Batuz: qué es, calendario y guía para su implantación en Bizkaia

¿Qué es Batuz?

El sistema Batuz es una herramienta integral de control fiscal implementada por la Hacienda Foral de Bizcaia. Su objetivo principal es garantizar que las empresas cumplan con sus obligaciones tributarias de forma transparente y eficiente.

Descripción del sistema Batuz

El sistema Batuz busca simplificar los trámites al contribuyente. Se espera facilitar a autónomos y empresas el servicio que las haciendas ya prestan a los trabajadores por cuenta ajena, que reciben una propuesta de su declaración de impuestos. La Hacienda Foral, mediante la información recogida en los citados modelos, elaborará el borrador de la declaración de IVA e IRPF para autónomos e IVA e Impuesto de Sociedades para empresas.

En este proceso también interviene TicketBAI, un sistema tecnológico complementario que funciona en todo el territorio vasco y que permite registrar y enviar las facturas de forma automática a la administración fiscal. Con el sistema Batuz y TicketBAI, se busca reducir el fraude fiscal y mejorar la gestión de la facturación.

Objetivos de Batuz: control fiscal y lucha contra el fraude

Este sistema de facturación electrónica obliga a las empresas a enviar sus facturas en tiempo real a la Administración Foral de Bizkaia, lo que permite un control inmediato y constante de las transacciones comerciales. Al automatizar la transmisión de los datos, Batuz reduce la posibilidad de manipulación o falsificación de facturas, haciendo mucho más difícil que los contribuyentes oculten ingresos o falseen sus declaraciones fiscales.

Además, facilita la detección de irregularidades y errores en las transacciones, lo que incrementa la eficiencia en las auditorías y el seguimiento de las obligaciones fiscales. Este sistema refuerza la transparencia y promueve una mayor equidad en el cumplimiento tributario, contribuyendo a un entorno económico más justo y fiable.

¿Cómo funciona Batuz y a quién afecta?

Batuz es un sistema implementado por la Hacienda Foral de Bizkaia. Este sistema obliga a todas las personas y entidades que desarrollan actividades económicas en Bizkaia a llevar la contabilidad de sus negocios a través del Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE) en la sede electrónica de la Hacienda Foral.

Además, deben emitir sus facturas mediante el software ‘TicketBAI’, garantizando así la declaración de todas las operaciones de venta realizadas. Batuz afecta a todas las empresas y autónomos sujetos a la normativa fiscal de Bizkaia sin importar su tamaño.

Calendario de implantación del sistema Batuz y obligaciones

Todas las empresas y autónomos de Bizkaia deberán adaptar sus sistemas de facturación a TicketBAI y Batuz entre el 1 de enero de 2024 y el 1 de enero de 2026, según el calendario de implementación progresivo aprobado por las Juntas Generales el 22 de noviembre de 2024.

Fases del calendario de implantación y seguimiento

• A partir del 1 de enero de 2024: Adopción obligatoria del sistema Batuz por las empresas que no sean micropymes o pymes.
• A partir del 1 de julio de 2024: Las micropymes que se dediquen a actividades empresariales industriales, fabriles, de construcción y de transporte deberán tener el sistema implementado. También para actividades empresariales y profesionales financieras, jurídicas, de seguros, de alquiler y otras profesiones, excluyendo educación y actividades culturales.
• A partir del 1 de enero de 2025: Será obligatorio para micropymes dedicadas a la hostelería, comercio, reparación de bienes muebles, peluquerías y otros servicios personales (titulares personas jurídicas y ERAR -Entidades en Régimen de Atribución de Rentas- con PJ -Persona Jurídica-).
• A partir del 1 de julio de 2025: Micropymes de hostelería, comercio, reparación de bienes muebles, peluquerías y otros servicios personales (titulares personas físicas y ERAR sin PJ).
• A partir del 1 de enero de 2026: La adopción de Batuz será aplicable a entidades total y parcialmente exentas del Impuesto de Sociedades, así como a entidades sin fines lucrativos. También se incluirán en esta etapa a sectores como agricultura, ganadería, pesca, educación, servicios culturales y otros contribuyentes. Las txosnas (casetas) de comparsas, asociaciones y otras entidades sin ánimo de lucro deberán estar informatizadas y formar parte del sistema Batuz a partir de esta fecha.

Obligaciones de los contribuyentes

1. Utilizar TicketBAI para emitir facturas con código identificativo y QR.
2. Registrar sus operaciones en el LROE y enviarlas periódicamente a la Hacienda Foral.
3. Aceptar o revisar los borradores fiscales generados por la administración tributaria.
4. Cumplir con los plazos establecidos según su sector y actividad económica.

Plazos y requisitos legales para una transición efectiva

Para garantizar una transición efectiva que reduzca el riesgo de sanciones y optimice la gestión fiscal, los contribuyentes deben:

• Adaptar sus sistemas de facturación antes de la fecha obligatoria de su sector.
• Asegurar que su software cumpla con los requisitos técnicos de TicketBAI.
• Familiarizarse con el uso del Libro Registro de Operaciones Económicas.
• Revisar con antelación los borradores fiscales generados por la Hacienda Foral.
• Implementar un plan de formación para empleados y gestores administrativos.

Cómo Batuz se relaciona con TicketBAI

Aunque tanto TicketBAI como Batuz han ganado relevancia entre autónomos y empresas desde que se anunció su implementación obligatoria, la diferencia entre ambos términos no siempre resulta evidente, a pesar de su estrecha relación.

Definición de TicketBAI

TicketBAI es un sistema de control de facturación desarrollado conjuntamente por las haciendas forales de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa, en colaboración con el Departamento de Hacienda del Gobierno Vasco. Su aplicación es obligatoria en los tres territorios y establece nuevos requisitos legales para las personas y entidades que ejercen una actividad económica.

Su objetivo principal es reforzar el control fiscal mediante un software de facturación que garantice la autenticidad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros contables. Para ello, cada factura generada incorpora un código identificativo TiketBAI y un código QR, lo que permite a las haciendas forales realizar un seguimiento más preciso de la actividad económica.

Integración de TicketBAI en Batuz

Batuz engloba tres componentes principales y uno de ellos es TiketBAI:

1. TicketBAI : Es el sistema de control de facturación que exige que todas las facturas generadas cumplan con ciertos requisitos legales. Cada factura debe incluir un código identificativo y un código QR, lo que permite a la Hacienda Foral de Bizkaia un mayor control sobre las operaciones económicas. De este modo TicketBAI garantiza la autenticidad, trazabilidad e inviolabilidad de las facturas. Utilizar un sistema adaptado a TicketBAI como Holded puede ser de gran ayuda para tu empresa.
2. Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE): Es un registro contable digital donde los autónomos y empresas deben informar sobre sus operaciones económicas. Se envía periódicamente a la Hacienda Foral de Bizkaia a través de su plataforma online.
3. Elaboración de borradores fiscales: Con la información obtenida de TicketBAI y del LROE, la Hacienda Foral de Bizkaia puede generar borradores de impuestos para autónomos y empresas. Esto busca facilitar el cumplimiento fiscal y reducir errores en las declaraciones de IVA, IRPF e Impuesto de Sociedades.

Impacto en la gestión fiscal e implementación obligatoria

La implementación obligatoria de Batuz en Bizkaia supone un cambio significativo en la gestión fiscal de autónomos y empresas, ya que introduce nuevas obligaciones para garantizar el control y la transparencia tributaria. Al integrar TicketBAI como sistema de facturación electrónica, junto con el Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE) y la elaboración automatizada de borradores fiscales, Batuz reduce la posibilidad de fraude y facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Su impacto se traduce en una mayor trazabilidad de las operaciones económicas, simplificación de trámites para los contribuyentes y un modelo de declaración de impuestos más automatizado, similar al que ya tienen los trabajadores por cuenta ajena. Sin embargo, su implementación escalonada también ha supuesto un desafío para empresas y autónomos, que han tenido que adaptar sus sistemas contables y procesos administrativos a los nuevos requisitos impuestos por la Hacienda Foral de Bizkaia.

Llevanza del LROE y modelos tributarios relacionados con Batuz

Funcionalidad y Obligaciones del LROE bajo el sistema Batuz

Uno de los componentes clave del sistema Batuz es la obligación de llevar el Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE). Este libro tiene como objetivo registrar todas las transacciones económicas realizadas por las empresas y autónomos, lo que permite a la Hacienda Vasca tener acceso directo a la información de cada operación comercial.

Para utilizar el sistema Batuz será un programa de facturación adaptado para generar archivos con la información tributaria de las facturas.

Modelos tributarios asociados

Además, los contribuyentes deben cumplir con los modelos tributarios asociados a Batuz que incluyen:

• Modelo 140: Relacionado con la declaración de operaciones realizadas por los autónomos.
• Modelo 240: Relacionado con la declaración del Impuesto de Sociedades.
• Modelo 303: Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Impacto de Batuz en la facturación electrónica

Requisitos para las empresas

Antes de integrar Batuz en su sistema de facturación, las empresas deben:

1. Verificar que su software cumple con los estándares de TicketBAI y está homologado por la Hacienda Foral.
2. Actualizar su infraestructura informática para garantizar la compatibilidad con los requisitos técnicos.
3. Capacitar a empleados y gestores administrativos en el uso del nuevo sistema de facturación electrónica.
4. Configurar el envío automático de facturas a la Hacienda Foral en los plazos establecidos.

Beneficios de la facturación electrónica en cumplimiento con Batuz

• Control fiscal eficiente: Permite un seguimiento detallado de las facturas emitidas y recibidas.
• Reducción del fraude fiscal: Al automatizar el registro, se evitan irregularidades en la facturación.
• Cumplimiento tributario simplificado: Facilita el proceso de declaración y envío de facturas.
• Ahorro de tiempo y recursos: La automatización de procesos reduce la carga administrativa.
• Mayor transparencia: Las facturas registradas quedan documentadas y verificables.

Integración de Batuz con un software de facturación

Un software de fcturación como Holded mejorará la automatización de procesos y garantizará la correcta gestión de facturas electrónicas.

Requisitos previos a la integración

Antes de integrar Batuz en su sistema de facturación, las empresas deben:

1. Verificar que su software cumple con los estándares de TicketBAI y está homologado por la Hacienda Foral.
2. Actualizar su infraestructura informática para garantizar la compatibilidad con los requisitos técnicos.
3. Capacitar a empleados y gestores administrativos en el uso del nuevo sistema de facturación electrónica.
4. Configurar el envío automático de facturas a la Hacienda Foral en los plazos establecidos.
5. Asegurar la correcta conexión con el LROE, donde se registrarán las operaciones económicas.

Software de facturación compatible con Batuz

Para garantizar el cumplimiento de Batuz, es necesario utilizar un software certificado. Algunas opciones incluyen:

• Software de facturación homologado por la propia administración.
• Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) adaptados a TicketBAI.
• Plataformas de contabilidad en la nube con integración fiscal.
• Soluciones personalizadas desarrolladas por proveedores autorizados.

Permisos y configuraciones necesarias

Antes de comenzar con la integración, los contribuyentes deben:

• Darse de alta en la Hacienda Foral de Bizkaia como usuario de Batuz.
• Obtener un certificado digital válido para firmar electrónicamente las facturas y garantizar su autenticidad.
• Registrar el software de facturación que se va a utilizar, asegurándose de que está homologado.
• Asignar permisos a los gestores o asesores fiscales si van a realizar la gestión en nombre del contribuyente

Pasos para la integración

• Paso 1: Instalación del software de facturación.
• Paso 2: Configuración de la API de Batuz.
• Paso 3: Configuración de la conexión entre Batuz y el software de facturación.
• Paso 4: Validación de los datos e integración de las bases de datos.
• Paso 5: Pruebas de funcionamiento y ajuste de parámetros.

Manejo de errores comunes en la integración de Batuz con un software de facturación

La integración de Batuz con un software de facturación puede presentar algunos desafíos técnicos y administrativos. Identificar y corregir estos errores a tiempo es clave para garantizar el cumplimiento fiscal y evitar sanciones.

Identificación de errores comunes durante la integración

Errores en la generación y envío de facturas

• Falta de código TBAI o QR en las facturas: El software no está configurado correctamente.
• Firma digital inválida o ausente: El certificado digital no está actualizado o correctamente instalado.
• Errores en el formato del archivo enviado: Datos incorrectos o incompatibilidad con los requisitos de TicketBAI.

Problemas en la comunicación con la Hacienda Foral de Bizkaia

• Facturas rechazadas por la administración: Información incompleta o discrepancias en los datos fiscales.
•  Fallo en la transmisión automática de registros: Problemas de conexión con los servidores de la Hacienda Foral.
• No sincronización con el Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE): Configuración incorrecta o falta de permisos.

Errores administrativos

•  No asignación de roles y permisos adecuados: El software no permite la gestión por parte de asesores fiscales.
•  Desactualización del software: No se han aplicado las últimas actualizaciones que garantizan el cumplimiento de la normativa.

Consejos para mantener un funcionamiento óptimo del software

Para garantizar una integración fluida con el sistema Batuz y evitar errores, es fundamental seguir algunas recomendaciones:​

• Verificar la configuración inicial del software: Asegúrate de que el programa de facturación esté adaptado a los requisitos específicos de TicketBAI y Batuz.
• Emitir y validar facturas de prueba: Realiza pruebas enviando facturas y verifica que sean correctamente aceptadas por la Hacienda Foral, asegurando su correcta integración en el sistema. ​
• Mantener el software actualizado: Revisa y aplica regularmente las actualizaciones oficiales del programa para incorporar mejoras y adaptaciones a posibles cambios normativos.​
• Configurar copias de seguridad automáticas: Establece respaldos automáticos periódicos de los datos para proteger la información y facilitar su recuperación en caso de incidencias.​
• Monitorizar la comunicación con la Hacienda Foral: Supervisa constantemente las transmisiones de datos para detectar y corregir rápidamente cualquier fallo en la comunicación.​
• Formar al personal involucrado: Es esencial que todos los usuarios del sistema comprendan su funcionamiento. Proporciona capacitación de los empleados que lo gestionen para garantizar un uso eficiente y conforme a la normativa.​
• Consultar regularmente el portal de la Hacienda Foral de Bizkaia: Mantente informado sobre cambios normativos, nuevas funcionalidades y actualizaciones relacionadas con Batuz visitando periódicamente su portal oficial.​

¿Es necesario obtener asesoría fiscal al implementar el sistema Batuz en mi empresa?

Si bien la implementación de Batuz está diseñada para ser lo más intuitiva posible, es recomendable contar con asesoría fiscal cuando se adopta este sistema. Un asesor fiscal especializado puede ayudar a las empresas a comprender los requisitos legales, elegir el software adecuado y gestionar la transición de manera efectiva.

La asesoría también es fundamental para resolver problemas técnicos y asegurar que todas las facturas se emitan y registren correctamente.

Beneficios de la asesoría fiscal y en qué casos solicitarla

Se recomienda solicitar asesoría fiscal cuando la empresa no cuenta con personal especializado en contabilidad o fiscalidad, enfrenta dificultades para configurar el software de facturación compatible con Batuz, recibe rechazos o errores en la validación de facturas, necesita garantizar la correcta aplicación de deducciones y beneficios fiscales o maneja un alto volumen de operaciones que requieren automatización y control estricto.

Elección de un asesor fiscal

Al elegir un asesor fiscal para Batuz, es clave que tenga experiencia en el sistema y en la fiscalidad de Bizkaia, conozca el software de facturación homologado, pueda gestionar todas las obligaciones fiscales (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, LROE), ofrezca soporte continuo y cuente con buenas referencias de clientes o entidades profesionales.

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