Los grandes cambios nunca son fáciles, especialmente cuando lo que se pretende modificar es algo que ha permanecido inalterable durante decenas de años. Sin embargo, la transición hacia la factura electrónica avanza sin pausa y pronto pasará a ser obligatoria para todos los negocios, desbancando para siempre a la tradicional factura.
Por eso, es fundamental que todas las empresas y autónomos tengan claro cómo funciona. En este artículo vamos a dar respuesta a algunas de las preguntas frecuentes y a aclarar algunos detalles que aún parecen confusos. Al lío.
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Crea tu factura¿En qué consiste la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento comercial con validez legal que sirve como justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios de un profesional que se emite y recibe a través de un programa de facturación electrónica. Es equivalente a la factura tradicional en papel, pero se diferencia en cuanto que la factura electrónica se genera, se envía y se recibe a través de medios digitales estructurados.
Por lo tanto, los datos que debe contener la factura electrónica son los mismos que la factura de papel. Esto es: número de factura, datos de identificación del emisor y el receptor, fecha de emisión, base imponible, cuantía total…
El Ministerio de Hacienda y Función Pública explica que “una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico”. Además, también especifica que “la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario”. De momento, la factura electrónica es una alternativa legal a la factura tradicional en papel, pero pronto pasará a ser la única opción.
¿Qué leyes regulan la factura electrónica?
Existen varios textos legales que regulan la factura electrónica. Sin embargo, los más importantes son dos:
- El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida popularmente como la ley Crea y Crece.
¿Cuáles son los beneficios de implementarla?
Ahora bien, ¿para qué sirve la factura electrónica? El propio Ministerio de Hacienda ha elaborado una lista de las ventajas que trae la factura electrónica. Las más destacadas son las siguientes:
- Trámites más cortos y simples.
- Se facilita la lucha contra el fraude y la evasión fiscal.
- Reducción de errores humanos.
- Se eliminan los costes de impresión y el espacio de almacenamiento.
- Sistema más rápido y ágil.
- Modernización de la economía española.
- Impacto positivo en el medioambiente.
- Automatización de la facturación dentro del seno de las empresas.
¿Cómo generar una factura electrónica de forma gratuita?
Para crear gratis una factura electrónica solo necesitas la versión gratuita de un programa de facturación adaptado al sistema Verifactu. Aunque cada software tiene su propio sistema, básicamente tendrás que buscar el apartado de “ventas”, “facturas a cobrar”, “crear nueva factura” o algo similar y seguir los pasos de la pantalla. El proceso está automatizado al máximo y solo tardarás un par de minutos en generar una nueva factura. Pero veamos cómo hacer una factura electrónica paso a paso.
¿Qué requisitos son necesarios para generar una factura electrónica gratuita?
Los requisitos para generar una factura electrónica gratuita son haber prestado un servicio o vendido un bien, tener el consentimiento del receptor y contar con un programa de facturación electrónica gratuito. Luego deberás seguir los pasos que te indique el programa.
Antes de crear una nueva factura, vas a tener que introducir los datos del cliente si aún no estaba dado de alta en tu lista. También podrás crear un catálogo de productos o servicios para que tan solamente tengas que hacer un clic para rellenar el apartado de descripción de tu factura. Los pasos a seguir después son diferentes en cada programa, pero básicamente deberás hacer algo así:
- Buscar el botón de nueva factura.
- Seleccionar el cliente.
- Comprobar que el número de documento, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento indicados en el programa son correctos.
- Incluir el concepto y la descripción detallada de los productos vendidos o los servicios prestados.
- Guardar y enviar la factura.
Influencia del Kit Digital para realizar la factura electrónica
Para generar facturas electrónicas que cumplan los requisitos de la ley es obligatorio utilizar un programa de facturación adaptado al sistema Verifactu. Y, claro, todos los programas tienen un coste. Para ayudar a los autónomos a sufragar ese gasto, el Gobierno lanzó el Kit Digital.
El programa Kit Digital se enmarca en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y está financiado por la Unión Europea mediante los fondos NextGenerationEU. El propósito de esta iniciativa es “subvencionar la implantación de soluciones digitales”, siendo una de ellas la factura electrónica.
Por lo tanto, las empresas y los autónomos pueden utilizar las ayudas del Kit Digital para adquirir un programa de facturación digital a través de un agente digitalizador. Pero, como suele ocurrir con estas cosas, la burocracia es enrevesada.
Y como Holded quiere ayudarte con la transición a la factura electrónica, nos unimos al programa de Kit Digital como agente digitalizador. Tú solo tienes que rellenar este formulario y nosotros nos encargamos de los trámites y el papeleo. Así podrás empezar a utilizar Holded completamente gratis para hacer tus facturas y también para gestionar tu empresa gracias a las múltiples herramientas y funcionalidades que este programa pone a tu servicio.
¿Qué programas utilizar para generar facturas electrónicas?
En la actualidad, ya existen numerosos programas para hacer facturas electrónicas. Los hay de todo tipo y adaptados a las necesidades variables de los diversos negocios que componen el tejido empresarial español. La mayoría te ayudará a cumplir tus obligaciones sin grandes complicaciones, aunque antes de elegir debes asegurarte de que el software integre el sistema Verifactu, un requisito imprescindible para operar en España.
Si quieres ir a lo seguro y optar por uno de los programas más completos, intuitivos y eficientes, te recomendamos pasarte a la factura electrónica con Holded. No solo es un software en la nube económico y accesible, sino que también está equipado con todas las funcionalidades que necesitas para gestionar tu empresa desde cualquier lugar. ERP, inventario y facturación, CRM, administración del equipo, TPV, integraciones, conexión con bancos, proyectos, contabilidad…
Con Holded tendrás el control íntegro de tu empresa en la palma de tu mano. ¿Y sabes que puedes empezar gratis ahora mismo?
En resumen…
Dentro de muy poco tiempo, todas las empresas y autónomos van a tener que utilizar la factura electrónica sus relaciones comerciales con otros profesionales. El problema es que la transición está siendo bastante confusa, y también la gestión de las ayudas del Kit Digital.
Por suerte, no estás solo o sola ante el peligro. Holded te ayuda a solicitar la subvención para que puedas implantar su programa de facturación sin líos. Utilizar el software de facturación de software es garantía de cumplimiento de todas las obligaciones legales, pues siempre se mantiene actualizado según la normativa vigente. De esta forma, te ahorra tiempo y esfuerzo para que puedas dedicarte a lo que de verdad importa: tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo será obligatoria la factura electrónica para autónomos?
Según lo dispuesto en la ley Crea y Crece, todo parece indicar que la factura electrónica para autónomos (y para negocios que facturen menos de ocho millones de euros al año) pasará a ser obligatoria desde finales del año 2026. No obstante, todavía no hay una fecha concreta.
¿Existen alternativas para emitir facturas electrónicas como Excel?
Excel ha sido el programa por excelencia de muchos autónomos para hacer sus facturas durante muchos años. Sin embargo, la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (más conocida como la ley Antifraude), prohíbe la utilización de programas de doble uso, es decir, aquellos con los que se puede llevar una doble contabilidad. Y Microsoft Excel es uno de ellos. Podrás seguir utilizándolo para gestionar tareas administrativas, pero no para emitir nuevas facturas.
Las únicas alternativas posibles son los programas de facturación basados en el lenguaje XML capaces de emitir facturas electrónicas en formato estructurado. Puedes utilizar cualquier software adaptado al sistema Verifactu. La buena noticia es suelen ser más fáciles de utilizar que Excel.
De hecho, no vas a necesitar crear fórmulas ni nada, porque el software automatiza los cálculos y la introducción de datos. En otras palabras: una vez te cambies a un buen programa de facturación, ya no querrás volver a Excel. Sobre todo si eliges Holded.
