Los españoles que crecieron allá por los años 70 y 80 seguramente todavía se acordarán del famoso libro gordo de Petete, aquella enciclopedia enorme. Su dueño era a un pingüino anaranjado que protagonizaba un programa de televisión infantil educativo en el que nos explicaban cómo funcionaba el mundo. Bueno, pues el libro mayor viene a ser lo mismo, pero reducido al mundo de las operaciones financieras de la empresa.
En las próximas líneas vas a descubrir qué es el libro mayor de una empresa, para qué sirve y cómo utilizarlo, entre otras cosas. Así que vamos al lío.
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Empieza gratis hoy¿Qué es el libro mayor?
El libro mayor o libro mayor contable es el documento que registra, recopila y clasifica todas las operaciones económicas de una empresa. Cada transacción se recoge dentro de cada cuenta contable de forma cronológica y se representan en forma de “T”: el debe va en el lado izquierdo y el haber en el derecho.
Por lo tanto, el libro mayor es un registro contable que muestra la actividad económica de la empresa ordenando detalladamente los movimientos de cada cuenta por separado, incluyendo activos, pasivos, gastos e ingresos. Se trata de una herramienta esencial para gestionar la contabilidad de un negocio y para comprender su situación financiera en todo momento.
¿Cuál es su función?
El libro mayor es, por lo tanto, uno de los conceptos de contabilidad básicos y esenciales que todo empresario o emprendedor debe conocer. ¿Pero para qué sirve? La función principal del libro mayor es registrar todas las transacciones financieras para calcular el saldo que queda en cada cuenta después de cada operación. Además, el libro mayor cumple otras funciones secundarias derivadas de esta:
- Contiene los datos necesarios para crear informes financieros empresariales, como la cuenta de pérdidas y ganancias o el balance de situación.
- Es un registro ordenado y detallado de las operaciones económicas de una empresa.
- Funciona como herramienta de control interno.
- Facilita la conciliación.
- Mejora la transparencia, lo que aumenta la confianza de propietarios, gerentes y posibles inversores.
¿Qué ventajas y beneficios trae utilizar el libro mayor en tu empresa?
Como suele decirse, la información es poder. En concreto, las principales ventajas que aporta utilizar el libro mayor de una empresa son las siguientes:
- Tener las cuentas contables ordenadas.
- Contar con información actualizada para tomar decisiones relativas al negocio.
- Conocer los saldos de las cuentas.
- Llevar una clasificación de activos, pasivos y capital de la empresa.
- Disponer de un registro actualizado sobre ingresos y gastos.
- Simplificar la realización de informes y análisis financieros.
¿Cuál es la importancia del libro mayor?
La información que queda registrada en el libro mayor otorga a las empresas más control sobre los gastos e ingresos recogidos en el libro diario. Además, su análisis muestra cómo está funcionando la empresa en términos financieros, una información que resulta esencial para saber si un negocio es rentable o no.
En menos palabras, la importancia del libro mayor reside en que aporta una trazabilidad completa de las operaciones económicas de una empresa. Así podrás conocer el origen y desarrollo de cualquier transacción al mismo tiempo que se facilitan diversos trámites, como el análisis del negocio o las auditorías.
¿En qué se diferencian el libro mayor y libro diario?
En principio, el libro diario recoge la misma información que el libro mayor, y de ahí que puedan confundirse. Sin embargo, sus funciones son distintas.
Por un lado, el libro diario registra todas las operaciones económicas de una empresa en orden cronológico, pero sin ordenarlas en cuentas contables separadas. Por otro lado, el libro mayor clasifica las transacciones financieras de un negocio en cuentas específicas para realizar un análisis más minucioso.
Es decir, que la principal diferencia entre el libro mayor y el libro diario es que el libro mayor sirve para realizar un control más estricto y detallado de los gastos e ingresos de una empresa. Además, la llevanza del libro mayor es voluntaria, mientras que el libro diario sí que es obligatorio. Más allá de sus diferencias, ambos instrumentos son fundamentales para realizar las cuentas anuales del negocio.
¿Cómo hacer e implementar un libro mayor en una empresa?
Sí, llevar el libro mayor es muy útil para una empresa, eso ha quedado claro. ¿Pero cómo se hace? Lo cierto es que no hay una única manera de hacer un libro mayor, pero generalmente se parte del libro diario. Para ello, lo primero es definir las cuentas a incluir. Luego se coge la información que contiene el libro diario y se amplía clasificando las operaciones en las cuentas correspondientes del libro mayor.
Pero la realidad es un poquito más compleja que eso. Y es que hay que tener en cuenta formato, estructura y otros detalles que te contamos a continuación.
¿Cuál es la estructura, elementos y asientos del libro mayor?
Ya hemos indicado que en el libro mayor o libro mayor contable se apuntan todas las transacciones económicas de una empresa dentro de cada cuenta contable. Digamos que cada cuenta va en una página, que debe incluir los siguientes elementos:
- Número y nombre de cuenta. Estos números y los nombres no se ponen aleatoriamente, sino que han de seguir el orden establecido por el cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad, que organiza el conjunto de cuentas contables en grupos y subgrupos. Por ejemplo, el grupo 2 se refiere al activo no corriente, mientras que los anticipos de clientes van en el subgrupo 438.
- Fecha de la operación. Hay que registrar cada entrada con su fecha para guardar una relación cronológica de las operaciones.
- Referencia. Este apartado no siempre aparece, aunque puede servir para vincular un registro con otro documento (como una factura) o con su entrada en el libro diario.
- Débito y crédito. El debe (ingresos) y el haber (gastos) de cada operación económica.
- Saldo de la cuenta. Muestra el saldo neto que queda después de registrar la entrada.
¿Qué requisitos y fundamentos legales debe seguir el libro mayor?
Llevar el libro mayor no es obligatorio y, por lo tanto, no podemos hablar de requisitos legales como tal. No obstante, en términos de utilidad, el libro mayor debería reunir las siguientes características:
- Exactitud y veracidad. Todas las entradas deben ser precisas y reflejar fielmente las transacciones reales de la empresa.
- Registro de todas las transacciones. Debe registrar todas las operaciones financieras de la empresa, incluidos ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio neto.
- Cumplimiento normativo. Los registros deben cumplir las normas contables y fiscales del país en el que opera la empresa. Por ejemplo, en España deben adaptarse al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.
- Forma y contenido. Los registros se deben presentar de manera ordenada, cronológica y estructurada con anotaciones claras, completas y sin espacios en blanco o borrones.
- Soporte. De momento, son válidos el formato físico y el digital.
Pasos para hacer e implementar un libro mayor
En esencia, crear e implementar un libro mayor en una empresa requiere una planificación adecuada, conocimiento de las normativas contables aplicables y el uso de herramientas de registro financiero adecuadas. A partir de ahí, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Revisar las normas legales vigentes relativas al libro mayor.
- Elegir un método de contabilidad manual (libros físicos) o un software contable, aunque ya casi nadie lleva el libro mayor a mano.
- Diseñar un plan de cuentas contables adaptado a las necesidades de la empresa, clasificando las cuentas en categorías como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.
- Asignar un código a cada cuenta.
- Configurar el programa contable seleccionado.
- Registrar las operaciones financieras.
- Conectar el libro mayor con el libro diario, un paso que un software contable moderno puede hacer automáticamente.
- Establecer un flujo de trabajo para registrar las operaciones en el libro diario y transferir los movimientos al libro mayor periódicamente (a través de un sistema diario, semanal o mensual).
- Comprobar que cada asiento contable está respaldado por documentos (como facturas o contratos).
- Configurar plantillas para registrar automáticamente las transacciones comunes.
- De manera opcional, implementar integraciones con programas de facturación, bancos o gestión de inventarios para reducir errores.
- Revisar periódicamente los registros para verificar que los saldos de las cuentas del libro mayor coincidan con los extractos bancarios y otros registros.
Ejemplo de un libro mayor
Ejemplo de libro mayor de la empresa Acme, S.A. para el periodo de enero de 2025.
1. Cuenta 572: Bancos (Activo)
| Fecha | Concepto | Débito (€) | Crédito (€) | Saldo (€) |
| 01/01/2025 | Saldo inicial | 2.000,00 | 2.000,00 | |
| 05/01/2025 | Cobro de factura (cliente) | 1.000,00 | 3.000,00 | |
| 10/01/2025 | Pago de alquiler oficina | 800,00 | 2.200,00 | |
| 20/01/2025 | Compra de inventario | 500,00 | 1.700,00 |
2. Cuenta 430: Clientes (Activo)
| Fecha | Concepto | Débito (€) | Crédito (€) | Saldo (€) |
| 05/01/2025 | Emisión de factura de venta | 1.000,00 | 1.000.00 | |
| 10/01/2025 | Cobro de factura | 1.000,00 | 0,00 |
3. Cuenta 600: Compras (Gasto)
| Fecha | Concepto | Débito (€) | Crédito (€) | Saldo (€) |
| 20/01/2025 | Compra de inventario | 500,00 | 500,00 |
4. Cuenta 622: Alquileres (Gasto)
| Fecha | Concepto | Débito (€) | Crédito (€) | Saldo (€) |
| 10/01/2025 | Pago de alquiler oficina | 800,00 | 800,00 |
¿Cómo se puede optimizar la gestión contable de tu empresa usando herramientas online?
Aunque todos hemos visto esos libros gordísimos (dignos de Petete) en los que se registraban todas las operaciones financieras de la empresa, ese formato físico está en periodo de extinción. Las plantillas de Excel para llevar la contabilidad también van a desaparecer pronto debido a la prohibición del software de doble uso que permite dobles contabilidades. Por lo tanto, el futuro está en los programas informáticos en la nube.
El uso de herramientas online puede transformar la gestión contable de una empresa, otorgando una mayor eficacia, precisión y ahorro de tiempo. Es el caso de Holded, un software de gestión en la nube que tiene todo lo que necesitas para gestionar tu empresa. En este programa están disponibles todos los libros contables oficiales, incluyendo, por supuesto, el libro mayor. Pero también cuenta con funciones de facturación, contabilidad, equipo, inventario, CRM, tesorería… Si quieres gestionar cualquier aspecto de tu negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento, Holded es la solución.
En resumen
Aunque llevar un libro mayor no es obligatorio para la empresa, este registro aporta información económica muy valiosa y facilita enormemente la toma de decisiones financieras. Obviamente, mantener el libro mayor actualizado y sin errores requiere un trabajo importante, pero la tarea se reduce drásticamente utilizando un programa de gestión y contabilidad como Holded. Este software es capaz de automatizar hasta el 95% de tu contabilidad. Imagínate todo lo que podrás hacer con el tiempo (y el esfuerzo) que ahorras.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar un libro mayor en una empresa?
No es obligatorio llevar un libro mayor en la mayoría de los países, incluyendo España, donde este registro tiene carácter voluntario. Ojo, porque mantener actualizado el libro diario sí que es obligatorio, según lo dispuesto en el Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio.
¿Qué otros libros son necesarios en la gestión contable de las empresas?
En España, las empresas están obligadas a llevar una serie de libros contables en cumplimiento con el Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad (PGC) y las normativas fiscales establecidas por la Agencia Tributaria (AEAT). En concreto, las leyes mercantiles exigen la llevanza del libro diario y del libro de inventarios y cuentas anuales.
