Hace tiempo que el papel está siendo relegado en las empresas a un segundo plano a la par que los programas informáticos cobran importancia. Por ello, es imprescindible utilizar las herramientas informáticas que tenemos a nuestro alcance con el fin de hacer nuestras tareas mucho más sencillas y ejecutarlas en el menor tiempo posible. Hoy, te explicamos cómo crear un presupuesto básico para un cliente con Excel.
Los paquetes de programas de Microsoft Office 365 y Google Drive tienen las siguientes ventajas operativas: cuenta con actualizaciones constantes, puedes acceder a un mismo proyecto desde distintos dispositivos, cuenta con un almacenamiento seguro y se emplea, sobre todo, para trabajar en equipo, ya que varias personas pueden tener acceso a un mismo archivo en tiempo real.
Hoy vamos a aprender cómo crear un presupuesto básico de tu entidad para un cliente con Excel, una hoja de cálculo que nos permite manejar datos numéricos y texto para organizar la información en tablas formado por filas y columnas.
¿Por qué con este programa? El responsable de infografía digital en El Economista y profesor en la Universidad Villanueva, Javier Barriocanal, nos explica que una de las grandes virtudes de Excel es su sencillez a la hora de elaborar o reutilizar plantillas y su carácter visual, ya que “es bastante atractivo y nos ofrece la ventaja de poder generar ayudas visuales como gráficos que nos ayudarán a leer y entender nuestros presupuestos”.
Además, con Excel puedes crear tus propias plantillas o emplear algunas básicas ya existentes. “La ventaja de generar las tuyas propias es que se adaptarán perfectamente a tus necesidades y ahorrarás tiempo en el futuro”, asegura Barriocanal.
Para hacer más sencillo el trabajo, “lo mejor es utilizar siempre el mismo sistema y que sea común para todos”, es decir, “si cada vez que originamos un nuevo presupuesto modificamos el código de color o el nombre de los ítems, haremos muy difícil que cualquier otra persona pueda entender el presupuesto o que los archivos sean compatibles entre sí”, subraya Barriocanal.
¿Qué debe tener tu presupuesto?
Los elementos clave que debe llevar un presupuesto son los siguientes:
- Nombre del cliente
- Número del presupuesto (ordenado por serie numérica)
- NIF del cliente y su dirección fiscal
- Fecha de emisión del servicio o producto
- Concepto (describir el servicio)
- Precio por unidad y antes de impuestos para cada uno de los bienes o servicios
- Gastos propios del servicio. ¿Cuánto me cuesta ofrecerlo?
- Posibles descuentos o anticipos
- Añadir impuestos (IVA e IRPF)
- Sumar importe total
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Empieza gratis hoyLos pasos clave
Los dos pasos claves para hacerlo en Excel, según Business Insider, son los siguientes:
Elegir los títulos principales
En la celda A1, debes poner el título del presupuesto; en la celda A3, puedes poner productos/servicios; en la celda B3, ingresos; y en la C3, gastos. De esta forma, podrás comenzar a introducir tus ingresos y gastos en cada fila (los primeros en la columna B y los segundos en la C).
Hacer las cuentas
Si hay varios servicios y, por lo tanto, varios precios distintos, la última fase sería sumar las cantidades. Esto puedes realizarlo con una simple fórmula que escribirás en la barra blanca horizontal que verás dispuesta encima de las casillas de la hoja de Excel. Es importante tener en cuenta que, antes de escribir sobre la barra, el cursor debe posicionarse en la casilla donde deseas que se escriba la suma total Ej.: =SUM(“B1; B2; B3).
En este caso, deberías haber colocado el ratón en la casilla B4, por ejemplo. Si quieres saber cuáles son tus gastos netos, debes introducir el signo “=” en la celda cercana a la columna D, pinchar, poner el signo “-” y clicar en la celda del total de gastos, presionando “Intro”.
Errores y cómo no cometerlos
Desde la experiencia, Xavier Bosch, licenciado en Administración y Dirección de Empresa por la Universidad de Ramón Llul y experto en Excel, nos explica que uno de los errores comunes que cometen los autónomos es la inmadurez del presupuesto.
“Yo sólo acepto peticiones muy concretas porque si quedan cosas en el aire pierdo el alcance de lo que hay que hacer, es decir, el presupuesto del servicio debe estar muy delimitado”. Una de las ventajas de hacer el presupuesto en Excel es la “flexibilidad que te permite la herramienta, ya que muchos software son cerrados”, asegura Bosh.
En el caso de las hojas de Excel, estas “nos aportarán más valor si permiten identificar patrones o tendencias en la hoja de cálculo”, agrega, por su parte, Barriocanal. Para entender a qué se refiere, el maestro lo explica con un ejemplo: “Podemos elegir que determinados valores superiores a X se pinten de rojo, para así reconocer más fácilmente lo que nos interesa”.
Algunos trucos necesarios
Aunque es una de las herramientas más utilizadas en empresas, lo cierto es que no todo el mundo sabe utilizar Excel. Raimundo Ycaza, consultor de gestión de proyectos freelance, explicaba en un artículo publicado en su página web que la mejor forma de aprender a utilizar el programa es, valga la redundancia, usándolo: “Lo que se estudia y no se practica, pronto se olvida”.
Uno de los consejos que el experto ofrece es la concreción de objetivos. Si defines lo que quieres conseguir con la herramienta, es más fácil que aprendas a usarla. Como en este caso el objetivo es hacer un presupuesto, lo primero que debes hacer es buscar los elementos que se emplean en un presupuesto.
Si estás aprendiendo a utilizar la herramienta, desde Holded te aconsejamos que dupliques el documento del presupuesto para tener siempre una versión segura, ya que en ocasiones se cometen errores difíciles de deshacer para un inexperto. Sin embargo, es preciso que aprendas a comprobar el historial de versiones de un documento de Excel por si llegase el caso de tener que volver sobre tus propios pasos. Si trabajas sobre la versión de Excel de Google Drive, puedes revisar esto en archivo – historial de versiones – ver.
Con todo, lo ideal suele ser tener un software para generar tus facturas y presupuestos y que te facilite el trabajo y un Excel interno para gestionar y organizar correctamente todos los presupuestos que hayas generado, de tal manera que al final de cada jornada tengas muy bien delimitado el trabajo y el servicio que has ofrecido.
Preguntas frecuentes sobre presupuestos en Excel
¿Cómo se hace un presupuesto en Excel?
Para empezar necesitas acceso a Microsoft Office o, si no, también puedes optar por la versión de Google de Excel. Se llama Google Sheets, es gratuita y fácil de usar a través de Google Drive. Una vez creado el nuevo archivo, deberás designar una celda para cada uno de los siguientes valores: el título del presupuesto, productos/servicios, ingresos y gastos.
De esta forma, podrás comenzar a introducir tus ingresos y gastos en cada fila. Ahora, puedes empezar a sumar las cantidades, colocando el cursor donde deseas que se escriba la suma total y poniendo la fórmula correspondiente =SUM(“B1; B2; B3), por ejemplo.
¿Cómo se automatiza un presupuesto en Excel?
Excel puede automatizar algunas partes del proceso como los valores totales y las sumas, pero hay otras partes que deberás hacer de forma manual, sin importar que tanto conozcas el software. Por otro lado, existen programas de gestión como Holded que te permiten automatizar el proceso de creación y envío de presupuestos que no es posible de hacer con Holded.
¿Por qué presupuestar en Excel?
Excel es un programa que te permite crear bases de datos completas, ya que está diseñado para registrar y organizar grandes cantidades de información. La ventaja principal de Excel es que está mundialmente reconocido en todo tipo de industrias y profesiones. Por otro lado, sigue siendo un programa on premise, es decir, que requiere de instalación.
Si no tienes acceso a este ordenador, entonces no tendrás acceso a tus presupuestos. Esto se puede evitar con un programa en la nube como Holded al que puedes acceder desde cualquier dispositivo siempre y cuando tengas acceso a internet.
