Ocurre demasiado a menudo que los proyectos se completan con un gasto mayor al presupuestado, más allá del plazo designado y con algunos remates alejados de los objetivos iniciales. Ni siquiera la tecnología empleada puede enderezarlos. ¿Por qué ocurre esto?
Normalmente cuando se habla de gestión de proyectos siempre aparece una recomendación irrenunciable: cuando se inicia un proyecto, hay que planificar todo lo que se va a realizar. Desde los primeros pasos a dar hasta las métricas que se van a utilizar para medir la eficiencia de los procesos empleados. Sin embargo, la metodología no lo es todo, y en este texto vamos a ver algunas otras recomendaciones a tener en cuenta para conseguir una gestión de proyectos exitosa.
Conoce y entiende el propósito del proyecto
Parece básico, pero con demasiada frecuencia los gerentes de los proyectos pierden el foco que les lleva a iniciar un proyecto de envergadura. La capacidad de entender por qué un proyecto es vital para el futuro de la empresa y de saber cómo encaja en el plan de trabajo estratégico es un factor esencial para llevar el proyecto a buen puerto.
Así, una gestión de proyecto exitosa pasa por relacionar los objetivos del proyecto con los objetivos generales de la compañía, consiguiendo de este modo aumentar la dedicación, la implicación y la motivación del equipo involucrado en el proyecto. De su desempeño depende el devenir de la empresa, y eso es clave que se entienda desde el inicio.
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DescúbreloMantener una mirada realista
Muchas veces, las organizaciones asumen proyectos importantes que hacen que todos los participantes se sientan emocionados. En situaciones como esa es fácil dejar que las emociones se desborden, por lo que conviene marcar unas expectativas claras y realistas de cara a lograr una gestión adecuada del presupuesto, el tiempo o los recursos depositados en el proyecto en cuestión.
Los roles y las responsabilidades deben estar claramente definidos
Un equipo tiene posibilidades de triunfar únicamente cuando todos los miembros de éste asumen su rol con éxito. Para que ésto ocurra, deben suceder dos cosas. Primero, que la persona que hace una función tenga la actitud y las aptitudes necesarias para sacar con satisfacción sus tareas. Que cada especialista esté en la especialidad que le corresponde con el objetivo de que pueda explotar todo su potencial. Segundo, que cada miembro del equipo sepa con absoluta claridad las responsabilidades que le corresponden, a fin de que no se desvíe del objetivo final y desvíe al resto de sus compañeros.
Desglosa el trabajo en pasos delimitados por un cronograma
Cualquier proyecto encierra dentro de sí diferentes fases, y éstas deben estar bien delimitadas desde el minuto eso. Para ello, conviene desglosar el proyecto en puntos clave, objetivos a alcanzar y fechas que entraña cada uno de los puntos demarcados. Establece un cronograma para todo el equipo se ajuste a él, y procura que cada persona lo siga sin desviarse un ápice.
La gestión de proyectos no es un salvavidas
El project management no puede ser un extintor de incendios para cuando un proyecto está siendo reducido a cenizas. No es ninguna panacea; más bien diríamos que es una metodología concreta que debe utilizarse en toda la organización. Si no se utiliza este tipo de gestión en todos los proyectos de la organización, independientemente del tamaño y el valor, tan solo se obtendrá un bajo rendimiento. Por mucho que luego se quiera retroceder y hacer las cosas bien.
Asimismo, la gestión de proyectos es tan eficiente como la gente que se encarga de ella, de modo que son éstas las responsables finales de que un proyecto acabe de manera exitosa. Así, un gestor de proyectos debe demostrar a sus superiores la importancia de esta metodología, pero también de su propia valía a la hora de sacar adelante un trabajo que terminará siendo esencial para el futuro de la compañía.
