Para cualquier empresa y autónomo la facturación es una de las partes más importantes del negocio. No nos olvidemos que si facturas es porque vendes Así que cuantas más facturas emitamos, mejor. Normalmente es un proceso bastante sencillo, aún más si disponemos de un software de gestión como Holded que casi te las hace solo. Sin embargo, las prisas y, en ocasiones, el desconocimiento nos llevan a cometer errores de facturación.
Estos son algunos de los errores de facturación más comunes que son fácilmente evitables:
Errores de facturación
No rellenar los datos correctamente
Para que una factura sea válida debes rellenar correctamente los datos de ambas partes, es decir, el emisor y el receptor de la factura. Es necesario incluir el NIF, dirección completa, nombre completo y razón social.
Tampoco tendrá valor ante la Agencia Tributaria si te olvidas de incluir la fecha de emisión de la factura.
Además, debemos tener muy presente la numeración de las facturas. Esta debe ser correlativa en relación a la fecha de emisión. Es decir, no se admite que una factura con fecha de emisión posterior tenga una numeración anterior a otra.
En nuestro artículo “Qué datos debe contener una factura” te lo explicamos con más detalle.
No detallar bien el concepto facturado
El concepto debe estar correctamente descrito. En el caso de que vendamos productos, esto no tiene mayor problema. Es suficiente con que aparezca la mercancía vendida. El problema viene con la descripción de los servicios. Es necesario especificar bien los servicios prestados, el número de horas así como el importe.
Confundir el destinatario
Lo más normal es que trabajemos con varios clientes y les facturemos habitualmente. Por eso es fundamental que tengamos especial cuidado con no confundir destinatarios de facturas. Este error nos puede traer verdaderos problemas. Lo más habitual es que no pase nada, corregimos el error y enviamos una disculpa al cliente. Pero en el caso de haber firmado una cláusula de privacidad con tu cliente, estarías violando el contrato y compartiendo información privada con terceros.
No desglosar la factura
Cada cliente es un mundo y también cada factura. Por ello el nivel de desglose dependerá del cliente, así como del tipo de transacción. Lo recomendable es desglosar la factura al máximo para dejar todo muy claro desde el principio. No dejes de incluir un campo por prisas o porque das por hecho que tu cliente ya conoce ese detalle. Dale toda la información y no tendrás ningún problema.
No dejar claras las condiciones
Fundamental. Tus condiciones deben estar claras desde el principio. Por eso es recomendable que antes de enviar la factura, hables con tu cliente de todos los aspectos importantes como cantidades, precios, descuentos, cláusulas, etc. Y aunque haya quedado todo establecido de palabra, no te olvides de incluirlo en la factura.
No especificar la fecha de vencimiento
Nunca dejes de especificar la fecha de vencimiento de una factura. A pesar de que hayas hablado con tu cliente de un pago a largo plazo, es fundamental que establezcas una fecha para evitar el impago.
Habitualmente, si las facturas carecen de fecha de vencimiento, el pago deberá efectuarse en los 30 días siguientes. Pero evita problemas e incluye fecha en que debe ser pagada.
No especificar el método de pago
Para que el procedimiento sea más sencillo y ágil, deberemos incluir un método de pago en cada una de las facturas que emitamos. Especifica si quieres cobrar a través de transferencia bancaria a uno de tus bancos o mediante Paypal.
Descuidar la presentación de tus facturas
Cuida el aspecto de tus facturas. No deben incluir tachones, borrones o faltas de ortografía. Tu factura es algo así como tu tarjeta de presentación. ¿Verdad que no irías a una reunión con tu cliente sin cuidar tu imagen? Entonces, tampoco mandes una mala imagen a través de las facturas. Cuida los detalles.
Además, es recomendable utilizar plantillas de presentación, así podrás diferenciarte de la competencia y ofrecer una imagen verdaderamente profesional.
No poner tu logo en las facturas
Personalizar tus facturas es algo esencial para empezar a general una imagen de marca. Para ello puedes utilizar tu logo, un eslogan que te identifique e incluso incluir la dirección de tu página web. No es necesario que la sobrecargues de detalles promocionales.
No guardar las facturas
Debes guardar todas las facturas que realices ya que son uno de los documentos más importantes de cualquier negocio. Haz copias de todas ellas. Quizás en algún momento la Agencia Tributaria te las reclame y también podrás utilizarlas para reclamar un impago.
Estos son los errores más comunes que puedes cometer a la hora de facturar. La buena noticia es que son muy fáciles de evitar. Siempre que seas cauteloso. Utilizar un software de gestión en la nube te evitará todos estos problemas: sabrás en todo momento qué campos debes rellenar y el sistema te guardará una copia de todos los documentos que generes.
