El que la empresa cuente con trabajadores implica una serie de gastos que, además de tener que hacerles frente, hay que contabilizar. Nos referimos a las nóminas, seguros sociales, indemnizaciones, gratificaciones, finiquitos, etc.
En este artículo nos vamos a centrar en explicar cómo contabilizar una nómina, y verás que aprenderás a hacerlo sin dificultad. Pero también vamos a ver cómo se agiliza mucho este proceso si usas una herramienta como Holded.
A tener en cuenta antes de hacer el asiento contable
Casuística
En lo referente a la contabilidad de las nóminas nos podemos encontrar con una amplia casuística como consecuencia de la variedad de situaciones que se pueden dar entre la empresa y el trabajador.
Aquí vamos a ver cómo contabilizar una nómina “normal”, es decir, aquella con la que se retribuye al empleado cuando no se ha producido ninguna incidencia en el período al que se refiere. Pero llamo tu atención sobre el hecho de que cualquier peculiaridad que se refleje en ella tendrá, también, su efecto en el ámbito contable.
Me refiero, por ejemplo, a las nóminas que incluyen retribuciones en especie, dietas, finiquitos, etc.
Las nóminas y documentos más importantes en un solo lugar
Holded te permite centralizar los documentos de tus empleados y conectarlos con el resto de tu empresa.
Prueba nuestro ERP¿Qué necesitamos?
Necesitamos la nómina en sí y el programa de contabilidad con el que vamos a trabajar.
Esto es obvio, sí, pero lo comento para dejar claro que una cosa es hacer una nómina y otra diferente es contabilizar una nómina:
- Hacer una nómina es calcular el importe del sueldo, complementos y demás retribuciones que tiene que percibir un empleado en un período de tiempo concreto, así como los descuentos que corresponde practicarle con el fin de determinar el dinero que hay que pagarle.
Y todo ello aplicando la normativa vigente y el convenio colectivo que corresponda.
- Contabilizar una nómina es registrarla contablemente en el libro diario de la empresa.
Pues bien, lo primero se realiza con los programas específicos que hay para ello (que pueden ser online o no) y lo segundo, con el programa de contabilidad.
Asiento contable de una nómina
Contabilizar una nómina se lleva a cabo, normalmente, en dos asientos diferentes:
En el primero se anota el gasto que para la empresa supone el sueldo del empleado así como los importes que hay que descontar en concepto de seguridad social e I.R.P.F. y que son por cuenta del trabajador.
Incluirá también la cantidad líquida que la empresa tiene que pagar al trabajador.
El segundo refleja el pago cuándo se realiza.
La estructura de cada uno es la siguiente:
1.- Por la nómina:
| Sueldo bruto | (640) | Sueldos y salarios | a | (476) | Organismos de la seguridad social acreedores | Seguridad social a cargo del trabajador |
| a | (4751) | H.P. Acreedora por retenciones practicadas | Retención de I.R.P.F. | |||
| a | (465) | Remuneraciones pendientes de pago | Líquido a percibir |
Si se entregó algún anticipo en un momento anterior y se descuenta en la nómina que se está contabilizando se abonará la cuenta 460 Anticipos de remuneraciones.
2.- Por el pago:
| Líquido a percibir por el trabajador | (465) | Remuneraciones pendientes de pago | a | (57) | Cuenta de tesorería | Líquido a percibir por el trabajador |
Contabilizar nóminas se ha vuelto más fácil
Holded sincroniza los gastos de tus empleados con el resto de la contabilidad.
Pruébalo gratis¿Cuándo se realiza?
El asiento de la nómina se realizará en la fecha del último día del período de comprenda. Y el del pago en el día que tenga lugar.
Por ejemplo:
La nómina de enero se contabilizará el día 31 de dicho mes y una nómina que abarca desde el día 7 de marzo hasta el 21 se anotará ese día 21.
Y el asiento del pago se hará el día que realmente se realice, si bien lo normal es que coincida con la fecha de la nómina.
Ejemplo
La empresa tiene un solo trabajador y los datos de su nómina de marzo son:
- Sueldo bruto: 2.000 euros
- Seguridad a cargo del trabajador: 150 euros
- I.R.P.F.: 200 euros
El sueldo se le paga el 31 de marzo mediante transferencia pero se le descuenta un anticipo que se le entregó hace varios meses por importe de 350 euros.
Los asientos contables a realizar serán:
- Por la nómina (31 de marzo):
| 2.000 | (640) | Sueldos y salarios | a | (476) | Organismos de la seguridad social acreedores | 150 |
| a | (4751) | H.P. Acreedora por retenciones practicadas | 200 | |||
| a | (460) | Anticipos de remuneraciones | 350 | |||
| a | (465) | Remuneraciones pendientes de pago | 1.300 |
- Por el pago (31 de marzo)
| 1.300 | (465) | Remuneraciones pendientes de pago | a | (57) | Cuenta de tesorería | 1.300 |
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Prueba Holded 14 díasCómo contabilizar una nómina con Holded (de manera muy fácil)
Contabilizar los sueldos, como cualquier otra cosa, requiere tiempo y dedicación. Piensa, por ejemplo, en una empresa que tenga 20, 30 o 40 trabajadores cada mes…
A día de hoy que todos tenemos tan claro que el ahorro de tiempo se traduce en ahorro de dinero, agilizar los procesos de trabajo debe ser algo prioritario en cualquier organización.
Pues bien, con Holded podemos contabilizar una nómina de la empresa de una manera muy fácil y rápida.
Te cuento cómo:
Contabilizar una nómina solo rellenando campos
Si no tuvieras que anotar cada cuenta contable que hemos visto en los dos asientos anteriores y solo rellenaras el campo del importe ya adelantarías bastante, ¿verdad?.
Pues eso es lo que puedes hacer con Holded, porque accederás a una plantilla predeterminada que incluirá las cuentas necesarias y solo habrá que teclear las cantidades que correspondan.
Para ello la aplicación cuenta con dos sistemas de trabajo:
1.- Accediendo desde la opción de “Gastos”, en cuyo caso, al entrar en la nómina, tendrás que seleccionar el trabajador que proceda.
2.- Accediendo desde el empleado en cuestión (desde la opción de “Empleados”) y seleccionando “Nómina”.
Desde los dos sitios llegarás a la plantilla del apunte, donde solo tendrás que cumplimentar la fecha y el concepto e ir colocando los importes, tanto en el asiento del gasto como en el del pago.
Contabilizar una nómina recurrente
El programa cuenta, además, con otra opción muy útil cuando hay nóminas que se repiten en su mayor parte y se denomina “nóminas recurrentes”.
Se accede a ella desde el apartado de “Nóminas” que figura en el menú de “Gastos” y, una vez completados los campos, solo hay que seleccionar la frecuencia con la que se debe repetir el apunte contable que se genera.
