Cómo crear un plan de trabajo eficiente paso a paso

¿A quién no le gusta tenerlo todo bajo control? Una buena organización facilita que las cosas salgan bien. Por ejemplo, se puede empezar con planes, retroplannings, tareas planificadas sobre calendario y todo lo que se le parezca. El mundo empresarial (y el mundo en general también) tiende por naturaleza al desorden y al caos.

Por eso, vale la pena esforzarse para tenerlo todo bien organizado. ¿Por dónde empezar? El primer paso sería añadir un buen plan de trabajo en tus tareas de gestión de proyectos.

Es importante no empezar la casa por el tejado: hacer un plan de trabajo no es complicado, pero ha de estar calculado al milímetro. Por esta razón, en este artículo no solo vamos a abordar qué es exactamente un plan de trabajo, sino que también vamos a explicarte los pasos necesarios para crearlo bien.

¿Qué es un plan de trabajo?

Como los inicios son importantes, antes de nada vamos a dejar claro qué es exactamente un plan de trabajo. Es una herramienta que nos ayuda a organizar, optimizar y simplificar las tareas o recursos necesarios para conseguir un objetivo laboral.

La idea es que te ayude a planificar y gestionar todos los proyectos que sean necesarios de cara al éxito de tu objetivo. Y no solo eso: debería ayudarte a sistematizar toda la información generada por estos procesos.

Dicho de una forma mucho más sintética: un plan de trabajo eficiente es la estrategia que te permite llegar a unos resultados deseados. Y ahora sí que toca preguntar: ¿cómo?

Beneficios de un plan de trabajo

Más del 90% de las empresas utilizan prácticas de gestión de proyectos para cumplir sus objetivos con éxito.

1. Definir objetivos

Para que las cosas salgan bien, es imprescindible tener claros tus objetivos. Gracias al plan de trabajo podrás listar tus metas y garantizar su ejecución en un tiempo determinado. Si no cuentas con uno es posible que los objetivos no queden claros y se resuelvan de manera errónea o directamente no se cumplan.

2. Organizar equipos de trabajo

El objetivo de hacer un plan trabajo es establecer las tareas y actividades a realizar para llevar a cabo un proyecto. Esto se traduce en que la organización de los departamentos y equipos de trabajo que ayudarán a crear un proceso de participación y colaboración eficaz. Así, gracias a las tareas asignadas, se creará un sentido de responsabilidad individual enfocado a un objetivo en concreto.

3. Identificar los problemas a tiempo

Uno de los motivos principales por los que los planes de trabajo son recursos necesarios es que permiten identificar fallos o problemas lo antes posible y así abordarlos lo antes posible, de manera inmediata y eficiente.

4. Obtener resultados

Alcanzar resultados es la meta de todo negocio. Por eso, un plan de trabajo debe estar pensado detenidamente para cumplir su objetivo. Si está todo bien organizado y estipulado, no habrá sorpresas y los objetivos se obtendrán en los plazos correspondientes.

Lo que debes saber antes de crear tu plan de trabajo

Antes de enumerar los pasos para llevar a cabo un buen plan, te recomendamos que tú y tu equipo repaséis estos consejos para hacerlo de forma mucho más eficiente y exitosa.

• Tu plan debe ser útil para tu equipo. Esto quiere decir que no te fíes de lo que es más efectivo para otras empresas: encuentra lo que es más efectivo para vosotros, y trabaja con base en ello.
• Si tu plan de trabajo va a ser muy grande, divídelo en etapas e identifícalas de la forma más clara posible.

Con todo esto claro, es el momento de establecer los siete pasos necesarios para crearlo.

Cómo realizar un plan de trabajo paso a paso

A continuación, te presentamos un ejemplo de plan de trabajo para que pueda servirte de guía o inspiración.

1. Establece el objetivo de tu plan

¿Qué quieres lograr exactamente con él? ¿Cuál es tu meta? Es necesario que lo definas de la forma más clara posible y que, además, marques unos plazos fijos que deberían ser sagrados. Un pequeño consejo: sé realista con tus plazos y establece fechas que encajen. Y, sobre todo, no agobies a tu equipo con objetivos imposibles.

2. Redacta la introducción y antecedentes de tu plan

Seguramente, varios empleados serán los que trabajen en pos de los objetivos de tu plan de trabajo. Por eso, nunca está de más que tengan un documento que les ayude a entender sus fases, las motivaciones del mismo y el proceso a seguir.

3. Fija metas y objetivos

Las metas son conceptos más generales, mientras que los objetivos son mucho más específicos y deben estar marcados cronológicamente en el calendario de planificación. En cuanto a los objetivos, intenta que sean SMART, que además de significar «inteligente» en inglés, son las siglas de:

• «Específico» (cuanto más detallado, mejor)
• «Medible» (si tus objetivos son cuantificables será más fácil determinar si se han conseguido o no),
• «Alcanzable» (repetimos: sé realista)
• «Relevante» (no te enredes con objetivos que no son importantes y que lo único que harán será robar tiempo a objetivos más útiles)
• «En tiempo limitado» (no los dejes abiertos indefinidamente: todos han de tener una fecha específica en el calendario).

4. Todo plan de trabajo cuenta con una lista de recursos

Define no solo los recursos de los que dispones, sino también los que necesitas para alcanzar tus objetivos.

5. Define tus limitaciones

De nada sirve hacerse el ciego con nuestras propias debilidades, porque al final acaban pasando factura. Es mucho mejor ponerle nombre a esas limitaciones, pensar en cómo puedes superar los obstáculos que implican y cuál es la mejor manera de avanzar.

6. Identifica a las partes responsables

Determina quién va a encargarse de cada una de las tareas, házselo saber y facilítales la vida para que puedan alcanzar sus objetivos con toda la ayuda posible.

7. Deja tu estrategia por escrito

De nuevo, es mejor tenerlo todo por escrito. Así que ponte manos a la obra: lista las acciones específicas de tu plan de trabajo, organiza el calendario, elabora un horario y una cronología… Siempre es mucho más fácil entender este tipo de estrategias con una guía sobre el papel.

Mejores prácticas a la hora de compartir un plan de trabajo

Como hemos comentado antes, en un plan de trabajo colaboran varias personas. La mejor manera de compartir el contenido con todas las partes implicadas es a través en una plataforma en la nube. Por ejemplo, Holded dispone de una herramienta de Proyectos que facilita muchísimo el trabajo en equipo.

Contar con una herramienta de gestión hace que todo sea más sencillo:

• Se avanza más deprisa
• Los equipos se coordinan mejor
• Se necesitan menos recursos para cumplir con las tareas
• Se aprende continuamente

Ejemplos de plan de trabajo

A veces es mucho más fácil de entender cómo funciona un plan de trabajo visualizándolo. Vamos a elaborar tres ejemplos distintos que no tienen por qué ajustarse al tuyo, pero que quizá te ayuden a entender cómo elaborarlo. Una herramienta de proyectos como la de Holded te permitirá ver en qué punto se encuentra cada tarea.

Ejemplo 1: entrega de una partida de camisetas de fútbol

Pongamos que tienes una empresa de serigrafía y bordado textil, y que un cliente te ha pedido una partida de 50 camisetas para un partido de fútbol benéfico que tendrá lugar en quince días. Las camisetas irán serigrafiadas con un logotipo que tendrás que diseñar y presentar al cliente para su aprobación. Este sería el plan de trabajo:

NÚMERO	ACTIVIDAD	SUBTAREA	RESPONSABLE	DURACIÓN
1	Diseño de tres propuestas de logotipo		Diseñador gráfico	1 día
2	Petición de presupuestos de camisetas a tres proveedores	Redacción de e-mail explicando los plazos	Departamento comercial	1 día
3	Envío de logotipos y presupuesto final al cliente	Fijar un plazo máximo para el visto bueno en el correo / Especificar tallas	Departamento comercial	1 día
4	Retoques y mejoras en el logotipo elegido		Diseño gráfico	1/2 día
5	Envío de cambios al cliente		Departamento comercial	1 día
6	Petición y envío de camisetas al proveedor elegido		Departamento comercial	4-5 días
7	Serigrafiado		Departamento textil	1 día
8	Preparación de envío		Departamento textil	1/2 día
9	Envío a cliente		Transportista	1 día

Ejemplo 2: mejorar el servicio al cliente

En el último mes ha habido, dentro de la empresa, un incremento en las quejas dentro del servicio al cliente, así que urge implementar una serie de mejoras dentro del departamento. Como sabemos, mantener un buen servicio, tanto en la entrega del producto como después de la venta, es esencial para mejorar la reputación de nuestra marca y mejorar las ventas.

NÚMERO	ACTIVIDAD	SUBTAREA	RESPONSABLE	DURACIÓN
1	Identificación y análisis de las quejas recibidas	Utilizaremos nuestro software de gestión de empresa para facilitar este proceso	Departamento de ventas / departamento informático	1 semana
2	Recogida de propuestas para solucionarlo	Reunión con los distintos departamentos	Todo el equipo	1 semana
3	Evaluación de las propuestas		Equipo directivo	2 días
4	Selección de las mejores propuestas		Equipo directivo	1/2 día
5	Formación del personal para su implementación		Formador/es y departamento de ventas	1 semana
6	Implementación de las mejoras		Departamento de ventas	2 semanas
7	Evaluación de resultados		Ventas y equipo directivo	1 día (30 días después de la implantación)

Ejemplo 3: comunicación de un nuevo producto en redes sociales

Tenemos un nuevo producto en nuestro catálogo y necesitamos que los clientes actuales y potenciales lo conozcan. Para ello vamos a desarrollar una estrategia de comunicación basada en las redes sociales.

NÚMERO	ACTIVIDAD	SUBTAREA	RESPONSABLE	DURACIÓN
1	Comunicación del producto al responsable de redes sociales		CEO / responsable de marketing / agencia de comunicación externa	1 día
2	Elaboración de un social media plan		Agencia de comunicación	1 semana
3	Evaluación del plan y posibles mejoras		Equipo directivo / responsable de marketing / agencia de comunicación	3 días
4	Creatividades y elaboración del mensaje	Reporte al CEO para su aprobación	Responsable de marketing y agencia de comunicación	1 semana
5	Implementación del plan	Compra de anuncios en redes sociales y Google	Responsable de marketing	2 semana
6	Análisis de resultados		Responsable de marketing / agencia / CEO	1 día (20 días después de la puesta en marcha del plan)

Preguntas frecuentes

¿Qué es un plan de trabajo y cómo se hace?

Un plan de trabajo es, en esencia, un documento (preferiblemente virtual en vez de físico) que contiene toda la información, plazos, horarios y designaciones de tareas necesarios para que un proyecto se lleve a cabo en tiempo y modo óptimos.

Dentro del mismo es esencial definir todos los objetivos, los procesos que incluye, los tiempos de entrega… En definitiva, cualquier detalle que permita aunar fuerzas para que el resultado sea el mejor posible.

Para elaborar un plan de trabajo necesitas conocer de qué recursos dispones, cuáles te faltan, qué objetivos te has fijado, quién o quiénes están implicados en su consecución y, llegado el caso, un plan de contingencia o plan de crisis para mitigar posibles obstáculos en el proceso.

¿Qué elementos debe incluir un plan de trabajo?

Dentro de un plan de trabajo deben incluirse los objetivos, las personas implicadas en él, los recursos con los que cuentas, un análisis DAFO, un calendario (lo más realista posible), estrategias de actuación y, siempre, un análisis de resultados.

¿Cuántos tipos de planes de trabajo hay?

Cada empresa necesitará los suyos, pero en esencia podemos distinguir tres tipos de planes de trabajo:

• Plan de trabajo de empresa. En él definiremos las estrategias que debemos llevar a cabo en distintas fases de implantación o crecimiento de la misma para estimular su crecimiento y llegar a más mercados, pero también para definir distintos procesos internos.
• Plan de ventas. Se trata de un plan de trabajo dirigido más específicamente al departamento de ventas de una empresa. Se busca con él alcanzar ciertos objetivos de ventas analizando el rendimiento de nuestro negocio pero también el mercado actual y las estrategias de la competencia para optimizar nuestros procesos y la eficacia dentro de nuestro equipo.
• Plan de formación. Aunque es un tipo de plan de trabajo muy orientado a centros educativos, puede ser muy útil para fijar objetivos de formación dentro de nuestra plantilla. Es imprescindible para ayudar al formador en una determinada área a fijar objetivos de aprendizaje dentro de unas fechas.

Por supuesto, también se puede elaborar un plan de trabajo para alcanzar metas personales. Es una herramienta eficacísima e imprescindible dentro de cualquier pyme para aprovechar los recursos de los que disponemos y ser competitivos.