Cómo usar Excel para llevar la contabilidad de tu empresa + plantillas gratis

La gestión contable es uno de los aspectos cruciales para garantizar la viabilidad del negocio. Veamos las claves de cómo usar Excel para llevar la contabilidad de tu empresa y algunos ejemplos prácticos mediante plantillas gratis descargables.

• Crea un solo archivo de Excel, con una hoja para cada actividad: asientos contables, ingresos y gastos, etc.
• Asegúrate de incluir los libros de contabilidad exigidos por Hacienda
• Introduce cada transacción con todos los detalles
• Reserva un tiempo cada semana para añadir facturas emitidas y recibidas
• Haz revisiones periódicas para comprobar que no hay descuadres

Cada uno de estos pasos es importante, porque es la mejor garantía de que la contabilidad empresarial se lleva de manera adecuada y con agilidad. 

Ahora bien, es cierto que son muchas tareas a realizar, y puede resultar abrumador para las pymes y autónomos. 

La mejor forma de asegurar la agilidad en estos procesos es contar con una metodología bien definida, las herramientas adecuadas y un sistema organizado. 

En cambio, muchas pequeñas y medianas empresas, o autónomos que emprenden, improvisan en este tema y acaba siendo una fuente de estrés y de problemas.

En caso de querer dejar atrás el papel y la improvisación, hay diferentes opciones para digitalizar este ámbito de la empresa, y uno de ellos es usando Excel.

En esta guía te explicaremos  los pasos necesarios para llevar la contabilidad de una empresa usando Excel. Verás que requiere un esfuerzo inicial de orden, pero que cuando te acostumbres resultará muy fácil e intuitivo, y de gran utilidad.

Crea un solo Excel con varias hojas

Para unificar al máximo toda la gestión contable del negocio, es mejor contar con un solo documento de Excel y varias hojas, en vez de tener un archivo distinto para cada sección. 

Dentro del documento, añade distintas hojas, para poder registrar cada uno de los aspectos clave de la contabilidad.

• Hoja de registro o libro diario
• Libro de facturas emitidas
• Libros de facturas recibidas y gastos
• Hoja de clientes
• Hoja de proveedores
• Cuenta de resultados mensual
• Flujo de caja de la empresa
• Cobros y pagos pendientes
• Gráficos visuales de análisis financiero

Además de estos aspectos de la contabilidad de tu sociedad, también puedes añadir otras secciones como la gestión de inventario, organización de recibos, órdenes de compra, nóminas y demás.

Ten en cuenta que cuando hablamos de Excel nos referimos a cualquier opción de hojas de cálculo: la de Microsoft Office o bien opciones en la nube como Google Drive. También hay una versión gratuita y de software libre tipo Excel, que se llama LibreOffice Calc. 

Sea cual sea la versión que utilices, es importante que dentro de la empresa se eviten duplicados de este archivo, porque esto podría dar lugar a incongruencias futuras. 

Para evitarlo, puedes compartir el documento en Dropbox o en One Drive, o directamente usar hojas de cálculo en la nube como Google Sheets.

Por otro lado, es mejor que definas bien todas las hojas, columnas y filas desde buen principio y que todo el personal que use ese documento esté alineado sobre las reglas para utilizarlo.

Siempre es normal que aunque dejes todo muy bien establecido, surjan necesidades concretas que obliguen a ir ajustando el Excel. Por eso, asegúrate de realizar revisiones periódicas y coordinadas de las hojas de cálculo de contabilidad.

Holded ofrece la posibilidad de visualizar tus movimientos en tiempo real. Gracias a sus informes automáticos, puedes mantener un seguimiento efectivo de tus objetivos a medio y largo plazo.

Contando con un registro de la contabilidad de tu empresa, puedes hacer previsiones y verificar tus avances, gastos e ingresos. Aprende más sobre el programa de Contabilidad de Holded.

Cómo crear estados financieros y libros fiscales en Excel

A la hora de crear las secciones de tu hoja de cálculo, es posible que recurras a una plantilla gratuita de Excel que te lo ponga fácil, o que prefieras hacer la tuya propia. 

En cualquier caso, asegúrate de que tenga un espacio para introducir los libros fiscales, y otro para poder hacer un seguimiento general de la situación financiera de la empresa.

¿Qué libros exige la Agencia Tributaria en España?

Hay una serie de libros contables que conviene reflejar en tu documento. En concreto, deberías incluir los Libros obligatorios que exige Hacienda en España, si tu empresa está en este país.

• Balance: con activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa, incluyendo activo/pasivo circulante y activo/pasivo fijo.
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado donde se reflejen cambios del patrimonio durante el ejercicio
• Flujos de efectivo o Cash Flow
• Memoria de la empresa

Por ejemplo, una hoja debe incluir el libro diario, es decir, todo el registro contable de las operaciones de la empresa. 

Estas transacciones empresariales se contabilizan en asientos contables, que deben quedar reflejados en la hoja como Debe o Haber. Esto incluye ingresos, gastos y también amortizaciones. Si quieres aprender más acerca de estos conceptos, puedes leer nuestra guía sobre cómo llevar la contabilidad.

Cómo llevar registro de gastos y comprobantes

Cualquier desembolso que realice la empresa, por insignificante que sea, debe quedar bien registrado en la hoja de contabilidad. 

Para ello, la hoja de control de gastos tendrá que incluir:

• Fecha de la entrada o salida de dinero
• Cliente/Proveedor
• Base imponible 
• IVA
• Total

Además, se deben conservar todos los comprobantes, para poder guardar registro de todas esas operaciones.

Cómo contabilizar las facturas para presentar el IVA

Si quieres reflejar en tu registro contable las facturas emitidas y las soportadas, conviene que tengas una hoja dentro del Excel para cada una de estas opciones. 

Los programas de facturación te lo hacen de manera automática, pero si lo vas a hacer en una hoja de cálculo, no olvides anotar:

• Fecha de la factura
• Número de factura
• Base imponible
• IVA
• Total
• Cliente/Proveedor

Cómo crear informes contables en Excel

La hoja dentro del Excel destinada a informes es muy importante, porque permite analizar los datos y así hacer el balance de situación. Es posible que te preguntes cómo crear informes en una hoja de cálculo de forma fácil, así que toma nota.

Vale la pena darle un buen diseño al dashboard, para que esta parte del Excel sea muy visual y completa. Esto permitirá hacer un análisis detallado de gastos, ingresos, balance general y cualquier otro aspecto de la contabilidad de tu negocio.

Para ello, crea un gráfico o varios, y vincúlalos a los datos de otras hojas. Así podrás tener siempre en tiempo real la información clave de toda la contabilidad.

Cuantas más variables tengan tus gráficos, más visión global podrás tener de tu empresa. Además, suele ser una hoja importante para que el gerente o director tenga una idea general de cómo va todo a nivel financiero, sin entrar al detalle.

Ventajas y desventajas de llevar la contabilidad usando Excel

Igual que es más fácil mantener una estancia ordenada si tiene suficiente espacio de almacenaje y todo tiene un lugar, la contabilidad también necesita sus celdas en el Excel. 

Si todo tiene una casilla, columna u hoja donde introducirse, no perderás ningún dato importante.

Esto te dará mucha tranquilidad en el día a día de la empresa, además de que evitarás incidencias que podrían:

• Afectar al bienestar de los trabajadores
• Suponer importantes pérdidas económicas para el negocio
• Conllevar daños a la imagen corporativa y a la fidelización de clientes

Por el contrario, con un buen control contable, financiero y de facturación, podrás dormir tranquilo.

• Es la mejor forma de evitar gastos innecesarios
• Tendrás al día a nivel fiscal y legal todo lo referente a tu negocio
• Ahorrarás tiempo y dinero
• Podrás detectar oportunidades de crecimiento para la empresa

Dar el salto del papel a las hojas de cálculo de Excel es un gran paso, y tiene muchas ventajas. 

• Ahorras mucho tiempo
• Te aseguras de no perder datos
• Centralizas la información
• Favoreces el uso de un sistema de trabajo común
• Permite visualizar y analizar información integral, gráficos e informes 

Sin embargo, usar el Excel para llevar la contabilidad tiene ciertos inconvenientes que se resuelven si se sustituye por un programa ERP o software de contabilidad más completo.

Si utilizas un programa de contabilidad en la nube, te aseguras de evitar las siguientes desventajas de usar el Excel:

• La información puede duplicarse, si el documento lo trabajan diferentes personas a la vez
• Es más fácil cometer errores o ingresar datos incorrectos
• Requiere tiempo para conseguir plantillas de Excel o realizar una propia
• No se integra con otros programas en tiempo real, como puede ser un ecommerce, apps de bancos y otros

Ejemplos de plantillas de Excel para pymes

Si estás buscando una plantilla en Excel para llevar la contabilidad, una de las opciones más completas es la plantilla predefinida que te viene por defecto gratuitamente en Google Drive. 

¿Cómo conseguir esta plantilla gratuita?

• Entra en tu cuenta de Google Drive, con el mismo usuario y contraseña que tienes para Gmail
• Accede al apartado de Hojas de Cálculo
• Despliega la Galería de Plantillas que te muestra en la parte superior
• Encontrarás una plantilla denominada Informe Financiero, que es muy completa

La gran ventaja de esta plantilla gratuita es que la primera hoja incluye las instrucciones de uso.

1. En la hoja “Transacciones”, borra las transacciones de ejemplo e introduce las de tu empresa. A continuación, asigna una categoría a cada transacción.
2. Las hojas “Panel” y “Pérdidas y ganancias” se actualizan automáticamente en función de las transacciones.
3. Si quieres cambiar una categoría, ve a la hoja “Categorías”.
4. Para crear un balance, introduce los valores en los cuadros sombreados de la hoja “Balance financiero”.

Usando esta planilla tipo Excel ni siquiera tendrás que crear la sección de informes, porque está prediseñada. 

Simplemente introduce los datos en las otras hojas, y esta se irá ajustando automáticamente.

En todo caso, esta plantilla no tiene un apartado para anotar las facturas emitidas y soportadas. Esta sección conviene que la agregues, porque es clave para poder presentar trimestralmente el IVA.

Microsoft también ofrece plantillas de contabilidad en Excel totalmente gratis, para los usuarios de One Drive o de Office. 

Por ejemplo, este libro de contabilidad básico lo tienen disponible en su web oficial para descargar sin coste alguno.

Alternativas al Excel: Ventajas de Usar un Programa de Contabilidad

Con un Excel podrás llevar la contabilidad básica del negocio, pero no podrás llegar a maximizar la productividad de tu empresa en este sentido. 

El Excel es respecto a un programa de software lo que sería un carro de caballos respecto a un coche. 

Por supuesto que fue un salto en su tiempo empezar a viajar en carruajes, pero hoy en día tiene más sentido ir en vehículo motorizado. 

Contar con un programa de contabilidad es el paso definitivo que hará que tu rentabilidad empresarial se pueda controlar al detalle y también se optimice.

Hay soluciones ERP en la nube como Holded que incluyen módulo de contabilidad, además de otros como ventas, inventario de materias primas, gestión de nóminas y mucho más.

Por último, recuerda que cara al futuro la tecnología seguirá mejorando y también el Plan General de Contabilidad se modifica continuamente. 

Si tienes un software online que incluye constantes actualizaciones, te asegurarás de que tu contabilidad empresarial evolucione también. 

De lo contrario, si utilizas un Excel tendrás que ir adaptando las casillas manualmente cada vez que haya modificaciones legales, fiscales o de la propia empresa.

Cabe añadir, para terminar, que los programas de contabilidad en la nube permiten a los trabajadores llevar la contabilidad desde cualquier lugar y dispositivo en tiempo real.

Conclusión

La contabilidad de la empresa es un aspecto suficientemente importante como para que valga la pena automatizarlo. Para ello, saltar de los papeles al ordenador ya es un paso, pero en 2021 no deberías conformarte con esto. 

¿Ya tienes claro que vale la pena dar el salto? Ahora ya sabes cómo usar Excel para llevar la contabilidad de tu empresa, dónde encontrar plantillas y qué otras opciones te ofrece la tecnología para impulsar tu negocio.

Lo ideal es que pruebes alguna plantilla de Excel y también la demo gratuita de algún programa de gestión empresarial. Compara las experiencias, valora los costes y potencial retorno de la inversión, ¡y a por ello!

Que tengas mucha suerte, y que logres disparar tus resultados gracias a una gestión contable eficiente de tu empresa.