Los 10 mejores software de gestión de clientes o CRM en 2024

A estas alturas, todos sabemos de la importancia de digitalizar nuestro negocio. No en vano, el Gobierno se ha propuesto que pymes y autónomos se transformen con la puesta en marcha del Kit Digital, un programa de bonos que pone el acento en aspectos como la gestión de clientes. De hecho, el software de gestión de clientes está, junto con los programas de facturación y contabilidad, entre los más demandados.

Más del 86% de las empresas que se digitalizaron a lo largo de 2023 fueron pymes y autónomos, según un estudio de la consultoría de software SoftDoIt. Los programas de software tipo ERP (planificación de recursos empresariales) son los más demandados de largo, y en el top 5 está el software de gestión de clientes o CRM.

Hoy vamos a hablar de este último: qué es exactamente un CRM, en qué nos beneficia tener uno, cuántos tipos hay y cuáles son los diez CRM más interesantes para autónomos y también para pymes.

Tabla comparativa con el top 10 de software de gestión de clientes

CRM	Versión free	Versión móvil	Ventaja	Desventaja	Sencillo de usar	Rango de precio
Holded	Sí	Sí	Es mucho más que un CRM (lo integra entre muchas otras herramientas)	No es apto para macro-empresas	Sí	Es de los más económicos en relación funciones/ precio
Salesforce	No	Sí (no para todas las versiones)	Altamente personali-zable y adaptable	Incorpora demasiadas funciones que no se llegan a usar	Sí	Caro para una pyme
HubSpot	Sí	Sí	Muy orientado a las tareas de marketing	Sus versiones gratuita y Starter se quedan cortas	No es de los más sencillos	Caro, en especial para una pyme
Zoho	Sí	Sí	Analiza datos de todo tipo de fuentes	Parte de sus funciones está en inglés	Sí	Tiene precios razonables
Pipedrive	No	Sí	Utiliza la IA en algunas de sus herramientas	Le faltan funciones básicas (integración con Google Drive)	Sí	Razonable
Bitrix24	Sí	Sí	Interfaz intuitiva	No es el mejor para autónomos	Sí	Precio medio (hay opciones más económicas)
Agile CRM	Sí	Sí	Cuenta con una opción de gamificación que potencia el team building	No es reco-mendable si no te manejas con el inglés	Sí	Económico
Suite CRM	Sí	Sí (salvo en la versión free)	Multitud de módulos a elección del usuario	La versión gratuita no está en la nube y requiere guardar cons-tantemente	No	Medio-alto
Freshsales	Sí	Sí	Muy orientado a usarse con el móvil	No es intuitivo	No demasiado	Económico
Notion	Sí	Sí	Se pueden almacenar por separado datos personales y profesionales	Si desaparece Notion, desaparecen todos nuestros datos; es más rudimentario que un CRM	No	Muy económico

Los 10 mejores CRMs en el mercado:

A continuación, vamos a ver los mejores programas de gestión de contactos que podemos encontrar a día de hoy.

1. Holded
2. Salesforce
3. HubSpot
4. Zoho
5. Pipedrive
6. Bitrix24
7. Agile CRM
8. Suite CRM
9. Freshsales
10. Notion

Holded

Para empezar, ¿es Holded un CRM? No exactamente. Holded es mucho más que eso: es un software que integra un ERP y un CRM. Como hemos comentado al principio, el ERP (Enterprise Resource Planning: en español, sistema de planificación de recursos empresariales) es el programa más demandado por las pymes y los autónomos.

Planes

Existen varios planes dentro de Holded. Para empezar, todos ellos tienen 14 días de prueba totalmente gratis, que no incluyen ningún compromiso de permanencia. Los autónomos cuentan con un plan básico gratuito para comenzar, y el servicio Plus cuesta 7,50 euros/mes durante el primer trimestre (después cuesta 15 €/mes). Las pymes cuentan con cuatro planes: Básico (14,50 €/mes), Estándar (29,50 €/mes), Avanzado (49,50 €/mes) y Premium (99,50 €/mes). Estos son los precios que operan durante los tres primeros meses y después de las dos semanas gratuitas. Además, es posible solicitar planes específicos, como con su CRM para asesorías, con la opción de contratar un ERP más completo.

Ventajas

• Es increíblemente sencillo de manejar y completamente intuitivo: su curva de aprendizaje es cortísima y sus gráficos, amables y muy visuales.
• Tiene un alto grado de personalización.
• Su sistema en la nube te permite acceder a toda la información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo (tableta, móvil, ordenador…).
• Se integra perfectamente con las principales pasarelas de pago y con e-commerce (PrestaShop, Shopify, etc.).

Para nosotros, el CRM debe ser adaptable, muy sencillo e intuitivo, y ha de contar con algunos automatismos.

José Antonio Jové, CEO de Kenos

Desventajas

• Su CRM es perfecto para pequeñas y medianas empresas, pero es menos adecuado para grandes corporaciones que manejan carteras de clientes muy extensas.
• Si ya tienes un ERP, que es el verdadero activo de Holded, no compensa: este es un paquete completo que incluye muchas más funcionalidades que solo el software de gestión de clientes.

Salesforce

Salesforce es el CRM más conocido del mercado. Como en este caso sí estamos hablando de un software de gestión de clientes puro y duro, sin otras funcionalidades de facturación, contabilidad, etcétera, es especialmente sofisticado en este aspecto.

Planes

Sus cuatro planes (Essential, Professional, Enterprise, Unlimited) varían entre los 25 y los 300 euros por usuario y mes.

Ventajas

• Es completamente personalizable y se adapta a las necesidades de cada empresa.
• Está basado en la nube, lo que (como ya sabemos) es magnífico para poder acceder a todos los datos aunque estemos lejos de nuestro ordenador.
• Su aprendizaje es rápido.

Desventajas

• Su precio. Estamos hablando de que el plan más básico cuesta 25 euros por usuario y mes, lo que se pone en 100 mensuales si tenemos una empresa con cuatro empleados. El plan Enterprise, el más demandado, sube hasta los 150 euros por usuario y mes. Estos precios, además, operan con un pago anual, lo que implica que, si queremos pagar mes a mes, se incrementa aún más. Para muchas pymes puede ser inasumible.
• Incluso la versión Unlimited no es ilimitada. Tiene un máximo de 1000 correos electrónicos diarios, algo que en ocasiones se puede superar, lo que da lugar a que el rastreo de información en ellos sea incompleto.
• Sus múltiples funcionalidades pueden ser excesivas en muchos casos: a veces, un CRM más sencillo cumple de largo todas las necesidades que demandamos de él, por lo que podemos estar pagando de más.

HubSpot

HubSpot es un CRM de los llamados operativos, más orientado a cerrar ventas y generar oportunidades de negocio, y menos al análisis para la toma de decisiones. Es compatible con numerosas herramientas y plataformas, y dispone de una versión gratuita.

Planes

Además de la versión gratuita, con funcionalidades básicas, los tres planes con que cuenta HubSpot son Starter (41 euros/mes), Pro (740) y Enterprise (3.300). Los dos primeros, con compromiso anual.

Ventajas

• Una gran capacidad de integración para todas las herramientas de inbound marketing.
• Compatible con otras herramientas y plataformas.
• Dispone de una versión gratuita.

Desventajas

• De nuevo, el precio. La versión premium supone un coste de casi 40.000 euros al año para la empresa.
• La versión free tiene una operatividad baja y algunos de sus servicios no son muy funcionales.
• La versión Starter cuenta con una nueva herramienta de digitalización de pagos que, de momento, solo está operativa para las transacciones hechas en una cuenta en Estados Unidos. Es decir, si tu cuenta bancaria está en España, no puedes aprovechar esta funcionalidad.
• Es poco flexible cuando necesitamos realizar procesos de venta más complejos.

Zoho

El software de gestión de clientes Zoho cuenta con algunas peculiaridades, como la posibilidad de rediseñar su interfaz gracias a una herramienta llamada Canvas. Uno de sus puntos fuertes es la interacción y notificaciones en tiempo real.

Planes

Cuenta con cuatro planes: Estándar (14 euros por usuario y mes), Profesional (23), Empresa (40) y Ultimate (52). Todos ellos tienen una prueba gratuita de 14 días (Ultimate, de 30).

Ventajas

• Su gran punto fuerte es la funcionalidad de las notificaciones en tiempo real.
• Analiza datos de múltiples fuentes: redes sociales, llamadas de teléfono, página web…
• Está muy bien adaptado para teléfonos móviles.

Desventajas

• La agilidad del servicio de soporte, según los usuarios, es mejorable.
• El servicio que se presta no es el mejor en español, lo que puede ser un obstáculo si no se maneja bien el inglés.

Pipedrive

Pipedrive está orientado, principalmente, a la conversión de leads o clientes potenciales en clientes, por lo que su punto fuerte son las herramientas de inbound marketing. Es decir, te «avisa» de cuándo hacer una propuesta a un cliente.

Planes

Cuenta con cuatro: Básico, Avanzado, Profesional y Corporativo. Los precios: 14,90, 24,90, 49,90 y 99 euros por usuario y mes, con plan anual.

Ventajas

• Cuenta con un asistente de ventas guiado por IA, ideal para quienes tienen poca experiencia con las tecnologías.
• Integración muy avanzada con WordPress, que incorpora a tus clientes a la cartera de Pipedrive con solo instalar un plugin.
• Interfaz sencilla e intuitiva.

Desventajas

• A los precios hay que sumarles los de las numerosas funcionalidades que quedan fuera de los planes de pago y que incrementan el coste mensual.
• Si enviamos un correo a un cliente, podemos ver si lo ha abierto, pero solo quien lo envió, no el resto del equipo. Esto limita mucho el flujo de trabajo.
• Al plan esencial le faltan funcionalidades que requiere cualquier pequeña empresa: integración con Google Drive, rastreo de apertura de correos electrónicos, etcétera.

Bitrix24

El software de Bitrix24 es más que un CRM, aunque incorpora uno a sus otras herramientas. Cuenta con una versión gratuita para un máximo de 12 usuarios, en la que se incorpora gran parte de las funcionalidades que incluyen sus planes de pago.

Planes

Además de la versión Free, totalmente gratis, cuenta con tres planes de pago: Basic, Standard y Professional (49, 99 y 199 dólares al mes). La versión gratuita tiene un espacio de almacenamiento de 5 GB.

Ventajas

• Compatible con teléfonos móviles.
• Su interfaz es similar a la de Facebook, lo que puede hacer a este software intuitivo y manejable.
• Es un ERP que incorpora un CRM, con todas las funciones añadidas que esto implica.

Desventajas

• Si se deja de usar por un espacio prolongado (alrededor de 40 días), los datos y el dominio se pierden, con la consiguiente pérdida de información.
• Si consideras tener un CRM potente, Bitrix24 puede no ser tu opción: le faltan bastantes funcionalidades.
• Cuenta con muchos módulos que pueden resultar agobiantes para las pequeñas empresas: este software está más orientado a empresas voluminosas.
• No es una herramienta óptima para autónomos.

Agile CRM

Agile es un CRM sencillo en sus funcionalidades más básicas, basado en la nube y muy orientado a que fluya la comunicación dentro del equipo. Esto fomenta un mayor rendimiento del mismo; por supuesto, cuenta con todas las herramientas necesarias para un correcto seguimiento de las oportunidades de venta, las ventas y el servicio al cliente.

Planes

Agile CRM incorpora una versión gratuita y tres planes de pago: Principiante (8,99 dólares/mes), Regular (29,99) y Empresa (47,99). Todos ellos son precios por usuario, no por el software para toda la empresa, y están sujetos a una permanencia de dos años (en caso contrario, los precios se incrementan, ya sea precio/año o precio/mes).

Ventajas

• Es tremendamente fácil importar contactos.
• Se integra perfectamente con diversas aplicaciones sociales, de videollamada, etcétera.
• Cuenta con una opción de gamificación, lo que puede ser estimulante para los empleados de tu empresa.

Desventajas

• Agile CRM está muy enfocado al mercado en inglés: tutoriales y algunas funcionalidades aparecen en este idioma (incluso su precio está en dólares). Si el inglés no es lo tuyo, deberías considerar otro CRM.
• Debido, quizá, a este enfoque en el mercado angloparlante, la atención al cliente es poco eficaz.
• No es flexible en cuanto a personalización.
• Faltan tutoriales para sus funciones más avanzadas.
• No es intuitivo, y algunas automatizaciones no se entienden bien.

Suite

Suite CRM está pensado para quienes se manejan con las tecnologías: cuenta con un software open source o de código abierto, por lo que los potenciales fallos del sistema se pueden corregir y modificar libremente. Eso le permite reinventarse e innovar constantemente.

Planes

Cuenta con una versión gratuita a la que se suman tres planes de pago: Starter, Business y Premium. La versión Starter cuesta 95 libras al mes; la Business, 332,50; la Premium, 475. Se trata de un pago mensual para todo el equipo, pero cada versión dispone de un límite de usuarios.

Ventajas

• Cuenta con numerosos módulos y cada usuario elige cuáles prefiere implementar.
• Tiene una versión gratuita.
• Su diseño es sencillo.

Desventajas

• El servicio de soporte es poco eficaz.
• No se resuelven bien las dudas (en parte debido a que es un software de código abierto).
• La versión gratuita no cuenta con app para móviles, por lo que no podemos solventar problemas o registrar incidencias si no llevamos el ordenador encima.
• La versión free no está en la nube, por lo que hay que recurrir constantemente a las copias de seguridad porque no está en la nube.

Freshsales

Freshsales es un CRM ideado para quienes necesitan concertar citas o cerrar ventas mientras viajan; el punto fuerte es que sus mejores funcionalidades están centradas en su aplicación para móviles. La integración de los servicios de correo o el uso de la inteligencia artificial se encuentran entre sus mayores fortalezas.

Planes

Como varios de los CRM, este software de gestión de empresas incluye una versión free y otras tres de pago: Growth, Pro y Enterprise (por 15, 39 y 69 euros por usuario y mes, respectivamente, siempre que se haga un pago anual).

Ventajas

• Cuenta con una ventana para grabar notas justo después de llamar a un cliente, algo muy útil pensando en quienes andan de un sitio para otro y no quieren olvidar ningún detalle.
• La aplicación móvil cuenta con numerosas integraciones y acceso a la base de datos.

Desventajas

• Si bien la app para móviles es el punto fuerte de Freshsales, no es intuitiva.
• Si queremos seguir el rendimiento de una campaña, la versión para móviles tampoco nos permite hacerlo.

Notion

Aunque Notion no es un CRM, es una herramienta de gestión de proyectos que algunos usuarios con habilidades informáticas logran convertir en algo parecido a un CRM. En Notion puedes almacenar bases de datos de tus usuarios, incorporar calendarios, trabajar con tablas y plantillas que te ofrecen, etcétera.

Planes

Tiene uno gratuito más los planes Personal Pro, Equipo y Empresa. El primero cuesta 4 dólares por mes y usuario, el segundo cuesta 8 y el tercero tiene un precio personalizado según las necesidades del negocio.

Ventajas

• Su precio, realmente competitivo.
• Es perfecto para la gestión de proyectos, que es el fin con el que está creado.
• La combinación de datos personales y profesionales, que se pueden separar perfectamente.

Desventajas

• Su curva de aprendizaje es muy larga: todo se basa en el ensayo-error.
• No puedes almacenar los datos en el disco duro.
• Es una aplicación propietaria, lo que implica que no podemos migrar lo que hay en ella a ningún otro sitio y que, si desaparece, todo lo que almacenamos desaparece con ella.

¿Qué es un software de gestión de clientes o CRM?

CRM responde al concepto en inglés de Customer Relationship Management, esto es, gestión de las relaciones con el cliente. El software basado en esta idea comprende una serie de herramientas encaminadas a organizar y controlar cada operación comercial con cada cliente: marketing, gestión de ventas, servicio posventa y atención al cliente.

La idea viene de atrás: se implementó allá por los noventa, y respondía a la necesidad de mantener un fuerte vínculo e interacción con el cliente. Eran tiempos en los que internet aún estaba poco desarrollado, por lo que la creación de bases de datos y la implantación de estas requería un enorme coste de tiempo y dinero.

La primera década de los 2000 trajo los primeros programas de software de gestión de clientes tal como los conocemos: eran mucho más rudimentarios que los actuales, poco intuitivos y, de nuevo, la implantación requería un coste humano y monetario enorme. Pero la necesidad de no perder el contacto personalizado con cada uno de los clientes fue desarrollando la idea.

La digitalización de las bases de datos y la aparición del cloud (o nube) hicieron que los CRM se fueran sofisticando hasta llegar a los que tenemos hoy: interconectados, con toda la información sobre clientes organizada y accesible, fáciles de usar (en general) y cada vez más necesarios, por no decir imprescindibles, en estos tiempos.

Actualmente hay este tipo de software para todos los sectores, tanto genéricos como especializados. Por ejemplo, podemos encontrar CRMs para abogados que cuentan con las necesidades específicas del ámbito jurídico.

Tipos de software de gestión de clientes

Obviamente, ni todos los CRM son iguales ni todos responden a las mismas necesidades. Aunque luego veremos con detenimiento los diez más recomendables, existen en esencia tres tipos de software de gestión de clientes.

CRM (o software de gestión de clientes) operativo

El CRM operativo es, de los tres que presentamos, el que está más orientado a simplificar los procesos comerciales mediante la automatización de tareas. Concentra en un mismo lugar todos los proyectos pendientes de cerrar y toda la información de los clientes y leads. Es el ideal para agilizar ventas y para atención al cliente. Puede ser una buena solución para gabinetes de abogados y también es un gran CRM para inmobiliarias.

CRM analítico

Como su nombre indica, suma y analiza información de todos los clientes (actuales y potenciales), y lo hace desde distintos canales. Lo que pretende un software de este tipo es compilar y tratar esa información para diseñar una estrategia de marketing personalizada y fidelizar a nuestros clientes. Es el CRM ideal para el ecommerce.

CRM colaborativo

Este último tipo de software de gestión de clientes funciona a nivel interdepartamental. Es decir, los distintos departamentos de una misma empresa intercambian información extraída de las distintas interacciones con el cliente, de manera que puedan elaborar un plan conjunto de acciones. Este software colaborativo está especialmente indicado como CRM para comerciales de empresas.

Ventajas de usar un software de gestión de clientes

• Estrecha la relación con el cliente. Las tecnologías nos alejaron del trato personalizado hace años, y esas mismas tecnologías nos permiten hoy acercarnos al cliente.
• Mayor grado de fidelización. Consecuencia directa del anterior punto.
• Acorta los tiempos de respuesta. Cuando tenemos un software que automatiza ciertas funciones, no tenemos que estar pendientes de llamar o escribir a un cliente, preguntarle si ha recibido su producto en perfectas condiciones, etcétera. Un CRM automatiza esas tareas y nos quita la presión de estar pendientes.
• Aumenta las oportunidades de venta. Gracias a la información que obtenemos de nuestras transacciones, sabemos cada vez mejor cuáles son los puntos fuertes de nuestra empresa y cómo perfilar nuestra estrategia de venta. Es bastante sencillo y plausible aumentar las ventas con un CRM online.
• Nos hace más productivos. Si no tenemos que emplear tiempo en llamadas, correos, seguimientos…, de las diferentes etapas en las que se encuentra cada proyecto, podemos disponer de él para otras cuestiones que requieran de nuestro esfuerzo creativo.
• Mejora el seguimiento de cada paso en la venta. Visualizando el pipeline o embudo de ventas sabremos en qué momento debemos ofrecer al cliente un nuevo producto o servicio.
• Hace más eficaces nuestros análisis. Al contar con información más afinada, nuestra toma de decisiones y nuestros pronósticos de venta son más certeros.

¿Cómo elegir el software de gestión de clientes adecuado para mi negocio?

Hay que atender, en esencia, a estas cinco variables:

Precio. Tarde o temprano, una versión gratuita se te va a quedar corta (lo cual es bueno, porque significa que tu negocio crece). Piensa en tu presupuesto y, sobre todo, en lo que te ofrece: ¿vas a necesitar un CRM completísimo o uno más sencillo pero que añada otras muchas herramientas útiles para tu empresa (de facturación, contabilidad, gestión de proyectos, etcétera)?

Integración. Cuanta más capacidad de integración tenga con otras herramientas y plataformas (pasarelas de pago, redes sociales, entorno Google…), más capacidad de automatización tendrá tu CRM. Esto es esencial.

Manejo sencillo. Piensa en esto: adquieres un software de gestión de clientes y a tu equipo le cuesta usarlo. Resultado: habrás malgastado el dinero. Lo ideal es poder probarlo, ver la capacidad de adaptación a él (para sacarle un verdadero partido) y después invertir el dinero destinado a ello.

Personalizable y adaptado a tus necesidades. Un buen CRM debe ser «elástico», es decir, moldearse a tus necesidades y no tú a las del CRM. De poco sirve tener el mejor software si no lo puedes adaptar a lo que buscas.

Que tenga un buen servicio de atención al cliente. Contar con un CRM es esencial hoy día en cualquier negocio, pero necesitarás soporte técnico en algún momento. Elige el que te dé más opciones y, a poder ser, el que cuente con un mayor número de tutoriales sencillos de entender para cualquier tipo de usuario.

Para terminar, también hay que tener presente que algunos CRMs son más avanzados que otros. Se puede encontrar, por ejemplo, un CRM con marketing, que permite gestionar campañas y determinadas acciones. La ventaja respecto a un programa de marketing separado es que de esta forma se integra la información del cliente que ven en ventas con la que ven desde marketing.

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