Cómo hacer una factura: tu guía completa

La ley es bastante clara al respecto: sin facturas, no se cobra. La facturación es una parte crucial en la contabilidad del mundo empresarial, porque es el corazón que permite que todo el sistema se mueva de forma correcta. Sin embargo, también es una parte del día a día que genera dudas e inseguridades a muchos profesionales… Y es totalmente comprensible.

Al fin y al cabo, hacer una factura es una actividad que funciona según sus propias reglas y hay que prestar atención a diversas variables: saber cómo calcular la retención aplicable, los requisitos de un tipo de factura u otra, qué número de factura toca, si la emisión está bien hecha, los datos del receptor...

Son muchas cosas que tener en consideración y, a veces, cada caso puede variar, así que debemos controlar al cien por cien el funcionamiento de las facturas si queremos evitar sorpresas desagradables con la temida Agencia Tributaria o problemas para tu empresa.

Por eso mismo, en esta guía aprenderemos todo lo que necesitas saber a la hora de hacer una factura.

Más arriba ya hemos mencionado la legalidad como una de las coordenadas fundamentales de la facturación. Y, precisamente, para asegurar esta legalidad, existen una serie de requisitos que deberás cumplir a la hora de emitir una factura. Algo así como un reglamento de los datos de facturación en el que incluyas toda la información necesaria.

1. Número de factura y serie. Es el número que identifica la factura que estás emitiendo y que la distingue como un documento único y diferenciado del resto.
2. Fecha de emisión. Este dato es especialmente relevante porque determinará el periodo de facturación en el que se deberán imputar el impuesto correspondiente y nos servirá para luego no tener problemas con Hacienda.
3. Concepto o descripción de la operación. En el documento se debe recoger una breve descripción de la compraventa o la prestación de servicios. Por ejemplo, "venta de 20 barras de pan gallego" o "informe técnico estructural de la vivienda sita en la calle Desengaño).
4. Datos fiscales. Tanto los datos del emisor como los datos del cliente destinatario deben quedar correctamente reflejados: nombre y apellidos (en el caso de que una de las partes sea autónomo), denominación social completa para los negocios (es decir, razón social), domicilio y, por último, número de identificación fiscal, ya sea el DNI para autónomos o el NIF para empresas. Ojo, el CIF ya no se usa en términos legales desde hace algunos años.
5. Base imponible, impuestos aplicables e importe total de la factura. Estos datos variarán en cada factura, obviamente, y dependerán de lo estipulado entre ambas partes.

A veces también se incluyen otros detalles, como la forma de pago o las fechas de vencimiento cuando se establece la posibilidad de pagar a plazos. No obstante, no es obligatorio.

Según la Ley General Tributaria, todos los autónomos y empresarios tienen la obligación de emitir y conservar facturas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad. En concreto, los empresarios y profesionales están obligados a hacer una factura en los siguientes casos:

• Cuando el destinatario también es un empresario o profesional.
• Si el destinatario lo solicita para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
• En caso de exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en comercios libres de impuestos).
• Cuando se trata de entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• Cuando el destinatario es una Administración pública o una persona jurídica que no actúa como empresario o profesional.
• Si se trata de ciertas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición cuando se realice en el territorio de aplicación del impuesto.
• Cuando se realizan ventas a distancia y entregas de bienes objeto de impuestos especiales.

Si en el primer punto del apartado interior has decidido usar un programa de facturación como el incluido en Holded, el cálculo del IVA o cualquiera de los impuestos no supondrá ningún problema porque es algo que el software hará por ti.

Pero si, por el contrario, eres de los que prefieres hacer estos cálculos personalmente, lo cierto es que tan solo debes aplicar una fórmula realmente sencilla. Eso sí, antes de nada, deberás saber el tipo de IVA que debes aplicar en tus facturas: ¿es el general del 21%? ¿El reducido del 10%? ¿El superreducido del 4%? ¿O tal vez se trata de una factura exenta de IVA?

Una vez tengas esto claro, será el momento de que te pongas a hacer cálculos. Al encontrarnos ante una regla de tres, todo se reduce a dividir el importe total de la factura entre 1.xx (siendo xx el porcentaje que te corresponda según el tipo de IVA pertinente). Por ejemplo, si aplicas un 21% de IVA, tendrás que dividir el importe entre 1.21. Y, si aplicas un 10%, deberás dividir entre 1.10.

Cuando obtengas este dato, deberás sumarlo para calcular el importe total de tu factura. Y esta cifra será tu importe final… a no ser que tengas que restar la retención del IRPF, claro. Esta retención también varía en función de la actividad del trabajador autónomo y es importante tener claro el porcentaje aplicable.

Un dato a tener en cuenta es que la retención de IRPF solo la tienen que realizar los autónomos profesionales, ya que las empresas están obligadas a facturar utilizando el IVA.

Para saber qué tipo de retención tienes, deberías saber cuál es tu situación actual como autónomo:

• IRPF reducido para alta de nuevos autónomos: 7% hasta los primeros 18 meses de profesional autónomo.
• IRPF general para profesionales autónomos: 15%.
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Además, también existen otros porcentajes especiales. Así, para algunas actividades en estimación objetiva (módulos) y las actividades ganaderas de engorde de porcino y avicultura se aplica un 1%. La cifra sube a un 2% en caso de actividades forestales, agrícolas y restantes actividades ganaderas.

Para calcular esta retención debes tener únicamente en cuenta la base imponible, no la suma de la base imponible e IVA. Y también tienes que recordar que el IRPF se resta al importe total de la factura, mientras que el IVA se suma.

Para lograr este dato hay que tener primero:

1. La base imponible (importe bruto).
2. La cuota de IVA.
3. La retención de IRPF (si procede).

Con esto podremos calcular el importe total que tiene que pagar el cliente por dicha factura. Veamos la aplicación práctica con dos ejemplos de facturas.

Empresa que factura con IVA

Base imponible: 1.000 euros

21% de IVA: 210 euros (1.000 euros multiplicados por 0,21 debido al 21%)

Total factura: 1.210 euros (1.000 euros + 210 euros de IVA)

Profesional que factura con IVA y retención de IRPF

Base imponible: 1.000 euros

Menos el 15% IRPF: 150 euros (1.000 euros multiplicados por 0,15 debido al 15%)

21% de IVA: 210 euros (1.000 euros multiplicado por 0,21)

Total factura: 1.060 euros (1.000 euros - 150 euros + 210 euros)

Si en el primer punto del apartado interior has decidido usar un programa de facturación como el incluido en Holded, el cálculo del IVA o cualquiera de los impuestos no supondrá ningún problema porque es algo que el software hará por ti.

Pero si, por el contrario, eres de los que prefieres hacer estos cálculos personalmente, lo cierto es que tan solo debes aplicar una fórmula realmente sencilla. Eso sí, antes de nada, deberás saber el tipo de IVA que debes aplicar en tus facturas: ¿es el general del 21%? ¿El reducido del 10%? ¿El superreducido del 4%? ¿O tal vez se trata de una factura exenta de IVA?

Una vez tengas esto claro, será el momento de que te pongas a hacer cálculos. Al encontrarnos ante una regla de tres, todo se reduce a dividir el importe total de la factura entre 1.xx (siendo xx el porcentaje que te corresponda según el tipo de IVA pertinente). Por ejemplo, si aplicas un 21% de IVA, tendrás que dividir el importe entre 1.21. Y, si aplicas un 10%, deberás dividir entre 1.10.

Cuando obtengas este dato, deberás sumarlo para calcular el importe total de tu factura. Y esta cifra será tu importe final… a no ser que tengas que restar la retención del IRPF, claro. Esta retención también varía en función de la actividad del trabajador autónomo y es importante tener claro el porcentaje aplicable.