¿Cuándo entra en vigor el sistema Verifactu y cómo prepararse para cumplir con él?

Hace tiempo que lo sabemos: la facturación va a cambiar por completo. Ya han ido quedando atrás las facturas en papel (por suerte), pero en breve también lo harán las que emitimos por correo electrónico en formato PDF. La revolución se llama Verifactu y, si tienes un negocio o trabajas por tu cuenta, necesitas leer este artículo.

En él vamos a desgranar qué es el sistema Verifactu, cómo funciona, cuándo entra en vigor, qué obligatoriedad tiene cada segmento empresarial de implementarlo y qué soluciones existen en el mercado para hacerlo sencillo.

¿Qué es el sistema Verifactu y cómo funciona?

El sistema Verifactu es una nueva iniciativa puesta en marcha para mejorar la trazabilidad y transparencia en los procesos de facturación en España. Impulsado por la Agencia Tributaria, tiene como objetivo garantizar la autenticidad y veracidad de las facturas emitidas por las empresas y profesionales autónomos/as.

Verifactu se integra directamente en los procesos contables y fiscales para supervisar la generación y gestión de las facturas. A través de este sistema, las facturas deben cumplir con una serie de requisitos técnicos, como un código identificador único, que permite a la Agencia Tributaria verificar su integridad y prevenir posibles fraudes fiscales.

Además, el sistema exige la utilización de un software de facturación homologado que cumpla con los estándares estipulados.

¿Cuáles son sus características?

Verifactu se diferencia de la facturación electrónica que ya conocíamos por una serie de indicativos:

• Código identificador único. Cada factura cuenta con un código que garantiza su unicidad y permite su rastreo.
• Integridad de los datos. Las facturas deben estar protegidas contra modificaciones no autorizadas, lo que asegurará que la información original permanezca intacta.
• Conexión con la Agencia Tributaria. El sistema está diseñado para enviar información en tiempo real a las autoridades fiscales, un procedimiento que facilita una supervisión más efectiva.
• Cumplimiento normativo. Los software homologados deben seguir especificaciones técnicas que garantizan el cumplimiento de las regulaciones vigentes.

En definitiva, estamos ante un nuevo sistema que garantiza la trazabilidad de las facturas, que impide el fraude y que va a mejorar de forma considerable la transparencia de las empresas y de las gestiones.

¿Cuáles son los beneficios de implementar este sistema?

Reducción del fraude fiscal. Verifactu permite detectar y prevenir irregularidades en las operaciones comerciales, de manera que, aquella persona que intente cometer una infracción, lo va a tener realmente difícil.

Mayor transparencia. Los contribuyentes y las empresas tienen una visión clara y trazable de sus operaciones. Además, la Agencia Tributaria va a saber de un vistazo qué empresas y trabajadores/as gestionan sus transacciones con mayor integridad y honestidad.

Automatización de procesos. Al integrarse con software especializado, se facilita la gestión contable y fiscal.

Debemos decir, en este punto, que la propia Agencia Tributaria cuenta con su propio software totalmente gratuito, pero también que tiene límites y, sobre todo, es muy poco amigable con el usuario, especialmente si no está familiarizado con este tipo de herramientas.

Confianza empresarial. Al adoptar este sistema, las empresas mejoran su imagen al cumplir con altos estándares de seguridad y legalidad.

¿Cuándo entra en vigor el sistema Verifactu?

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, ya ha sido aprobado, pero la normativa de los sistemas Verifactu aún se encuentra en fase de preparación, puesto que hay que esperar a la orden ministerial que lo desarrolla.

Sin embargo, sí que se sabe que los sistemas informáticos deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.

Aunque no se ha anunciado la fecha oficial aún, se espera que para los contribuyentes con facturación interior a 6 M € la obligación de utilizar un software de facturación homologado entre en vigor el 1 de enero de 2026.

¿Quiénes están obligados a cumplir con este sistema?

La obligatoriedad de Verifactu recae sobre:

• Empresas y profesionales que estén sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII), el nuevo sistema de suministro electrónico de los Libros Registro del IVA que ha sido desarrollado por la Agencia Tributaria.
• Negocios que realicen operaciones en sectores con alta incidencia de fraude fiscal, como hostelería, comercio al por menor y construcción.
• Autónomos/as y pymes que emiten facturas a clientes finales o a otras empresas.

Sin embargo, también se recomienda a otras empresas no obligadas, pero que desean mejorar su gestión fiscal, adoptar este sistema de forma voluntaria, ya que de este modo van a tener un mayor control sobre su contabilidad.

¿Cómo prepararse para cumplir con el sistema Verifactu?

La adaptación a Verifactu requiere tomar medidas concretas para garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

¿Qué software de facturación utilizar para cumplir con el sistema Verifactu?

Uno de los pasos más importantes es elegir un programa de facturación que cumpla con los requisitos de la Agencia Tributaria. Como ya hemos comentado anteriormente, el software que el gobierno pone a disposición de los usuarios es limitado, difícil de implementar y sin posibilidad de dar soporte técnico.

Por lo tanto, la mayoría de las personas que necesiten ayuda lo van a tener difícil si escogen esta opción. Lo recomendable, incluso desde la propia página de Facturae, es optar por un proveedor de software que se integre con Verifactu.

Entre las opciones recomendadas se encuentra el software de Holded. Emitir facturas electrónicas con Holded es sencillísimo, ya que esta herramienta no solo está certificada y homologada para cumplir con Verifactu, sino que también ofrece funcionalidades avanzadas como:

• Generación automática de códigos identificadores.
• Integración con sistemas contables y fiscales.
• Panel de control que facilita la gestión de las facturas.

Entre las numerosas características con las que cuenta nuestro programa está lo intuitivo y sencillo que es comenzar a trabajar con él, algo que te va a facilitar, y mucho, la vida cuando entres en este nuevo modelo de presentación de facturas.

También tienes a tu disposición un soporte técnico continuo por distintas vías: a través de un chat en vivo, por teléfono y, además, con webinars a las que puedes apuntarte para conocer en profundidad el programa.

Pero no solo eso: tienes también la oportunidad de probarlo totalmente gratis durante 14 días sin necesidad de introducir tus datos bancarios, de manera que, si no termina de convencerte, puedes dejarlo cuando quieras.

Holded, además, está en la nube, lo que significa que no tienes que descargarte un programa pesado que ocupe mucho espacio en tu disco duro.

¿Qué ayudas existen para adaptarse a Verifactu?

El gobierno y diversas instituciones han implementado medidas para apoyar a las empresas en la transición hacia Verifactu. Algunas de las ayudas disponibles incluyen:

• Subvenciones tecnológicas. Existen ayudas económicas para adquirir software homologado. Una de las más conocidas es el Kit Digital, que para algunos segmentos empresariales continúa en vigor hasta el 30 de junio (víspera de la obligatoriedad de Verifactu) o el 31 de octubre. Pero hay comunidades autónomas que implementan las suyas propias: infórmate.
• Formación especializada. Existen cursos y talleres para capacitar al personal en el uso de Verifactu. Suelen ser cursos breves, de un par de horas. También hay colgados numerosos tutoriales en YouTube. Holded tiene un webinar para ponerte al día en solo 40 minutos.
• Asesoría fiscal. Si tienes gestor o asesor fiscal, seguro que ofrece servicios de consultoría para garantizar el cumplimiento normativo de este nuevo sistema.

En resumen

El sistema Verifactu representa un avance significativo en la gestión fiscal y la lucha contra el fraude en España. Se espera que para 2026 las empresas y profesionales tengan la obligación de adaptarse a este sistema, que mejora la transparencia y automatiza los procesos de facturación.

Con herramientas como Holded y ayudas disponibles, prepararse para saber cómo generar facturas electrónicas compatibles con Verifactu es más accesible que nunca. Este cambio no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también impulsa una gestión más eficiente y confiable.