Derechos y obligaciones en la excedencia voluntaria laboral

La excedencia voluntaria es la suspensión del contrato de trabajo que pide un trabajador de tu empresa. No se produce la extinción definitiva de la relación laboral (sigue vigente, aunque suspendida) ya que existe un derecho preferente de reincorporación. Pero no implica reserva del puesto de trabajo.

Te contamos todo lo que has de saber en el supuesto de que un trabajador la solicite.

¿Qué es la excedencia laboral?

La excedencia voluntaria, regulada en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores, es el derecho que tiene cualquier trabajador de tu empresa de suspender por un tiempo la relación laboral que os vincula por las razones que considere (tomarse un respiro, dedicarse a otra actividad estudiar…) y de las que no tiene por qué justificarse.

Es una de las tres excedencias que recoge el ET, junto a la forzosa (provocada por la elección de un cargo público) y la del cuidado de un hijo menor de tres años o de un familiar dependiente de hasta segundo grado (que también es voluntaria pero que tiene otros requisitos). Recuerda que no se trata de una baja laboral.

Si un trabajador de tu empresa te solicita una excedencia voluntaria has de saber que vuestra relación laboral no está en vigor, pero tampoco queda extinguida. Mantiene un derecho preferente de reincorporación cuando acabe la excedencia y tendrá que seguir unos cauces, que analizaremos más adelante, para solicitar la reincorporación a su puesto de trabajo.

Periodo de la excedencia

El periodo de excedencia tiene unos plazos máximos y mínimos. No puede ser inferior a 4 meses ni superior a 5 años según indica el Estatuto de los Trabajadores. Aunque por convenio colectivo se puede ampliar ese plazo de 5 años. 

Por otro lado, un periodo de excedencia se puede prorrogar. Es decir, un trabajador puede pedir inicialmente una excedencia de, por ejemplo, tres años. Y solicitar la ampliación tras finalizar este periodo. Siempre y cuando no se superen los 5 años.

Requisitos mínimos

• El primer requisito para que un trabajador pueda solicitar una excedencia voluntaria es que lleve al menos un año en la empresa. Es totalmente indiferente el tipo de contrato, ya sea indefinido, temporal, de formación o en prácticas.
• Otro requisito es que, en caso de que se hubiese solicitado anteriormente una excedencia, hayan transcurrido 4 años desde su finalización.
• Además, es recomendable que la solicitud se presente por escrito a la empresa, indicando la duración y la fecha en la que se quiere iniciar la excedencia.

Puedes negarte a la concesión de esa excedencia, pero en este caso el trabajador puede solicitarla, si se cumplen los requisitos legales, mediante demanda judicial.

Tus obligaciones y las suyas

Tus obligaciones

Tu principal obligación es aceptar esa readmisión en las mismas condiciones laborales previas a la excedencia, siempre que exista ese puesto de trabajo (u otro de similar categoría) en la empresa. Porque la excedencia no implica una reserva de puesto de trabajo sino un derecho de reingreso preferente.

Es decir, si ese puesto de trabajo que quedó vacante en un momento determinado sigue activo y necesitas cubrirlo de nuevo, tienes la obligación de hacerlo con el trabajador que está en excedencia, si así lo solicita.

Pero eso no es, en ningún caso, impedimento para que puedas contratar cuando quieras (al día siguiente si lo deseas) a otro trabajador que sustituya al que ha solicitado la excedencia. O no contratar a nadie y reestructurar la fuerza de trabajo existente.

Todo el tiempo que el trabajador ha pedido la excedencia voluntaria en tu empresa, lógicamente, no computa a efectos de antigüedad en ningún caso y, por consiguiente, no se tiene en cuenta en el caso de una supuesta indemnización por despido.

Es importante que recuerdes que ese derecho nunca se extingue durante su tiempo de permanencia de manera que, si en ese momento, no dispones del puesto de trabajo cuando tu trabajador solicita la reincorporación, puede volver a solicitarlo en cualquier otro momento.

Tu obligación, además, es comunicarle la existencia de esa vacante, si se produjera. Si no lo hicieras y el trabajador tuviera constancia de que existía ese puesto de trabajo y no se lo ofreciste, puede reclamar a la empresa una indemnización por daños y perjuicios por el importe total del salario que dejó de percibir durante todo este tiempo. Y, por supuesto, su reincorporación.

Además, tienes que mantenerle las mismas condiciones laborales (horario, salario, centro de trabajo…) aunque puedes pactar con él aquello que consideréis oportuno antes de su reincorporación.

Sus obligaciones como trabajador

El trabajador, por su parte, tiene la obligación de respetar la buena fe contractual. ¿Qué implica eso? Que tiene que ser leal a la tuya y cumplir con su deber ético de no trabajar en otra empresa en la que exista concurrencia o competencia desleal. ¿Qué quiere decir eso? Que no puede usar los conocimientos y la información adquiridos en tu empresa (clientes, contactos…) para, por ejemplo, irse a la competencia.

En el supuesto de que así fuera, no tienes obligación de readmitirlo y además puedes despedirlo por causas disciplinarias, sin ningún derecho a indemnización. Pero eso no quiere decir que el trabajador no pueda trabajar en cualquier otro ámbito laboral distinto.

Además, el trabajador tiene la obligación, una vez llegado el momento de la reincorporación, de solicitar de nuevo su ingreso ya que, de lo contrario, pierde sus derechos.

Cómo y cuándo solicitarla

Cuándo

Como hemos indicado anteriormente, para poder solicitar una excedencia voluntaria han de haber transcurrido al menos doce meses desde que el trabajador se incorporó a tu empresa.

Y si ya se le ha sido concedida con anterioridad una excedencia, deberá esperar un mínimo de cuatro años para poder solicitar una nueva. Y en este caso no tienes obligación como empresario de volver a concederla.

Cómo

No existe ningún procedimiento específico para solicitar una excedencia de este tipo. No lo exige el estatuto de los Trabajadores ni en general los convenios colectivos. Por lo que, lo más habitual es la notificación por escrito (con la indicación de fecha de inicio y de finalización, al menos).

Una vez hayas recibido esa solicitud de excedencia, tu reconocimiento y aceptación tienen que ser expresos y preferiblemente que quede por escrito, para que no haya ninguna duda.

En ningún caso, por supuesto, el trabajador puede tomar de manera unilateral la decisión de situarse en una excedencia voluntaria sin más y sin consensuarlo contigo.

¿Es necesario el preaviso?

No existe normalmente un plazo de preaviso previo obligatorio (no lo marca el Estatuto de los Trabajadores, aunque sí que pueden exigirlo los convenios colectivos) pero lo habitual es que se establezcan quince días de plazo para que ambas partes (pero sobre todo la empresa) tengan tiempo para hacer frente a esta nueva situación.

¿Se puede denegar una excedencia voluntaria?

Existen situaciones en las que la empresa puede negar una excedencia voluntaria:

• Dificultades para encontrar un sustituto durante ese período. Ya sea porque el trabajador específico es necesario o porque encontrar un reemplazo para ese puesto en particular sea complicado.
• Que otros trabajadores se encuentren en excedencia en ese mismo periodo.
• Dificultades económicas, organizativas u otras circunstancias que desaconsejen realizar cambios.

No obstante, los convenios colectivos pueden establecer reglas sobre cuándo la empresa puede limitar la concesión del derecho a la excedencia voluntaria.

Si la empresa deniega la excedencia, el trabajador puede volver a solicitarla más adelante. Es importante destacar que la excedencia no se considera concedida hasta que la empresa responda afirmativamente a la solicitud, ya que este derecho no es unilateral y requiere la conformidad del empleador.

Y llegado el momento de la reincorporación….

Cuando se aproxime el final de la excedencia, el empleado debe presentar una solicitud por escrito para su reincorporación. Cuando se realiza pueden ocurrir cuatro situaciones:

• Que tengas disponible un puesto de trabajo acorde al grupo profesional del trabajador que ha estado en excedencia y que ha solicitado la reincorporación. En este caso, aceptas la solicitud y se reincorpora a su puesto, conservando su antigüedad.
• Que no dispongas del puesto de trabajo. En este supuesto la vinculación laboral no se rompe y ese trabajador mantendrá un derecho preferente hasta que puedas disponer de una vacante. 
• Que deniegues la reincorporación del trabajador. En este caso, se interpreta como un despido, por lo que tienes que ser consciente de que puedes interponer una demanda por despido improcedente, con todo lo que implica.
• Que el trabajador desee regresar antes de que termine la excedencia, siempre y cuando exista un acuerdo mutuo. En caso contrario, el empleador podría rechazar la solicitud hasta que se complete el período estipulado. Asimismo, el empleador no puede forzar al trabajador a regresar antes de que finalice la excedencia.

Los otros dos tipos de excedencia

Existen otros tipos de excedencia que conviene mencionar para distinguir de la excedencia voluntaria que hemos analizado en este artículo:

• La excedencia por cuidado de hijos menores de tres años o cuidado de un familiar dependiente hasta segundo grado. Se trata también de una excedencia voluntaria, pero en este caso sí que hay una obligación de que reserves el puesto de trabajo. La duración es de hasta 3 años, con posibilidad de ampliación en determinadas circunstancias. Durante la excedencia, el trabajador no percibe salario, pero conserva el derecho preferente a la reincorporación. 
• La excedencia forzosa, que se da en el supuesto de que un trabajador de tu empresa te la solicite por haber sido elegido para algún cargo público o para el ejercicio de funciones sindicales. Durante la excedencia forzosa, el empleado retiene el derecho a la reserva de su puesto de trabajo y la conservación de determinados derechos económicos, como el salario y la antigüedad. Además, no hay un plazo establecido para la excedencia forzosa. Su duración dependerá del tiempo que el empleado ocupe el cargo público.
• La excedencia pactada. Se trata de una excedencia pactada entre el empleador y el empleado. Es decir, las condiciones vinculadas a la excedencia, como su duración, la reserva del puesto de trabajo, y el salario del empleado durante el período de suspensión, se establecen mediante acuerdo entre ambas partes. 

En los dos primeros casos, lógicamente, y a diferencia de la que hemos analizado en este artículo, sí que hay una obligación por parte del trabajador de que justifique esa excedencia (es decir la designación de ese cargo público o el nacimiento del hijo o cuidado del familiar).

¿Cómo te puede ayudar Holded?

En primer lugar, permite centralizar en el portal del empleado toda la documentación del proceso. Desde el escrito de solicitud, la respuesta oficial de la corporación o los documentos que justifiquen cierto tipo de excedencias. 

Por otro lado, permite marcar en el calendario laboral del empleado el periodo concreto de baja, sabiendo en todo momento cuándo comienza y finaliza. Así como recibir notificaciones específicas que se programen, con la finalidad de facilitar la coordinación de los trabajos y operativas derivados de su marcha o reincorporación.

Además, desde el apartado de gestión de proyectos es posible verificar qué tareas dependen del empleado en cuestión. Facilitando una rápida detección y reasignación de aquellas que resulten cruciales para la consecución de las metas marcadas.

De este modo, el periodo de excedencia es más fácil de gestionar. Tanto desde RRHH, como a nivel operativo, gracias a las funcionalidades de Holded.