Factura electrónica: ¿qué es, para qué sirve y cuándo implementarla?

La factura electrónica se va asomando poco a poco por el horizonte. Cada vez está más cerca ese momento en el que jubilará a la factura tradicional y comenzará su reinado tributario. En palabras más sencillas: dentro de poco va a ser obligatorio que todas las empresas y los autónomos se pasen a la facturación electrónica.

Sin embargo, todavía hay muchas dudas, habladurías, cotilleos y confusiones al respecto. Se trata de un tema muy importante que todos los profesionales deben tener muy claro para poder cumplir sus deberes con el fisco, así que en el presente artículo arrojaremos un poco de luz sobre el asunto.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Se trata de un documento oficial generado por medios informáticos y sirve como prueba de un intercambio de bienes o prestación de servicios.

Si tienes un negocio o eres autónomo, familiarízate con la facturación electrónica, porque dentro de muy poco desbancará para siempre a las actuales facturas. ¿Pero en qué se diferencia la factura electrónica de la factura de siempre? Analicemos algunos detalles.

¿Qué elementos la conforman?

Las facturas electrónicas tienen que incluir los mismos datos que los de las facturas tradicionales de papel. Por lo tanto, los elementos que conforman la factura electrónica son los siguientes:

1. Número de factura y serie (si aplica).
2. Datos identificativos del emisor y del receptor.
3. NIF del emisor y del receptor.
4. Fecha de emisión.
5. Fecha o periodo de prestación de los servicios.
6. Concepto o descripción de las operaciones.
7. Base imponible.
8. Tipo impositivo e impuestos aplicables.
9. Precio total después de aplicar impuestos y posibles descuentos.

Características

Todas las facturas, independientemente de que sean electrónicas o se hayan emitido en papel, deben garantizar tres características esenciales. Son las siguientes:

1. La legibilidad de la factura.
2. La autenticidad del origen de la factura (es decir, certificar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
3. La integridad del contenido de la factura, es decir, la garantía de que su contenido no ha sido modificado.

En el caso de la factura, la legibilidad la proporciona el programa informático que la crea o la recibe. Por otro lado, la autenticidad y la integridad se pueden asegurar mediante diversas maneras:

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Intercambio electrónico de datos EDI.
• Otros medios que los interesados hayan comunicado a Hacienda con carácter previo a su utilización y que hayan sido validados por la misma.
• Los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma justifica.

Tipos de factura electrónica

En esencia, hay dos tipos de factura electrónica:

Por un lado, las facturas electrónicas en formato estructurado son las que contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Estas son las facturas que nos interesan de cara a la facturación electrónica del futuro inmediato.

Por otro lado, las facturas electrónicas en formato no estructurado son aquellas emitidas con un programa informático diferente o se archivan de manera digital. Por ejemplo, son las facturas que se crean a través de Excel, Word o ficheros PDF (e incluso las facturas escaneadas). Estas son las que van desaparecer más pronto que tarde.

¿Para qué sirve la factura electrónica?

La transición de la factura de papel o en PDF a la nueva factura electrónica no va a ser fácil. Por lo tanto, queremos pensar que todo este esfuerzo va a tener sus frutos. Su principal finalidad es simplificar el proceso de facturación y aumentar su agilidad. Pero también se busca combatir el fraude y la evasión fiscal, pues, supuestamente, aportará una mayor transparencia en las transacciones comerciales.

Ventajas de utilizar la factura electrónica

El Ministerio de Hacienda ha elaborado una lista de beneficios que trae la factura electrónica. En concreto, pone en valor las siguientes ventajas:

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
• Reducir errores humanos.
• Eliminar costes de impresión y envío postal.
• Ofrecer un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• Reducir el espacio de almacenamiento.
• Mejorar el servicio al cliente.
• Restringir el consumo de papel y su transporte, lo que tienen un impacto positivo en el medioambiente.
• Mejorar la lucha contra el fraude.
• Integrar el proceso de facturación en los sistemas informáticos empresariales, automatizando su gestión en gran parte.
• Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Ahora bien, el propio Ministerio señala que todos estos beneficios se quedarán en nada si no se superan con éxito ciertos retos, como su adopción por el sector de las pymes y los autónomos. También ha de tenerse en cuenta la aceptación por parte de los ciudadanos, así como la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica a nivel nacional e internacional.

¿Por qué es importante la facturación electrónica?

Reducción de costes, sostenibilidad, automatización, eficacia operativa… La factura electrónica es un elemento más que nos dirige hacia un futuro en el que los medios digitales nos siguen haciendo la vida más fácil. Se trata de un paso especialmente importante en la transformación digital de los negocios, y el Gobierno pretende que se convierta en un arma contra la morosidad y el fraude fiscal.

Son metas muy loables, pero todavía está por ver si se van a poder alcanzar con el impulso de la facturación electrónica.

¿Qué normativa rige la facturación electrónica?

Todo esto que estamos diseccionando aparece reflejado en varias leyes y normativas. Uno de los textos legales más relevantes es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Pero hay otros textos legales que deberías conocer bien si tienes un negocio: la llamada Ley Crea y Crece y TicketBAI.

La ley Crea y Crece

La ley Crea y Crece (oficialmente, Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas) tiene por objetivo impulsar la creación y el crecimiento empresarial del país. Para ello, se busca dinamizar el tejido productivo a través de la agilización de trámites y requisitos para emprender, digitalizar los negocios y facilitar el acceso a financiación a las pymes. Uno de sus puntos clave es la introducción de la obligación progresiva de emitir facturas electrónicas.

TicketBAI

Es posible que hayas oído hablar del programa TicketBAI, pero no es una ley como tal. Entonces, ¿qué es TicketBAI? TicketBAI es un proyecto común de las tres Haciendas Forales y del Gobierno Vasco que tiene como objetivo luchar contra el fraude fiscal. En pocas palabras, este sistema obliga a utilizar un software de facturación específico a todas las personas físicas y jurídicas que realicen una actividad económica en el País Vasco.

¿Cuál es la obligatoriedad de la factura electrónica?

El tema de los plazos es uno de los que más preocupa a los profesionales. Debemos diferenciar entre Administraciones públicas y empresas o autónomos.

Administraciones públicas

En España, los autónomos y los negocios que prestan servicios a las Administraciones públicas ya estaban obligados a emitir facturas electrónicas desde 2015. Estas facturas se tramitan a través de la plataforma electrónica FACeB2B, proporcionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Empresas y autónomos

La ley Crea y Crece establece los plazos relativos a la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales. Su introducción se irá haciendo de manera escalonada dependiendo de la facturación total de cada empresa, pero la cuenta atrás no empezará hasta que se apruebe el reglamento de la ley:

• En el plazo de 1 año desde la aprobación del reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros.
• En el plazo de 2 años desde la aprobación del reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8 millones de euros.

Además, se han establecido plazos adicionales para la comunicación de los estados de las facturas y pagos:

• Empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros: deberán comunicar los estados de las facturas y pagos en un plazo de tres años desde la entrada en vigor del reglamento.
• Autónomos: contarán con un plazo de cuatro años desde la entrada en vigor del reglamento para cumplir con esta obligación.

¿Cómo y cuándo implementar la factura electrónica?

No son pocos los que se preguntan cómo generar facturas electrónicas. Emitir facturas electrónicas es muy fácil con un buen programa empresarial. Holded está diseñado para que lo puedan utilizar rápidamente los gestores de pymes y los autónomos que no tienen tiempo ni para comer sentados. En todo caso, dispones de una guía paso a paso para aprender a generar una nueva factura en unos pocos minutos. Además, te dejamos algunos ejemplos para que vas cómo quedarían tus facturas hechas con Holded.

En cuanto a quién emitirlas, como señalábamos antes, la ley Crea y Crece establece que todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos. Esto significa que, si el destinatario de la factura no es una empresa o un autónomo, sino un cliente final (B2C), tendrás que generar igualmente la factura electrónica, pero al cliente deberás entregarle un PDF en formato digital o tique en papel.

¿Qué sistemas de facturación utilizar?

He ahí la gran pregunta: ¿qué programa o sistema de facturación debería utilizar? Ya existen numerosos programas para hacer facturas electrónicas y otros tantos programas adaptados a TicketBAI. Lo más importante es que el software que elijas implemente el sistema Verifactu.

Muchos profesionales están esperando a que el Gobierno lance el prometido programa gratuito, otro gran desconocido en toda esta gran “tragedia griega”. De momento, contamos con FACe, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Este es el portal que tienen que utilizar todos los autónomos o empresas que emitan facturas a los organismos públicos estatales, autonómicos y locales.

Por otro lado, ya está disponible MiFacturae, el nuevo FacturaE. Se trata de una nueva aplicación web integrada con FACe para generar facturas electrónicas de manera (supuestamente) sencilla y sin complicaciones. Pero en estos momentos está limitada a la remisión de facturas digitales a la Administración.

Como no hay quien se aclare, lo más recomendable es optar por un programa de terceros. Por ejemplo, podrás subirte al barco de la factura electrónica con Holded y empezar a navegar ya mismo viento en popa a toda vela.

Plazos y sanciones

Según la ley Crea y Crece, las empresas obligadas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.

Esta posible sanción se determinará en virtud de los criterios establecidos en el artículo 33 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Actualidad y futuro de la factura electrónica

La implantación de este nuevo sistema de facturación está siendo más confuso de lo que nos gustaría y ya ha sufrido varios retrasos desde la aprobación de la ley. En teoría, se espera que el reglamento de la ley se apruebe este 2025 y, por lo tanto, en 1-2 años la factura electrónica ya sea obligatoria para todos los negocios.

Si eres un profesional y te gustaría estar al tanto de las últimas noticias y novedades de la facturación electrónica, puedes suscribirte a la newsletter gratuita que te envía Holded directamente a tu correo electrónico dos veces al mes. Además, también ofrecemos respuestas a las preguntas más frecuentes de forma breve y concisa para que puedas despejar tus dudas (que seguramente sean muchas, te entendemos).

Factura electrónica en 2025

Se espera que 2025 sea el año del boom de la factura electrónica cuando se apruebe el reglamento y empiece la cuenta atrás para que los negocios se adapten a ella. Está claro que los grandes cambios no siempre son sencillos, y este año nos enfrentaremos a un gran reto. ¿Lo superamos con nota?

¿Cómo se proyecta el futuro de la factura electrónica?

¿Se extinguirán los negocios con la factura electrónica? Pues todo parece indicar que no… pero es posible que algunos negocios se queden en el camino. En principio, todo seguirá igual, con la novedad de que, en lugar de generar una factura y enviársela al cliente, el proceso será más rápido y automático.

Elegir un buen programa de facturación será clave para no quedarse atrás.

En resumen…

La factura electrónica es el futuro y, nos guste o no, ha llegado para quedarse. Si tienes un negocio, te va a tocar adaptarte de manera inminente. Utilizar un programa de facturación como Holded te hará la vida mucho más fácil, pues siempre está actualizado según los términos de la normativa vigente.

Por lo tanto, gracias a este software en la nube, podrás emitir y recibir tus facturas fácilmente. Y encima está equipado con un montón de funcionalidades más: inventario, ERP, CRM, TPV, proyectos, gestión de personal… Vamos, que Holded es el único programa que necesitas para administrar tu negocio estés donde estés y emitir tus facturas electrónicas perfectamente legales.