Esta asesoría conoce como nadie los retos de las pymes para 2025 

En TheTable están más que preparados para acompañar a las pymes en cualquier reto que se ponga por delante este 2025. 

Este año viene cargado de retos para las pequeñas y medianas empresas. Y si no que se lo digan a TheTable, un despacho profesional centrado en acompañar a muchos proyectos emprendedores a la hora de solucionar cualquier duda relacionada, entre otras muchas, con la facturación electrónica. 

Hablamos con Gloria Casao, su CEO, quien al heredar el negocio familiar se dio cuenta de que había que renovarlo y traerlo al presente digital en el que nos movemos. Es un ejemplo claro de renovación en la gestión de la empresa. Por tanto, ella conoce las necesidades de los emprendedores y en qué aspectos tienen que focalizarse para que este nuevo año se consigan los objetivos propuestos.

¿Qué retos le esperan a las pymes en este 2025?, ¿es la facturación electrónica uno de los temas a tener más en cuenta?

A bote pronto, diría que el mayor desafío es la digitalización o, más concretamente, el proceso de transformación tecnológica por el que van a tener que pasar. Son dos conceptos que, desde mi punto de vista, incluyen todas aquellas acciones que se realizan en un negocio al valorar, contratar, incluir y, sobre todo, utilizar nuevas herramientas digitales para operar el día a día dentro de la Pyme. 

Pero para mi el verdadero reto no es que el responsable de la gestión de un negocio contrate nuevas herramientas y tecnología para su Pyme sino la capacidad de integración de esas nuevas tecnologías en el negocio. Me explico: Por un lado, es crucial que la persona o personas al frente del negocio hayan comprado esas nuevas herramientas tecnológicas porque realmente crean que esos nuevos softwares son, claramente, mejoras necesarias en la empresa porque así hará el día a día mucho más amable y operativo para todos. Por otro lado, es importantísimo saber transmitir esa idea de mejora necesaria a los empleados o personas que operan el negocio para que las usen. 

Lo digo porque de nada sirve haber invertido gran parte del presupuesto anual en uno o varios softwares que, sobre el papel, van a catapultar el negocio a otro nivel si luego hay un directivo que no cree en dichas soluciones o el equipo no las utiliza porque no las entiende o no las ve útiles al estar acostumbrado a trabajar con las herramientas de toda la vida.

Esa convicción de que estas tecnologías son lo que necesitamos y que, si bien es cierto que al inicio comporta un proceso de adaptación y aprendizaje, a la larga nos llevarán más lejos, debe comunicarse. Esa creencia debe transmitirse eficazmente a todo el equipo, para que todos vean los beneficios y no se sientan abrumados por los cambios. 

En la actualidad, el mercado está saturado de proveedores de software y soluciones informáticas que prometen muchas cosas y mejoras significativas. Pero el verdadero reto es seleccionar aquellas herramientas que realmente resuenen con nuestro negocio y que lo mejoren sin alejarnos de nuestra esencia. Invertir en un software que todo el equipo use y entienda es más útil que adquirir varios programas complejos que terminan por no utilizarse debido a la falta de capacitación o al sentirse abrumados. 

En este sentido, invertir en un software es relativamente sencillo pero lo difícil es escoger lo que realmente funciona, sin dejarnos llevar por lo que otros hacen en el sector, sino siendo fieles a lo que mejor resuena con nuestra Pyme.

Desde mi punto de vista, la tecnología debe ser una ayuda para mejorar los servicios que el cliente ya valora, permitiendo ofrecerlos de manera más rápida y eficiente gracias a las automatizaciones. Sin embargo, no debemos perder nuestra humanidad al prestar estos servicios o vender nuestros productos. La tecnología debe complementar y no sustituir la relación humana y la personalización que caracteriza a muchas Pymes y que en muchas ocasiones es el valor diferencial respecto a la competencia.

En 2025, las Pymes seguirán enfrentando desafíos como la digitalización, la automatización de procesos y la seguridad de sus datos, entre otros. Pero el verdadero reto será siempre integrar y utilizar estas herramientas de manera efectiva, manteniendo la identidad del negocio, siendo críticos en la elección de herramientas y enfocándose en lo que realmente funciona para cada empresa en particular.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, definitivamente la facturación electrónica será uno de los principales retos para las Pymes en 2025. Aunque como asesores estamos familiarizados con conceptos como la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, y llevamos más de dos años hablando de ellos, mi sensación es que la mayoría de nuestros clientes aún perciben la facturación electrónica como algo lejano o complejo.

Para muchos, la transición de formatos tradicionales como el PDF o las facturas en Excel o Word a un sistema completamente digital aún parece algo futurista, pero esta realidad está a la vuelta de la esquina. El fin de la era de las facturas manuales es inminente, y la adaptación a un sistema de facturación en la nube, con capacidad para conectarse directamente con la AEAT, será imprescindible.

Este cambio será un empujón definitivo para que más Pymes adopten tecnología, no solo para cumplir con la normativa, sino también para descubrir los beneficios de la automatización y la eficiencia en la gestión de sus operaciones diarias. 

¿Crees que las empresas le temen cada vez menos a la factura electrónica o sigue habiendo reticencias?

Mi sensación es que aún persiste un alto grado de desconocimiento sobre lo que realmente implicará el nuevo sistema de factura electrónica y, la posterior validación mediante Verifactu. Aunque estos conceptos ya resuenan en el ámbito empresarial, me da la impresión de que no se han traducido en acciones concretas, lo que genera incertidumbre y, en muchos casos, reticencias entre las Pymes y empresarios individuales.

Las empresas suelen estar muy centradas en su operativa diaria y, como seres de costumbres, cualquier cambio en la forma de trabajar, especialmente cuando implica adaptarse a una nueva normativa, suele generar resistencia. La adaptación a estos cambios requiere salir de la zona de confort y pasar por un período de ajuste.

Sin embargo, como mencioné antes, esta transición debe verse como una inversión necesaria en nuevos procesos y tecnologías que, a corto plazo, se traducirá en una mejor gestión y operativa del negocio.

HoldedMagazine en tu inbox

¿Cómo puede ayudarles una asesoría como TheTable?

Principalmente, acompañando a las Pymes en su proceso de transformación tecnológica. Con los cambios normativos y la implementación de nuevas soluciones, como un software de facturación electrónica, surgen dudas e inseguridades. Desde TheTable, mitigamos estas preocupaciones mediante formación y asesoramiento especializado adaptado a cada cliente.

Si bien en la gestión de un negocio las ventas y el control de gastos son cruciales, también lo es contar con un equipo sólido, tanto interno como externo. En TheTable, nos gusta sentirnos parte del equipo de nuestros clientes, aunque seamos un servicio externalizado. Nos involucramos en su día a día, ofreciendo apoyo constante.

Nuestro objetivo es proporcionar tranquilidad, explicando de manera clara las responsabilidades de cara a Hacienda y Seguridad Social. Nos aseguramos de que nuestros clientes cumplan con sus obligaciones fiscales, mientras ellos se centran en lo realmente importante: su negocio. Al delegar en nosotros la gestión burocrática, pueden confiar en que esta área está bien gestionada y cubierta.

¿Cómo puede una asesoría diferenciarse de otra teniendo tanta competencia?

Tras varios años en el sector, mi experiencia me ha demostrado que, aunque existen numerosas asesorías, gestorías y despachos profesionales, hay clientes y mercado para todos. No todas las asesorías trabajan de la misma manera, y lo mismo ocurre con las gestorías. Lo esencial es que cada cliente encuentre una asesoría que se ajuste a su forma de trabajar y a sus necesidades específicas. Esto es similar a lo que mencioné respecto a la selección de software: es crucial integrar en tu negocio aquello que resuene y sea coherente con él. Cuando se busca un asesor fiscal, es fundamental tener esto en cuenta.

Es cierto que la competencia puede ser más intensa entre las asesorías de mayor tamaño, donde gestionar un gran volumen de trabajo y clientes es clave para el negocio. Sin embargo, lo especial del sector de despachos profesionales en España es que está compuesto principalmente por pequeñas empresas y despachos familiares, en los que el conocimiento se ha ido traspasando de generación en generación. Esta característica fomenta la especialización en servicios, en lugar de una oferta masiva, lo que permite a los clientes encontrar profesionales que se ajusten a sus necesidades particulares y a su presupuesto.

Desde mi perspectiva, esta especialización y el carácter colaborativo del sector son grandes fortalezas. A menudo, en lugar de competir, colaboramos con otros despachos. Por ejemplo, si un cliente necesita un servicio puntual en el que no somos expertos, podemos colaborar con otro despacho especializado en esa área para ofrecerle una solución integral. Esta forma de trabajar no solo enriquece la oferta de servicios de ambos despachos, sino que también fortalece las relaciones entre profesionales del sector.

En mi opinión, el valor diferencial de un despacho o, en nuestro caso, de una asesoría fiscal y contable, radica en su forma de trabajar y su saber hacer. Este saber hacer se refleja en la manera en que trabajamos con nuestros clientes, estableciendo una relación de confianza absoluta, donde el cliente cuenta con TheTable para (casi) todo. Para mí, no se trata solo de prestar un servicio de forma eficiente, sino de hacerlo de la manera más humana posible. En TheTable somos asesores, sí, partners también, pero ante todo, somos personas, y tratamos de trabajar así siempre en nuestro día a día porque ese es nuestro ADN.

TheTable es un proyecto que empieza con tus padres, ¿cómo ha cambiado la gestión desde su fundación hasta ahora?

Si miro atrás en estos últimos 5 años puedo decir firmemente que la gestión ha cambiado por completo. Cuando cogí las riendas del negocio familiar me introduje en la empresa, no solo como responsable, de hecho, ese rol vendría más tarde porque mi padre todavía seguía activo en partes de la gestión dándome apoyo, sino como una esponja que quería empaparse lo máximo posible de todos los procesos internos de la empresa: de cómo se prestaba el servicio a los clientes, de las obligaciones fiscales a cumplir, de las herramientas que se utilizaban para todo ello, del equipo, etc.. 

Durante meses observé y me empapé de todo lo posible con el fin de entender qué había en ese momento sobre la mesa y hacia dónde quería llevar la empresa y ese ha sido el camino que hemos recorrido desde entonces.

Un camino que ha incluido cambios de todo tipo. Desde un equipo nuevo y multidisciplinar que desde el inicio ha aportado su granito de arena a conformar el equipo y empresa que somos hoy, pasando por la contratación de nuevos programas contables y softwares como Holded en el que no hay clientes de cada trabajador sino que los clientes y el equipo son de TheTable.

¿Cómo ayuda Holded en esa gestión? 

Para nosotros, la contratación de Holded fue el segundo gran paso en nuestro camino hacia la modernización y digitalización de TheTable. De hecho, me atrevería a afirmar que no hemos vuelto a trabajar de la misma manera desde que Holded entró en nuestras vidas. Para mí, no solo fue un paso, sino una reafirmación de que en TheTable queríamos hacer las cosas de manera diferente. Queríamos comunicarnos y trabajar con nuestros clientes de forma distinta a como lo habíamos estado haciendo hasta entonces. 

Es cierto que, tras hacernos partners de Holded, he ido contratando otros softwares no contables para automatizar otras áreas de la empresa. Sin embargo, nada ha supuesto un cambio tan grande como cuando empezamos a utilizar Holded con nuestros clientes y decidí llevar íntegramente la gestión de mi día a día como CEO en TheTable en la plataforma. 

Para nosotros, Holded es una herramienta clara, limpia, agradable e intuitiva. A la vez, es fácil de usar y de explicar a nuestros clientes, ya que, como partners, hacemos mucho trabajo como prescriptores de la herramienta. El módulo de conciliación bancaria nos ha permitido prescindir de otras aplicaciones que contraté al inicio del proyecto con otros proveedores, concluyendo con el equipo que eran redundantes. Nos quedamos con Holded por la facilidad de ver la información de los movimientos conciliados, los pendientes de conciliar y disponer de toda la información de ingresos, gastos y bancos en un mismo lugar. 

El hecho de que nuestros clientes facturen con Holded y el asiento contable se cree directamente con las configuraciones contables de los contactos que nosotros realizamos con ellos marca una gran diferencia. Lo mismo ocurre con las facturas de gasto. Utilizamos mucho el Escáner con nuestros clientes y hacemos un extensivo trabajo de configuración de los contactos y su correspondiente asignación a cuentas de proveedor y de gasto para que, a largo plazo, nuestro trabajo sea más sencillo, ágil y eficiente, sobre todo en los meses de impuestos, cuando tenemos más carga de trabajo. 

Por último, personalmente, me gusta mucho el módulo de analítica, tanto la parte de informes como de objetivos. De hecho, los uso todos los días, ya que miro continuamente las cifras de mi empresa teniendo en cuenta los objetivos volcados en el apartado de Plan de negocio y la comparativa con el año anterior en el Pérdidas y Ganancias.

¿Ha cambiado vuestro tipo de cliente en todos estos años?

Yo no diría que el tipo de cliente de TheTable haya cambiado tanto, ya que siempre hemos trabajado con clientes de distintos sectores y, a día de hoy, no tenemos un perfil de cliente 100% definido. Sin embargo, sí es cierto que lo que ha cambiado considerablemente es nuestra forma de trabajar con los clientes, lo que ha provocado que nuestra cartera de clientes se haya reformulado desde 2019. 

Para mí, es imprescindible que, junto con el equipo, definamos nuestro cliente objetivo. Por eso, anualmente realizamos un ejercicio de customer persona, en el que, como un juego, nos imaginamos a nuestro cliente ideal: aquel con el que es una maravilla trabajar y al que prestar servicio. Ese cliente con el que, cuando tratamos con él, sentimos que el cuerpo se expande, no se contrae, y hay comodidad y confianza en la relación. 

Este ejercicio nos ayuda a reflexionar sobre nuestra cartera actual, a que todo el equipo sea consciente de qué responsabilidades son nuestras y cuáles son de los clientes, para poder así prestar el mejor servicio posible dentro de lo que tienen contratado con nosotros. Sobre todo, nos ayuda a manifestar y atraer a aquellos clientes que se ajustan en gran medida a nuestro customer persona. De este modo, conseguimos, por un lado, empezar a trabajar con clientes que tienen proyectos que nos parecen muy interesantes, en los que sabemos que TheTable puede aportarles mucho; y, por otro lado, fidelizar a los clientes que ya tenemos en cartera.

¿Qué recomendarías a esas empresas que están empezando en relación a la gestión?

Lo primero que les diría a las empresas que están empezando es que no se abrumen ni se agobien. Es importante evitar compararse con otras empresas del mismo sector; admirar y tomar referencias está bien, pero las comparaciones pueden hacernos sentir pequeños. Obviamente, siempre hay un primer período en el que, cuando estás comenzando, es crucial recabar mucha información para entender cuál es tu punto de partida y, después, saber hacia dónde quieres dirigir tu negocio. 

Por lo tanto, es fundamental entender el sector en el que te encuentras. Una buena manera de hacerlo es acudir a eventos específicos, como ferias o congresos, donde puedas estar al tanto de los temas actuales y conocer a otros profesionales. Esto no solo te permitirá sentir que no estás solo y que otros enfrentan las mismas dificultades, sino que también te brindará la oportunidad de crear sinergias y, quién sabe, tal vez incluso amistades. 

Una vez que tengas un entendimiento básico del sector, el punto de partida y el rumbo que deseas seguir, mi recomendación, según mi experiencia, es no volverse loco tratando de crear una lista interminable de objetivos y tareas poco realistas. No es necesario contratar todos los softwares de golpe, sumar nuevos miembros al equipo o captar clientes a toda costa. En mi opinión, lo más valioso es invertir tiempo en diseñar una estrategia sólida. Es fundamental tener objetivos a largo plazo que guíen el negocio, pero también es imprescindible mantener la flexibilidad para adaptarla conforme adquieras experiencia. 

En resumen, es esencial definir una estrategia a largo plazo (hacia dónde quieres ir), pero siempre con la posibilidad de ajustarla si, en algún momento, ya no se alinea con lo que buscas para tu negocio. A la par, es crucial establecer objetivos claros y alcanzables que estén alineados con esa estrategia. Desde mi experiencia, siempre es más efectivo trabajar con uno o dos objetivos anuales bien definidos, desglosados en tareas concretas y claramente comunicados al equipo. Esto permite seguir el progreso y ver cómo se cumplen. 

De esta forma, evitarás la sensación de insatisfacción y de no haber logrado nada tras mucho esfuerzo, algo que suele ocurrir cuando se establecen múltiples objetivos trimestrales que requieren un seguimiento constante y no siempre dan los resultados esperados. Aunque esas sensaciones no son necesariamente negativas, sí pueden generar la impresión de que, como equipo, no estamos cumpliendo con los objetivos, a pesar del trabajo realizado. 

¿Cuál es vuestro mayor reto para este año?

En TheTable, cada año vamos con todo, pero este 2025, más todavía. A nivel de equipo, estamos justo donde queremos estar, después de varios años de prueba y error. Ahora estamos en un punto de consolidación y, para mí, es un placer venir a trabajar con las personas de TheTable.

Esa sensación de consolidación y satisfacción se refleja también en nuestra cartera de clientes, así como en nuestra red de proveedores, o lo que es lo mismo, partners, que hemos ido creando desde 2019. Holded, por ejemplo, es uno de ellos y no podríamos estar más orgullosos de esta red, que nada tiene que ver con la de la anterior gestión, y en la que los partners con los que contamos ahora reflejan el cambio en la gestión y la forma de trabajar de TheTable en los últimos años.

Por lo tanto, si tuviera que escoger el mayor reto para TheTable en 2025, sería el de seguir consolidándonos y, a la vez, continuar creciendo como empresa, no solo a nivel económico, sino también mejorando y añadiendo más valor a los servicios que actualmente prestamos a nuestros clientes, y, además, desarrollando nuevos servicios. Por supuesto, la factura electrónica va a suponer un reto que revolucionará el sector y la forma de trabajar de nuestros clientes, pero lo percibo como uno de esos servicios de valor añadido y asesoramiento que ya prestamos y que seguiremos ofreciendo. En TheTable estamos preparados para ello.