El control horario es uno de los asuntos más complejos hoy en día. El teletrabajo, las reducciones de jornada, la flexibilidad horaria y otras fórmulas surgidas de la necesidad de conciliar hacen que la gestión de horas trabajadas necesite de un soporte externo: las hojas de Excel son una de las herramientas más utilizadas.
En este artículo vamos a ver con detenimiento en qué consisten estas plantillas, cuáles son las más utilizadas, en qué nos beneficia hacerlo y cómo utilizarlas para sacarles el máximo rendimiento.
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Empieza ahora¿Qué es y para qué sirve la gestión y el control de horarios?
La nueva normativa de control de horarios establecida en 2019 buscaba un cierto control de los mismos, especialmente en las pymes, y lo hace en los dos sentidos: para evitar abusos por exceso de horas y para lograr que los empleados cumplan con las horas por las que se les paga.
Es decir, la gestión y el control de horarios sirve, de un lado, para evitar irregularidades y posteriores sanciones, pero también para llevar un cómputo que asegure el cumplimiento estricto de la jornada trabajada.
¿Cómo llevar el control de horarios y horas trabajadas en Excel?
Existen distintas plantillas Excel para esta gestión horaria. Como ya sabemos, Excel tiene entre sus funcionalidades la de las operaciones matemáticas, algo que puede ser realmente útil a la hora de computar el número de horas trabajadas de cada uno de nuestros empleados.
En cada una de las plantillas deberemos introducir a mano la hora de entrada y la hora de salida, por ejemplo, de manera que en una columna final se refleje, vía operación matemática, el número total de horas trabajadas. Pero hay más ejemplos de plantillas de control horario, como vamos a ver más adelante.
¿Cómo usar plantillas de Excel para la gestión de horas trabajadas y cuáles son sus beneficios?
Este tipo de plantillas Excel están pensadas para compartir en el entorno que Google tiene en la nube, es decir, Google Drive. De esta manera, los documentos pasan a ser colaborativos, y todo aquel al que el administrador de dicha página dé acceso podrá introducir datos dentro de la misma.
De esta manera, los empleados que teletrabajen, por ejemplo, podrán gestionar el número de horas trabajadas desde su casa. En otros casos, será el responsable de recursos humanos el que lleve dicho control (algo que, por otra parte, suele ser mucho más efectivo).
Beneficios del uso de estas plantillas
- Coste cero. Ciertamente, y aunque Excel está en el nivel más bajo de digitalización, lo cierto es que muchas pymes se decantan por esta fórmula debido a su gratuidad.
- Es un método conocido. En línea con lo anterior, utilizar Excel no implica un aprendizaje de una nueva herramienta. Tiene, claro está, la parte negativa de ese freno en el proceso de digitalización de una empresa, tan importante hoy, pero resulta cómodo para ese perfil de empresario.
- Es un buen método para el teletrabajo en el caso de que decidamos que cada empleado introduzca los horarios de entrada y salida (algo más complejo, quizá, si es el responsable de recursos humanos quien debe hacerlo).
Top 5 plantillas Excel para la gestión de horarios y horas trabajadas
Bien, ¿cuáles son las mejores plantillas Excel para la gestión de los horarios del equipo? Estas encabezan el top 5:
- Plantilla de parte de horas semanal
- Plantilla de calculadora de pago por horas semanal para empleados
- Plantilla de seguimiento de asistencias de empleados mensual
- Plantilla de tarjeta de tiempo semanal con descansos
- Plantilla de tarjeta de tiempo anual
1. Plantilla de parte de horas semanal
¿Para qué se utiliza?
En una plantilla Excel de parte de horas semanal podremos tener, de un vistazo, las horas cubiertas por cada trabajador, así como las extras o aquellas no cubiertas por vacaciones, enfermedad, etcétera. Al final de cada semana podremos saber el cómputo total de estas y el salario a percibir.
¿Cómo usarla?
Cada día vamos introduciendo el número de horas reales trabajadas (por una parte, la jornada normal y, por otra, si procede, las horas extra). También consignaremos la jornada no trabajada por los motivos antes mencionados.
La última columna es un sumatorio de horas; la antepenúltima fila también tiene una fórmula que nos sumará el total de horas, y la última, la retribución diaria total (en la anterior debemos incorporar nosotros el precio/hora). El recuadro final (sumatorio de horas y de salario día a día) nos aporta el salario total semanal.
2. Plantilla de calculadora de pago por horas semanal para empleados
¿Para qué se utiliza?
La plantilla de calculadora de pago por horas semanal funciona de manera similar a la anterior y tiene una utilidad similar, solo que en esta agrupamos a los empleados en una misma hoja y en la anterior cada trabajador se consigna en una hoja distinta.
¿Cómo usarla?
En la columna de la izquierda anotaremos el nombre de cada empleado; las columnas subsiguientes son los días de la semana, bajo las cuales apuntaremos las horas trabajadas, independientemente de su naturaleza. Aquí, horas, salario/hora y salario final de la semana van en columnas consecutivas con fórmula Excel.
Finalmente, la hoja calculará el costo total semanal de salario a los trabajadores.
3. Plantilla de seguimiento de asistencia de empleados mensual
¿Para qué se utiliza?
La plantilla de seguimiento mensual, como su nombre indica, nos permitirá ver el número de horas cumplidas por trabajador mes a mes. El fin último es el de visualizar rápidamente el nivel de cumplimiento de la jornada en un periodo de tiempo lo suficientemente amplio para establecer promedios.
¿Cómo usarla?
Cada fila la ocupa un empleado, y cada columna es un día de la semana. Vamos incorporando, columna a columna, las horas que cada uno de ellos ha trabajado.
La columna Totales mensuales tiene a su vez cuatro subcolumnas que dividen las horas en trabajadas y no trabajadas por enfermedad, asuntos propios o vacaciones, que se resuelven mediante fórmulas matemáticas incorporadas en la hoja.
4. Plantilla de tarjeta de tiempo semanal con descansos
¿Para qué se utiliza?
Esta plantilla de visualización semanal incorpora descansos, de manera que no solo computamos las horas trabajadas, sino que podemos ver los descansos efectuados (pausa para el café, para comer, etcétera).
Con ella vamos a detectar jornadas excesivamente largas como consecuencia de dichos parones, pero también podremos llevar un mejor registro de horas de comerciales y trabajadores, puesto que los primeros tienen un horario mayoritariamente fuera de la oficina.
¿Cómo usarla?
De nuevo, cada empleado tiene su propia hoja: en la primera columna consignamos los días de la semana y en columnas sucesivas anotamos hora de comienzo, tiempo de descanso y hora de finalización, lo que nos dará el número de horas trabajadas bien en jornada normal, bien en horas extra.
Más adelante computaremos jornadas no trabajadas por enfermedad, festivo, vacaciones u otros (asuntos propios, por ejemplo). La última columna ofrece las horas trabajadas totales (sumando las extra, si las hay). La hoja nos dará, tras introducir la tarifa/hora, el total de horas trabajadas y el sueldo a percibir.
5. Plantilla de tarjeta de tiempo anual
¿Para qué se utiliza?
Esta plantilla de horario anual es perfecta para tener una idea muy certera del nivel de absentismo de los trabajadores que tenemos en plantilla.
¿Cómo usarla?
Utilizando cualquiera de las plantillas anteriores podremos ir introduciendo, en cada celdilla, las horas trabajadas (regulares y extraordinarias); al final de cada mes, el sumatorio de Excel nos dará el cómputo mensual total.
Automatiza tu gestión de horarios y pagos con Holded
Llegados aquí, las plantillas Excel son una herramienta a la que le falta garantía y precisión, ya que son susceptibles de modificar en todo momento. ¿Quién introduce los horarios? ¿De qué manera sabemos que lo consignado es real? ¿Cómo automatizamos esto?
El software de recursos humanos de Holded soluciona todo lo que una plantilla de Excel no puede: creas una cuenta, invitas a tu equipo y ellos solo tendrán que dar clic al comenzar la jornada y al terminarla, sin posibilidad de modificaciones. Listo. Más sencillo, imposible.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se utilizan las plantillas de Excel?
Puedes descargarlas o utilizarlas en la nube, que es como resultan más eficaces: arriba, a la derecha, tienes un botón de compartir. Añade las direcciones de correo de las personas que quieres que tengan la hoja y ya está. Allí, cada cual que tenga concedido permiso puede incorporar sus datos.
¿Qué fórmulas de Excel son imprescindibles conocer para llevar un óptimo control de horarios?
Hay muchas, pero te damos las principales:
– Para conocer las horas trabajadas por semana (tipo plantilla 1), basta con hacer un sumatorio consignando todas las filas de la columna correspondiente a las horas/día: pongamos que están en la columna G; sería =SUMA(G3:G9)
– Podemos también usar la función HORA. Si tenemos una columna de hora de entrada (B) y una de salida (C), esta fórmula calculará el tiempo total trabajado: =HORA(C2-BS)
– Si queremos calcular este tiempo con decimales, =(C2-B2)*24
