¿Qué necesitas para cumplir con el reglamento Verifactu?

Con la entrada en vigor de Verifactu, las facturas electrónicas adquieren un papel protagonista, y su incorrecto envío o gestión puede derivar en sanciones significativas. ¿Sabes si tu negocio está realmente preparado?

Desde los requisitos técnicos hasta los plazos de adaptación, son muchos los detalles que exigen atención inmediata. En este artículo, te guiaremos paso a paso para que identifiques qué necesitas ajustar y cómo implementar los cambios con éxito, garantizando que te adaptas a la nueva normativa sin sobresaltos.

¿Qué es el Reglamento Verifactu?

El reglamento Verifactu es una normativa destinada a regular la emisión de facturas electrónicas, garantizando la autenticidad, integridad y verificación de las operaciones comerciales. Este reglamento busca optimizar los procesos de facturación mediante sistemas tecnológicos seguros, alineados con las exigencias legales y fiscales.

Se trata de una de las principales novedades que introdujo la ley antifraude, que obliga a los sistemas de facturación electrónica a ser inalterables (es decir, a impedir que se puedan borrar o modificar sus registros) y, tras diversos retrasos, entró en vigor en julio de 2025 y se irá implantando de forma progresiva hasta julio de 2027 (Hacienda recientemente retrasó su implementación hasta 2027).

¿Cuáles son los objetivos de Verifactu?

La normativa Verifactu se engloba dentro de las iniciativas propuestas por la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, aprobada para luchar contra la corrupción y el fraude fiscal y cuyos principales objetivos son:

• Reforzar la trazabilidad fiscal de las transacciones comerciales y las facturas correspondientes, en línea con el esfuerzo para reducir el fraude y la evasión fiscal.
• Establecer la obligatoriedad de la facturación electrónica para agilizar procesos y minimizar errores manuales.
• Unificar formatos y sistemas de validación para que todas las empresas, especialmente pymes y autónomos, puedan cumplir sin barreras técnicas.
• Facilitar el cumplimiento normativo y evitar multas por incumplimiento en plazos, formatos o autenticidad de las facturas.
• Impulsar la digitalización obligatoria en línea con las directivas europeas y las nuevas exigencias fiscales.
• Facilitar el control fiscal, permitiendo el acceso de la AEAT a los registros de facturación de forma automática.
• Endurecer los requisitos contables de emisión y conservación de facturas para facilitar la verificación de la información. Te interesa: Mejores programas de facturación que cumplen con Verifactu

¿A quién afecta su implementación?

Verifactu afecta a todas las personas físicas y jurídicas que emiten o reciben facturas en el ámbito comercial. En particular: pequeñas y medianas empresas (pymes), autónomos, grandes corporaciones y entidades gubernamentales que gestionan compras o contratos.

Hay que recordar que según datos del Ministerio del Interior, en España, las pymes suponen el 99,8%, por lo que estos cambios afectarán a un gran número de negocios. Es importante destacar que para la remisión de información a la Administración tributaria, se requiere una conexión a Internet.

Quedan exentos de cumplir con el reglamento Verifactu, por ahora:

• Los territorios forales, que tienen sus propios sistemas de facturación, en muchos casos similares a Verifactu, como TicketBAI en el País Vasco.
• Las empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información).
• Quienes no estén obligados a emitir facturas por sus operaciones, como los autónomos por módulos o en recargo de equivalencia, un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas.

Pero a quien más le va a afectar será a las empresas de facturación electrónica, como Holded, porque tienen nuevas obligaciones a la hora de cumplir con la AEAT.

Plazos de implementación

La entrada en vigor de Verifactu ha sufrido distintas demoras, motivadas por el retraso del desarrollo reglamentario que define cómo y cuándo se va a aplicar esta norma. A día de hoy, las fechas son las que te contamos a continuación:

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (empresas, sociedades anónimas, sociedades limitadas y otras formas jurídicas que deben cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al Impuesto sobre Sociedades) tienen como plazo para adaptar sus programas de facturación hasta el 1 de enero de 2027.
• El resto de los obligados tributarios (autónomos, pymes y otras entidades que, aunque deben cumplir con obligaciones de facturación, no están sujetas al Impuesto sobre Sociedades) disponen de un plazo límite hasta el 1 de julio de 2027.

Para los programas electrónicos de facturación, como es el caso de Holded, que son quienes realmente deben cumplir con las especificaciones marcadas por Verifactu, la normativa entró en vigor en julio de 2025.

¿Cómo cumplir con el Reglamento Verifactu?

Para cumplir con el Reglamento Verifactu has de asegurarte de tener un software de facturación electrónica. Así te asegurarás de cumplir los requisitos legales.

¿Qué requisitos legales se deben cumplir?

Existen una serie de requisitos legales que se deben cumplir a partir de la fecha límite de implantación.

• Registro de actividades comerciales: Asegurarse de que las operaciones están registradas y verificables.
• Emisión de facturas electrónicas: Utilizar sistemas compatibles y certificados.
• Conservación de registros: Guardar las facturas durante el tiempo estipulado por la normativa fiscal.

¿Qué sistemas de facturación se pueden utilizar para adherirse al Reglamento Verifactu?

Para cumplir con el reglamento Verifactu tan solo debes asegurarte de utilizar un software de facturación electrónica homologado por la AEAT, que esté alineado con las especificaciones del Real Decreto 1007/2023 y formar a tu equipo para utilizarlo de forma correcta.

Verifactu no te obliga a utilizar su sistema concreto, sino que puedes elegir entre distintas opciones:

• Softwares de facturación certificados por la autoridad fiscal, como Holded, que además de permitirte cumplir con todos los requerimientos de la normativa, ya es colaborador social de la AEAT.
• Otro tipo de plataformas en la nube, siempre y cuando cuenten con verificación integrada.
• Sistemas de facturación empresarial ERP compatibles con la normativa Verifactu.

¿Qué requisitos técnicos deben cumplir dichos sistemas para cumplir con este reglamento?

Los desarrolladores de programas de facturación electrónica deberán hacer una declaración responsable que implica que el software reúne todas las características que demanda la AEAT:

• Inalterabilidad y trazabilidad de las facturas, es decir, capacidad para asegurar que las facturas que se envían no se pueden modificar a posteriori y que es posible seguir su trayectoria.
• Esto se consigue mediante la generación inmediata de un registro de facturación por cada factura emitida.
• Envío de la información a la AEAT de manera automática.
• Encadenamiento de facturas mediante la huella digital: cada hash se calcula utilizando parte de la información del registro anterior, lo que dificulta la manipulación.
• Posibilidad de generar un registro de anulación en caso de que haya que eliminar una factura errónea.
• Integración de una herramienta criptográfica para añadir un código QR con información clave sobre la factura (como el NIF, el número de factura o la fecha), que permite realizar una verificación rápida.
• Registro de eventos automático, incluyendo entrada y salida de usuarios, posibles actualizaciones, errores, etc., que permite auditar y asegurar la trazabilidad.****
• Envío voluntario a la AEAT: el reglamento Verifactu obliga a los sistemas informáticos, pero no a los contribuyentes, que podrán elegir (de momento) si quieren enviar o no las facturas de forma automática a la AEAT.

¿Qué ventajas tiene la adopción de Verifactu?

Más allá del cumplimiento de la normativa, llevar la facturación con el sistema Verifactu tendrá sus ventajas: la Agencia Tributaria llevará directamente tu registro de IVA, es decir, tus facturas emitidas, que es en lo que se basa tu contabilidad. Esto facilitará la presentación de tus declaraciones fiscales.

Aunque el envío automático a Hacienda de las facturas es opcional y cada empresa podrá decidir si sus facturas electrónicas son Verifactu o no Verifactu, la AEAT recomienda su uso por 5 grandes motivos:

• Reducción de errores, minimizando la necesidad de correcciones posteriores y requerimientos.
• Automatización y ahorro de tiempo, gracias al envío de facturas a Hacienda en tiempo real y el autorelleno de liquidaciones y libros contables.
• Mayor seguridad y transparencia, por el código QR que incorporan todas las facturas, que permite comprobar su autenticidad, garantizar su inalterabilidad y proyectar una imagen más profesional.
• Reducción de costes por almacenamiento de datos, que estarán siempre disponibles en la nube.
• Reducción de inspecciones exhaustivas y del riesgo de sanciones por incumplimiento de la ley.

Sanciones por incumplimiento

No respetar esta normativa conlleva penalizaciones importantes, tanto para quienes utilizan los sistemas como para los responsables de su desarrollo y distribución. Las dos multas más importantes corresponden a:

• Desarrolladores y fabricantes de software que comercialicen programas que no cumplen con la ley, que podrán ser castigados con hasta 150.000 euros por año y cliente. ****
• Contribuyentes que utilicen software que no cumpla con los requisitos técnicos, con hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.

Además, las facturas que no contengan el código QR pueden ser sancionadas con una multa del 1% de su importe y existirán multas por emitir facturas con datos incorrectos. Además de las multas económicas, estas infracciones pueden conllevar la pérdida de beneficios fiscales, distintos tipos de bloqueos administrativos y causar responsabilidades legales de distinta índole.

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