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Empieza gratis hoyLa forma de llevar la administración de una empresa hoy día no tiene absolutamente nada que ver con lo que implicaba hace 20 años. La tecnología avanza tan rápidamente que a veces no nos da tiempo a asimilar unos cambios cuando ya han llegado otros.
La eficiencia en la gestión, el ahorro de tiempo y dinero y la optimización de los recursos suelen ser los objetivos perseguidos. Y la digitalización certificada es un elemento que forma parte de esa cadena.
En este artículo te explicaremos qué es exactamente, cuál es su importancia y beneficios, los pasos para llevarla a cabo correctamente o el tipo de software que se debe emplear. También daremos respuesta a las dudas que se presentan con más frecuencia.
Pero si antes prefieres conocer el contexto en el que nos vamos a mover, tal vez te interese este otro artículo sobre cómo digitalizar una empresa.
¿En qué consiste la digitalización certificada?
La digitalización certificada consiste en crear un documento digital o fichero electrónico que tiene los mismos efectos legales que el original en papel ante la Administración. Ahora bien, aquí ya no vale cualquier formato sino que es necesario que se adopten unos formatos concretos y se cumplan una serie de requisitos (extremos todos regulados por la normativa vigente).
Así, podemos definir la digitalización certificada como el proceso tecnológico por el que la imagen que contiene un documento en papel se convierte en un archivo digital codificado en los formatos y con el nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.
Se caracteriza, principalmente, porque incluye la firma electrónica que garantiza la autenticidad, integridad y veracidad del contenido.
¿Para qué sirve y cuál es su importancia?
La utilidad está clara: con la digitalización certificada se crean archivos electrónicos que tienen la misma validez legal que el soporte en papel, lo que permite la destrucción del mismo.
Supone, por tanto, un cambio de paradigma en lo que se refiere al manejo, archivo y forma de utilización de los documentos de la empresa. Y esto comporta una serie de beneficios que veremos a continuación.
¿Cuándo se utiliza la digitalización certificada?
La empresa puede digitalizar con certificado sus documentos siempre que así lo desee, ya que su validez será idéntica a la del soporte en papel.
El ámbito estrella en el que se utiliza esta herramienta es el de las facturas, pero también hay otros en los que va ganando terreno como puede ser el de la presentación de las Cuentas Anuales de las sociedades, por ejemplo.
Beneficios de la digitalización certificada
Dejar atrás el uso del papel, aunque sea solo en lo que a las facturas se refiere, por ejemplo, comporta una serie de beneficios que implican principalmente un ahorro de espacio, de tiempo y, por ende, de dinero.
Y es que en la práctica:
- El documento estará en la nube, por lo que cualquiera que disponga de una conexión a internet podrá acceder a él en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Ya no será necesario destinar un lugar físico al archivo, ni encargarse de mantenerlo al día, ni lidiar con los errores que se pueden cometer en cuanto al orden o guarda de los documentos.
- Las integraciones que permiten muchos de los programas que hay en el mercado facilitan el trasvase de archivos de unos a otros, cosa que no se puede hacer cuando se trabaja con un soporte físico.
Esta “movilidad” de la información permite la automatización de muchos procesos y reduce tanto el tiempo que emplean los trabajadores como la posibilidad de cometer errores.
De esta forma, trabajar con archivos digitales aumenta la productividad de los empleados y minimiza la comisión de errores.
Al final todo esto produce un efecto de ahorro económico, que es lo que más interesa a las empresas.
¿Cómo realizar el proceso de la digitalización certificada?
Para que la digitalización certificada de facturas produzca efectos frente a la Agencia Tributaria es necesario que se cumplan los siguientes requisitos:
Requisitos
1.- Que el proceso de digitalización se lleve a cabo por el propio obligado tributario o por una empresa prestadora de este tipo de servicios. En ambos casos, se ha de utilizar un software de digitalización homologado por la AEAT.
2.- Que se garantice la obtención de la imagen fiel e íntegra del documento en cuestión y que contenga la firma electrónica correspondiente, es decir, la del obligado tributario o la de la empresa prestadora del servicio.
3.- Que el procedimiento se organice en torno a una base de datos documental a la que se pueda acceder.
4.- Que por cada documento se conserve un registro de datos con los campos que exige la normativa y que coinciden con las menciones obligatorias en los Libros Registro de Facturas.
¿Qué software se puede utilizar para el proceso de digitalización certificada?
Es necesario y obligatorio que el software utilizado en el proceso haya sido homologado por la Agencia Tributaria, la cual establece las especificaciones técnicas a cumplir y el proceso necesario.
Además, en su web, hay una lista de programas que ya han obtenido la homologación, de forma que las empresas que trabajen con ellos tengan la certeza de que la certificación digitalizada a realizar desplegará todos sus efectos legales frente a Hacienda.
Pasos para realizar la digitalización certificada de documentos
En el día a día, la digitalización certificada es algo sencillo en el sentido de que requiere poca intervención humana. Y es que al llevarse a cabo con un programa específico prácticamente todo el proceso está automatizado.
Lo único que hay que hacer es escanear el documento según el sistema previsto en el software pero, a partir de ahí, él captura los datos en el formato necesario, le añade la firma electrónica y la almacena y archiva de la forma adecuada.
La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) es la puerta de entrada y es la que aplican las empresas que fabrican estos programas. Luego, cada uno tendrá sus propias instrucciones de uso pero, en general, solo es necesario pasar el documento por el lector e incluso hay muchas aplicaciones con las que una foto con el teléfono móvil es suficiente.
¿Qué obligaciones y responsabilidades se adquieren tras el proceso de digitalización?
Las obligaciones y responsabilidades fiscales de la empresa no se ven modificadas porque opte por la digitalización de sus facturas con un programa homologado en lugar de conservarlas en papel.
Se trata, simplemente, de disponer del archivo en un formato electrónico (“cualificado” podríamos decir) en lugar de físico, pero eso no afecta en nada a la hora de presentar declaraciones tributarias, llevar la contabilidad o cualquier otra obligación que marca la ley en este sentido.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia la digitalización certificada de la simple?
Digitalizar un documento es crearlo en un archivo digital a partir del papel en que se materializa. Así, se pasa a un formato electrónico en lugar de físico.
Pero para que el fichero en cuestión produzca los mismos efectos que el papel frente a Hacienda es necesario que cumpla una serie de requisitos y que, básicamente, son:
– Que se utilice un software de digitalización homologado por la AEAT y que el proceso se lleve a cabo por el obligado tributario o por una empresa que se dedique a prestar este tipo de servicios.
– Que contenga la firma electrónica correspondiente, la cual garantizará la imagen fiel e íntegra del documento en cuestión.
– Que se integre dentro de una base de datos a la que se pueda acceder.
– Que se cree un registro de datos con los campos obligatorios que exige la normativa.
Por tanto, podemos establecer que la diferencia entre la digitalización certificada de la simple viene dada en un doble sentido:
1.- Por los efectos que produce, ya que la primera genera un fichero que tiene los mismos efectos legales que el documento en papel pero la segunda no.
2.- Por el procedimiento que se emplea en cada uno de ellos, más complejo en la digitalización certificada.
¿Es legalmente válida la destrucción de documentos físicos tras su digitalización certificada?
Sí.
La digitalización certificada confiere al archivo creado la misma validez legal frente a la Agencia Tributaria que el documento físico, por tanto este se puede destruir sin problema.
¿Cómo se garantiza la seguridad de los documentos digitalizados?
Para que la digitalización certificada sea válida y despliegue todos sus efectos es necesario que se lleve a cabo por un software homologado. Esta homologación se realiza por el Departamento de Informática Tributaria de la AEAT a instancia de la entidad interesada en su obtención.
El proceso se inicia con una solicitud a la que hay que aportar una serie de datos e informes y, entre ellos, están los protocolos, normas y procedimientos de seguridad de la base de datos documental que contenga las imágenes digitalizadas de los documentos.
Por lo tanto, es la propia empresa creadora del programa la que responde de la seguridad de los documentos con base en unas pautas que ya han sido aprobadas por la AEAT.
¿Cuál es el coste estimado del proceso de digitalización certificada de documentos?
Es muy complicado establecer un precio más o menos habitual en este sentido porque las empresas que se dedican a este tipo de servicios trabajan mediante un presupuesto que varía en función de diferentes elementos, como pueden ser el volumen de documentos, la frecuencia del trabajo, si se incluye la recogida y destrucción o no, etc.
Y, por otro lado, muchos programas de gestión de gastos o de contabilidad ya están también homologados en este sentido, por lo que un simple escaneo con ellos es suficiente para llevar a cabo la digitalización certificada de toda la documentación de la empresa.
Tampoco se podría hablar aquí de precio estándar, porque en realidad hay tantas tarifas como softwares en el mercado.
Pero, en cualquier caso, sí es importante tener en cuenta que existen diferentes ayudas para la digitalización de pymes y autónomos y que lo mismo tu empresa se puede beneficiar de alguna de ellas.
