Factura electrónica Gobierno Vasco: guía completa

La factura electrónica del Gobierno Vasco es un método de facturación que se implantó en Euskadi en 2015 para todos aquellos proveedores de la administración vasca que facturen más de 5.000 euros. El sistema de facturación electrónico del gobierno vasco fue la manera que tuvo el País Vasco de ponerse al día en la obligación de que los proveedores de toda la administración en España facturaran online, que entró en vigor en enero de 2015.

Es un documento digital que sustituye a la factura en papel y tiene la misma validez legal. Su formato estructurado permite su generación, envío, recepción y procesamiento de forma automatizada, asegurando mayor eficiencia y seguridad en las transacciones comerciales. Este tipo de facturas promueven la transparencia y evitan el fraude fiscal.

Importancia y obligatoriedad en el País Vasco

Facturar a través de este sistema es obligatorio para los proveedores de bienes y servicios del gobierno vasco, tanto si son residentes fiscales en País Vasco como si son proveedores de fuera de esa comunidad autónoma. A cualquier proveedor de la administración vasca o de cualquier entidad del Sector Público de la Comunidad Autónoma Vasca, se le requerirá facturar a través de este sistema, que trata de centralizar y agilizar las relaciones comerciales con el sector público, a la vez que ofrece transparencia sobre el estado de las facturas.

Deben emitir factura electrónica las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada, así como las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que no tengan nacionalidad. También están sujetas a esta obligación los establecimientos permanentes y sucursales de entidades extranjeras, conforme a lo estipulado en la normativa tributaria.

Asimismo, la facturación electrónica es obligatoria para las Uniones Temporales de Empresas (UTE), las Agrupaciones de Interés Económico Europeas, así como para distintos tipos de fondos, como los de pensiones, capital de riesgo, inversión y titulización de activos, entre otros. Como excepción a esta obligatoriedad, las facturas que sean de hasta 5.000 euros pueden no utilizar este sistema.  

Al contrario que el TicketBAI, que es un sistema que tiene como finalidad el control sobre el cobro de facturas de los residentes fiscales en el País Vasco, la facturación electrónica del Gobierno Vasco afecta a cualquiera que provea servicios al gobierno de esta CCAA. y entidades asociadas. Algunos ejemplos son La Agencia Vasca del Agua, El Festival de Cine de San Sebastián, Euskotren, etc. En este link aparecen todas las instituciones que requieren este tipo de facturación.

Ejemplo práctico

Por ejemplo, si tienes una empresa de suministros industriales que proporciona material informático al Metro de Bilbao, para cumplir con la normativa tendrás que acceder al Servicio de Facturación Electrónica de la Comunidad Autónoma Vasca y generar una factura electrónica en formato Facturae.

Para cumplir con la normativa de facturación electrónica, la empresa accede al Servicio de Facturación Electrónica de la Comunidad Autónoma Vasca y generar una factura electrónica en formato Facturae.

A través de la plataforma la empresa presentará la factura con todos los datos requeridos:

• Datos del proveedor y del destinatario
• Concepto del suministro: “Equipamiento informático para oficinas Metro Bilbao”
• Importe total con IVA desglosado
• Código de identificación de la entidad pública receptora.

Una vez enviada la factura, la empresa puede consultar su estado en la plataforma, verificando si ha sido recibida, validada o si está pendiente de pago.

Requisitos para emitir facturas electrónicas

Requisitos técnicos y legales

Para emitir facturas electrónicas en el País Vasco, es necesario:

1. Estar registrado como proveedor de bienes o servicios para las administraciones públicas. Es necesario darse de alta previamente con un certificado digital que esté reconocido y sea válido, como son los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, el DNI electrónico o cualquier certificado propio de la comunidad.
2. Generar la factura en formato Facturae, el estándar aceptado por las administraciones públicas en España.
3. Firmar digitalmente la factura con un certificado electrónico reconocido, garantizando su autenticidad e integridad.
4. Enviar la factura a través del Servicio de Facturación Electrónica de la Comunidad Autónoma Vasca, utilizando la plataforma habilitada para ello.

Documentación necesaria

Para la correcta emisión de la factura electrónica, es fundamental contar con:

• Un certificado digital válido emitido por una autoridad reconocida.
• Los datos fiscales del proveedor y del destinatario de la factura.
• La descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
• El importe desglosado con los impuestos correspondientes (IVA, retenciones, etc.).
• El código de la entidad pública receptora (DIR3 que es una combinación de códigos que pertenecen a las entidades públicas y son obligatorios para poder).

Proceso para emitir una factura electrónica al Gobierno Vasco

Cómo registrarse en el sistema

Para poder emitir facturas electrónicas al Gobierno Vasco, los proveedores deben registrarse en el Servicio de Facturación Electrónica de la Comunidad Autónoma Vasca. El proceso incluye los siguientes pasos:

1. Obtener un certificado digital reconocido por la administración pública para garantizar la autenticidad de la firma electrónica.
2. Acceder a la plataforma de facturación electrónica del Gobierno Vasco y completar el registro con los datos de la empresa.
3. Verificar los requisitos técnicos y normativos para asegurar que las facturas generadas cumplen con el formato Facturae.

Cómo preparar y enviar las facturas

Una vez registrado en el sistema, los proveedores deben seguir estos pasos para emitir sus facturas electrónicas:

1. Generar la factura en formato Facturae (versión 3.2 o superior), asegurando que incluya:
   • Datos fiscales del emisor y del destinatario.
   • Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
   • Importe total desglosado con impuestos aplicables (IVA, retenciones, etc.).
   • Código de identificación de la entidad pública receptora (DIR3).
2. Firmar digitalmente la factura utilizando el certificado electrónico para garantizar su validez legal.
3. Enviar la factura a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Gobierno Vasco.

Comprobar el estado de la factura en la plataforma, donde se puede verificar si ha sido recibida, validada o si requiere correcciones.

Beneficios de la facturación electrónica

Eficiencia y ahorro de tiempo

El uso de la facturación electrónica permite automatizar procesos, reducir tiempos de tramitación y agilizar los pagos. El sistema facilita mucho los trámites. Tiene una interfaz sencilla y cuenta con manuales de uso que ayudan a la resolución de las posibles dudas durante el proceso de remisión de facturas. 

El sistema de facturación electrónica de la Comunidad Autónoma Vasca, remite la factura electrónica al órgano destinatario. Esto simplifica al máximo a los proveedores el envío de las facturas, pues se centraliza en un único punto todas las entidades del Sector Público de Euskadi y también se unifica el formato de factura electrónica.

Reducción de errores

Al eliminar el papel y digitalizar el proceso, se minimizan errores administrativos, mejorando la exactitud de la información. Al utilizar formatos estandarizados y sistemas automatizados, se minimizan los errores humanos, lo que asegura que la información sea precisa y esté siempre actualizada.

Cumplimiento normativo

Las facturas electrónicas cumplen con las regulaciones fiscales y garantizan la transparencia en las transacciones con la administración pública. Un dato importante a tener en cuenta es que en 2025 entra en vigor la obligatoriedad de la factura electrónica verificable para todos los usuarios así que es bueno familiarizarnos con ellas cuanto antes.

Preguntas Frecuentes