En esta guía te explicaremos cómo hacer un balance de situación (o balance general) y los conceptos básicos necesarios para tomar el control del cierre del ejercicio.
El balance de situación es el documento contable que responde, de un solo vistazo, a la pregunta más importante de cualquier negocio: ¿cuánto vale mi empresa y cómo se financia? Se trata de una fotografía del patrimonio en una fecha concreta, que muestra lo que tienes (activo), lo que debes (pasivo) y lo que es realmente tuyo (patrimonio neto).
Por ley, todas las sociedades mercantiles españolas deben presentarlo ante el Registro Mercantil al cierre del ejercicio, integrado en las cuentas anuales. Si se entrega fuera de plazo o con errores, la empresa puede enfrentarse a sanciones económicas.
Pero más allá del cumplimiento legal, el balance es una herramienta de gestión imprescindible: revela si tu empresa es solvente, si está demasiado endeudada o si tiene recursos suficientes para crecer.
El balance de situación, también llamado balance general o estado de situación patrimonial, es un documento contable que refleja la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado. Recoge los activos, los pasivos y el patrimonio neto: es decir, lo que tiene la empresa, lo que debe y con qué recursos propios cuenta.
Junto a la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria, forma parte de las cuentas anuales. Por ley, toda sociedad mercantil en España debe depositarlo en el Registro Mercantil una vez al año, conforme al Plan General de Contabilidad (PGC).
La principal diferencia entre el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias es que el balance muestra una fotografía estática del patrimonio en una fecha concreta, mientras que la cuenta de resultados refleja la actividad económica a lo largo de un período (ingresos, gastos y el resultado obtenido).
El balance se divide en dos grandes bloques que siempre deben sumar lo mismo:
Ambos lados deben cumplir la ecuación fundamental de la contabilidad:
Activo = Patrimonio neto + Pasivo
Esta igualdad no es opcional: es la base de la contabilidad por partida doble. Cada euro que aparece en el activo está financiado, o bien con recursos propios (patrimonio neto), o bien con deuda (pasivo). Cada parte, a su vez, se subdivide en función del plazo de permanencia o exigibilidad.
El activo muestra todos los bienes y derechos de los que es titular la empresa. Se ordena de mayor a menor liquidez, es decir, según la facilidad con la que cada elemento puede convertirse en efectivo. Se divide en dos grandes categorías:
El activo corriente o circulante está formado por los bienes y derechos cuyo ciclo económico es inferior a un año o que la empresa prevé convertir en efectivo en ese plazo. Incluye:
El activo no corriente o inmovilizado está formado por los bienes y derechos destinados a permanecer en la empresa durante más de un año. No están pensados para la venta inmediata, sino para sostener la capacidad productiva. Se subdivide en:
La diferencia clave: el activo corriente sustenta la operativa diaria del negocio, mientras que el activo no corriente sostiene su capacidad productiva a largo plazo. Cuando un bien del activo no corriente se amortiza, su valor disminuye gradualmente en el balance a lo largo de su vida útil.
Como parte del balance de situación, muestran las fuentes de financiación, propias y ajenas, que se han usado para costear el activo. Se dividen en tres grandes bloques:
También conocido como fondos propios, son aquellos recursos financieros que no representan deuda para la empresa. Por ejemplo: el capital social de la compañía que ha sido aportado por los socios.
También conocido como exigible a largo plazo, son aquellas partidas que tienen un plazo de exigibilidad superior a un año.
También conocido como exigible a corto plazo, serían todas las deudas que se cobrarán en el plazo de un año o menos. Es decir, pagos a proveedores, bancos, organismos públicos…
Dado que los recursos de una empresa no provienen de la nada, es lógico que se tengan que costear, ya sea con capital propio, un préstamo o una subvención. Por eso, el activo y el pasivo deben sumar lo mismo: uno es la imagen de cómo se ha financiado el otro.
El balance es mucho más que un trámite legal obligatorio: es una herramienta de gestión financiera imprescindible. Sus principales utilidades son:
Cumplir con las obligaciones legales y mercantiles: toda sociedad mercantil española debe presentarlo ante el Registro Mercantil formando parte de las cuentas anuales.
Según el Plan General de Contabilidad (PGC), cada masa patrimonial incluye diferentes partidas y cuentas contables.
El activo se ordena por liquidez (de mayor a menor facilidad para convertirse en efectivo) y el pasivo por exigibilidad (de mayor a menor urgencia de pago).
Cuando una empresa adquiere un bien de inmovilizado, como una furgoneta, una máquina, un ordenador o un local, el balance se ve afectado de forma inmediata, aunque el impacto depende de cómo se financia la compra.
Si el pago es al contado: el activo no corriente (inmovilizado material) aumenta en el valor de adquisición y el activo corriente (banco) disminuye en la misma cuantía. El total del activo no cambia y el balance sigue cuadrando.
Ejemplo: Compra furgoneta 20.000 € al contado
→ Activo no corriente +20.000 €
→ Banco –20.000 €
Si se financia con un préstamo: el activo no corriente aumenta en el valor del bien y, simultáneamente, el pasivo no corriente (o corriente, según el plazo de amortización del préstamo) crece en la misma cuantía. El total del activo y del pasivo aumentan por igual.
Ejemplo: Compra furgoneta 20.000 € con préstamo
→ Activo no corriente +20.000 €
→ Pasivo no corriente +20.000 €
Además, a partir del ejercicio siguiente, el bien deberá amortizarse anualmente según su vida útil estimada, lo que reduce gradualmente su valor en el activo y genera un gasto en la cuenta de resultados. Esta amortización acumulada aparece como una corrección valorativa en el activo no corriente del balance.
Te interesa: ¿Qué es la amortización del inmovilizado material?
Según el Plan General Contable (el texto legal que rige como la empresa española debe de llevar su contabilidad), la elaboración del balance sigue un proceso ordenado al cierre del ejercicio. El balance se divide en dos columnas: a la izquierda el activo y a la derecha el pasivo y patrimonio neto.
El balance se divide, como hemos visto, en dos grandes apartados, el ‘activo’ y el ‘pasivo y patrimonio neto'. Y, a su vez, cada uno de ellos está subdividido. Vamos a desarrollarlo.
Antes de elaborar el balance, todos los movimientos del ejercicio deben estar correctamente registrados: ventas, compras, nóminas, amortizaciones, ajustes de periodificación y provisiones. El asiento de regularización que traslada el resultado a la cuenta de pérdidas y ganancias debe estar completado.
Para saber dónde va cada cuenta, hazte dos preguntas fundamentales:
El activo se estructura de mayor a menor liquidez (primero el efectivo, luego los clientes, después el inmovilizado). El pasivo se organiza de mayor a menor exigibilidad (primero el patrimonio neto, luego el pasivo no corriente y finalmente el corriente).
Suma todos los elementos del activo y compáralos con la suma del pasivo más el patrimonio neto. Si ambos totales coinciden, el balance cuadra. Si no, existe un error en algún asiento que debe rastrearse y corregirse antes de presentar las cuentas.
Al final, el balance debería aparecer así:
Al final, los totales deben ser iguales.
Para visualizar cómo queda un balance real, tomemos el caso de una pequeña empresa de servicios informáticos que cierra su primer ejercicio.
Cuenta con mobiliario y equipos por valor de 30.000 €, inversiones inmobiliarias de 7.000 €, inversiones financieras de 3.000 €, stock de mercaderías por 40.000 €, clientes pendientes de cobro por 15.000 € y efectivo en banco y caja de 25.000 €.
Sus socios aportaron un capital de 80.000 € y el negocio generó un beneficio de 20.000 € en el ejercicio. Solo debe a dos proveedores a corto plazo (20.000 € en total). El resultado:
Observa que el balance cuadra perfectamente: los 120.000 € de activo están financiados con 100.000 € de patrimonio neto (recursos propios) y 20.000 € de pasivo corriente (deudas a corto plazo). La empresa no tiene deuda a largo plazo, lo que indica una situación financiera saneada.
Para saber cuáles son y dónde van en el balance, plantéate un par de preguntas:
Si la cuenta pertenece a los bienes y derechos de la empresa, se encontrará dentro del activo. Si se trata de una obligación que la empresa tiene que devolver, entonces será un pasivo. Y si es un recurso que permanecerá en la compañía por tiempo indefinido, entonces formará parte del patrimonio neto.
Un activo que estará dentro de la empresa por menos de un ejercicio económico es corriente. Si dura más de ese tiempo, será no corriente. En cuanto a las deudas, todas las que se deban pagar a corto plazo se ubicarán bajo el pasivo corriente; de lo contrario, serán no corriente.
Las partidas se ordenan por separado: el activo de mayor a menor liquidez, y el pasivo de mayor a menor exigibilidad.
Hay varios puntos a tener en cuenta a la hora de analizar un balance de situación:
El balance de situación debe presentarse al final del ejercicio contable. La fecha límite es el último día del mes de julio, y su presentación se realiza ante el Registro Mercantil.
Eso sí, primero debe contar con la aprobación de la Junta General de la Empresa.
El fondo de maniobra —también llamado capital circulante o working capital— es uno de los indicadores más importantes para interpretar un balance de situación, porque mide la capacidad de la empresa para atender sus obligaciones a corto plazo con sus propios recursos a corto plazo. Se puede calcular de dos formas equivalentes:
Fondo de maniobra = Activo corriente – Pasivo corriente
O de forma equivalente:
Fondo de maniobra = (Patrimonio neto + Pasivo no corriente) – Activo no corriente
Si el fondo de maniobra es positivo, la empresa tiene más recursos líquidos que deudas a corto plazo. Existe un 'colchón' financiero que permite afrontar imprevistos y mantener la actividad sin tensiones. Es la situación deseable.
Si el fondo de maniobra es negativo, la empresa está financiando parte de sus activos a largo plazo con deuda a corto plazo, lo que genera riesgo de insolvencia si los acreedores exigen el pago. Es urgente revisar la estructura financiera: renegociar plazos, ampliar capital o buscar financiación a largo plazo.
Si es cero quiere decir que el activo corriente se financia exclusivamente con deudas a corto plazo. O lo que es lo mismo, el negocio podría tener problemas de capital.
Pero la peor situación es que el fondo de maniobra sea negativo.
Significa que para poder financiar el activo será necesario un exceso de recursos a corto plazo, lo que puede generar tensiones de liquidez.
Se puede hacer cuando se quiera (mensual, trimestral…) pero, por ley, toda empresa en España debe presentarlo una vez al año, integrado a las cuentas anuales ante el Registro Mercantil. De lo contrario, la compañía podría ser penalizada.
Existen distintas versiones del plan contable dependiendo del tamaño de la empresa.
Fundamentalmente, existen dos tipos de cuentas:
La diferencia entre ellas radica en la cantidad de información que deben detallar. Las cuentas anuales normales son las más exhaustivas. Para poder presentar el modelo abreviado, una empresa debe cumplir con al menos dos de los siguientes requisitos:
Si lo necesitas, puedes obtener plantillas gratis para hacer un balance general en el blog de Holded.
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan programas de gestión para automatizar su contabilidad. Holded te puede ayudar a mejorar el proceso para presentar las cuentas anuales al crear un balance de situación automáticamente.
Al conectar tu facturación y asientos en Holded, se registrará toda la información sobre tus compras, ventas, productos y contactos. El programa de contabilidad hará uso de estos datos para generar distintos tipos de informes de manera fácil y rápida.
Si tienes una cuenta de Holded, solo tienes que acceder a tu sección de Analítica > Informes > Reporting > Finanzas.
Holded te permite filtrar los resultados para determinar el nivel de detalle que necesitas en el balance: resultados, títulos, grupos, subgrupos y cuentas. Aparte del anual, también te ofrece balances mensuales y por objetivo.
Para más información de los balances de situación en Holded, puedes visitar el sitio web de nuestra Academy o crearte una cuenta gratuita y empezar a elaborar tus balances de situación en un par de clics.
Los autónomos en estimación directa simplificada no están obligados a presentar balance de situación, ya que su contabilidad se basa en el registro de ingresos y gastos. Sin embargo, los autónomos en estimación directa normal sí deben llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio, lo que incluye el balance.
En todo caso, contar con un balance actualizado es muy recomendable para cualquier autónomo que quiera conocer la situación real de su negocio y facilitar el acceso a financiación.
El balance de situación muestra la situación patrimonial de la empresa en una fecha concreta (activo, pasivo y patrimonio neto) y es un documento oficial de las cuentas anuales.
El balance de comprobación, en cambio, es un documento interno de control contable que lista todas las cuentas con sus saldos deudores y acreedores para verificar que los débitos y créditos coinciden. Es una herramienta de revisión previa, no un documento legal.
Si el total del activo no coincide con el total del pasivo más el patrimonio neto, existe un error contable. Las causas más habituales son asientos mal registrados o duplicados, cuentas mal clasificadas, amortizaciones no aplicadas o periodificaciones pendientes. Hay que revisar todos los asientos del ejercicio hasta encontrar la discrepancia. Los programas de contabilidad como Holded alertan automáticamente de este tipo de desequilibrios.
