Sistema Verifactu: qué es, cómo funciona y cuándo implementarlo

Las empresas y los autónomos se enfrentan ahora mismo a un panorama árido en cuanto a la facturación electrónica, ya que pronto será obligatoria para todos y aún hay mucho desconocimiento al respecto. El sistema Verifactu es una de las claves sobre los que pivota la factura electrónica, por lo que vamos a arrojar un poco de luz sobre el tema en este artículo. Al lío.

¿Qué es el sistema Verifactu y cómo funciona?

Verifactu es un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal y potenciar la digitalización en los procesos de contabilidad empresarial. El sistema de emisión de facturas verificables Verifactu (o Veri*Factu) garantiza que las facturas de empresas y autónomos sean confiables y difíciles de manipular.

Se trata de una de las principales novedades que introdujo la nueva ley Antifraude. Cada programa de facturación debe integrar el sistema Verifactu para ser un software certificado por la AEAT.

¿Cuáles son las características de este sistema?

El sistema Verifactu afecta directamente a todos los programas de facturación electrónica. Los desarrolladores deben hacer una declaración responsable que implica que el software reúne una serie de características. Son las siguientes:

• Garantía de la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros.
• Generación inmediata de un registro de facturación de alta por cada factura emitida que facilite la trazabilidad.
• Envío de la información a la AEAT de manera segura, correcta, automática, íntegra, continuada, consecutiva, fehaciente e instantánea.
• Encadenamiento de facturas para facilitar la verificación.
• Garantía de generación de registros de facturación exactos y auténticos.
• Posibilidad de generar un registro de facturación de anulación con un contenido similar al del registro de alta en caso de emisión de una factura errónea.
• Integración de una herramienta para añadir una huella o hash y la firma electrónica.

¿Qué ventajas propone este sistema en el proceso de facturación y antifraude?

El sistema Verifactu implementa grandes beneficios al proceso de facturación electrónica, aportando seguridad al reducir los fraudes fiscales. En concreto, las principales ventajas de Verifactu son las siguientes:

• Capacidad de garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas.
• Aumento de la confianza de los clientes y los consumidores.
• Mayor seguridad y transparencia en las transacciones comerciales.
• Impacto positivo en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Creación de un registro transparente que facilita la auditoría.
• Reducción del fraude fiscal.
• Automatización y simplificación del proceso de verificación de facturas electrónicas.
• Contabilidad más eficiente.
• Agilización de trámites.
• Ahorro de costes.
• Posibilidad de comprobar la información que contienen las facturas electrónicas.

¿Qué empresas y autónomos están obligados a implementarlo?

Con esto se ha generado bastante confusión, así que vamos a aclarar de una vez quién tiene que hacer qué.

Para empezar, no hay que mezclar churras con merinas. Es decir, una cosa es el programa y otra el profesional que tiene que usarlo. Los que están obligados a implementar el sistema Verifactu son los programas de facturación electrónica.

Por otro lado, en principio, utilizar este sistema es opcional y voluntario para los autónomos y empresas. Esto significa que, cuando el autónomo empiece a utilizar su programa de facturación homologado, puede decidir si quiere remitir voluntariamente sus facturas a Hacienda o no. Llevar la facturación con el sistema Verifactu supone un mayor control, pero también tiene sus ventajas, ya que la Agencia Tributaria tendrá al día el registro de IVA del profesional o negocio. En todo caso, aunque la empresa decida no acogerse a la modalidad Verifactu, el programa que utilice debe estar homologado.

Cabe señalar que Verifactu afecta a todos los autónomos y en todas sus operaciones. Es decir, que el programa de facturación que utilicen debe estar equipado con el sistema Verifactu, aunque pueden decidir si quieren comunicar automáticamente y de manera voluntaria los datos a Hacienda o no. Pero existen las siguientes excepciones:

• Los territorios forales (que tienen sus propios sistemas).
• Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Aquellos que no están obligados a emitir facturas.

¿Qué plazos se manejan para la implementación de este sistema?

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, ya ha sido aprobado, pero la normativa de los sistemas Verifactu aún se encuentra en fase de preparación, puesto que hay que esperar a la orden ministerial que lo desarrolla. Sin embargo, sí que se sabe que los sistemas informáticos deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.

Asimismo, en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial estará disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los sistemas de emisión de facturas verificables.

Actualidad y status del sistema Verifactu en 2024

El día 28 de octubre de 2024 se publicó una orden ministerial del Ministerio de Hacienda –Orden HAC/1177/2024– que regula los sistemas y programas informáticos utilizados para la facturación de empresas y autónomos. La orden también introduce los “Sistemas de Emisión de Facturas Verificables” –VERI*FACTU–, una modalidad de facturación que permite verificar la autenticidad de las facturas directamente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Los requisitos principales para los programas de facturación son los siguientes:

• Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros mediante huellas (hash) y firmas electrónicas.
• Asegurar la trazabilidad a través de una cadena de registros que permite rastrear cada factura.
• Conservar la información de manera accesible y exportable, permitiendo la recuperación de los registros en formato electrónico (XML, codificación UTF-8).
• Remisión de información: los sistemas de facturación deben permitir el envío seguro de datos a la Agencia Tributaria, usando protocolos seguros y certificados electrónicos. Los sistemas de remisión deben ser capaces de conectarse a los servicios electrónicos de la Agencia, gestionar certificados electrónicos para la autenticación y generar una firma electrónica para cada registro.
• Declaración responsable: establece los datos que deben incluir los fabricantes de sistemas de facturación en una declaración que garantice el cumplimiento de la normativa. Esta declaración debe incluir el nombre y versión del sistema, la identificación de su productor, y garantizar que el sistema cumple con la normativa de integridad y trazabilidad. Además, debe estar disponible dentro del sistema informático y ser accesible para los usuarios.
• Elementos adicionales en las facturas:
  • Un código QR que permite la verificación de la factura en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
  • En el caso de las facturas emitidas por sistemas VERI*FACTU, una frase de autenticación como “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.

¿Cómo es el proceso de emisión de facturas verificables con el sistema Verifactu?

Aunque todavía hay que esperar para ver cómo se implementa el sistema Verifactu y cómo funciona una vez que esté en marcha, hay muchas cosas que ya sabemos acerca del proceso de emisión de facturas verificables. En concreto, conocemos sus requisitos, sus características y cómo identificar las facturas Verifactu, como veremos a continuación.

¿Qué requisitos son necesarios para la emisión?

Según el Real Decreto 1007/2023, los sistemas informáticos homologados con Verifactu deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, la empresa o autónomo debe aceptar voluntariamente la remisión automática de sus facturas a Hacienda.

¿Cómo identificar las facturas Verifactu?

Identificar las facturas Verifactu es relativamente fácil, ya que tienen que reunir las siguientes características:

1. Incluyen un código QR con datos identificativos.
2. Incluyen la referencia “Verifactu”, que certifica que la factura ha sido generada mediante un sistema de emisión de facturas verificables.
3. Se envían en formato XML a Hacienda de manera online.
4. Estas facturas permiten la comprobación del comprador a través de la lectura del código QR.
5. Debe existir como respaldo un registro de cada factura y evento.

¿Cómo es el proceso de registro de facturación con Verifactu?

Aún es pronto para saber cómo será el proceso de registro de facturación con Verifactu, porque no entra en vigor hasta el 1 de julio de 2025. No obstante, es esperable que su funcionamiento no diste mucho del de los actuales programas de facturación electrónica, con la salvedad de que el profesional puede decidir enviar o no las facturas a la AEAT de manera inmediata.

¿Se debe notificar a la AEAT los registros de facturación?

La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. Esto significa que las empresas y los autónomos tienen dos opciones:

• Envío automático de cada registro de facturación a Hacienda (es la opción recomendada por la Administración).
• Registro sin envío de las facturas, que implica que cada registro tiene que estar firmado digitalmente y a disposición de la AEAT en todo momento.

Ojo, aunque la empresa o autónomo decida no enviar las facturas, el software de facturación que utilice debe ser capaz de hacerlo, ya que deberán enviarlas a Hacienda cuando lo solicite.

¿Cómo implementar el sistema Verifactu en tu empresa? Paso a paso

No es que tengas que implementar el sistema Verifactu en tu empresa, sino que tienes que adquirir un software de facturación electrónica que esté homologado. Es decir, que tu programa para emitir facturas electrónicas debe contar con el sistema Verifactu. Para asegurarte de ello, puedes consultar la página web del desarrollador o dirigirte directamente al fabricante.

¿Qué software de facturación adaptado a Verifactu utilizar?

Es importante tener claro que el programa de facturación electrónica que vayamos a utilizar tiene que implementar el sistema Verifactu. Es el caso del software de gestión empresarial de Holded, un programa de facturación integrado con Verifactu que te ayudará a administrar cada aspecto de tu negocio.

Conclusión

Lo queramos o no, el sistema Verifactu ya está aquí y ha empezado a tocar las puertas de todas las empresas y autónomos. La factura electrónica va a suponer un gran cambio que afecta a todos los profesionales y, antes o después, tendrán que hacerse con un buen programa de facturación electrónica adaptado al sistema Verifactu.

Si tu software no cuenta con el aprobado de Hacienda, hay que optar por otro. En todo caso, si buscas un programa de facturación con ERP integrado con Verifactu, Holded te ofrece justo lo que necesitas y mucho más. Contabilidad, proyectos, inventario, CRM… Holded tiene todo lo que hace falta para gestionar tu negocio cuando quieras y donde quieras.

Preguntas frecuentes

Estas son las diferencias entre ambas modalidades:

Modalidad Verifactu	Modalidad no Verifactu
Envío automático de los registros de facturación a la AEAT.	Registro y almacenamiento de las facturas, que se deberán presentar por requerimiento de la AEAT.
Menor control fiscal al enviar las facturas en tiempo real.	Mayor posibilidad de controles tributarios.
Las facturas son verificables y dan más confianza a los clientes.	Las facturas no son verificables, lo que puede reducir la confianza de los clientes.
Reducción de obligaciones fiscales.	Más obligaciones fiscales.
Acceso a ayudas y servicios fiscales.	No da acceso a ayudas fiscales.
La conservación de los registros es responsabilidad de Hacienda.	La pérdida de los datos puede implicar incumplimiento de la obligación de conservación.
Requiere conexión permanente a internet para garantizar el envío de los archivos.	No requiere conexión permanente a internet.