La contabilización de un préstamo es un proceso fundamental para cualquier empresa que adquiera financiación. Este proceso consiste en registrar con precisión en los libros contables todos los movimientos relacionados con el préstamo. Se debe incluir cualquier transacción desde la adquisición hasta la amortización del mismo.
Por el contrato de préstamo una parte entrega a la otra una cantidad de dinero que tendrá que ser devuelto, junto con los intereses devengados, en la forma y fechas pactadas.
Se trata de una de las vías de financiación más utilizadas, hasta el punto de que sería bastante difícil encontrar un negocio que no haya tenido, tenga o vaya a tener en el futuro un préstamo. La importancia de saber cómo se calcula y, principalmente, cómo se contabiliza correctamente está clara y en este artículo te lo explicamos de una forma sencilla y con ejemplos.
¿Cómo se presentan los préstamos en el plan contable empresarial?
La contabilización de un préstamo dependerá de su naturaleza y de las condiciones pactadas con la entidad financiera.
Como hemos visto al definir el préstamo, en él intervienen dos partes:
- El prestamista, que es quien entrega el dinero.
- El prestatario, que es quien lo recibe y se obliga a devolverlo.
Hay que tener en cuenta que al obtener financiación, la empresa aumenta su pasivo (deuda) y también su activo (liquidez). Por ello, debe quedar reflejado en el debe y el haber, y afectará a su ratio de endeudamiento.
Se debe realizar un asiento contable con la obtención del préstamo. Además, también se deben incluir los pagos de intereses, la amortización del préstamo, así como las comisiones y todos los demás gastos asociados.
Tipos de cuentas a utilizar al contabilizar préstamos
Como es lógico, el proceso contable es diferente en cada caso y las cuentas a utilizar son distintas. En concreto, en el plan de contabilidad encontramos tres tipos de cuentas que representan tres tipos de operaciones:
- Las relativas a los préstamos que la empresa concede a terceros, que son cuentas de activo y en su nomenclatura figura el término “crédito”.
Por ejemplo: 252 Créditos a largo plazo, 544 Créditos a corto plazo al personal, etc.
- Las relativas a los préstamos que la empresa recibe de cualquier tercero que no sea una entidad de crédito. Al reflejar una deuda son cuentas de pasivo y en su nomenclatura figura el término “deudas”.
Por ejemplo: 171 Deudas a largo plazo, 521 Deudas a corto plazo, etc.
- Las relativas a los préstamos que la empresa recibe de una entidad de crédito. También son cuentas de pasivo y en su nomenclatura aparecen los términos “deudas” y “entidades de crédito”.
Por ejemplo: 170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito, 520 Deudas a corto plazo con entidades de crédito, etc.
En todos los casos se distingue entre corto plazo (vencimiento inferior a un año) y largo plazo (vencimiento superior a un año).
En este artículo vamos a explicar cómo contabilizar un préstamo recibido por la empresa y que supone una deuda para ella (en ningún caso nos referiremos a un préstamo participativo).
¿Qué factores hay que tener en cuenta para contabilizar un préstamo?
Hay una serie de aspectos a tener en cuenta al contabilizar un préstamo, para evitar imprecisiones sobre la situación financiera de la empresa.
- Naturaleza del préstamo: si es a corto o largo plazo, si es fijo o variable, en qué divisa, etc.
- Condiciones, como tipo de interés, comisiones o posibles subvenciones
- Normativa contable aplicable
Estos son algunos puntos a considerar para contabilizar el préstamo de forma correcta.
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Empieza gratis hoy¿Cómo es el tratamiento contable de los intereses y comisiones?
Intereses
Los intereses de los préstamos se contabilizan como gasto del ejercicio cuando se devengan, independientemente del momento en que se paguen.
Por eso existen dos tipos de cuentas contables diferentes:
1.- Por un lado está la que refleja el gasto que debe quedar reflejado en la cuenta de resultados del ejercicio como consecuencia del devengo de los intereses:
662 Intereses de deudas
Se anotará en el debe del asiento por el importe devengado.
2.- Por otro lado tenemos las que reflejan la deuda generada por lo intereses pendientes de pago y donde se distingue:
- Los que se pagarán en un plazo inferior a un año:
527 Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito
528 Intereses a corto plazo de deudas
Se abonarán al devengo de los intereses (contra la 662, que aparecerá cargada) y se cargarán al contabilizar el pago.
- Los que se pagarán en un plazo superior a un año:
Para este caso no existen cuentas específicas por lo que se contabilizarán como una deuda más según la naturaleza del préstamo:
170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito
171 Deudas a largo plazo
Su movimiento es análogo al señalado en el punto anterior.
En los ejemplos que tienes más adelante verás como se hacen este tipo de asientos en la práctica.
Comisiones
Cuando el prestamista es una entidad de crédito, el contrato de préstamo conlleva el pago de una comisión de apertura y, a veces, genera cierta duda su contabilización en la línea de ¿se debe contabilizar como una comisión bancaria más o se trata de un gasto financiero?
La segunda opción es la correcta:
La comisión de apertura de un préstamo se contabiliza en la cuenta 669 Otros gastos financieros, porque se trata de un gasto inherente a la obtención de financiación.
Como cualquier otra cuenta de gasto, su lugar en el asiento es el debe.
Cómo contabilizar un préstamo a corto plazo
Nos referimos a los préstamos que recibe la empresa de un tercero que no es una entidad financiera y que se compromete a devolver en un plazo inferior a un año.
Cuentas contables a utilizar
La cuenta que refleja la cantidad de la empresa tiene que devolver en concepto de préstamo no bancario es la
521 Deudas a corto plazo
Se trata de una cuenta de pasivo, por lo que:
- Se abonará (se anotará en el haber del asiento) por el importe recibido.
- Se cargará (se anotará en el debe del asiento) al registrarse el pago.
Ejemplo
Uno de sus proveedores presta a la empresa 5.000 euros para que se los devuelva dentro de 6 meses junto con 200 euros de intereses.
Los asientos a realizar son:
Por la recepción del dinero:
| 5.000 | (572) | Bancos | a | (521) | Deudas a corto plazo | 5.000 |
Por la devolución:
| 5.000 | (521) | Deudas a corto plazo | ||||
| 200 | (662) | Intereses de deudas | a | (572) | Bancos | 5.200 |
Cómo contabilizar un préstamo a largo plazo
Nos referimos a los préstamos que recibe la empresa de un tercero que no es una entidad financiera y que se compromete a devolver en un plazo superior a un año.
En estos casos entra en juego lo que se llama la “reclasificación de deudas”, que es una de las operaciones de cierre del ejercicio y consiste en hacer los asientos necesarios para que aquellas deudas contraídas a largo plazo que a fin de año tienen un vencimiento inferior a un año figuren en la contabilidad como tal.
Lo verás más claro con el siguiente ejemplo:
El 1 de julio del año 1 la empresa recibe un préstamo de 10.000 euros que tendrá que devolver el 1 de julio del año 3.
Se trata de una deuda a largo plazo, lógicamente, pero a 31 de diciembre del año 2 ya tendrá un vencimiento a corto plazo porque quedarán 6 meses para que tenga que devolver su importe.
Por tanto, al cierre del año 2 habrá que hacer un asiento contable en el que el préstamo quede reflejado en la cuenta 521 Deudas a corto plazo.
Cuentas contables a utilizar
La cuenta contable que refleja el préstamo que la empresa recibe y que tiene que devolver en un plazo superior a un año es la
171 Deudas a largo plazo
Su funcionamiento es el siguiente:
- Se abonará a la recepción del dinero
- Se cargará tanto a la devolución del mismo como cuando el vencimiento pase a ser a corto plazo.
Ejemplo
El 30 de junio del año 1 la empresa recibe de otra entidad del sector un préstamo de 50.000 euros que tendrá que devolver al cabo de dos años. Los intereses totales se pagarán junto con el principal y se calcularán a razón del 4% anual.
Los asientos a realizar son:
Por la recepción del dinero:
| 50.000 | (572) | Bancos | a | (171) | Deudas a largo plazo | 50.000 |
Por el devengo de intereses al cierre del año 1 (solo 6 meses):
| 1.000 | (662) | Intereses de deudas | a | (171) | Deudas a largo plazo | 1.000 |
Por el devengo de intereses al cierre del año 2:
| 2.000 | (662) | Intereses de deudas | a | (528) | Intereses a corto plazo de deudas | 2.000 |
Por la reclasificación de la deuda al cierre del año 2 (en este momento el vencimiento es a 6 meses):
| 51.000 | (171) | Deudas a largo plazo | a | (521) | Deudas a corto plazo | 51.000 |
Por la devolución del préstamo a 30 de junio del año 3:
| 51.000 | (521) | Deudas a corto plazo | ||||
| 2.000 | (528) | Intereses a corto plazo de deudas | ||||
| 1.000 | (662) | Intereses de deudas | a | (572) | Bancos | 54.000 |
Cómo contabilizar un préstamo bancario
La contabilización de un préstamo concedido por un banco (o por cualquier otra entidad de crédito) presenta dos particularidades con respecto a lo que hemos visto hasta ahora:
1.- Se utilizan unas cuentas contables específicas:
170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito
5200 Préstamos a corto plazo de entidades de crédito
527 Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito
6623 Intereses de deudas con entidades de crédito
Su funcionamiento es igual al que hemos visto en los puntos anteriores para las otras cuentas.
2.- Lo habitual es que el plazo de devolución sea superior a un año y que se lleve a cabo mediante el pago de cuotas mensuales, que incluyen una parte de capital y otra de intereses. A veces también comisiones o intereses de demora.
Esto implica que en el momento de la concesión habrá que distinguir la parte de la deuda que vence a corto plazo de la que lo hace a largo y para eso será necesario disponer del cuadro de amortización del préstamo.
Ejemplo
El 1 de enero de 2030 el banco concede un préstamo a la empresa con las siguientes condiciones:
Importe: 18.000 euros
Vencimiento: 3 años
Intereses: 60 euros mensuales
Devolución: mediante cuotas mensuales que incluyen 500 euros de principal más 60 de intereses
Comisión de apertura: 1.000 euros
Los asientos a realizar son:
Por la concesión (1-1-2030):
| 17.000 | (572) | Bancos | ||||
| 1.000 | (669) | Otros gastos financieros | a | (5200) | Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | 6.000 |
| a | (170) | Deudas a largo plazo con entidades de crédito | 12.000 |
Por el pago de cada una de las 36 cuotas:
| 500 | (5200) | Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | ||||
| 60 | (6623) | Intereses de deudas con entidades de crédito | a | (572) | Bancos | 560 |
Por la reclasificación de la deuda a 31-12-2030:
| 6.000 | (170) | Deudas a largo plazo con entidades de crédito | a | (5200) | Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | 6.000 |
Por la reclasificación de la deuda a 31-12-2031:
| 6.000 | (170) | Deudas a largo plazo con entidades de crédito | a | (5200) | Préstamos a corto plazo con entidades de crédito | 6.000 |
Cómo contabilizar otros préstamos frecuentes
Hipoteca
Un préstamo hipotecario es aquel en el que un inmueble garantiza el pago de la deuda, de forma que si esta no se lleva a cabo se procederá al embargo y ejecución de dicho inmueble para recuperar así el importe prestado.
El establecimiento de hipotecas o de cualquier otro tipo de garantías no se refleja contablemente (aunque sí es necesario hacer mención expresa en la memoria), por lo que un préstamo de estas características se contabilizará como hemos visto en el punto anterior.
Préstamo de un coche
Cuando se habla de comprar un coche “a plazos” en realidad lo que la empresa hace es entregar al vendedor el dinero que le presta la entidad financiera y a esta se lo devuelve mediante el pago de las cuotas pactadas.
Por tanto, en el libro diario se contabilizará la deuda y su pago de la forma que hemos visto al referirnos al préstamo bancario (porque esa estructura es la que se aplica siempre que el prestamista es una entidad financiera, sea un banco propiamente dicho o no).
En resumen
Calcular el préstamo que recibirá una empresa o persona física requiere de unos conocimientos básicos. Es fundamental entender cómo funcionan las finanzas, qué es el tipo de interés y la amortización.
Además, se deben incorporar todos los datos en la contabilidad de la empresa. Todo ello puede marcar la diferencia, para evitar problemas contables, legales, económicos y fiscales.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la amortización? Ejemplos
En contabilidad el término amortización tiene dos acepciones:
– Es la depreciación que sufren los bienes de la empresa como consecuencia de la obsolescencia o el transcurso del tiempo.
Por ejemplo, si un ordenador va a tener una vida útil de 4 años significa que cada año pierde un 25% de su valor y el importe que ello suponga habrá que contabilizarlo como gasto del ejercicio mediante la amortización.
– También significa la disminución de una deuda.
Por ejemplo, “se ha amortizado la mitad del préstamo” quiere decir que se ha pagado la mitad de su importe.
¿Qué es el débito de una cuenta?
Son las cantidades que se anotan en el debe de una cuenta contable, es decir, en su parte izquierda.
