Reglamento Verifactu: qué es y qué necesitas saber para cumplirlo

Con la llegada de 2025 comienza la cuenta atrás para la implantación obligatoria del sistema Verifactu. A partir del 1 de julio de 2025 entra en vigor Verifactu para los programas de facturación, que es un sistema de emisión de facturas verificables impulsado por la Agencia Tributaria. Busca que las facturas que emiten empresas y autónomos sean confiables y difíciles de manipular para así evitar el fraude fiscal. Vamos con los detalles.

El Reglamento Verifactu es un marco normativo crucial para la lucha contra el fraude fiscal y la digitalización de las empresas.

¿Qué es el Reglamento Verifactu?

El Reglamento Verifactu es una normativa destinada a regular la emisión de facturas electrónicas, garantizando la autenticidad, integridad y verificación de las operaciones comerciales. Este reglamento busca optimizar los procesos de facturación mediante sistemas tecnológicos seguros, alineados con las exigencias legales y fiscales. Se trata de una de las principales novedades que introdujo la ley antifraude.

A partir de julio de 2025 la facturación electrónica será obligatoria. Los requisitos legales indican que empresas y autónomos deberán emitir sus facturas mediante un software antifraude. Aun así, la ley ofrece dos modalidades de cumplimiento a escoger por el contribuyente: el modo Verifactu y No-Verifactu. Si se elige el sistema Verifactu, el envío de la facturación se realizará en tiempo real a Hacienda y será bastante similar al actual funcionamiento de TicketBAI en el País Vasco.

Orígenes y antecedentes

El Reglamento Verifactu tiene sus raíces en la modificación del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Esta modificación introduce una nueva obligación tributaria formal para los productores, comercializadores y usuarios de sistemas y programas informáticos o electrónicos. El objetivo principal es prevenir el fraude fiscal y asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

El desarrollo del Reglamento Verifactu se formaliza en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Este decreto aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido para los sistemas informáticos de facturación están diseñadas para prevenir el fraude fiscal y garantizar la seguridad y la integridad de los registros de facturación.

¿Cuáles son sus características?

El Reglamento Verifactu se caracteriza por:

• Autenticidad y verificación: Cada factura debe ser única y validada por un sistema centralizado. Así evita la proliferación de facturas falsas o duplicadas, evitando así el fraude fiscal. 
• Formato electrónico obligatorio: Solo se admiten facturas digitales en formatos compatibles. Esta característica potencia la digitalización de las empresas. 
• Cumplimiento fiscal: Incluye requisitos específicos para garantizar la trazabilidad de las operaciones. Esta característica protege principalmente las finanzas públicas, pero además beneficia a empresas y autónomos al moverse en un sistema más sólido y confiable.

Un sistema informático de facturación es crucial para cumplir con las regulaciones fiscales, proporcionando transparencia y cumplimiento en los procesos de facturación.

¿A quién afecta dicho reglamento?

Este reglamento afecta a todas las personas físicas y jurídicas que emiten o reciben facturas en el ámbito comercial. En particular: pequeñas y medianas empresas (pymes), autónomos, grandes corporaciones y entidades gubernamentales que gestionan compras o contratos. Hay que recordar que según datos del Ministerio del Interior, en España, las pymes suponen el 99,8% por lo que estos cambios afectarán a un gran número de negocios. Es importante destacar que para la remisión de información a la Administración tributaria, se requiere una conexión a Internet.

Las únicas excepciones son: los territorios forales, que tienen sus propios sistemas de facturación, las empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información) y quienes no estén obligados a emitir facturas por sus operaciones, como los autónomos en módulos o en recargo de equivalencia, un régimen especial de IVA para comerciantes minoristas.

Pero a quien más le va a afectar será a empresas de facturación electrónica como Holded porque tienen nuevas obligaciones a la hora de cumplir con la AEAT.

Novedades del Reglamento Verifactu en 2025

Verifactu introduce varios cambios relevantes que afectarán principalmente a los software de facturación pero también a las empresas: 

• Ampliación del catálogo de sistemas homologados: Nuevas plataformas tecnológicas serán certificadas para su uso. Los programas de facturación están obligados a tener implementados el sistema. 
• Refuerzo de la seguridad: Implementación de criptografía avanzada para proteger datos.
• Factura electrónica para todos: A partir del 1 de julio será obligatorio que todas las empresas tengan factura electrónica. La contabilidad en Word o Excel dejará de ser válida. El software que uses debe guardar y verificar obligatoriamente las facturas, pero los dueños del negocio podrán elegir si quieren que se emitan automáticamente a Hacienda, de tal manera que la Agencia Tributaria tiene al día el registro del IVA de la empresa. 
• Interoperabilidad mejorada: Facilita el intercambio de facturas entre sistemas distintos.

Además, el Reglamento Verifactu establece plazos críticos para la adaptación de los sistemas informáticos, asegurando que las empresas cumplan con las especificaciones legales dentro del marco normativo.

¿Cómo cumplir con el Reglamento Verifactu?

Para cumplir con el Reglamento Verifactu has de asegurarte de tener un software de facturación electrónica. Así te asegurarás de cumplir los requisitos legales.

¿Qué requisitos legales se deben cumplir?

Existen una serie de requisitos legales que se deben cumplir a partir de la fecha límite de implantación.

1. Registro de actividades comerciales: Asegurarse de que las operaciones están registradas y verificables.
2. Emisión de facturas electrónicas: Utilizar sistemas compatibles y certificados.
3. Conservación de registros: Guardar las facturas durante el tiempo estipulado por la normativa fiscal.

¿Qué sistemas de facturación se pueden utilizar para adherirse al Reglamento Verifactu?

Es posible utilizar:

• Software certificados por la autoridad fiscal.
• Plataformas en la nube con verificación integrada.
• Sistemas de facturación empresarial (ERP) compatibles.

¿Qué características deben adoptar dichos sistemas para cumplir con este reglamento?

Los desarrolladores deberán hacer una declaración responsable que implica que el software una serie de características que permiten la conservación: 

• Inalterabilidad y trazabilidad de las facturas.
• Generación inmediata de un registro por cada factura emitida
• Envío de la información a la AEAT de manera automática. 
• Encadenamiento de facturas para facilitar la verificación.
• Posibilidad de generar un registro de anulación en caso de factura errónea. 
• Integración de una herramienta criptográfica para añadir una huella o hash a las facturas y la firma electrónica. 

Identificación y registro de eventos de facturación

Los sistemas informáticos de facturación deben ser capaces de registrar todos los eventos e interacciones que ocurren durante su uso. Este registro debe incluir detalles como la fecha y hora del evento, el identificador del evento, el identificador del sistema informático que generó el evento, el identificador del usuario y una descripción del evento. Este nivel de detalle asegura que cada acción sea rastreable y verificable.

Además, es crucial que los sistemas generen automáticamente un registro de facturación de alta simultáneamente o inmediatamente antes de la expedición de cada factura. Este registro debe contener información como la fecha y hora de expedición de la factura, el número de factura, la fecha y hora de creación del registro de facturación de alta, el identificador del registro, el identificador del sistema informático y el identificador del cliente o proveedor. Este proceso garantiza que cada factura esté debidamente documentada y sea fácilmente accesible para auditorías y verificaciones.

Plazos y obligatoriedad

El Reglamento Verifactu será aplicable en toda España, con excepción de los territorios de régimen fiscal foral. Los empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación deben adaptarse a la normativa antes del 1 de julio de 2025. Por su parte, los productores y comercializadores de sistemas informáticos tienen un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial para ofrecer productos adaptados a la norma.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) también tiene un papel crucial en este proceso. Debe tener disponible el servicio para la recepción de registros de facturación remitidos por los sistemas de emisión de facturas verificables en un plazo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial. Este servicio permitirá una mayor transparencia y control sobre las transacciones comerciales.

Soluciones para empresas y desarrolladores de software

Para adaptarse a la nueva reglamentación, las empresas y desarrolladores de software pueden aprovechar el kit digital del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. Este kit puede financiar las modificaciones necesarias en los programas informáticos para cumplir con los requisitos del Reglamento Verifactu.

Además, es recomendable que las empresas y desarrolladores utilicen soluciones de facturación electrónica que ya cumplan con los requisitos del reglamento, como la emisión de facturas verificables y la generación de registros de facturación de alta. Adaptarse a la norma lo antes posible es crucial para evitar problemas o sanciones. Consultar con expertos en la materia y utilizar soluciones de facturación electrónica conformes a la normativa puede facilitar este proceso y asegurar el cumplimiento de los requisitos legales.

¿Cuáles son las ventajas y beneficios de seguir este reglamento?

Según explica Hacienda en una nota informativa, llevar la facturación con el sistema Verifactu tendrá sus ventajas. 

La Agencia Tributaria llevará directamente tu registro de IVA. Es decir, tus libros de ingresos y gastos, que es en lo que se basa tu contabilidad de autónomo. Esto facilitará la presentación de tus declaraciones fiscales. 

Aunque el envío automático a Hacienda de las facturas es opcional y cada empresa podrá decidir si sus facturas electrónicas son Verifactu o no Verifactu, la AEAT recomienda su uso por los siguientes motivos: 

• Mejora en la gestión administrativa: Los procesos son más eficientes y menos propensos a errores.
• Reducción del fraude fiscal: Al garantizar la verificación de cada operación.
• Facilidad en auditorías: La información organizada reduce el tiempo de revisión.
• Ahorro de tiempo y recursos: Automatización de tareas repetitivas.

Sanciones por incumplimiento

No respetar esta normativa conlleva penalizaciones importantes, tanto para quienes utilizan los sistemas como para los responsables de su desarrollo y distribución:

• Multas para las personas usuarias: Empresas y profesionales independientes que no empleen un software certificado podrían enfrentarse a sanciones de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal. Estas penalizaciones tienen como objetivo prevenir el uso de herramientas no autorizadas y combatir el fraude.
• Sanciones a desarrolladores de software: Los proveedores que no cumplan con los estándares establecidos podrían ser multados con hasta 150.000 euros al año. Esto refuerza la obligación de garantizar que las soluciones ofrecidas sean conformes a la ley.
• Falta de certificación en los programas: La comercialización o distribución de software sin los certificados correspondientes podría dar lugar a penalizaciones de hasta 1.000 euros por licencia.

En resumen

El Reglamento Verifactu establece un marco obligatorio para la emisión de facturas electrónicas con el objetivo de garantizar transparencia, seguridad y eficiencia en las transacciones comerciales. En definitiva, habrá un sistema de control férreo sobre los ingresos y los pagos. Su cumplimiento requiere adoptar sistemas tecnológicos certificados y ajustarse a los requisitos legales vigentes.

En resumen, para cumplir la normativa solo necesitas un software de facturación como Holded, que es el que se encargará de todo el trámite. 

Preguntas frecuentes

¿Es posible estar exento de cumplir con este reglamento?

Sí. Además de los ya mencionados territorios forales y las SII, algunas microempresas o actividades económicas específicas pueden quedar temporalmente exentas según el plan de implementación progresiva. Sin embargo, estas exenciones son limitadas.

¿Existe una diferencia entre Verifactu y la factura electrónica?

Sí. La factura electrónica es el formato digital de una factura, mientras que Verifactu regula el proceso de emisión y verificación de dichas facturas, asegurándose de que cumplan con los estándares legales y de seguridad.

Aunque suelen confundirse, Verifactu y la normativa sobre factura electrónica son reglamentos distintos con objetivos diferentes.

• Verifactu regula los estándares técnicos que deben cumplir los programas de facturación. Abarca todas las operaciones realizadas por profesionales independientes y empresas, ya sean entre negocios o con consumidores finales (B2B y B2C). Su principal finalidad, en línea con la legislación antifraude, es prevenir el fraude fiscal y garantizar la transparencia en las transacciones.
• La normativa de factura electrónica establece la obligatoriedad de este formato para las transacciones comerciales entre empresas y profesionales independientes (B2B). Su objetivo, según la ley “Crea y Crece”, es combatir la morosidad, asegurando que las facturas sean abonadas dentro del plazo máximo legal de 60 días. Con todo, la facturación electrónica no es nueva en España. La Ley 25/2013 ya exigía que las compañías que dan servicios a la Administración Pública contaran con estos sistemas.