5 consejos para aumentar la productividad con un ERP

Si eres de esos que todavía utiliza las hojas de cálculo de Excel para la gestión de tu empresa, este artículo te interesa. Es cierto que hubo un tiempo en el cual no nos quedaba más remedio que utilizar las hojas de cálculo. De hecho, supusieron toda una revolución en el mundo de los negocios. Pero a día de hoy, existen herramientas especializadas como los ERPs que te permitirán aumentar la productividad de tu empresa.

¿Qué es un ERP?

Los ERP (Enterprise Resource Planning) o sistemas de planificación de recursos empresariales optimizan los procesos en las empresas. De esta forma, es posible ahorrar una cantidad de tiempo importante que se podrá utilizar en actividades que aportan más valor al negocio. Un sistema ERP ordena, administra e integra todos los procesos operativos, automatizando las actividades para que operen de modo eficiente y reduzcan los costes de la operación. Si necesitas más información sobre los ERPs, te recomendamos que leas nuestro artículo ¿Qué es un ERP y para qué sirve?

No en vano, el uso del ERP se ha incrementado significativamente. Según el último estudio realizado por la Unión Europea, el número de empresas españolas que usan soluciones ERP para gestionar sus negocios ha aumentado en 22 puntos porcentuales en los últimos 8 años. En 2007 solo el 13% contaba con un ERP, mientras que en 2015 ya utilizaba un ERP el 35% de las empresas españolas. Esto coloca a España al nivel de la media de los países de la Unión Europea.

¿Cómo aumentar la productividad con un ERP?

El simple hecho de contar con un ERP no implica un aumento de la productividad. Es cierto que el uso de los ERPs se ha incrementado significativamente. Esto significa que se mejora la clasificación y análisis de la gran cantidad de información que se genera en las empresas y, del mismo modo, se favorece la toma de decisiones. Sin embargo, la falta de organización de la información dentro de las empresas reduce su efectividad.

Vamos a ver 5 consejos para que las empresas optimicen la gestión de su información para que puedan aumentar su productividad:

1. Examina y planifica

Dedica tiempo a estudiar el tipo de información que gestiona tu empresa y cómo se trata a diario. Ve departamento por departamento e involucra a todos los miembros de la empresa. Analiza cómo trabajan, qué herramientas utilizan con mayor medida, cuáles son sus problemas y sus necesidades. Una vez realizado este proceso de investigación, también es muy recomendable que analices el mercado de los ERPs para que averigües qué ERP se adapta mejor a tus necesidades.

El siguiente paso será planificar los procesos idóneos para acabar con la desorganización y para el tratamiento efectivo de los datos. Es decir, adaptar el ERP a tu empresa.

2. Ve de lo más fácil a lo más difícil

Una vez te hayas decidido por un ERP lo primero que tendrás que hacer será importar los datos de tu empresa: facturas, contactos, objetivos, contabilidad, productos, etc. Con, por ejemplo, Holded importar tus datos es rápido y sencillo. Podrás importar toda tu información en 10 segundos.

Cuando tengas toda la información antigua en tu nuevo ERP, podrás empiece a organizar la información limpiando datos. Ten en cuenta alguno de los errores más simples de almacenamiento. Por ejemplo, empieza eliminando registros repetidos, ya que son fáciles de detectar.

3. Clasifica la información y organízala

Después de limpiar los datos, deberás ordenar y etiquetar la información para que cualquier miembro de la organización puede acceder a ella rápida y fácilmente. Y esto será lo que más contribuirá a aumentar la productividad de la empresa. Si llevas a cabo este procedimiento de manera pormenorizada, la empresa podrá contar con una estructura efectiva, práctica y mucho más ágil gracias a las soluciones ERP.

4. Involucra a todo el equipo

Para que una empresa tenga éxito, es básico contar con la participación de todo el equipo. Así que cuando tengas toda tu información ordenada y clasificada, el siguiente paso es extenderlo a toda la organización. No te limites a presentar la herramienta al departamento de finanzas y administración. Conecta al resto de departamentos también: ventas, recursos humanos, etc.

De esta forma multiplicarás el número de usuarios y el retorno de la inversión. Además, la utilización de un mismo software permite reducir y hasta eliminar las barreras entre los departamentos. Cuando se permite y se fomenta la colaboración, las tareas se realizan más rápido y la empresa es más competitiva.

5. Analiza y corrige

Normalmente, analizar los resultados empresariales es el paso más complicado en una organización. Y esto es precisamente por la dispersión de la información. Gracias a las herramientas de análisis de los ERP, este paso es más sencillo. Tendrás a tu disposición métricas e informes que te permitirán saber el estado de tu empresa y también podrás configurar alertas que te informarán de todo aquellos que necesites.

La organización y gestión de la información está comenzando a ser considerada una prioridad para las empresas. De hecho, todas las tendencias para el 2017 enfatizan la importancia del big data y la analítica en tiempo real. La realidad es que las empresas que apuesten por el tratamiento efectivo de la información tienen un futuro prometedor.