Lo importante para una empresa no es facturar. Lo importante es cobrar tus facturas lo antes posible. Vamos a hacer un ejercicio de memoria, ¿cuánto tiempo pasa desde que envías una factura a tu cliente hasta que la cobras? Si tienes suerte, lo más probable es que te pague en menos de 30 días o antes de la fecha de vencimiento pero… ¿y si no la tienes? Entonces el cobro de las facturas puede convertirse en un auténtico dolor de cabeza. Aquí vamos a ver algunos trucos para cobrar tus facturas lo antes posible.
A pesar de que el plazo para pagar las facturas es de 30 días (ampliables a 60 por acuerdo entre las partes), el periodo medio de pago es de 79,4 días, según el último Boletín de Morosidad y Financiación Empresarial, elaborado por Cepyme. Además, el estudio confirma que el 44% de las pymes tienen facturas pendientes de cobro y para muchas de estas empresas la situación es más crítica: el 11% asegura que jamás cobrarán un décima parte de sus ventas.
A pesar del dramatismo de estas cifras, lo cierto es que los datos han mejorado y la tendencia es hacia la reducción de los plazos en el pago de las facturas. Pero, de momento, así está la situación. Y lo único que podemos hacer es adoptar una serie de buenas prácticas a la hora de facturar para que el cliente no tenga ninguna excusa para no pagarte.
Trucos para cobrar tus facturas lo antes posible
1. Enviar la factura a tiempo
Ocurre en numerosas ocasiones. No tienes tiempo para nada, o bien estás produciendo a un ritmo vertiginoso y encontrar un hueco para facturar puede ser complicado.
Acaba con este problema cuanto antes. Y es que por muy poco tiempo que tengas y muy liado que estés sacando adelante el trabajo; si no cobras, jamás tendrás un negocio consolidado.
En este punto un programa de facturación puede ayudarte muchísimo. No solo porque en menos de un minuto puedes crear y enviar la factura a tu cliente, sino porque empezarás a automatizar otras tareas administrativas que te quitan tanto tiempo en tu día a día.
2. Seguimiento completo de las facturas
Al final has encontrado un hueco para mandar la factura a tu cliente, pero ahora tendrás que hacer un seguimiento de las mismas. Es tu obligación saber qué facturas te han pagado y cuáles siguen pendientes de cobro. No solo porque querrás cobrar, sino porque quizás tengas que acudir a la vía judicial reclamar lo que es tuyo. Y la Justicia tiene unos plazos muy estrictos.
Artículo relacionado: Procedimiento monitorio para reclamar facturas impagadas
Sí, sabemos que es una tarea pesada, tediosa y aburrida. Pero hay que hacerla. Por eso en Holded hemos creado un sistema para te desentiendas totalmente. La aplicación te mandará una notificación cada vez que venza una factura y en todo momento sabrás el estado de tus facturas gracias a un sistema de colores que cambia automáticamente en cuanto te pagan.
3. Envía recordatorios a tus clientes
Como ahora tienes tan fácil saber en qué estado se encuentran tus facturas: pagadas, pendientes o vencidas, tienes mayor facilidad para enviar recordatorios de pago a los clientes morosos que aún no te han pagado.
Mandar avisos a través del correo electrónico es bastante efectivo para el cobro de deudas, ya que la mayoría de las veces el cliente no actúa con mala fe, sino que solamente se le ha pasado efectuar el pago. Pero si después de avisar como mínimo 3 veces por email, lo mejor es levantar el teléfono y llamarle. Un contacto personal será mucho más efectivo.
4. Facilita el pago
Se trata de ponérselo tan fácil a tu cliente que no pueda escaquearse. Y qué mejor idea que hacer como si fueras un comercio. Pongamos que eres un diseñador de páginas web, terminas el trabajo, lo presentas a tu cliente y queda encantado. ¿Por qué no cobrarle allí mismo? Le pides la tarjeta de crédito o forma de pago y le cobras el importe total del trabajo. Igual que si acabara de disfrutar de una cena o si se hubiera comprado unos pantalones.
Desde luego no hay mejor forma para cobrar tus facturas en el menor tiempo posible.
Sin embargo, muchos empresarios no tienen la oportunidad de estar frente a frente con su cliente. Si éste es tu caso, siempre puedes optar por un método de pago como PayPal.
