¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador?

Lo que paga una empresa por un empleado no es lo mismo que este percibe, la empresa siempre pagará una cifra más alta que lo se refleja en el resultado neto de la nómina del trabajador a final de mes. Así que, a la hora de ofrecer un sueldo a una futura contratación, no hay que pensar tanto en el salario que vas a ofrecer, como en el coste completo que vas a tener que asumir cada mes.

En este artículo te ofrecemos todos los conocimientos y herramientas necesarias para realizar esos cálculos.

¿Cuál es el coste de un empleado para una empresa?

La nómina de cada persona empleada en una empresa se desglosa en dos conceptos base:

1. El sueldo bruto (es decir: el sueldo sin descuentos). Suele negociarse, además, enrelación a la cantidad de pagas que recibirá el trabajador. Lo habitual es negociar un salario base en 12 o 14 pagas.
2. Las cotizaciones a la Seguridad Social. Los gastos sociales del trabajador suelen equivaler al 30% del salario base de este. Estas cotizaciones dependerán de todo un conjunto de factores como el tipo de contrato del empleado, el sector de trabajo en el que opere o el régimen de contratación.

Los gastos sociales de la persona contratada, por lo tanto, no implican una cuantía fija aplicable a todos los trabajadores y sectores. Es más bien una variable que depende de dos factores concretos: las mencionadas cotizaciones de la Seguridad y las retenciones del IRPF. Veamos ambas al detalle.

¿Cuánto se paga de Seguridad Social por un trabajador?

Podría decirse que las cotizaciones de un trabajador suponen aproximadamente un 6,4% de su sueldo bruto. ¿Y por qué es importante este porcentaje? Porque se destina a su prestación por desempleo además de a coberturas diversas (y especialmente necesarias) como las futuras bajas médicas.

Los factores que influyen en estas cotizaciones son dos: por un lado, el régimen en el que el empleado esté dado de alta, que puede ser general, de autónomos, empleado del hogar, etc. Y, por otro, la modalidad de contratación, que es la que determina si el trabajador es fijo, a tiempo parcial o similares.

Las bases de cotización a la Seguridad Social mantienen la aplicación de la Orden TMS/83/2019, que prorroga los presupuestos generales del Estado para el año presente. A partir de ahí, las cotizaciones mensuales dependerán del grupo en el que se encuentre el trabajador.

• Grupo 1: Ingenieros y Licenciados. Con una base mínima de 1.466,40 € y una base máxima de 4.070,10 €.
• Grupo 2: Ingenieros Técnicos, Peritos y Ayudantes Titulados. Con una base mínima de 1.215,90 € y una base máxima de 4.070,10 €.
• Grupo 3: Jefes Administrativos y De Taller. Con una base mínima de 1.057,80 € y una base máxima de 4.070,10 €.
• Grupo 4: Ayudantes No Titulados. Con una base mínima de 1.050 € y una base máxima de 4.070,10 €.
• Grupo 5: Oficiales Administrativos. Con una base mínima de 1.050 € y una base máxima de 4.070,10 €.
• Grupo 6: Subalternos. Con una base mínima de 1.050 € y una base máxima de 4.070,10 €.
• Grupo 7: Auxiliares Administrativos. Con una base mínima de 1.050 € y una base máxima de 4.070,10 €.

Existen ciertos grupos cuya cotización debe calcularse en bases diarias. Son los siguientes:

• Grupo 8: Oficiales de Primera y Segunda. Con una base mínima de 35 € y una base máxima de 135,67 €.
• Grupo 9: Oficiales de Tercera y Especialistas. Con una base mínima de 35 € y una base máxima de 135,67 €.
• Grupo 10: Peones. Con una base mínima de 35 € y una base máxima de 135,67 €.
• Grupo 11: Trabajadores menores de 18 años. Con una base mínima de 35 € y una base máxima de 135,67 €.

¿Cuánto se paga de IRPF?

En el caso del IRPF, por otro lado, no existen unas cantidades estipuladas y, de hecho, es necesario hacer el cálculo de forma independiente para cada trabajador. Al fin y al cabo, este es un impuesto que grava el dinero ganado por el empleado durante todo el año, así que dependerá precisamente de su salario base.

El IRPF debe ser liquidado entre los meses de mayo y julio, aunque también es cierto que la Seguridad Social retiene una parte de la nómina mensual de los empleados. Su cuantía dependerá de lo que el trabajador gane además de su situación personal: si está casado, si tiene hijos, si su vivienda es de propiedad o en alquiler, etc.

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¿Cómo se calcula el coste de un trabajador para la empresa?

Una vez aclarados los conceptos, existe una fórmula para calcular el coste individual de cada persona empleada, para ello hay que tener en cuenta ciertas variaciones que hemos mencionado anteriormente. La fórmula quedaría así:

COSTE LABORAL DEL TRABAJADOR = SALARIO BRUTO + COTIZACIÓN SEGURIDAD SOCIAL

Otras cosas que necesitas saber para hacer tus cálculos

• Piensa que, además del salario pactado, el mayor gasto asociado a un empleado son los diferentes costes de la Seguridad Social. Pero con contar que estos suelen variar entre el 30% y el 35% de su salario bruto mensual, ya podrás hacer cálculos con mayor tranquilidad.
• No hay que olvidar las vacaciones. Al fin y al cabo, suponen un coste directo, pero también pueden suponer un coste indirecto en el caso de que tengas que contratar a un trabajador temporal para asumir las tareas del empleado que esté disfrutando de sus vacaciones.
• Contempla siempre la cumplimentación del plan de prevención de riesgos laborales, que tiene un coste cercano a 150 € al año por cada uno de los trabajadores.
• Si el despido es improcedente, se le deberá dar al empleado una indemnización, pero un despido improcedente también acarreará gastos adicionales. 
• Considera opciones interesantes como, por ejemplo, la retribución flexible (también conocida como retribución en especie). Esta es una opción que permite al empleador pagar parte de la nómina del trabajador en especies o en productos. Puede darse el caso de que la empresa ofrezca a sus empleados un producto o un servicio a cambio de parte de su salario bruto. Suele ser, eso sí, un producto o servicio que se ofrece a un precio inferior al de mercado. De esta forma, el trabajador es el que renuncia voluntariamente aparte de su salario para beneficiarse de un servicio o producto que cubra sus necesidades y que, por obtenerse a través de la propia empresa, reciba un tratamiento fiscal más ventajoso.
• Hasta ahora hemos hablado del coste de un trabajador en términos de salario bruto mensual. Pero hay otros factores que hay que sumar al coste total, como por ejemplo todas las herramientas y maquinarias que sean necesarias para que el empleado lleve a cabo su trabajo.

Medidas para ahorrar en tu empresa

Te dejamos algunos consejos que pueden ayudarte a mejorar tus presupuestos mensuales:

1. Internalizar ciertos servicios recurrentes puede hacer que salgan mucho más baratos. En recursos humanos, por ejemplo, es probable que pudieras beneficiarte de profesionales in house consagrados a la formación o a la gestión de nóminas, entre muchas otras tareas.
2. Dale una vuelta a tu estrategia de contratación. Piensa que, si sigues ciertas estrategias concretas, podrás beneficiarte de bonificaciones sociales de la Seguridad Social, por ejemplo. Contratar a personas jóvenes o desempleadas puede rebajar tu gasto mensual.
3. Estudia cuidadosamente si, cuando se da una vacante, es estrictamente necesario cubrirla o, por variación en los flujos de trabajo de tus equipos, las tareas de la persona que falta podrían ser asumidas por otros trabajadores (sin que eso implicara un aumento de sus niveles de estrés, obviamente).