Top 8 plantillas gratuitas de Excel para la gestión de almacenes e inventarios

Las empresas que se dedican a la venta de productos tienen que comprarlos o fabricarlos previamente. De una forma u otra deben contar con la mercancía suficiente para poder atender a sus clientes. Y el conjunto de esa mercancía es lo que se conoce como almacén, inventario, existencias o stock.  

En este artículo te mostramos 8 plantillas de excel con las que gestionar ese almacén desde distintos puntos de vista.

[Precisión terminológica: Dado el tema que nos ocupa, nosotros utilizaremos los términos inventario y almacén como sinónimos, si bien en algunos casos el primero se emplea para hacer referencia a la mercancía en sentido estricto y el segundo se extiende a otros aspectos relativos a la localización.]

¿Qué es la gestión de almacenes e inventarios? 

Podríamos definir la gestión de almacenes e inventarios como el proceso por el que la empresa organiza, controla y optimiza todo lo relativo a sus existencias. El control de stock  abarca las acciones dirigidas a la adquisición del género, su recepción, almacenamiento, salida y distribución.

Llevar una gestión eficiente en este sentido es de vital importancia para la entidad porque le va a permitir realizar las compras necesarias en el momento oportuno y conseguir la rotación adecuada de los productos de forma que el nivel de costes no se incremente de  manera innecesaria. Si eres profano en esta materia puedes empezar por tener claro cómo hacer un inventario.

¿Cómo usar plantillas de Excel para gestionar el almacén e inventario de tu empresa? 

El género propiedad de la empresa es un elemento más de su activo que tiene un valor económico y con su gestión adecuada lo que se persigue es obtener la máxima rentabilidad posible. 

Para ello es necesario contar con la información necesaria que permita, por ejemplo, comprar de forma que no se produzca rotura de stock ni que llegue un momento en que esté sobredimensionado, almacenar con el objetivo de emplear el mínimo de recursos o establecer las políticas de ventas más acertadas y ventajosas.

Y una herramienta que puede ser muy útil en este sentido son las hojas de cálculo, porque con ellas se puede introducir la información, organizarla y totalizarla de forma que se dispongan de datos valorados en cualquier momento.

Por eso te proporcionamos una serie de plantillas de Excel que seguro te van a ser de utilidad en tu negocio. Para trabajar con ellas solo tienes que ir anotando los datos en las columnas correspondientes.

Las 8 mejores plantillas para la gestión de almacenes e inventarios 

A continuación te dejamos 8 plantillas de Excel que puedes utilizar para la gestión de almacenes e inventarios en función de las características de tu empresa, de la información que quieras obtener o de los tipos de inventarios que manejes. Son las siguientes:

1. Plantilla de control de stock y gestión de cobros
2. Plantilla de inventario con entradas y salidas de productos
3. Plantilla de plan de producción
4. Plantilla de indicadores de producción.
5. Plantilla de cálculo de punto de equilibrio
6. Plantilla de inventario con el método minorista
7. Plantilla de inventario de productos perecederos
8. Plantilla de inventario de hardware de la empresa

1. Plantilla de control de stock y gestión de cobros 

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

La plantilla de control de stock y gestión de cobros se utiliza con dos objetivos: 

Por un lado, para llevar el registro de las unidades de mercancía con las que cuenta la empresa con el fin de que nunca baje de la cantidad mínima necesaria. Lo habitual es que contenga también los datos de los proveedores y las fechas y demás información de las operaciones que se realizan con cada uno de ellos.

Y por otro lado, se utiliza también para aglutinar tanto la información de las ventas y cobros que se realizan como los datos de los clientes y de las operaciones realizadas.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Para cumplimentarla habrá que disponer de las órdenes de compra, de los presupuestos y facturas de ventas así como de los datos relativos a los cobros. Y toda esta información es la que habrá que trasladar a las casillas correspondientes.

2. Plantilla de inventario con entradas y salidas de productos 

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Esta plantilla sirve para llevar un seguimiento de las entradas y salidas de productos, de forma que las existencias iniciales más las nuevas compras y menos las ventas arrojen el saldo de las unidades que hay en el almacén en todo momento.

Contiene también los números de facturas y las fechas de cada compra y de cada venta, lo que permite obtener una información más completa respecto a la periodicidad de las operaciones. 

¿Cómo llenar esta plantilla?

Este documento cuenta con varias hojas diferentes: una de entrada de mercancía y otra de salida en las que constan el número y fecha de la factura así como el número de unidades, código y descripción de los productos.

Y una tercera en la que se incluyen los datos de los movimientos del almacén propiamente dichos y que arroja, de forma automática, el número de unidades disponibles.

3. Plantilla de plan de producción 

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Se utiliza para plasmar el avance de un trabajo determinado y poder determinar si el ritmo de ejecución permitirá o no cumplir con los plazos previstos, por eso contiene los datos relativos al proyecto, a las fechas de inicio y de finalización y al avance del mismo.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Los datos a incluir son los del trabajo a realizar en cuestión, por lo que una vez consignados la información inicial y las previsiones de avance habrá que ir completándola con los porcentajes que sobre el total supone la parte ya terminada.

4. Plantilla de indicadores de producción 

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Esta plantilla se utiliza en las empresas de fabricación para determinar la rentabilidad total que se obtiene de las ventas de cada producto y también el margen que se consigue de cada grupo de coste por separado (por ejemplo, mano de obra o  materia prima).

¿Cómo llenar esta plantilla?

Para cumplimentarla es necesario disponer de la imputación que de cada tipo de coste se hace a las diferentes unidades de productos fabricados. Una vez consignados estos importes la plantilla realiza los cálculos de forma automática.

5. Plantilla de cálculo de punto de equilibrio 

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Se utiliza para determinar el número de unidades que es necesario vender de un  producto para cubrir tanto los gastos variables en los que se incurren a la hora de su fabricación como los fijos que se le imputan. Es decir, pone de manifiesto el volumen de venta necesaria para empezar a obtener beneficio.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Se rellena con los gastos fijos y variables que previamente se han calculado y los precios de venta de los productos.

6. Plantilla de inventario con el método minorista 

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Para determinar el valor del inventario calculado según su precio de compra y también su precio de venta al cliente final. La relación entre ambas partidas pone de manifiesto el porcentaje que el coste del producto supone sobre el precio de venta.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Anotando los datos de cada período correspondientes a las existencias iniciales, compras y devoluciones tanto a precio de coste como por su valor según el precio de venta final. También se anotan las ventas realizadas.

7. Plantilla de inventario de productos perecederos 

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Esta hoja Excel se emplea para controlar los plazos de caducidad de los productos perecederos y así conocer, de manera rápida y sencilla, la fecha máxima en la que se puede vender el género y a partir de qué momento ya no es posible.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Con los distintos productos, sus fechas de entrada al almacén y el plazo de caducidad.

8. Plantilla de inventario de hardware de la empresa

¿Para qué se utiliza esta plantilla?

Se utiliza para visualizar la información sobre los distintos equipos informáticos de la empresa, por ejemplo: fecha de compra, modelo, características, departamento en el que se utiliza, etc.

¿Cómo llenar esta plantilla?

Se cumplimenta con los datos de cada uno de los hardware.

Ventajas y desventajas de utilizar plantillas de Excel para la gestión de almacenes 

Las ventajas que podemos destacar del empleo de plantillas de excel para gestionar el almacén son:

• Tú mismo puedes diseñar la estructura de la hoja de cálculo a tu gusto y en función de las necesidades de la empresa, incluyendo la información que para ti sea realmente útil.
• Frente a las herramientas que son de pago, tanto si las diseñas tú mismo como si utilizas las que te puedes descargar gratuitamente, obtendrás un ahorro económico.
• Se pueden compartir fácilmente y utilizarlas desde prácticamente cualquier dispositivo.

Y en el lado de los inconvenientes señalaríamos:

• Hay que introducir los datos de forma manual y no permite automatización de ningún tipo.
• No es posible su conexión con los puntos de venta, con lo que las bajas de productos hay que hacerlas a posteriori.
• Hay que actualizar los datos continuamente por lo que no puedes acceder a la información a tiempo real.

¿Existe una alternativa para llevar la gestión del almacén e inventarios? 

La verdad es que la utilización de plantillas de Excel para gestionar el almacén está por encima de realizar el control necesario de forma manual con un sistema de listas, por ejemplo, pero muy por debajo de llevarlo con un software informático mucho más potente. 

Y ello porque se trata de una herramienta muy buena para hacer cálculos pero que no es un programa de gestión de inventarios.

Por eso, para negocios muy pequeños y que no trabajen con muchas referencias tal vez sea una opción para empezar, pero pronto comprobarán la enorme carga de trabajo que genera tener la información actualizada y lo complicado que resulta conseguir que no contenga errores.

En ese sentido Holded se presenta como una solución que nada tiene que ver con utilizar una plantilla de Excel ya que podrás, entre otras muchas cosas, utilizar el escáner de código de barras para enviar o recibir artículos, conectar todas las tiendas y almacenes o controlar las entradas y salidas de existencias mediante albaranes y pedidos de compra y venta,  integrarlo con tu plataforma favorita de ecommerce (Shopify, Amazon,…), obtener todo el potencial de trabajar con códigos sku, acceder a la información a tiempo real, etc.

Llevar la gestión en una única plataforma como Holded, que aglutina todos los procesos y funciona online, es pasar a otro nivel.

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