Optimiza tu contabilidad con estas 15 plantillas de Excel gratis

La contabilidad es un aspecto muy importante de las empresas, por lo que no debe dejarse a la improvisación. ¿Quieres profesionalizar esta área de tu negocio? Estas plantillas de Excel gratis para la contabilidad de tu empresa pueden facilitarte mucho la vida.

Vamos a ver diferentes plantillas de Excel que son elementales para poder realizar una gestión contable integral. También plantillas de Excel para la gestión empresarial en general, pues todos los aspectos influyen en mayor o menor medida sobre los resultados finales de la organización.

¿Termina el trimestre y tienes que introducir una montaña de facturas? Hay algunas pequeñas y medianas empresas (pymes) que tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general.

Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Pero también es importante para que tu empresa cumpla con la normativa vigente, presentando todos los datos de forma correcta.

Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado. Si quieres ahorrar mucho tiempo, llevar todo según la normativa, así como optimizar recursos y procesos en tu pyme, descubre las mejores plantillas de Excel para tu sistema contable.

Saltar del papel al entorno digital te hará la vida más fácil con la gestión contable.

Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Google Drive o similar. Es de gran utilidad para poder tener toda la información organizada y asegurarte de seguir todos los pasos.

Vamos a ver algunas plantillas gratuitas, para qué sirve cada una y cómo los distintos tipos principales pueden llevar la contabilidad en Excel.

Plantillas para llevar la contabilidad

1. La plantilla de Ingresos y Gastos

Esta plantilla de ingresos y gastos sirve tanto para uso empresarial como para un autónomo que quiera llevar sus finanzas.

Es clave que utilices la plantilla sin alterar las celdas que tienen funciones de Excel como la suma u otras. Los campos con letras grises son los que se modifican solos y no debes tocarlos.

Lo importante es que completes la Hoja de Cálculo con las cifras correspondientes en cada celda, y los totales de ingresos, gastos y acumulado se modificarán automáticamente.

Contar con una plantilla de ingresos y gastos es fundamental para poder llevar bien las cuentas. Así podrás hacer todo en menos tiempo, llevar mejor el control de gastos e ingresos y asegurarte de obtener un buen ROI (Return On Investment, por sus siglas en inglés) para tu empresa.

2. La plantilla de Balance Contable

La plantilla de Balance Contable es una de las plantillas gratuitas más útiles para llevar la contabilidad de una pyme. La necesitarás para poder tener un balance general de tu negocio y realizar análisis financieros exhaustivos para tomar mejores decisiones empresariales.

Verás que la planilla incluye un apartado para los activos y otro para los pasivos, dos conceptos contables elementales.

• Los activos, que pueden ser corrientes o no corrientes, incluyen todos los bienes de la empresa. Aquí irían caja y bancos, existencias, cuentas por cobrar, terrenos, derechos de patente, etc.
• Los pasivos por su parte, incluyen toda la financiación de la empresa, incluyendo préstamos bancarios, tributos por pagar, deuda a largo plazo y demás.

Además, la plantilla gratis de balance de situación tiene un apartado para el Patrimonio, otro término de contabilidad importante.

• En patrimonio incluiremos las acciones comunes, preferentes y todos los fondos propios.

3. La plantilla de Flujo de Caja

El flujo de efectivo de la empresa es muy importante, porque permite hacer previsiones y llevar una buena gestión financiera.

La plantilla en Excel de flujo de caja sirve para registrar los movimientos diarios de caja. Así, hace posible que la empresa detecte cualquier posible desviación de los límites mínimos o máximos.

• Se clasifica la caja entre efectivo, banco, mercado pago, etc.
• Permite establecer máximos y mínimos
• Muestra una alerta si se sale de los márgenes
• Permite visualizar un gráfico con la situación de saldos

Esta plantilla es fundamental para la viabilidad de la empresa, para poder identificar de manera rápida cualquier desviación. Ofrece una advertencia si se sale de los límites marcados y cuenta con un gráfico para visualizar la situación de saldos.

4. La plantilla de Conciliación Bancaria

Otra de las plantillas gratuitas de Excel que deberás completar continuamente es la de Conciliación Bancaria. En otras palabras, hace posible cotejar el extracto bancario respecto al libro auxiliar de bancos.

• Se comparan los depósitos registrados y los que aparecen en el extracto bancario
• Se contrastan también los cheques y las notas de crédito bancarios, los gastos de tarjeta de crédito y demás, respecto a los asientos contables en el Libro Diario

Así, se pueden contrastar los datos registrados y ajustar cualquier incongruencia.

5. La plantilla de Libro Diario y Libro Mayor

La última de las planillas de Excel gratuitas que no pueden faltar es la del libro de cuentas, donde se registran día a día todos los asientos contables de la empresa. De esta forma se va generando automáticamente el libro mayor.

Para utilizar esta plantilla lo primero es activar las macros, y personalizar el periodo y la denominación o razón social. Iremos colocando los asientos por fecha, añadiendo si son activos o pasivos, y también definiremos el código, que debe ser único para cada desglose.

Esta plantilla permite mayorizar automáticamente a partir del registro del libro diario de contabilidad.

Plantillas para llevar la gestión empresarial

6. Factura empresarial

El documento más importante dentro de la contabilidad son las facturas. Con esta plantilla de Excel de factura empresarial la corporación puede realizar y emitir facturas con agilidad. Cuenta con los campos necesarios desde el punto de vista legal:

• Fecha
• Número de factura
• Datos del emisor
• Datos del receptor
• Conceptos
• Unidades
• Importes netos por concepto
• Importes netos totales de la factura
• Impuestos
• Total con impuestos

Todos ellos editables y automatizados. Los impuestos o los sumatorios de conceptos y cantidades netas se autocalculan para realizar el documento de forma rápida y sin errores de cálculo.

7. Plantilla para presupuesto de gastos

Una plantilla para presupuesto de gastos permite realizar un seguimiento sobre los costes planificados frente a los costes reales en un determinado proyecto. 

También determina la desviación con exactitud, incluyendo gráficos de análisis que se actualizan automáticamente al introducir los datos.

Esta plantilla ya incluye algunas partidas de gastos comunes en una empresa, para facilitar la división de los mismos por áreas. Formación, Viajes, Marketing o Costes de Oficina son algunos de ellos. Se desglosa por meses, para facilitar también una comparativa visual. 

8. Plantilla para presupuesto de ventas

En el modelo de presupuesto de ventas podemos incluir el volumen de producción estimado y el coste por unidad de producto. Por otro lado, la empresa apuntará el precio final de venta. Con toda esta información, esta plantilla de presupuesto de ventas nos ofrece el valor estimado de las mismas, las ganancias netas y el tanto por ciento de beneficio sobre costes de producción.

9. Planeamiento de compras

La planificación adecuada de la adquisición de productos para la actividad de una empresa es otra función relevante, pues influye directamente en costes y rentabilidad.

Para facilitar su cálculo tenemos este documento de planeamiento de compras. En este modelo de Excel se introduce el tipo de producto, las unidades y el precio por unidad. También el presupuesto del que se dispone. 

Con toda la información facilitada, esta hoja de Excel realiza un estimado de los costes totales para esas compras. Y compara el resultado final con el presupuesto, para alertar de posibles desviaciones o sobrecostes.

10. Plantilla de control de inventario

Las operativas relacionadas con el ámbito logístico requieren de una Excelente coordinación para que todo funcione como un reloj. Está en juego entregar los pedidos en tiempo y forma. 

En este proceso es importante contar con esta plantilla de control de inventario, pues nos permite contabilizar y controlar de forma sencilla nuestro stock. Y, más importante aún, sus costes y rentabilidad. 

Se trata de una plantilla realmente potente, pues incluye diferentes pestañas según la metodología de control de inventario que vayamos a emplear. En este sentido, se pueden utilizar los métodos PEPS o FIFO, UEPS o LIFO o el de promedio ponderado. 

Cada uno de ellos prioriza unos criterios de salida para calcular costes y beneficios en relación con el inventario. 

Por ejemplo, bajo el método PEPS o FIFO se contabilizan las salidas de stock al precio de coste en el momento de entrada. En el método UEPS o LIFO se contabilizan según el precio en el momento de salida. Mientras que el último se trata de una ponderación de ambas metodologías. 

Por lo tanto, no solo permite organizar stocks, sino que también permite contabilizar costes de forma automática y según diversos criterios.

11. Plantilla de formato de cotización

Esta plantilla de Excel incluye un formato de cotización fácil de rellenar, para enviar rápidamente presupuestos y propuestas a clientes. 

Se trata de una hoja de Excel con espacio para los datos de la entidad que recibirá la cotización. Así como fecha y número de presupuesto. Conforme se añaden valores y precio se calcula automáticamente el impuesto de IVA, para facilitar la realización final de la cotización.

12. Análisis DAFO

El estudio del entorno empresarial es clave a la hora de tomar decisiones estratégicas acertadas. Con esta plantilla de Análisis DAFO en Excel es posible ordenar y priorizar conceptos importantes que ayudan a tomar esas decisiones. Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (DAFO) quedan reflejadas de forma coherente y visual gracias a esta plantilla de Excel.

13. Diagrama de Gantt

Con esta plantilla de diagrama de Gantt es posible organizar de forma coherente y eficiente todas las tareas necesarias para que un proyecto se lleve a cabo cumpliendo con los objetivos marcados.

Esta metodología permite asignar de forma ágil tiempos máximos de realización y responsables para cada tarea. Relacionándolas entre sí, si es necesario, para optimizar los procesos y asegurar la ejecución del trabajo siguiendo los objetivos y parámetros que se hayan marcado.

14. Plantilla de registro de jornada laboral en Excel

Otro aspecto importante que se puede controlar mediante una plantilla de Excel es el registro de jornada laboral. Con este modelo es posible anotar los horarios y calcular tiempos completos de trabajo por trabajador, tal y como exige la normativa a todas las empresas. 

15. Plantilla de Excel calendario de teletrabajo

Los modelos de trabajo híbrido son ya una realidad en las empresas. Con esta plantilla de Excel con calendario de teletrabajo es posible realizar un seguimiento exhaustivo de los días que han elegido los empleados para desempeñar sus funciones en la modalidad de teletrabajo.

Información que se cruza con la del resto de compañeros, para facilitar la organización de equipos. Permitiendo, además, incluir festivos y días no laborables, para llevar una coordinación aún más precisa.

Conclusión

Para llevar tu gestión del negocio no te pueden faltar estas hojas de cálculo. Más vale que tengas bien claras las plantillas desde el inicio, para que no te falte ningún dato importante.

Estas plantillas gratuitas te harán la vida mucho más fácil porque son intuitivas. Pero también porque asegurarás una gestión contable correcta.

También si lo prefieres, puedes utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Algunos programas de este tipo permiten asimismo realizar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás. ¡Mucha suerte al llevar la contabilidad de tu empresa!