¿Qué es y cómo hacer un balance de situación?

El balance de situación (o balance general) es un documento que indica la salud económica de un negocio, en un momento determinado, y sirve para ayudar a tomar decisiones de cara al futuro.

Este muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa. Es decir, qué tiene un negocio y cómo se ha financiado. Junto a la cuenta de pérdidas y ganancias, es de los documentos más importantes dentro de las cuentas anuales y, por ley, se debe presentar una vez al año en el Registro Mercantil.

Un balance de situación se estructura en dos partes:

1. Activo. Como veremos más adelante, pero por resumir, son los bienes y derechos con los que cuenta la empresa.
2. Patrimonio neto y pasivo. Son los recursos con los que se ha obtenido el activo de la empresa. Pueden ser aportaciones de capital o financiación externa.

El activo siempre debe ser la misma cantidad que la suma del patrimonio neto y del pasivo. Es uno de los conceptos básicos de contabilidad.

Imaginemos que una empresa cuenta con un activo consistente en un vehículo de 20.000 euros y un local de 80.000. Nuestro activo sería de 100.000 euros.

La empresa tiene tres socios: cada uno de los cuales ha aportado 20.000 euros para la obtención del activo. Esos 60.000 euros constituirían el patrimonio.

Han pedido, además, un préstamo de 40.000 euros a cinco años que constituiría el pasivo de la empresa.

100.000 (activo) = 60.000 (patrimonio neto) + 40.000 (pasivo)

Tanto el activo como el pasivo pueden ser corrientes o no corrientes: enseguida lo desarrollamos.

El balance de situación de una empresa es un retrato panorámico de la misma, una radiografía. Con él vamos a conocer en qué situación se encuentra nuestra empresa o negocio.

Sus utilidades son varias:

• Nos sirve para la futura toma de decisiones: ¿cuál es nuestro nivel de solvencia? ¿Y de liquidez? ¿Qué nos podemos permitir?
• Sirve para alcanzar alianzas estratégicas con proveedores o potenciales socios, crear una joint venture, etcétera.
• Aporta información clave para adelantarnos a futuros acontecimientos, de manera que podamos reajustar nuestro plan de empresa si la situación lo requiere.
• Es un escaparate para potenciales inversores: con un balance de situación, estos podrán conocer la capacidad de generar beneficios o los riesgos financieros que contraerían si ponen dinero en ella.
• Resulta una herramienta básica para diseñar estrategias que nos permitan crecer. El balance de situación muestra de un vistazo qué debemos optimizar, dónde estamos fuertes…

Según el Plan General Contable (el texto legal que rige como la empresa española debe de llevar su contabilidad), cada masa patrimonial debe incluir una serie de apartados y, a su vez, en cada uno de ellos, introducir unas cuentas contables.

El balance se divide, como hemos visto, en dos grandes apartados, el ‘activo’ y el ‘pasivo y patrimonio neto'. Y, a su vez, cada uno de ellos está subdividido. Vamos a desarrollarlo.

Según el Plan General Contable, el texto legal que regula cómo deben llevar su contabilidad las empresas en España, cada masa patrimonial debe incluir una serie de apartados y, a su vez, en cada uno de ellos, introducir unas cuentas contables. 

El balance se divide en dos grandes apartados: el activo y el pasivo y patrimonio neto.

El activo es el que muestra los bienes y derechos de los que es titular la compañía. A su vez, está dividido en corriente y no corriente.

El activo corriente

El activo corriente o circulante es el activo líquido de la empresa tras el cierre del ejercicio, o cuyo ciclo económico es inferior a un año. Siempre teniendo en cuenta las partidas anteriores, por ejemplo pertenecerían a esta sección las siguientes cuentas:

• Factura pendiente de cobro de 4.000 euros por servicios ofrecidos (deudores comerciales y otras cantidades a cobrar).
• Los productos que hay en stock (existencias).
• Los 20.000 euros de la cuenta de la compañía (efectivo y otros activos líquidos equivalentes).

El activo no corriente

Forman parte del no corriente o inmovilizado aquellas partidas que la empresa no tiene intención de vender:

• Inmovilizado intangible: derechos susceptibles de valoración económica como patentes, leasing, fondos de comercio…
• Inmovilizado material: bienes materiales como el local, la maquinaria, almacén, furgoneta, mobiliario…
• Inversiones financieras a largo plazo: acciones en otra empresa, fianzas para desarrollo de actividades…

Como parte del balance de situación, muestran las fuentes de financiación, propias y ajenas, que se han usado para costear el activo. Se dividen en tres grandes bloques:

Patrimonio neto

También conocido como fondos propios, son aquellos recursos financieros que no representan deuda para la empresa. Por ejemplo: el capital social de la compañía que ha sido aportado por los socios.

Pasivo no corriente

También conocido como exigible a largo plazo, son aquellas partidas que tienen un plazo de exigibilidad superior a un año.

Pasivo corriente

También conocido como exigible a corto plazo, serían todas las deudas que se cobrarán en el plazo de un año o menos. Es decir, pagos a proveedores, bancos, organismos públicos…

Dado que los recursos de una empresa no provienen de la nada, es lógico que se tengan que costear, ya sea con capital propio, un préstamo o una subvención. Por eso, el activo y el pasivo deben sumar lo mismo. Uno es la imagen de cómo se ha financiado el otro.

Para saber cuáles son y dónde van en el balance, se deben plantear un par de preguntas:

1. ¿Qué tipo de elemento es?

Para empezar, se debe entender qué tipo de cuenta es la que se quiere registrar. Si pertenece a los bienes y derechos se encontrará dentro del ‘activo'.

Si se trata de una obligación que la empresa tiene que devolver, entonces será un pasivo. Y si es una cuenta que será de la compañía por tiempo indefinido, entonces formará parte del patrimonio.  

2. ¿A corto o largo plazo? 

Un activo a corto plazo estará dentro de la empresa por menos de un ejercicio económico, lo que ya lo marca como corriente. Si dura más de ese tiempo, será una cuenta no corriente.

En cuanto a las deudas, todas las que se deban pagar a corto plazo se ubicarán bajo el pasivo corriente, de lo contrario serán no corriente.

En el momento determinado de registrar las cuentas, hay que tener en mente que las partidas se ordenan por separado. 

El activo se estructura de mayor a menor liquidez, mientras que el pasivo se organiza de mayor a menor exigibilidad. Al final, debería aparecer de la siguiente manera:

Al final, los totales deben ser iguales. 

Hay varios puntos a tener en cuenta a la hora de analizar un balance de situación:

• Aunque depende del sector económico, generalmente interesa que el patrimonio neto sea superior al pasivo. Es más conveniente financiar los gastos con los propios recursos de la empresa que deber dinero a terceros.
• Cuanto mayor sea el beneficio generado, mayor será la rentabilidad de la empresa. Estos beneficios pueden ayudar al crecimiento de la misma y repartirse entre los accionistas.
• La cantidad bruta de deuda no dice nada, se tiene que comparar con el patrimonio neto. Si este consta de 10.000 euros y la compañía tiene un pasivo de 100.000 euros, existe un problema de endeudamiento. Lo que cuenta es el ratio deuda/patrimonio neto.
• No todas las deudas son iguales. Por un lado, está la deuda financiera que conlleva intereses y, por otro, el resto de deuda que no conlleva intereses. Por ejemplo, las partidas recogidas en acreedores comerciales y otras cantidades a pagar (lo que debemos a nuestros proveedores). Cuanto más reducida sea la deuda financiera, mucho mejor para evitar deudas a largo plazo.
• Para cada sector se consideran aceptables distintos ratios de comparación entre deuda y beneficio.

El fondo de maniobra nos muestra la cantidad de recursos permanentes (pasivo no corriente y patrimonio neto) que financia el activo corriente. Se calcularía así:

Fondo de maniobra = patrimonio neto + pasivo no corriente – activo no corriente

Todo va bien si el fondo de maniobra es positivo. Esto implica que existe un exceso de fondos para financiar los bienes necesarios para continuar con la actividad empresarial.

Si es cero quiere decir que el activo corriente se financia exclusivamente con deudas a corto plazo. O lo que es lo mismo, el negocio podría tener problemas de capital.

Pero la peor situación es que el fondo de maniobra sea negativo.

Significa que para poder financiar el activo será necesario un exceso de recursos a corto plazo, lo que puede generar tensiones de liquidez.

Fundamentalmente, existen dos tipos de cuentas:

• Normales.
• Abreviadas.

La diferencia entre ellas radica en la cantidad de información que deben detallar. Las cuentas anuales normales son las más exhaustivas. Para poder presentar el modelo abreviado, una empresa debe cumplir con al menos dos de los siguientes requisitos:

• Que el total activo sea menor de 4 millones de euros.
• Que el importe neto de la cifra de negocios sea menor a 8 millones de euros.
• Que la empresa tenga menos de 50 empleados.

Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan programas de gestión para automatizar su contabilidad. Holded te puede ayudar a mejorar el proceso para presentar las cuentas anuales al crear un balance de situación automáticamente.

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