Contabilidad administrativa: ¿qué es y cuáles son sus características y su función?

La contabilidad administrativa es la parte de la contabilidad encargada de elaborar informes, analizar y medir información para uso exclusivamente interno de una empresa. De ahí que sea una parte esencial en cualquier compañía.

En este artículo vamos a analizar en profundidad cuáles son sus características, los objetivos a los que sirve y cómo se elabora.

¿Qué es la contabilidad administrativa?

Dentro de los elementos que conforman qué es la contabilidad, la contabilidad administrativa está diseñada para proveer de información a diversos niveles administrativos de una compañía.

Los informes y análisis se elaboran con distintos objetivos, como veremos más adelante; pero en esencia suele ser comparativa (cómo estaba antes la empresa vs. cómo está ahora), analiza los costos e ingresos de las diversas partes del negocio, los recursos empleados o la depreciación del patrimonio empresarial.

Características

1. Es de utilidad interna. Los datos que arroja la contabilidad administrativa son para consumo exclusivo de quienes conforman la compañía
2. Está enfocada hacia el futuro. Sus resultados se utilizan en la toma de decisiones.
3. Es anticipatoria. Basándose en las cifras que arroja, puede anticiparse a futuros eventos u ofrecer un posible escenario válido para definir acciones futuras.
4. Incorpora datos no financieros. Puesto que su fin es anticipar escenarios, suele apoyarse en más datos que las cifras desnudas (ingresos, gastos, etcétera). Por ejemplo, KPI u otros medidores de rendimiento.
5. El rendimiento se coloca en el centro. La contabilidad administrativa va a valorar cuál es el rendimiento de trabajadores, maquinaria, etcétera; lo que busca saber es cómo están rindiendo los distintos factores de producción en la viabilidad del negocio.
6. Puede estructurarse de distintas maneras. Según los datos que se pretendan analizar o que se demanden, la contabilidad administrativa se puede presentar en distintos formatos o con diversos enfoques. Es, pues, un tipo de contabilidad más flexible que, por ejemplo, la financiera.

Objetivos de la contabilidad administrativa

1. Optimizar recursos. Cuando se analiza una empresa desde la óptica de la contabilidad administrativa, el objetivo es ver dónde hay que desempeñarse más a fondo y en qué sectores sobran o faltan recursos.
2. Planificar el futuro. Los datos que se solicitan están orientados a la toma de decisiones en el corto, medio y largo plazo.
3. Evaluar el rendimiento de equipos. Y compararlo tanto con la fotografía de esa misma empresa en otros años como con la potencial competencia.
4. Establecer nuevas metas. Tanto en las ventas y escalabilidad de la empresa como en el rendimiento de distintos departamentos, maquinaria…

¿En qué se diferencian la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera y de costes?

Uso externo–uso interno

La contabilidad financiera es una recopilación de datos que pueden proyectarse hacia el exterior. Es, por así decirlo, la información que las grandes compañías ofrecen a potenciales agentes inversores, prestamistas o accionistas, si existen. En esta guía de contabilidad de Holded puedes conocer los conceptos básicos de contabilidad financiera.

La contabilidad administrativa, como ya hemos dicho, es una contabilidad de uso interno, que sirve a quienes gestionan la empresa para mejorar el negocio a futuro, impulsando un mejor control de gastos e inversiones y una optimización de los recursos.

Rigidez–flexibilidad

La contabilidad financiera se rige por una estricta normativa. Los estándares internacionales de esta suelen estar incorporados en un software de contabilidad que sea competitivo.

Por el contrario, la contabilidad administrativa es más flexible y, en consecuencia, creativa. No está sujeta a estándares, no es obligatoria (sí lo es la financiera).

Pasado vs. futuro

La contabilidad financiera mira al pasado: se extraen datos que objetivamente nos dirán qué se hizo bien o mal y cómo. La contabilidad administrativa, partiendo de esos datos (y de otros añadidos), mira al futuro: con lo que sabemos, ¿cuál es el paso que se ha de dar?

¿Cuál es la importancia de la contabilidad administrativa?

Con lo que sabemos, es fácil concluir que la importancia de la contabilidad administrativa reside en que produce datos de alto valor para consumo interno que facilitarán la buena gestión de la compañía.

Los datos que arroja una buena contabilidad administrativa repararán errores, corregirán asimetrías, mejorarán el rendimiento humano, facilitarán el ahorro y potenciarán el valor intrínseco de sus puntos fuertes.

¿Cómo funciona la contabilidad administrativa?

Elementos clave de esta contabilidad

Como ya hemos comentado, la contabilidad administrativa no se rige por un solo parámetro y, dependiendo de qué estemos buscando conocer, el informe variará sensiblemente. Pero sí hay elementos que son nucleares en cualquier tipo de análisis de este tipo:

• Costos.
• Presupuestos.
• Control de inventario.
• Control de gastos.
• Análisis de rentabilidad.
• Análisis de variaciones.
• Análisis de punto de equilibrio.
• Análisis de riesgo.
• Análisis de rendimiento.
• Análisis de ratios financieras.
• Evaluación de proyectos.
• Toma de decisiones.

Algunas fórmulas de contabilidad administrativa

Gastos operativos. Calcula los gastos que nos va a llevar la apertura de un negocio. gastos operativos=gastos administrativos+gastos de venta+otros gastos

Margen de utilidad. Es el porcentaje de utilidad con respecto a los ingresos que se han generado. margen de utilidad=(utilidad neta/ingresos totales)*100

Costo de ventas. Permite calcular el costo de una serie de productos o servicios vendidos por la empresa en un periodo determinado de tiempo. Se formula así: costo de ventas=inventario inicial+compras netas-inventario final

Utilidad bruta. La calculamos para saber las ganancias sin descontar los gastos operativos. utilidad bruta=ingresos totales-costo de ventas

Informes de contabilidad administrativa

En contabilidad administrativa hay tantos tipos de informes como queramos; la flexibilidad de esta rama contable permite hacer trajes a medida, por decirlo de alguna manera. Pero detengámonos en algunos de los más habituales.

Evaluación de la rentabilidad. Cuando una empresa desea saber si es rentable o no un determinado proyecto, producto, etc., a través de la contabilidad administrativa lo evalúa calculando los costos directos e indirectos y los ingresos previstos por esta actividad.

Análisis de costos. Gracias a la contabilidad administrativa podremos inferir costos directos e indirectos, de manera que, al calcular el costo real de producir un determinado bien, podamos tomar decisiones como bajar los costes en algún punto de la cadena, calcular el precio de venta final, subir el margen de beneficio…

Análisis de desempeño. Este tipo de informe en contabilidad administrativa nos permite comparar la diferencia entre lo presupuestado y el resultado real final para corregir desviaciones en el futuro y detectar oportunidades de mejora.

Elaboración de presupuestos. La planificación financiera de una empresa pasa por elaborar presupuestos de ingresos, gastos, flujo de efectivo… La información para hacerlos se nos proporciona desde la contabilidad administrativa.

Costeo basado en actividades. Sirve para identificar y asignar los costos indirectos a cada actividad, de modo que se pueda conocer la rentabilidad de cada elemento (producto, línea de negocio, etc.).

Ejemplos prácticos de la contabilidad administrativa

Ejemplo 1. Una empresa textil quiere reducir los costos de producción de su producto estrella, que tiene mucha demanda, pero no termina de ser rentable. Mediante un informe de análisis de costos verá dónde puede reducir gastos y ampliar el margen de beneficio.

Ejemplo 2. Una compañía de limpieza de empresas quiere abrir una nueva línea de negocio de limpieza en domicilios particulares. Para averiguar si puede asumirla, evaluará la rentabilidad de esta nueva actividad calculando costos directos e indirectos de personal, productos, desplazamiento…

Ejemplo 3. Un negocio de jardinería que ha elaborado un presupuesto comprueba que la rentabilidad prevista ha sido menor a la real. Se servirá de un informe de análisis de desempeño para averiguar en qué punto se ha desviado el gasto real del presupuestado.

Preguntas frecuentes