Todo lo relativo a la factura electrónica viene establecido y detallado en la ley. Así, aspectos como, por ejemplo, su obligatoriedad, el contenido que se exige, los requisitos a cumplir o quién debe emitirla, están regulados por la normativa.
Y justo esto es lo que vamos a explicar en este artículo: los principales puntos que contiene la legislación vigente en lo que se refiere a la facturación electrónica y que afectan a las empresas de todo tipo.
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Crea tu factura¿Qué es la ley de factura electrónica?
La factura electrónica es aquella que se emite y se recibe en formato electrónico, es decir, por medios telemáticos.
Y, como ya hemos comentado, todo lo relativo a ella viene establecido por la normativa. Por lo tanto, al hablar de ley de factura electrónica estamos haciendo referencia al conjunto de preceptos que regulan esta materia.
Los veremos en el siguiente punto, pero debemos tener claro que los objetivos que se persiguen al exigir facturar en este formato son, principalmente, los siguientes:
- Impulsar la digitalización del tejido empresarial con el fin de favorecer su modernización, abaratar costes y aumentar la competitividad.
- Reducir el fraude fiscal.
- Controlar la morosidad entre empresas y disminuir los plazos en los que realizan los pagos.
¿Cuál es la normativa que regula la factura electrónica?
Destacamos la siguiente:
- Ley 25/2013 de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de las facturas en el Sector Público.
En ella se establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas a aquellas empresas que vendan productos o presten servicios a la Administración pública.
La obligación afecta a cualquier tipo de negocio, pero se permite que cada organismo pueda exonerar de esta obligación a sus proveedores cuando el importe total de la contraprestación no supere los 5.000 euros.
- Ley 18/2022 de Creación y crecimiento de empresas. Más conocida como ley Crea y Crece.
En la materia que nos ocupa, extiende la obligatoriedad del uso de la factura en formato electrónico para todas las transacciones que tengan lugar entre empresas.
A la fecha de publicación de este artículo aún está pendiente de desarrollo reglamentario.
- Real Decreto 1619/2012 por el que se aprueba el Reglamento de facturación.
En él se establecen los medios por los que se garantizará la autenticidad, el origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. También regula las menciones obligatorias que deben contener (que son las mismas que se exigen para las facturas en papel).
Ley Crea y Crece: ¿Qué cambia en la factura electrónica?
La Ley Crea y Crece se aprueba el 28 de septiembre de 2022 e introduce una serie de novedades en nuestro ordenamiento jurídico para conseguir, principalmente:
- Favorecer la creación de empresas, simplificando los trámites y requisitos necesarios.
- Facilitar el acceso a herramientas de financiación y ampliar el abanico de las mismas.
- Potenciar el crecimiento del sector empresarial.
- Reducir la morosidad en los pagos entre empresas.
Para ello se utilizan diferentes herramientas entre las que destaca, sin ninguna duda, la factura electrónica.
El motivo es que se trata de un formato que permite la trazabilidad tanto de las operaciones comerciales como de los pagos de las mismas.
Y el hecho de que la Agencia Tributaria reciba una copia de cada una de manera obligatoria y de que sea necesario informar de los distintos estados de las facturas (aceptación, rechazo y pago o cesión) permite llevar un control estadístico exhaustivo y supeditar el disfrute de determinados beneficios al cumplimiento de los plazos de pago legalmente establecidos.
¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica?
La obligación de facturar de manera electrónica afecta a todas las transacciones comerciales que se realicen entre empresas o cuyo destinatario sea el sector público.
Esto quiere decir que:
- Todas las ventas de productos o prestaciones de servicios B2B se documentarán mediante la correspondiente factura digital. Y ello para cualquier tipo de entidad (tenga o no personalidad jurídica) como para los autónomos.
- Lo mismo aplica en todas las operaciones comerciales cuyo destinatario sea cualquier organismo que forme parte del sector público. Ahora bien, la normativa permite que las distintas administraciones excluyan de esta obligación a sus proveedores siempre que el importe total de la operación no supere los 5.000 euros.
- En los casos en los que el cliente sea un particular o consumidor final (operaciones B2C) solo se utilizará este formato en determinados casos, siempre que el cliente preste su consentimiento o lo solicite expresamente.
Por el contrario, quedan fuera de esta obligación las siguientes operaciones:
- Las que se reflejen en una factura simplificada.
- Las que se documenten en factura sin ser obligatorio.
- Las que el destinatario sea un tercero que no tenga la sede de su negocio o un establecimiento permanente en territorio español.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La ley supedita la obligatoriedad de la factura electrónica a la fecha de publicación del reglamento en el BOE y establece unos plazos que empezarán a contar a partir de ese momento.
Se contemplan varios períodos, en función del volumen de facturación de la empresa en el ejercicio anterior:
¿Qué plazos existen para la implementación de la factura electrónica?
Una vez se publique el reglamento (del que ya hay un segundo borrador), los plazos en los que será necesario facturar en formato digital son los siguientes:
- 12 meses para las empresas que hayan facturado más de 8 millones de euros en el ejercicio anterior.
- 24 meses para las empresas que hayan facturado menos de 8 millones de euros en el ejercicio anterior.
Estos plazos e importes se aplican con independencia de la clase de empresa de que se trate o del tipo de negocio al que se dedique. Por lo que el hecho de ser autónomo no conlleva ningún trato especial en este sentido.
Por otra parte, se establece un plazo específico de 36 meses para los profesionales con facturación inferior a los 8 millones pero solo a los efectos de informar sobre los estados de las facturas (aceptación, rechazo o pago).
Esos son los períodos de tiempo que hay que tener en cuenta a la hora de ir preparando los sistemas a seguir y las herramientas a utilizar.
¿Qué ocurre si no se emite una factura electrónica?
Para las empresas obligadas a ello, constituye una conducta infractora el no ofrecer a sus clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitir el acceso a la plataforma correspondiente a quienes han dejado de serlo.
La normativa prevé dos tipos de consecuencias en función de la gravedad de la actuación:
- Apercibimiento con el otorgamiento de un plazo determinado en el que la empresa deberá acreditar la adopción de las medidas correctoras pertinentes.
- Imposición de multa de hasta 10.000 euros.
Reglamento técnico de factura electrónica B2B en España
En España, el Reglamento que establece los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación electrónica ha sido aprobado por el Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre.
Se parte de que las empresas, para cumplir con sus obligaciones de facturación electrónica, podrán utilizar:
- La plataforma gratuita que la Agencia Tributaria ponga a disposición del público.
- Cualquier sistema o programa informático que cumpla con los requisitos establecidos por la norma.
Estos programas deberán garantizar:
- La integridad e inalterabilidad del contenido de las facturas.
- La trazabilidad de los registros de facturación.
- La conservación, legibilidad y accesibilidad de los archivos durante el plazo legal.
En este sentido, todos los registros de alta o anulación deberán incluir una huella o “hash” y ser firmados electrónicamente por un certificado reconocido.
Proceso de emisión y recepción de facturas electrónicas
Desde el momento en que resulte obligatorio, la empresa deberá emitir todas sus facturas B2B en formato electrónico y recibirlas de sus proveedores.
Como hemos comentado, es necesario que los programas que se utilicen y los ficheros que se generen cumplan todos los requisitos que establece la normativa.
Y también resulta obligatorio poner en conocimiento de la AEAT (a efectos informativos) del estado de la factura y de la fecha en la que tiene lugar el mismo:
- Aceptación
- Rechazo
- Pago, total o parcial
- Cesión del cobro o del pago
Ventajas de la factura electrónica
Algunos de los objetivos que se pretenden cumplir con la implementación de la factura digital son, por ejemplo, la modernización del sector empresarial, la reducción de costes en los negocios o el aumento de la competitividad.
Pero además conlleva otra serie de ventajas, tanto para los autónomos y pymes como para las compañías de mayor tamaño. Entre ellas podemos destacar que:
- Facilita la trazabilidad de las operaciones y la gestión de sus cobros.
- Minimiza la comisión de errores humanos.
- Reduce el consumo de papel y, por ende, de su envío, lo que repercute en la mejora del medio ambiente.
- Se erige como herramienta fundamental para disminuir la morosidad en los pagos y reducir los problemas de liquidez.
Facturas electrónicas y Kit Digital
El Kit Digital es una subvención dotada con fondos europeos que se concede a las empresas, que cumplen determinados requisitos, para favorecer su proceso de digitalización.
Su importe se puede destinar a una serie de partidas y entre ellas figura la implantación de la factura electrónica. La cuantía depende de una serie de parámetros fijados por la norma.
Acceder a este tipo de ayuda es una muy buena opción teniendo en cuenta que para todas las empresas que vendan productos o presten servicios a otras empresas va a ser obligatorio facturar en formato digital. ¿Por qué no sufragar los gastos que conlleva (o una parte de ellos) con una subvención?
La propia empresa puede realizar los trámites necesarios para su aprobación o llevarlos a cabo por mediación de un tercero.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es aquella que se expide y se recibe en formato digital. Se trata de un fichero electrónico que se transmite por vía telemática y que se debe confeccionar cumpliendo los requisitos que determina la ley.
¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica?
Todos los empresarios y profesionales, sea cual sea su forma jurídica o volumen de facturación, estarán obligados a utilizar el formato electrónico en todas las operaciones comerciales que realicen con otras empresas o con el sector público.
Quedan fuera de esta obligación las operaciones cuyo destinatario sean los particulares o consumidores finales (salvo cuando así lo soliciten o presten su consentimiento expreso) así como cuando se trate de un organismo público que haya exonerado de esta obligación a sus proveedores en las operaciones que no superen los 5.000 euros.
Tampoco se exigirá en las operaciones que se documenten mediante factura sin ser obligatorio, en las que se utilice una factura simplificada o en las que el destinatario de las mismas no tenga en territorio español la sede de su negocio o algún establecimiento permanente.
¿Cuándo entra en vigor la obligación de emitir factura electrónica?
Se establecen varios plazos que empezarán a contar una vez que se publique en el BOE el reglamento que está pendiente de aprobación:
– 12 meses, para las empresas que hubieran facturado más de 8 millones de euros en el ejercicio anterior.
– 24 meses, para las empresas que hubieran facturado menos de 8 millones de euros en el ejercicio anterior.
Solo a los efectos de informar del estado de las facturas (aceptación, rechazo y pago) se establece otro plazo específico de 36 meses para los profesionales con un volumen de facturación inferior a 8 millones de euros.
¿Qué sanciones se aplican por no cumplir con la obligación de emitir factura electrónica?
Se prevé la imposición de multas económicas de hasta 10.000 euros, cuyo importe se graduará en atención a la gravedad de la actuación y a lo dispuesto en la normativa vigente.
