¿Necesitas anular una factura porque te has dado cuenta de que contenía un error después de enviarla? Tranquilo, aquí te explicamos cómo hacerlo.
Múltiples son los errores en una factura que pueden generar una necesidad acuciante de anularla… Pero, ojo, porque anular no es lo mismo que rectificar. Y en este artículo queremos explicarte no solo la diferencia entre ambos conceptos, sino también cómo llevarlos a cabo de la forma más correcta posible.
Partimos, eso sí, de la certeza de que vienes con los deberes hechos y ya tienes controlado un programa de facturación sencillo (o uno complejo también, todo dependerá de tu pericia en estos menesteres). Con esta parte clara, ya verás que todo será mucho más sencillo.
De hecho, con esa parte clar, ya podemos hacernos la gran pregunta: ¿cómo anular una factura emitida por error?
¿Cómo anular una factura?
Primera advertencia: nunca debes cancelar y eliminar una factura a las bravas. Para empezar, esto creará un vacío en tu numeración de facturación y, sobre todo, generará un entuerto legal que puede acabar por pasarte factura (nunca mejor dicho).
Lo mejor que puedes hacer si te encuentras en el entuerto de una anulación por error es, precisamente, recurrir a la factura rectificativa. También conocida como factura de abono, esta será una factura con una serie numérica diferente en la que, además de reflejar claramente el concepto “factura rectificativa” (a poder ser, en alguno de los espacios más visibles de tu documento), incluirás los datos correctos.
Esto viene a significar que, en el campo del concepto de tu nueva factura, será necesario indicar de forma sencilla y directa cuál es el número y fecha de la factura que vas a rectificar. Y, como añadido, también es necesario comentar el motivo de la modificación (por ejemplo: “rectificación por importe incorrecto”). Ah, por cierto, después de anular una factura y generar la nueva rectificación, deberás recordarle a tu cliente que conserve ambos documentos.
¿Sigues preguntándote cuál es la manera de rectificar el importe en tu factura (en el caso de que este haya sido el error que te ha conducido a la anulación)? Tranquilo, porque en este eventual tienes dos opciones bien claras:
- Indicar tan solo el importe corregido en la factura rectificativa. Si el error ha sido una suma incorrecta de impuestos, por ejemplo, en la nueva indicaremos tan solo la cantidad que sumamos o restamos al monto original. Es decir: “+35€” o “-80€”. Sin necesidad de hacer referencia al importe que estamos corrigiendo.
- Indicar directamente el importe correcto definitivo. En este caso, deberemos reflejar la operación corregida total. Es decir: “400 + 35 = 435€” o “200 – 80 = 130 €”. Puede parecer más complejo, pero también te cubre mucho más las espaldas y evita futuros malentedidos o errores.
Ahora bien, habrás advertido que, realmente, no hemos hablado en ningún caso de anular una factura, sino de rectificarla. Y es que la ley solo permite la anulación de facturas en casos muy concretos como pueden ser la devolución de un producto o la anulación de un servicio que ha sido cobrado con antelación pero nunca se ha llegado a formalizar.
Estos casos sí que hacen posible emitir una factura negativa. ¿Qué significa esto? Que no eliminarás la factura original, sino que emitirás una nueva con el mismo importe en negativo y, de hecho, deberás conservar ambos documentos. Obviamente.
¿Cómo anular una factura electrónica?
Vale, muy bien, todo lo que te explicamos en este artículo te parece maravilloso pero tu duda es la siguiente: si tus facturas son todas electrónicas, ¿cómo tienes que proceder a la hora de su anulación? ¿Existe alguna diferencia que debas tener en cuenta?
La respuesta es muy pero que muy sencilla: una factura electrónica opera legalmente de la misma forma que una factura en papel. Así que no tienes que preocuparte por nada más que de saber si puedes hacer una factura negativa o si, por el contrario, debes recurrir a la factura de abono.
Con todo esto claro, ¿a que vas a perder por completo el miedo a anular una factura?
