Todo lo que necesitas saber sobre la carta de despido

Puede que un despido sea un mal trago tanto para el trabajador como para la empresa… Pero, precisamente por eso, hay que procurar que vaya lo mejor posible. Es por ello que el despido es un proceso que tiene sus propias normas de funcionamiento: para que todo vaya según lo correcto y el mal trago sea lo menos traumático posible para ambas partes.

Una de las claves de ese proceso es, sin lugar a dudas, la carta de despido. Porque, obviamente, la ruptura de la relación laboral debería formalizarse cara a cara y con todas las explicaciones necesarias para que el trabajador entienda la decisión de la empresa. Pero, incluso así, es necesario que exista un documento en el que todo quede resumido.

No solo eso: la carta de despido está pensada para evitar futuros conflictos y problemas legales entre la empresa y el trabajador. Ese es el principal motivo por el que hay que prestarle atención. Y también el principal motivo por el que vamos a dedicar todo un artículo a este concepto. Para que quede totalmente claro.

¿Qué es una carta de despido?

Vayamos al grano: ¿qué es exactamente una carta de despido? Es un documento de índole oficial que la empresa entrega al empleado en el momento de su despido. En él deben aparecer los motivos que han conducido a la decisión de la compañía, además de la fecha efectiva del despido, el finiquito y un desglose de todas las cantidades monetarias que han de abonársele.

El artículo 53 del Estatuto de los Trabajadores establece que la carta de despido es la forma más justa y transparente de comunicar esta decisión unilateral por parte del empleador. Curiosamente, si este documento no está correctamente redactado, podría convertirse en una prueba definitiva para que el trabajador probara ante la ley un despido improcedente.

¿Qué partes debe contener?

Para evitar confusiones de todo tipo, es necesario que toda carta de despido incluya los siguientes seis puntos…

1. Intención de despido. No debe quedar espacio para la ambigüedad: el trabajador debe saber que se le está despidiendo, así que es mejor no andarse ni con rodeos ni con ambigüedades.
2. Causa de la rescisión. Da igual el tipo de despido ante el que nos encontremos: hay que especificar los motivos que han llevado a la compañía a tomar la decisión de prescindir del empleado en cuestión. Debe quedar claro si el despido está motivado por causas objetivas (es decir: totalmente demostrables) o disciplinarias (basándose en faltas graves).
3. Fecha efectiva del despido. Otro hecho del que el empleado no puede dudar: la carta de despido debe indicar cuál será el último día que deba trabajar. La empresa suele dar tiempo suficiente para que el empleado pueda cerrar sus tareas de forma natural, aunque no suele ser un período superior a 20 días. En ciertos casos, sin embargos, hay empresas que prefieren el “efecto inmediato” para evitar posibles conflictos con el trabajador despedido.
4. Datos del empleado y el empleador. La información de ambas partes debe quedar pertinentemente reflejada en la carta de despido. Normalmente, al principio de esta. También puede especificarse el tipo de contrato del despedido, su puesto concreto o su antigüedad (en el caso de que estos datos sean pertinentes por algún motivo u otro).
5. Indemnización. Una advertencia: la indemnización solo aplica en el caso del despido por causas procedentes. Por lo que, si nos encontramos ante un despido improcedente o uno disciplinario, el trabajador pierde el derecho a indemnización. En el caso de que sí tenga este derecho, es necesario indicar en la carta de despido la cantidad monetaria de la indemnización y ponerla a disposición del despedido en el mismo momento en el que se le hace entrega de este documento. Por cierto, si la compañía no puede asumir la indemnización porque la causa objetiva así lo atestigua, deberá dejar constancia de su intención de abonar la cantidad pertinente más adelante en el tiempo.
6. Lugar, fecha y firma de ambas partes. Si el despedido se negara a firmar la carta, igualmente deberían firmar dos personas que den fé de que esta ha sido correctamente entregada. Un último recurso al que nadie le gusta llegar es, en última instancia, el burofax.

Requisitos imprescindibles para un despido objetivo

¿Nos encontramos ante un despido por causas objetivas? En este caso, repetimos lo que ya hemos dicho varias veces en este artículo: no debe haber espacio para la ambigüedad ni las medias tintas. El motivo de la rescisión del contrato debe quedar estipulado y explicado. Sobre-explicado, si es necesario.

Será necesario aportar datos, documentación, información y pruebas para evitar que el despedido pueda alegar una improcedencia en la naturaleza de la decisión de la empresa. Lo mejor a este respecto es ponerse en la piel del trabajador, leer la carta y preguntarse: ¿he entendido al cien por cien los motivos que han llevado a mi despido?

Las principales causas objetivas de un despido son las siguientes…

• Ineptitud del trabajador. Al fin y al cabo, si un trabajador no es capaz de asumir el trabajo por el que se le ha contratado (sea esto culpa de la empresa por haber errado en el proceso de selección o del propio trabajador por falta de honestidad en las pruebas de selección), es inevitable rescindir su contrato. En este caso, es absolutamente necesario detallar cuáles han sido las funciones que no ha sido capaz de desarrollar.
• Falta de aclimatación a los avances técnicos. Muchas veces, para seguir desarrollando un trabajo, el empleado debe adaptarse a modificaciones técnicas. Hay trabajadores más permeables a estas modificaciones, y otros que lo son menos. Si un empleado es incapaz de realizar su trabajo porque el marco técnico en el que ha de desempeñarlo ha cambiado y es incapaz de adaptarse a él, habrá que especificarlo en la carta de despido.
• Causas económicas. ¿La principal causa del despido es que la empresa se encuentra en un mal momento económico y no puede seguir asumiendo su sueldo? Entonces, junto a la carta de despido, deberemos hacerle llegar al trabajador todos los datos e informes necesarios para demostrar esta mala situación económica.
• Motivos técnicos. Es ley de vida: hay muchos puestos de trabajo que quedan obsoletos por motivos técnicos, ya que los avances tecnológicos hacen que se estimen prescindibles ciertas figuras humanas dentro de una empresa. Si es así, en la carta debe quedar especificadas cuáles son las funciones ya innecesarias por parte del trabajador.
• Motivos organizativos. En otras ocasiones, un puesto de trabajo se convierte en prescindible ya no por culpa de un avance técnico, sino por una reestructuración de la organización del trabajo. Al revisar y reestructurar el work flow de una empresa, puede resultar que ciertos empleados resulten prescindibles. Si este es el caso que ha conducido al despido, es necesario notificar todos los cambios organizativos y probar por qué el puesto del despedido ya no es necesario.
• Causas productivas. La demanda del producto o servicio de una empresa es algo voluble y variable. Si resulta que esta demanda baja y, por lo tanto, la compañía debe reducir su producción, esto implicará también que necesitará menos trabajo por parte de sus empleados. En el caso de que esta reducción productiva incluso haga prescindible algún puesto, tendrá que ofrecer pruebas de ello en la carta de despido.
• Falta de asistencia al trabajo. Un exceso de ausencias en el puesto de trabajo es fácilmente demostrable si se ha llevado un correcto control de asistencia. Lo único que hay que hacer entonces, es adjuntar a la carta la prueba de estas faltas.

Ejemplo de carta de despido objetivo

Pongamos como ejemplo de carta de despido objetivo el siguiente (y escueto) texto:

“Como ya sabrás, nuestra empresa está pasando por un gran bache económico y llevamos varios meses teniendo pérdidas. Esto nos ha obligado a recortar gastos y, por lo tanto, nos vemos obligados a formalizar el despido de algunos de nuestros trabajadores.“

¿Por qué esta carta de despido es un ejemplo de lo que no hay que hacer nunca? Los motivos son numerosos: no queda claro que se está despidiendo al trabajador, no se aportan datos concretos que demuestren las pérdidas de la empresa, no se justifica la necesidad de realizar recortes… Sintetizando: a la carta la falta especificidad y, por lo tanto, podría ser usada para demostrar un despido improcedente.

Entonces, ¿cómo debería ser más bien una carta de despido que, en la misma situación, fuera impecablemente correcta? Aquí va un extracto del posible documento final…

“Como usted sabe, nuestra empresa es un medio de comunicación digital sustentado al cien por cien en la publicidad que pagan nuestros anunciantes. Hace un año que la cantidad de anunciantes y la inversión de cada uno de ellos en nuestro medio ha descendido de forma drástica.

Adjuntamos informes de ingresos por publicidad de los dos últimos años en los que puede percibirse este descenso. La falta de beneficios nos ha obligado a tomar la decisión de reducir la cantidad de contenidos que publicamos diariamente en nuestro medio y, por lo tanto, necesitamos menos redactores. Sentimos comunicarle que usted se encuentra entre los trabajadores de los que hemos decidido prescindir.“

¿No te parece que no solo hay mayor claridad en la exposición de los argumentos, sino que además se adjuntan pruebas documentales a la carta de despido?

Requisitos imprescindibles para un despido disciplinario

Un despido disciplinario es aquel que está justificado por alguna o algunas faltas graves del trabajador. Esto significa que, incluso más todavía que en el caso del despido ordinario, la carta correspondiente en este caso deberá indicar la infracción imputada según venga descrita en las dos fuentes oficiales para este caso: el artículo 54 del Estatuto de los trabajadores o la parte de las sanciones en el Convenio Colectivo.

No solo eso: este tipo de despido hay que llevarlo a cabo dentro del tiempo estipulado. No pueden pasar más de 60 días después de la falta grave cometida por el empleado. Y, a su vez, tampoco se puede sancionar si han pasado más de seis meses.

Ejemplo de carta de despido disciplinario

Igual que en el caso anterior, veamos un mal ejemplo de carta de despido disciplinario…

“En los últimos meses hemos recibido protestas por lenguaje inapropiado en su lugar de trabajo, y por eso procedemos a poner fin a nuestra relación laboral.“

¿Qué es lo incorrecto de este ejemplo? Una cosa fundamental: estas líneas son demasiado vagas a la hora de abordar el “lenguaje inapropiado” y las “protestas” consiguientes. Por lo que lo más correcto sería reformular lo dicho para que se acercara a algo más a lo que sigue…

“En los últimos meses hemos recibido protestas por lenguaje inapropiado en su lugar de trabajo. El día 13 de septiembre se refirió a su compañero Pedro García como “maricón” delante de otros compañeros (así lo atestiguan María Pérez y Manuel Moliné, ambos presentes en ese momento).

El día 15 de septiembre volvió a referirse a Pedro García como “marica” y su supervisora Sara Cortés estaba presente y puede atestiguarlo. En nuestra empresa tenemos una política de tolerancia cero hacia la homofobia, y por lo tanto hemos decidido proceder a su despido.“

Pasos para formalizar la carta de despido

Ya lo hemos dicho más arriba: la ley obliga a que, al comunicar a un trabajador que prescindimos de sus servicios, es obligatorio entregarle una carta de despido. El primer paso será, por lo tanto, la entrega del documento.

El segundo, obviamente, será que ambas partes firmen la carta. En el caso de que el empleado se negara a firmar el documento, deberá comunicársele que, para poder quedarse con una copia de la carta de despido (y así consultar los términos con su asesor correspondiente) deberá firmarla igualmente y añadir “firmada a efectos de recepción, no conforme con el contenido”.

Un tercer paso se añadirá en el caso de que el trabajador se niegue a firmar. En este punto, la empresa tiene dos opciones: cursar una diligencia testifical (dos testigos firman la carta y se incluye la negación del empleado) o enviar un burofax a la dirección del despedido (así queda constancia oficial del trámite).

Con este último paso, sin embargo, llegaríamos al final del recorrido de la carta de despido… Y también al final de la relación entre empleador y empleado. Pero repetimos: este momento es un mal trago para ambas partes. Así que lo mejor será saber cómo escribir este tipo de carta de la forma más correcta posible.