Gestionar las facturas de un pequeño negocio es sencillo, pero termina siendo una faena que a menudo se atraganta por la acumulación de trabajo. Estos son algunos de los factores que hacen que la facturación no termine de resultarnos del todo fácil.
El tiempo. Es un problema común. Cuando trabajas a destajo y estás ocupado en generar ingresos, lo último en lo que piensas es en crear y enviar las facturas por los trabajos realizados. En este sentido, una aplicación como Holded puede ayudarte a emitir factura de forma fluida. De hecho, si la facturación siempre es igual, a través de la opción ‘venta recurrente’ se podría automatizar este proceso.
El seguimiento de las facturas vencidas. Esta labor es un tanto farragosa, pero también necesaria. En cualquier caso, con Holded tendrás la posibilidad de hacer este seguimiento de manera mucho más sencilla.
Dividir los pagos en múltiples vencimientos. El control de pago de los vencimientos asociados a una factura se puede complicar, por ello, te recomendamos intentar evitar los múltiples vencimientos en una factura. Si no hay otra opción, entonces te recomendamos utilizar Holded para llevar al día y de manera ordenada esta urgencia.
Facturas incorrectas. Evidentemente, cuanto más tardes en facturar, más vas a tardar en cobrar; y en un escenario de demora innecesaria se puede generar una tensión en la tesorería que derive en urgencias peligrosas. Relacionado con esto, si tus facturas contienen errores, el proceso se complica aún más: tendrás que hacer una factura rectificativa, volver a enviarla, etc. Insistimos: la aplicación de Holded, con una facturación sencilla e intuitiva, te ahorrará problemas clásicos como la creación de facturas o el cálculo de impuestos.
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Llegados a este punto, surge la siguiente pregunta: ¿cómo puedo conseguir que paguen pronto mis facturas? Enviar la factura solo es una pequeña parte del proceso, a continuación te sugerimos otros puntos interesantes para conseguir el cobro en el plazo planteado.
Comunicación con el cliente
La comunicación fluida nunca debe faltar por dos razones evidentes, porque de este modo lo conservaremos con futuras oportunidades de proyecto abiertas y porque así lograremos que no se demore en el pago. En este último aspecto, enviar recordatorios de pago por mail es interesante, pero aún lo es más llamar por teléfono. El trato personal siempre facilita las cosas.
Vencimientos cortos
En la medida de tus posibilidades, usa plazos cortos de cobro. Hay clientes con los que el plazo resulta innegociable, pero en los casos en los que esos plazos sean flexibles, procura cobrar la factura en el menor tiempo posible. Si tú haces lo necesario para cumplir con tu trabajo a tiempo, que los clientes se apliquen para no generarte un problema en tus cuentas. No eres el único que ha de asumir una responsabilidad.
Avisa al cliente
Si el plazo de vencimiento ha pasado, avisa enseguida al cliente. No dejes pasar mucho tiempo. Envía un mail de recordatorio a los pocos días y si sigue sin pagar no lo dudes, llama. Es su obligación, no tengas reparos.
Facilita al máximo el pago de tus facturas
Indica el método de pago de tus facturas, y añade el número de cuenta si prefieres que te paguen por transferencia. También existe la opción de pedirles el número de cuenta y hacerles el cargo por recibo domiciliario. Con Holded te resultará más sencillo todo el proceso.
Facturas claras
Va hilado al punto anterior; detalla las factura de forma que sean fáciles de comprender, que a tu cliente no le resulte un auténtico laberinto de jeroglíficos. ¿Quieres que te paguen rápido? Entonces sigue una cierta lógica y no te boicotees a ti mismo.
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Términos de pago
Discute estos términos antes de empezar. No es plato de buen gusto hablar de este asunto, en especial cuando aún no se ha cerrado el trabajo, pero es la única manera de no llevarte una sorpresa. Sobre todo servirá para dejar claras las expectativas de pago al cliente.
Sigue estos trucos y con el tiempo verás que los pagos se agilizan a tu gusto. Sobre todo procura optimizar y automatizar todos los procesos posibles, es la manera más sencilla de gestionar una de las labores más relevantes para la salud de tu empresa.
