¿Qué son los gestores documentales? Te presentamos 5 de los mejores programas

Los gestores documentales son sistemas que permiten realizar acciones sobre los archivos y documentos de una compañía. En estas operaciones se incluye la edición, eliminación, organización, digitalización de documentos… 

Sin embargo, los gestores documentales o DMS están en constante evolución, permitiendo la automatización de flujos de trabajo, la integración con otros programas o la obtención de datos relevantes del negocio a partir de la documentación con la que trabaja la empresa. 

A continuación realizamos un análisis de los cinco mejores gestores documentales, descubriendo qué ofrecen y qué parámetros debes tener en cuenta antes de contratar un gestor documental.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de procedimientos que permiten realizar ciertas acciones sobre archivos y documentos. Dentro de estos procesos tenemos el almacenamiento de documentación, su eliminación, transferencia de archivos, edición, captura, recuperación… 

¿Qué es un gestor documental o DMS?

El gestor documental o DMS sería el programa o plataforma que te permite realizar todas esas acciones enumeradas en el punto anterior. Se trata de una herramienta digital que permite una mayor rapidez a la hora de ejecutar cualquier proceso sobre un documento. 

Es especialmente útil en empresas con altos volúmenes de información compartida entre varios departamentos o empleados. 

Aportan seguridad y control sobre las acciones que se realizan en cada documento. Permitiendo además ágiles consultas y constantes actualizaciones con rapidez. Todo ello, afecta positivamente a la eficiencia de los procesos dentro de estas organizaciones, de ahí la importancia de un gestor documental o DMS.

Tipos de gestores documentales o DMS

Existen diferentes clasificaciones que dan como resultado diferentes tipos de gestores documentales. Atendiendo a su precio encontramos tres tipos:

• Gratuitos.
• Premium. Requieren de un pago  por compra o una tarifa mensual para poder utilizarlos. 
• Freemium. Se trata de un modelo mixto de las dos modalidades anteriores. Tenemos una serie de funcionalidades del gestor documental que no tienen coste. Si queremos ampliarlas tendremos que realizar el pago en función de las nuevas características que incorporemos o el número de usuarios. 

Los gestores documentales también pueden clasificarse en función del lugar en el que se almacenan los archivos:

• En la nube. En este caso, el usuario confía al gestor documental la custodia de toda su documentación. Tienen la ventaja de ser accesibles desde cualquier momento y lugar con conexión a Internet. Y la desventaja de que pueden ser menos seguros. O, al menos, no controlamos por completo cuáles son las medidas de seguridad, pues dependen de otro.
• En servidores propios o equipos locales. Este tipo de DMS funcionan tras la instalación de un software o aplicación, que permite realizar la gestión de archivos que se almacenan de forma local o bien en un servidor propio. En estos casos, podemos aumentar los estándares de seguridad. Sin embargo, suelen ser más complejos en cuanto a funcionalidad, instalación y carga, pues trabajan bajo recursos tecnológicos más limitados. O bien estos recursos dependen de la calidad de equipos y servidores locales sobre los que está trabajando el gestor. Cuanto más rápidos, más seguros y de mayor calidad, más caro será el servidor o equipo, cuyo coste tiene que asumir la empresa.

Ventajas de utilizar un gestor documental o DMS

La gran ventaja de utilizar un gestor documental es que nos permite agilizar multitud de procesos, siendo más productivos y eficientes a la hora de realizar ciertas tareas y gestiones con los archivos. Más concretamente, tenemos las siguientes ventajas:

• Rapidez en la búsqueda de documentos. 
• Facilidad para ordenar archivos.
• Trabajo en tiempo real.
• Edición colaborativa.
• Permiten gestionar y hacer seguimiento de los flujos de trabajo, asegurando el cumplimiento de tareas que son importantes para un determinado proyecto o negocio.
• Facilita el intercambio de información desde y hacia otras plataformas de comunicación, como el correo electrónico, canales de comunicación online, etc. 
• Aumenta los niveles de seguridad.
• Permite un rápido acceso a información actualizada, lo que facilita a su vez la toma de decisiones y procesos de análisis con un mayor grado de exactitud.
• Automatización: una de las principales ventajas que han añadido los gestores documentales en los últimos años es el uso de sistemas automatizados para realizar ciertas tareas habituales con los documentos. Esto genera un aumento de la productividad, y la posibilidad de dedicar el tiempo ahorrado a otras tareas de mayor valor. 

En qué fijarnos si estamos pensando contratar un gestor documental

Para decidir cuál es el mejor gestor documental debemos analizar previamente para qué lo vamos a utilizar y cuáles son las necesidades concretas que tenemos. Para ello, debemos tener en cuenta los siguientes parámetros:

Tamaño de la empresa y volumen de operaciones

Existen propuestas en el mercado que ofrecen un gran número de funcionalidades, pero que en muchos casos son excesivas para el uso real que se realiza en ciertas empresas. Por lo tanto, antes de adquirir ninguna licencia o plan, analiza bien los servicios que incluye cada uno de ellos para evitar sobrecostes innecesarios.

Nivel de seguridad para la información almacenada

Si somos una empresa que trabaja con información especialmente sensible es importante que valoremos la contratación de un software con especiales medidas de seguridad como por ejemplo sistemas de encriptación o servidores con altos niveles de seguridad.

Roles de usuario

Hay que analizar si necesitaremos en la empresa una alta diferenciación de tipos de acceso para diversos roles de usuario. Si se trata de una corporación muy jerarquizada o con acceso restringido a información según departamento o cargo, sería conveniente apostar por el DMS que mayor personalización permita en este sentido. 

Usabilidad

Es importante que los empleados de la empresa no pierdan demasiado tiempo en adaptarse al uso y gestión documental que ofrece el nuevo software que vayamos a contratar. Para ello debemos priorizar los sistemas intuitivos y una interfaz con altos niveles de usabilidad.

Colaborativo

Otra característica importante en la que debemos fijarnos es el grado de colaboración que permite el DMS.  Las metodologías de trabajo actuales combinan el trabajo presencial en oficina con el teletrabajo o el trabajo híbrido. En estos casos, es aún más necesario que se puedan editar y compartir archivos desde diferentes localizaciones por diversos perfiles y en tiempo real.

Trazabilidad

Al contratar un software de gestión documental debemos también valorar si registra el acceso, edición, digitalización, copia y, en definitiva, cualquier acción sobre cualquier archivo. De este modo los administradores podrán tener un control en todo momento de qué ha hecho cada usuario con cada uno de los documentos incluidos en el gestor.

Integraciones y automatización

Si queremos ir un paso más allá y facilitar además una mayor productividad y eficiencia en la organización, es necesario fijarnos si el gestor documental incluye configuración de flujos de trabajo y la opción de automatizar ciertos procesos.

Del mismo modo, resulta crucial para potenciar las ventajas de este tipo de software el que permitan una fácil integración con otras aplicaciones. De este modo, se podrán automatizar aún más procesos y acelerar gestiones relacionadas con tareas administrativas y repetitivas, que ofrecen poco valor añadido. Un ahorro de tiempo que el personal puede dedicar a otras cuestiones más relevantes. 

Lista con los 5 mejores gestores documentales

A continuación detallamos los cinco mejores programas de gestión documental, sus principales características y precios, así como sus ventajas y desventajas.

1. OpenKM
2. DocuWare
3. Microsoft SharePoint
4. Quipu
5. Sage One

1. OpenKM

Se trata de una de las soluciones más completas del mercado, con un potente sistema de asignación de roles y tareas, convirtiéndose en algo más que un simple gestor documental. 

Además, cuenta con integraciones que permiten ampliar las funcionalidades y operativas que se pueden llevar a cabo con los documentos. 

Funciones Destacadas	Precios	Ventajas	Desventajas
Captura de documentos Búsqueda con filtros avanzados Trazabilidad de acciones realizadas sobre los documentos Posibilidad de definir diversos tipos de rol	A consultar	Muy completa y versátil Permite periodo de prueba de 14 días Alto nivel de integración	Difícil de utilizar en un primer acercamiento. Es necesario realizar una pequeña formación. No hay precios preestablecidos

2. DocuWare

Se trata de un DMS en la nube intuitivo que permite la gestión de documentos desde cualquier lugar. Tiene un sistema de búsqueda avanzada realmente útil para empresas que trabajen de forma colaborativa con una gran cantidad de información. 

Funciones Destacadas	Precio	Ventajas	Desventajas
Automatización de flujos de trabajo DMS en la nube Permite trabajo colaborativo Procesamiento electrónico de facturas	A consultar	Incorpora tecnología IA Amplia gama de integraciones con otras aplicaciones, lo que potencia sus características y funcionalidades	Soporte en caso de dudas o problemas. Interfaz estandarizado poco personalizable No ofrece información sobre  precios

3. Microsoft SharePoint

La gestión de documentos es sólo una de las funcionalidades que incluye Microsoft SharePoint. Al ser una herramienta con licencia Microsoft facilita muchas operativas con programas que son comunes en empresas, lo que facilitará el periodo de adaptación y el uso de sus funcionalidades como gestor documental. 

Funciones Destacadas	Precio	Ventajas	Desventajas
Modo colaborativo para trabajar en los documentos Completa integración con el paquete Office Alertas en documentos para el seguimiento de cambios Configuración de diversos roles y accesos	Plan 1: 4,20€ / usuario / mes Plan 2: 8,40€ / usuario / mes Plan Office 365: 22,6€ / usuario / mes	Producto Microsoft compatible con muchas aplicaciones y tipos de documentos que se usan habitualmente en las empresas Soporte y atención al cliente Fácil desarrollo de aplicaciones personalizadas para usos concretos en empresas	Problemas de compatibilidad con ciertos equipos de sobremesa con otros sistemas operativos. Planes y precios desglosados por funcionalidades. Problemas de sincronización

4. Quipu

Se trata de un sistema de gestión documental en la nube con almacenamiento ilimitado de documentos, y posibilidad de definir diferentes reglas de acceso. Está especialmente dirigido a la gestión de documentos relacionados con la contabilidad, aunque también permite operar sobre otro tipo de archivos.

Funciones Destacadas	Precios	Ventajas	Desventajas
Digitalización de documentos desde el móvil. Filtros personalizados para agilizar búsquedas. Almacenamiento en la nube, con accesibilidad y conectividad 24 horas.	Starter: 15€/mes Solution: 25€/mes  Business: 40€/mes	Sistemas de seguridad avanzada incluidos. Capacidad ilimitada. Reconocimiento de caracteres y subida de documento a plataforma en menos de 24 horas.	Al no ser su función principal, las opciones de gestión documental están más limitadas en comparación con el resto de analizados.  No apto para grandes corporaciones.

5. Sage One

Sage One, ahora denominado, Sage Contabilidad y Facturación, es un gestor documental, aunque está muy enfocado a archivos y documentos relacionados con la facturación de las empresas, como facturas o modelos para la presentación de impuestos. 

Funciones Destacadas	Precios	Ventajas	Desventajas
Configuración de roles de acceso personalizados. Rápidos informes sobre contabilidad y estado del negocio. Presentación de modelos a Hacienda. App para móviles.	Autónomos: 10€/mes PRO: 25€/mes CRM: 45€/mes	Sincronización con movimientos bancarios para un mejor control. Copias de seguridad automáticas. Alto nivel de automatización.	Enfocado a finanzas y contabilidad en empresas. Interfaz estandarizado poco personalizable. Su versión más completa es la más cara de las analizadas.

Tabla comparativa de los programas gestión documental

A continuación encontrarás una tabla comparativa con las principales cuestiones a tener en cuenta en un gestor documental o DMS y las puntuaciones que recibe cada uno de ellos en las mismas, siendo 0 la más baja y 10 la más alta.

Gestor documental / DMS	Ofrece diferentes planes o licencias	Seguridad	Roles de usuario	Usabilidad	Colaborativo	Trazabilidad	Integraciones
OpenKM	A consultar	9	8	6	8	9	7
Docuware	A consultar	9	9	8	9	9	8
Sharepoint	Si	8	8	7	8	9	6
Quipu	Si	7	7	7	7	8	6
Sage One	Si	8	8	9	9	8	8

Conclusión

Docuware es el mejor gestor documental si realizamos una media aritmética de todas las características que se deben tener en cuenta a la hora de elegir un DMS. Sin embargo, es importante recordar que cada empresa debe seleccionar la opción más conveniente teniendo en cuenta sus circunstancias. 

Si, por ejemplo, una corporación utiliza casi en exclusividad programas de Microsoft es probable que Sharepoint sea una buena alternativa. En nuestro análisis recibe una puntuación baja en el apartado de integraciones por estar limitado en este sentido. Sin embargo, es sin duda la mejor opción para ese caso, pues podrá de hecho explotar la integración con otras aplicaciones y servicios mejor que con ninguna otra plataforma. 

En el caso de Docuware y OpenKM a pesar de sus buenas prestaciones, exigen de una solicitud de información para recibir el precio, lo que dificulta la toma de decisión. Es un punto a tener en cuenta a pesar de sus buenas prestaciones y puntuaciones en la mayoría de los parámetros analizados.

Por su parte, Sage One (Sage Contabilidad y Finanzas) y Quipu ofrecen funcionalidades interesantes para la contabilidad y para conocer el estado general del negocio a nivel financiero. Pero no son DMS al uso que permitan operativas tan ágiles en la gestión de cualquier documento o archivo, y no sólo aquellos relacionados con la contabilidad, como las facturas o los modelos que se deben presentar a Hacienda.

Preguntas frecuentes

¿Cómo elegir el programa de gestión documental adecuado?

Para elegir el programa de gestión documental adecuado debes analizar, en primer lugar, cuáles de las siguientes características son más relevantes para las circunstancias y actividad que desarrolla tu empresa:

• Precio
• Nivel de seguridad
• Si permite la configuración de diversos roles de usuario
• Nivel de usabilidad
• Si es o no colaborativo y en qué grado
• Trazabilidad
• Número de integraciones y con qué programas

Para elegir un programa de gestión documental deberás analizar cuáles de las características citadas son prioritarias en tu caso y analizar qué DMS ofrece las mejores prestaciones en esas áreas. 

¿Cuál es la diferencia entre un DMS, CMS y ECM?

Un DMS es un gestor documental que permite realizar ciertas operaciones con archivos y documentos, como organizarlos en carpetas, editarlos, borrarlos… Facilitan todo tipo de operaciones y gestiones con documentos. 

Un CMS (Content Management System) es un sistema de gestión de contenidos. Está más relacionado con la gestión de páginas web, y permite realizar acciones sobre el contenido que estas muestran. Por ejemplo, editarlo, borrarlo… La principal diferencia con un DMS es que este actúa sobre documentos o archivos, mientras que el CMS actúa sobre el contenido publicado en una web o entorno online. 

Un ECM (Enterprise Content Management) es un gestor de contenidos empresariales. Podría decirse que va un paso más allá que un DMS, al permitir la organización de los documentos, pero también la gestión de proyectos y tareas y la automatización de procesos dentro del negocio. 

Muchos DMS están evolucionando hacia ECM al incorporar servicios que permiten esa automatización de flujos de trabajo con el objetivo de ahorrar tiempo en ciertos procesos comunes que realizan las corporaciones.