Signos de que tu empresa no está suficientemente digitalizada

La tecnología nos hace la vida más fácil, es cierto. Pero también nos obliga a actualizar continuamente nuestros conocimientos y estar al día de las últimas novedades. Y eso es especialmente importante para las empresas, ya que se tienen que adaptar a los nuevos tiempos al mismo tiempo que se protegen de las amenazas que van surgiendo.

Una de las principales consecuencias de la expansión de la tecnología es evidente: hoy en día, si un negocio no está en internet es como si no existiera. Pero durante los dos últimos años nuestra vida ha cambiado radicalmente. La pandemia del coronavirus ha creado nuevos hábitos y ha revolucionado la forma de comunicarnos, de comprar y hasta de trabajar.

Por eso, en el nuevo panorama pos-COVID-19, la digitalización de las empresas y la búsqueda de soluciones digitales que permitan mantener la actividad se ha convertido en una necesidad más de cada negocio. Y aquí es donde nos surge la duda: ¿está nuestra empresa suficientemente digitalizada?

Adaptarse al contexto tecnológico y digital es más importante que nunca. Por eso debemos examinar las características de nuestra compañía para saber qué factores hay que potenciar. Pero no te preocupes, porque en este artículo analizaremos las señales que nos indican que nuestra empresa va por el buen (o el mal) camino.

Los primeros pasos

Digitalizar una empresa requiere un plan para implementar la transformación de forma correcta. No es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Lo primero es ser conscientes de las carencias y preparar una hoja de ruta con los pasos a seguir.

Para ello, debemos realizar un análisis de los puntos fuertes y débiles del negocio, incluyendo los recursos tecnológicos con los que contamos y su nivel de aprovechamiento. Obviamente, de nada nos servirá tener un software de última generación si no sabemos utilizarlo y exprimir todo su potencial. Imagina tener un smartwatch de última generación y usarlo solo para mirar la hora. ¿A que parece un desperdicio? Pues con las herramientas profesionales ocurre lo mismo.

A partir de aquí hay que investigar las necesidades y las mejores soluciones para cubrirlas. Una vez que tengamos claros los aspectos que tenemos que potenciar, podremos definir los objetivos, hacer un presupuesto y estimar la inversión a realizar.

Cómo saber si tu empresa está suficientemente digitalizada

Antes de empezar este viaje, tenemos que saber qué alforjas necesitamos llevar. Podemos empezar haciéndonos una serie de preguntas:

• ¿Guardas la información en la nube?
• ¿Utilizas un programa de facturación?
• ¿Tienes un CRM para gestionar las relaciones con tus clientes?
• ¿A través de qué vías te comunicas con tus clientes?
• ¿Mides las conversiones de tus publicaciones?
• ¿Sabes cuáles son las palabras clave de tu negocio que pueden atraer más visitas?
• ¿Estás presente en redes sociales?
• ¿Sale tu empresa entre los primeros resultados de las búsquedas en Google?
• ¿Utilizas algún software o antivirus profesional para protegerte de las amenazas de internet, como el malware o el phishing?

Si algunas preguntas te pillan por sorpresa, entonces la respuesta está clara: tu empresa no está al día en cuanto a digitalización. Pero vayamos paso por paso y veamos cuáles son los signos más claros de que necesitamos potenciar las herramientas digitales en nuestro negocio.

6 señales de que tu empresa tiene que fomentar su digitalización

Todos los días surge un nuevo avance informático o un dispositivo innovador que podríamos implementar en nuestro negocio para mejorar algún aspecto: seguridad, contacto con los clientes, SEO, gestión… No se trata de aplicar cada pequeña novedad, sino de aprovechar las ventajas que nos ofrece la tecnología y de modernizar las herramientas que utilizamos para adaptarnos a los cambios del mercado.

¿Pero cómo podemos saber si necesitamos desarrollar la digitalización en nuestro negocio? Estos son algunos de los signos que demuestran que nuestra empresa no está suficientemente digitalizada.

1. Te comunicas con tus clientes a través de email o teléfono

El teléfono es el método directo de contacto por antonomasia, pero, a medida que han ido surgiendo otros, la gente prefiere optar por medios menos invasivos. Al fin y al cabo, a un mensaje podemos responder en cualquier momento, pero una llamada atenderla en el mismo momento, dejando de lado cualquier actividad.

Por otro lado, la inmensa mayoría de las empresas cuentan con una dirección de correo electrónico para que los clientes puedan enviar mensajes. Es preferible contar con una dirección comercial en lugar de utilizar alguna de las opciones gratuitas, como Gmail o Outlook. No obstante, tienen una opción de pago para trabajar bajo tu propio dominio que funciona bastante bien.

Junto a estos métodos más tradicionales es importante ofrecer otros más accesibles y cómodos a nuestros clientes o usuarios. Un chat bot, un formulario de contacto, WhatsApp, Telegram, mensajes a través de las redes sociales, un canal en Discord… Cuanto más fáciles les pongamos las cosas a nuestros clientes, mejor.

Asimismo, crear una newsletter periódica (semanal, bimensual, mensual, trimestral…) siempre es una buena idea, pues, al mismo tiempo que comunicamos a nuestros clientes habituales las novedades, les estamos recordando nuestra existencia. Tampoco hay que mandar demasiados mensajes para que el cliente no se canse y cancele su suscripción.

Por otro lado, un programa de CRM (gestión de la relación con el cliente o Customer Relationship Management en inglés) es también una herramienta muy útil para centralizar toda la información de nuestros consumidores. También incluye estadísticas, medición de resultados de las campañas y otros datos para conocer mejor a nuestro público, lo que nos ayudará a establecer campañas de marketing más especializadas y personalizadas.

2. Tu página web no recibe demasiadas visitas

En la actualidad, la página web de una empresa es mucho más que una tienda. Es una declaración de intenciones, un escaparate, una tarjeta de presentación.

No obstante, si los visitantes no llegan hasta nuestra página web hay algo que falla. ¿Qué podemos hacer para solucionar este problema? Escribir textos de calidad, aplicar reglas para mejorar el posicionamiento SEO en motores de búsqueda web, ofrecer un blog con publicaciones de interés, reducir el tamaño de las imágenes, crear contenidos interactivos, mejorar la interfaz de usuario para que sea más intuitiva y fácil de usar…

Por otro lado, si nuestra página no está bien posicionada en Google cuando introducimos las palabras clave del sector, podemos fijarnos en los contenidos que ofrecen los competidores. Así nos haremos una idea de los aspectos que tenemos que trabajar.

Además, debemos asegurarnos de que nuestra web sea responsive. Es decir, que sea accesible y se adapte a cualquier dispositivo, como smartphones o tablets. Que nuestra página web se vea bien en los startphones es esencial, pues hoy en día más de la mitad de las visitas proceden de estos terminales.

3. Llevas las cuentas con lápiz y papel

¿Todavía llevas la contabilidad a mano y haces tus facturas con calculadora? Algo tan simple como una hoja de cálculo de Excel puede cambiarte la vida. En este sentido, no hace falta que gastemos un dineral, pero podemos recurrir a un programa de facturación para evitar líos y quebraderos de cabeza.

4. Pasas de las redes sociales

Tal vez a nivel personal reniegues de las redes sociales. Es una opción tan válida como cualquier otra. Sin embargo, si tienes un negocio es prácticamente obligatorio que estés presente en las redes sociales. Facebook, Twitter, Instagram o YouTube son algunas de las más básicas, pero hay muchas más que vienen pisando fuerte.

No es necesario estar presente en todas. Eso sí, en las que estemos, debemos ser constantes, ofrecer contenidos interesantes con asiduidad y contestar con rapidez los mensajes de los clientes, tanto los públicos como los privados. Para ello, es aconsejable estar muy pendientes de ellas o contar con los servicios de un community manager.

5. No guardas copias de seguridad de tus archivos más importantes

Trabajar con tecnología es muy cómodo, pero tiene sus riesgos. Un simple descuido puede provocar que perdamos horas de trabajo. Sin embargo, las copias de seguridad nos pueden ahorrar muchos disgustos.

Los discos duros externos con sistema de cifrado son una buena opción para guardar los archivos importantes, aunque dependen de un proceso manual. Por eso es recomendable combinar este método con un servicio de almacenamiento automático en la nube. Ahora bien, tenemos que cerciorarnos de que sea seguro.

6. No inviertes en ciberseguridad

Al mismo tiempo que evoluciona la tecnología, también evolucionan las técnicas de los piratas informáticos. Y eso es algo que hemos sufrido especialmente durante la pandemia del coronavirus con la expansión del teletrabajo.

Por eso es muy importante invertir en ciberseguridad a nivel personal y profesional. Aparte de contar con un buen antivirus y un firewall, también debemos eliminar cualquier email sospecho, evitar descargar archivos adjuntos si no estamos seguros de la fuente y no utilizar los dispositivos del trabajo con fines personales, entre otras cosas.

¿Por qué es importante digitalizar nuestra empresa?

Como ya hemos visto, hoy en día la digitalización es fundamental para la gran mayoría de las empresas. Digitalizar nuestra propuesta de valor nos ayuda a llegar a más clientes de calidad, ahorrar costes, mejorar la productividad y ofrecer un mejor servicio.

Además, digitalizar la empresa permite que nuestros clientes se sientan escuchados e integrados en la marca, aumentado su satisfacción. Y también mejora el trabajo en equipo y el estado de ánimo de nuestros empleados.

¿Qué tipo de empresas hay en función de su nivel de digitalización?

Al igual que hay diferentes perfiles de consumidor tecnológico (el que compra los dispositivos el día de su lanzamiento, el que espera a que se pase el impacto inicial, el que solo adquiere un dispositivo como último recurso…), también existen diferentes tipos de empresas en función de su digitalización y del uso que hacen de sus herramientas. Podemos establecer la siguiente clasificación:

• Principiantes. Aquellas que apenas cuentan con presencia digital y desconocen cómo aprovechar las herramientas a su alcance.
• Avanzadas. Son las que han analizado las carencias del negocio y han emprendido el camino de la transformación digital, pero aún les queda recorrido por delante para ser más eficientes.
• Omnicanales. Estas empresas están presentes activamente en diversos canales: email, página web, redes sociales, formato físico… Han establecido una estrategia para llegar hasta los consumidores, han automatizado los procesos, ofrecen experiencias virtuales y saben aprovechar las herramientas digitales para brindar un servicio más efectivo y adaptado a cada cliente. Asimismo, también son proactivas a la hora de buscar a los usuarios para que terminen sus compras sin finalizar y saben convertir a los usuarios en clientes. Un ejemplo de este tipo de empresas son las fintech.
• Referentes. Este tipo de empresas están en la cresta de la ola en cuanto a avances digitales y son el modelo a seguir por el resto. De esta forma, marcan la pauta y destacan por encima del resto aportando propuestas enriquecidas, personalizadas y diferentes. Amazon, Tesla o Facebook son algunas de ellas.

En conclusión…

Si queremos que nuestra empresa sea competitiva, es necesario adaptarla a las herramientas que nos permiten ofrecer un mejor servicio a la vez que minimizamos los riesgos. La respuesta a este proceso pasa por la digitalización.

Es evidente que si nuestro negocio no está lo suficientemente digitalizado no podrá competir en igualdad de condiciones con el resto de compañías del sector. Por lo tanto, invertir en tecnología es invertir, a la larga, en ganancias para nuestra empresa.

Pero no se trata solo de ampliar el margen de beneficios, sino que también hay que aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías para aumentar la productividad, potenciar la eficiencia de los procesos, llegar a nuevos clientes y mejorar la satisfacción de nuestros trabajadores.

La digitalización de nuestra empresa es esencial para alcanzar todos esos objetivos. Pero siempre siendo realistas. Porque no basta con tener las herramientas, también hay que saber utilizarlas.