Sistemas informáticos de facturación, factura electrónica, Verifactu… De un tiempo a esta parte se emplean mucho estos términos, pero no todo el mundo sabe exactamente lo que significan o a qué se refiere cada uno de ellos.
En este artículo vamos a aclarar conceptos y despejar dudas. Sobre todo en lo que se refiere a Verifactu y cómo afecta a los autónomos de nuestro país.
¿Qué es el sistema Verifactu?
Con el Real Decreto 1007/2023 se aprobó el Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación y cuyo objetivo principal es reducir el fraude fiscal.
En él se establecen una serie de pautas que deben cumplir todos los programas de facturación para asegurar, principalmente, que las facturas no se puedan modificar una vez emitidas, que los registros que se creen no se puedan alterar y que no se pueda llevar una doble contabilidad.
Con sus especificaciones el Reglamento pretende dar cumplimiento a lo que la Ley General Tributaria exige a los programas informáticos: que garanticen “la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.”
Pues bien, la normativa prevé dos formas de cumplimiento:
- La modalidad Verifactu
- La modalidad de conservación de los registros de facturación en el Sistema emisor. También denominada modalidad No Verifactu.
La primera supone el envío de los registros a la sede electrónica de la AEAT a la vez que se generan.
En la segunda, por el contrario, no se produce comunicación alguna, pero se exigen una serie de medidas de seguridad adicionales y muy estrictas.
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RegístrateDefinición
Teniendo en cuenta lo anterior, podríamos definir el sistema Verifactu como la remisión a la Agencia Tributaria de los registros de facturación que realiza el programa informático que lo incluye y que se lleva a cabo de manera simultánea a su producción.
En la práctica funciona así:
Desde que sea obligatorio, todos los sistemas informáticos de facturación deberán cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento.
Si el elegido por la empresa cuenta con el sistema Verifactu, cada vez que se expida una factura los registros que se generen serán remitidos de manera instantánea a la AEAT.
Si el programa que se utilice no cuenta con sistema Verifactu, no tendrá lugar esa remisión de datos, pero contará con otras medidas de seguridad que garanticen el cumplimiento de la norma.
¿Cómo es el sistema Verifactu para los autónomos?
Para los autónomos, el sistema Verifactu puede presentar una serie de ventajas con las que no contarían de utilizar un programa de facturación que no lo incluya.
Veamos las implicaciones que tiene este sistema en cuanto a los empresarios y profesionales personas físicas.
¿A qué autónomos afecta el sistema Verifactu?
El sistema Verifactu afecta a todos los autónomos que:
- realicen actividades económicas, ya sean empresariales o profesionales
- estén domiciliados en territorio español, con excepción del País Vasco y Navarra
- y que utilicen un programa informático para la emisión de sus facturas.
Existen dos casos excluidos:
- La realización de transacciones por las que no sea obligatorio la emisión de factura.
- Los empresarios que están adscritos al Suministro Inmediato de Información.
¿Es obligatorio que los autónomos utilicen este sistema?
No. El sistema Verifactu no es obligatorio para los autónomos ni para las sociedades o cualquier otro tipo de entidad.
Lo que sí es obligatorio para los autónomos (y para las entidades de cualquier tipo) que utilicen un software en la emisión de sus facturas es que este cumpla con los requisitos que exige la normativa, por lo que podrá incluir el sistema Verifactu o no.
¿Qué ventajas trae el sistema Verifactu para los autónomos?
Para los autónomos utilizar el sistema Verifactu conlleva una serie de ventajas, entre las que destacan:
- Las facturas que se generan son verificables y el cliente podrá acceder a la sede electrónica de la Agencia Tributaria para comprobar, mediante el código QR que incluyen, su veracidad fiscal.
Esta posibilidad puede entrañar una interesante diferenciación de la competencia y crear una ventaja competitiva.
- En cualquier momento, el usuario del sistema Verifactu podrá acceder a su listado de facturas emitidas que figuran en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Esto facilita tanto la confección de las autoliquidaciones obligatorias como la elaboración del Libro Registro de Facturas Emitidas.
- De la misma manera, también se puede acceder y consultar las facturas recibidas que sus proveedores hayan emitido utilizando Verifactu.
- Supone la exención de la obligación de conservación de los registros, lo que simplifica las obligaciones fiscales en ese sentido.
- No recibirá requerimientos de presentación de información relacionada por parte de la AEAT porque esta ya dispone de ellos. La tranquilidad y el ahorro de tiempo en este sentido puede ser importante.
¿Cuándo entra en vigor el uso de Verifactu para los autónomos?
La exigencia de cumplir los requisitos que establece la normativa que se refiere a Verifactu es para las empresas que producen o fabrican los programas de facturación.
Los autónomos que utilicen un software para emitir sus facturas estarán obligados a emplear un programa que esté alineado con la legislación vigente y dicha responsabilidad quedará cumplida cuando la herramienta que empleen contenga el certificado emitido por el fabricante.
La fecha que establece la norma para ello es el 1 de julio de 2025.
Si bien puede ser una ventaja que la herramienta esté adaptada al sistema Verifactu no es obligatorio.
¿Cómo implementar el sistema Verifactu siendo autónomo?
Merece la pena destacar los siguientes aspectos en cuanto a la implementación del Verifactu para los autónomos:
¿Qué tipos de sistemas existen para emitir facturas verificables con Verifactu?
El empresario o profesional que quiera emitir sus facturas de modo que sean verificables con Verifactu cuenta con dos posibilidades:
- Utilizar la aplicación que la Agencia Tributaria pondrá a disposición de los usuarios que lo deseen, aunque esta no se podrá utilizar ni para las facturas simplificadas ni para las que cuenten con varios destinatarios.
- Emplear cualquiera de los software que haya en el mercado y que lo incluya.
En este sentido, si decides implementar en tu empresa la factura electrónica con Holded será todo un acierto, porque se trata de una herramienta que destaca por su fácil manejo y que está adaptada al sistema Verifactu.
¿Cómo se identifican las facturas Verifactu?
Las facturas Verifactu son verificables en la Agencia Tributaria y dicha operación se puede realizar con la URL que contiene su código QR.
¿Cómo enviar los registros de facturación a la AEAT?
La legislación exige que todos los programas informáticos de facturación tengan la capacidad de remitir a la Agencia Tributaria, por medios telemáticos y de manera segura y correcta, todos los registros de facturación.
Ahora bien, existen dos tipos de herramientas:
- Los adaptados al sistema Verifactu, que remiten la información de manera inmediata y automática.
- Los no adoptados al sistema Verifactu, que no realizan ese envío automático, pero que sí deben estar preparados para llevarlo a cabo ante un requerimiento de Hacienda.
En resumen
A partir de julio de 2025, los programas informáticos de facturación deben reunir una serie de requisitos que establece el Reglamento.
Para cumplir con esta normativa existen dos modalidades:
- El sistema Verifactu, que supone la remisión de los registros generados a la sede electrónica de la Administración tributaria.
- La modalidad de conservación de los registros en el sistema emisor (también llamada No Verifactu).
Esta normativa afecta a los autónomos (y resto de empresas) en el sentido de que si utilizan un software de facturación este debe cumplir con los requisitos que establece. Pero en ningún caso es obligatorio que esté adaptado a Verifactu porque, como hemos comentado, se permite también la modalidad No Verifactu.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el sistema Verifactu de la factura electrónica?
La factura electrónica es la que se emite en formato digital, es decir, se trata de un fichero que se expide, se envía y se recibe por medios telemáticos.
El sistema Verifactu es la remisión de los registros que se generan al emitir una factura a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Y dichos registros son verificables por el cliente, que puede acceder a ellos mediante el código QR que contiene la factura.
Se puede emitir una factura electrónica y no ponerla en conocimiento de la AEAT haciendo uso del Verifactu.
¿Qué consecuencias traería no usar un software de facturación adaptado a Verifactu?
Si el programa de facturación que utiliza la empresa no está adaptado al sistema Verifactu deberá cumplir una serie de requisitos que, para esos casos, establece la normativa.
En todo caso, es la propia entidad fabricante o suministradora del sistema informático la que debe certificar que cumple con la legislación vigente, lo que exime de responsabilidad a la empresa que emite las facturas.
