los que la empresa podría tener problemas y no dejar nada a la improvisación:

1. Elabora un mapa de riesgos. Si tu empresa tiene que ver con la industria alimentaria, por ejemplo, debes pensar en intoxicaciones, partidas caducadas, falta de suministro en puntos clave de distribución…
2. Identifica de dónde puede partir cada crisis, tanto interna (relación con los empleados, atención al cliente, recursos humanos…) como externa (clientes, proveedores, distribuidores, consumidores finales, intermediarios…).
3. Con todo ello, ten preparada una respuesta para cada potencial crisis: ¿qué decir, cuándo, quién lo dice, a través de qué medios?

Créenos, esta herramienta es fundamental para que, llegado el caso, los daños colaterales se reduzcan al máximo.

Alíate con la tecnología

Cuando hablamos de cómo hacer un plan de empresa en 2022, la tecnología es un punto que no puedes obviar. Hay una serie de tareas que pueden automatizarse y que te ahorrarán tiempo y dinero. Existen en el mercado magníficas herramientas de gestión empresarial de las que ya no se puede prescindir en un negocio hoy día.

La que ofrecemos en Holded está orientada a pymes y tiene varias ventajas: una, que cuenta con múltiples funcionalidades que abarcan desde la contabilidad y facturación hasta el control de stock el reparto de tareas, tramitar vacaciones, gestionar los distintos proyectos, ver en qué fase está cada uno… Puedes descargarte aquí la versión gratuita y probarla durante 14 días sin compromiso.

Elabora un plan de marketing

Empieza la parte de qué imagen queremos que tenga la empresa de cara al exterior. En un plan de marketing debemos saber cómo nos vamos a mostrar nuestros potenciales clientes, es decir, cómo queremos que nos perciban y qué objetivos queremos alcanzar. Hay varios puntos clave que debes tener en cuenta:

• Quién es tu comprador-tipo o, como lo llaman en marketing, tu buyer persona. El buyer persona tiene que estar perfectamente dibujado: es un personaje con nombre, edad y situación socioeconómica definida, aficiones, preocupaciones… Cuanto más específicos seamos con el prototipo de comprador, mejor podremos crear acciones orientadas a captar la atención de nuestros compradores.
• Cuál será tu estrategia digital. ¿Web? Sin duda. ¿Redes sociales? Por supuesto. Si estás pensando en cómo hacer un plan de empresa en 2022 no puedes renunciar a nada de esto. Pueden no gustarte, pero no tener web en los tiempos que corren es como tener una tienda sin escaparate en el mundo analógico; y no tener redes sociales es como tener un escaparate en una calle desierta por la que no pasa nadie. Si quieres captar clientes, Internet es imprescindible. Hay una serie de estrategias completamente gratuitas que te ayudarán en este propósito.
• Decide tus planes de acción. ¿Vas a comprar publicidad en Google, Facebook, Instagram? ¿En qué redes prefieres moverte? Es mejor escoger un par de ellas que tengan sentido para tu empresa que no moverte como pollo sin cabeza en todas a la vez repitiendo mensajes. Cada red tiene su lenguaje y su público. Si tu negocio es un restaurante, sin duda vas a necesitar Instagram y Facebook por ser más visuales, pero Twitter es probable que no te aporte demasiado; pero si ofreces servicios, quizá la interacción en esta última debido a su inmediatez. Elige el lenguaje que mejor crees que te define (¿más serio, más informal, que denote cercanía o profesionalidad…?) antes de comenzar tu aventura en redes sociales.
• Destina una partida presupuestaria. ¿Vas a invertir en anuncios? ¿Contratarás los servicios de una agencia de marketing que elabore la web y gestione las redes sociales o lo hará alguien de la plantilla? Nuestra sugerencia es que, si te lo puedes permitir, lo dejes en manos de un profesional que sabrá los tiempos, la frecuencia de posteo y el resultado de cada acción. En todo caso, calcula cuánto dinero vas a destinar a esta partida.

Crea tu plan financiero

El diseño del plan financiero es el broche final a un plan de empresa. Aunque por el camino habrás ido calculando muchos costes, ahora es el momento de detallarlos. Porque es esencial saber cuánto te va a costar producir tus bienes (y aquí hay que tenerlo todo en cuenta), cómo los vas a pagar y si necesitas financiación.

1. Costes iniciales. Es decir, lo que costará arrancar tu negocio. Piensa en gastos de alquiler, luz y electricidad si los precisas, en la compra de materia prima, en sueldos, gestoría, etc., etc.).
2. Proyección financiera. Con los datos que has ido acumulando, elabora un análisis preciso de cómo se va a desenvolver tu empresa en un futuro determinado. Aquí has de hilar muy fino, poniendo el foco en el punto 3.
3. Solicitud de financiación. Es muy probable que necesites un empujón económico para poner en marcha tu empresa. Por tanto, los costes y la proyección de tu empresa deben estar medidos al milímetro para que tu potencial inversor se embarque en la aventura. Es su dinero, así que debes tener respuesta exacta para todas sus preguntas.

Con estos diez puntos, estarás listo para elaborar tu plan de empresa. Recuerda: sé extremadamente preciso en ese documento: de él depende tu éxito.

Como extra a la elaboración de tu plan de empresa, te damos también las claves para saber en qué comunidad autónoma es más fácil emprender.