¿Qué tipos de ERP existen y cómo escoger el adecuado para tu empresa?

Un ERP es una aplicación o software que facilita una mejor organización de los datos y recursos de una empresa. Sus siglas vienen del inglés ‘Enterprise Resource Planning’ y se podría traducir por Planificación de Recursos Empresariales. Ese es, precisamente, el objetivo de este tipo de aplicaciones: coordinar y planificar la información y recursos que las empresas utilizan en su día a día, para emplearlos de una forma más efectiva y productiva. 

Existen tantos tipos de ERP como recursos a organizar. Es decir, existen ERP centrados en la gestión de clientes, especializados en contabilidad o para la gestión de los Recursos Humanos de una organización, por poner algunos ejemplos. 

Aunque también podemos clasificarlos según cómo se accede a la información, dónde se almacena, por tamaño de empresa, por cómo está desarrollado el ERP. A continuación profundizamos en qué es un ERP, sus principales características y finalidades, pues son los factores que determinan qué tipo de ERP es el más adecuado para cada empresa.

¿Qué características tiene un ERP?

Los ERP funcionan a partir de la información que se les facilita. Por lo tanto, su principal característica es que debe permitir una fácil inserción de datos. O bien una sencilla integración con otras aplicaciones que aseguren la entrega de información desde otras aplicaciones. Vamos a ver un ejemplo sencillo para entender la importancia de esta característica.

La importancia de los datos en un ERP

Si estamos ante un tipo de ERP para gestionar el personal de una organización, necesitaremos introducir cuáles son los días festivos para el centro de trabajo, de modo que estos aparezcan en el portal del empleado. Se trata de una información que debe ser accesible por Ley para los trabajadores de una empresa. 

Un buen ERP permitirá introducir fácilmente estos datos para que sean visibles cuando los profesionales accedan a su calendario laboral online. Pero, si tenemos esta información en un Excel, sería interesante que el ERP pudiera integrarse con hojas de cálculo para importar la información en un par de clics. 

En el caso de un ERP para la gestión de clientes, es interesante que tenga una fácil integración con otras aplicaciones, pues permitirá aprovechar al máximo sus funcionalidades. 

Un ERP integrado con un ecommerce, que esté a su vez conectado a un software de facturación y a una aplicación de gestión de stock permitirá la recepción de datos y la ejecución de procesos de forma automática, favoreciendo un entorno altamente productivo en la organización. 

Ejemplo práctico y más características

Un usuario realiza un pedido y, automáticamente, la venta se registra en los libros contables de la empresa. Al mismo tiempo, se genera una factura que se envía al cliente, con copia al departamento financiero de la empresa. A su vez, y sin que todavía haya intervenido nadie en la organización, entra un aviso en la aplicación logística que se usa en el almacén, para que se prepare el envío y llegue cuanto antes al cliente. 

Se ejecutan así toda una serie de procesos que son los que permiten una mejor organización y planificación, a partir de la entrada de información al sistema. De ahí que esta característica sea fundamental. Aunque no es la única. Otras características de un ERP de calidad son:

• Fácil de implementar.
• Fácil de utilizar.
• Acceso universal desde cualquier lugar.
• Que tenga alta usabilidad y que sea intuitivo.
• Multiplataforma. 
• Que permita la definición de perfiles, según las funciones que se quieren activar para cada uno de ellos. 
• Automatización.
• Conexión interdepartamental de procesos.
• Fácil exportación de datos.
• Informes / paneles, para un mejor seguimiento y análisis que facilite la toma de decisiones estratégicas.

¿Qué tipos de ERP existen?

Existen diferentes tipos de ERP según su finalidad, área de especialización, plataforma desde la que trabaja o dónde se encuentre alojada la información. En función de esto, los principales tipos de ERP que existen en el mercado son:

• ERP de RR. HH.
• ERP de contabilidad y facturación. 
• ERP de gestión de proyectos.
• Software para la gestión de clientes.
• ERP logístico
• Online.
• Software ERP.
• ERP SaaS
• Multiplataforma.
• ERP local.
• En la nube.  
• Para autónomos.
• Para pymes.
• ERP para grandes empresas.
• A medida.
• Predefinidos.

¿Cómo son los diferentes tipos de ERP?

Profundizamos ahora en cada tipo de ERP citado, partiendo de la base de que un mismo sistema podría encuadrarse en diferentes tipologías. Es decir, un ERP puede estar enfocado a la gestión de clientes, de una gran empresa, almacenando información en la nube y habiéndose hecho a medida de las necesidades de la organización. 

ERP según sector de actividad

Se clasifican según su finalidad principal o el área específica para la que han sido diseñados. 

ERP de RR. HH.

Se trata de software de gestión para abordar cuestiones que afectan específicamente al departamento de RR. HH. de una empresa. Por ejemplo, solicitudes y aprobaciones de ausencias, control horario (de obligado cumplimiento en España), funcionalidades para realizar evaluaciones de desempeño, recordatorios de finalización de periodos de pruebas en contratos, etc. Dentro de esta categoría destacan ERP como Personio o Factorial, entre otros. 

ERP de contabilidad y facturación

Enfocado a facilitar gestiones relacionadas con facturación, impuestos, contabilidad, finanzas… Por ejemplo, la gestión de gastos, la elaboración y emisión de facturas, gestión de cobros, elaboración y presentación de Modelos de impuestos frente a la Agencia Tributaria, gestión de Libros Contables, etc. El ERP de Holded o Sage se encuentran dentro de este tipo.

Para gestión de proyectos

Otras plataformas de planificación se centran en la gestión de proyectos. Organización de tareas, asignación de responsables, gestión de tiempos y recursos humanos para esas tareas, o asegurar el cumplimiento de presupuestos y ‘timings’ son algunas de las funcionalidades presentes en este tipo de ERP. Asana o Stafiz se encuentran entre los más destacados en este rango.

Software gestión de clientes

También se les conoce como CRM (Customer Relationship Management), cuyas siglas se podrían traducir como Gestión de Relación con los Clientes. Se trata de una aplicación que, a raíz del trato con los clientes, genera información de valor que puedes aprovechar para captar nuevos, fidelizar a los actuales, etc. Salesforce o Zoho son ejemplos de CRM o ERP en esta categoría. 

ERP logísticos

Especializados en el control de stock en almacén, gestión de pedidos, seguimiento, posventa y cualquier otro elemento clave que influya en los procesos logísticos de una corporación. B First o Ekon cuentan con soluciones específicas de ERP que dan respuesta a las necesidades más relevantes en el ámbito de la gestión logística. transporte y distribución. 

ERP según su instalación y forma de acceso

Es posible establecer varios tipos de ERP según su proceso de instalación y acceso. En esta clasificación tendremos ERP online, software, multiplataforma, local o en la nube.

ERP online

Se trata de sistemas que no requieren de instalación local. Son plataformas cuyo acceso y funcionalidades se encuentran online, mediante un usuario y contraseña. Estos formatos facilitan el proceso que afecta a cómo implementar un ERP, ya que no exigen de espacio e instalación de ningún tipo en la empresa que los utiliza. Holded sería un ejemplo de ERP online. 

Software ERP

En este caso se trata de sistemas que sí requieren de instalación y recursos de almacenamiento por parte de la empresa que los instala. Son más complejos de implantar y mantener. Como contrapartida, el sistema permanece siempre bajo control de la empresa. SAP entraría dentro de esta tipología.

Multiplataforma

Algunos ERP son mixtos. Pueden combinar funcionalidades que requieren de instalación con una plataforma en la nube para facilitar el acceso desde cualquier lugar. Esta necesidad de acceso universal está obligando a muchos operadores que antes utilizaban únicamente software a migrar u ofrecer también acceso online. Sage sería un ejemplo de esta circunstancia. 

ERP Local

En este caso nos referimos al lugar donde se almacena la información. En este tipo de ERP los datos se almacenan en servidores locales, discos duros o cualquier otra unidad de almacenamiento físico. 

En la nube

Frente a los anteriores, tenemos los sistemas cloud ERP. En ellos, la información se aloja en la nube, y todas las operaciones se activan y ejecutan en este entorno. En la mayoría de las ocasiones un ERP online opera en la nube, mientras que un software ERP requerirá de instalación en local, mantenimiento y actualizaciones por parte de la propia empresa. 

Tipos de ERP según el tamaño de la empresa

Esta clasificación se realiza según el perfil de empresa al que se dirige el ERP desde el punto de vista del tamaño. Hay que tener en cuenta que las necesidades y obligaciones de facturación son diferentes para un autónomo que para una Sociedad Anónima, por poner un ejemplo. 

Esto también afecta a otras operativas, lo que provoca que las empresas de mayor tamaño requieran de más funcionalidades que las previstas para un trabajador por cuenta propia. En consecuencia, tendríamos cuatro tipos de ERP dentro de esta clasificación:

• ERP para autónomos.
• ERP para pymes.
• ERP para grandes empresas.
• ERP para la Administración Pública. 

La mayoría de los ERP citados en este artículo cuentan con diferentes planes de acceso y tipos de programas para dar cobertura a las necesidades de cada uno de esos perfiles. 

La principal diferencia entre ellos está en el número de funcionalidades y, en consecuencia, el precio, que suele ser mayor para las soluciones más complejas que requieren las grandes corporaciones.

ERP según el tipo de desarrollo

La última clasificación estaría relacionada con si se trata de un ERP a medida o si, por el contrario, se trata de una solución ya desarrollada con las mismas funcionalidades para todos los que deciden usar el sistema.

ERP estándar, de serie o planificados

Este tipo de ERP recibe diversos nombres, aunque todos significan lo mismo. Se trata de soluciones preconfiguradas. Con módulos y funcionalidades útiles para el sector al que se dirigen. Pero con opciones de personalización limitadas. 

ERP a medida

Frente a los anteriores tenemos los ERP a medida. Puede tratarse de un desarrollo desde cero que atienda las necesidades específicas que plantee una organización. Aunque también hay modelos mixtos que parten de una solución ERP preconfigurada para, a partir de esta base, personalizar módulos y funcionalidades. 

Ambas son útiles y adecuadas dependiendo del contexto. Las soluciones estándar son de fácil y rápida implantación. Además, la empresa no tiene que hacerse cargo de mantenimientos o actualizaciones de sistema. Son más económicas.

Los ERP a medida son completamente personalizables. Aunque son soluciones más caras y complejas. Requieren de desarrollos ad hoc, actualizaciones y un equipo informático dedicado, con los costes y lentitud que esto puede generar en comparación con las soluciones predefinidas.

¿Qué se debe considerar al momento de elegir un ERP?

Para elegir un ERP debemos tener en cuenta los siguientes factores:

• Tiempo de implantación. 
• Integraciones.
• Facilidad de acceso. 
• Costes.
• Planes diferenciados, según tamaño, necesidades, etc.
• Funcionalidades. 
• Sistema de atención al cliente o acceso a manuales de ayuda, preguntas frecuentes, comunidad, etc. 
• Informes y seguimiento. 

Un sistema ERP debería convertirse en un pilar para la organización que realmente quiera agilizar sus procesos. El tiempo de implantación, por tanto, será clave. Aunque no se refiere únicamente al proceso de instalación y primera inserción de datos. También al tiempo que será necesario para que los usuarios adopten el uso de esta nueva tecnología en su día a día. Dicho de otro modo, que sea intuitiva y fácil de usar.

Para ello, será importante que el ERP cuente con un buen equipo de atención al cliente, así como sencillos manuales de ayuda que permitan resolver dudas de forma rápida y unilateral, gracias a una buena sección de preguntas frecuentes, por ejemplo. 

Que tenga un acceso multiplataforma también es fundamental, dadas las actuales necesidades de trabajo híbrido, teletrabajo y movilidad general de los empleados. 

Un precio ajustado, y la posibilidad de seleccionar entre varios planes, para adaptarnos a lo que realmente necesitamos, será otra característica clave a considerar en este tipo de soluciones. 

También será importante que cuente con funcionalidades que impulsen a varios departamentos. Un ERP para contabilidad que además permita la gestión de proyectos, facilitará una mejor medición de la rentabilidad. Impulsando al mismo tiempo la ejecución de tareas vinculadas a la facturación u otras obligaciones contables. 

Por último, un ERP de calidad debe ofrecer obligatoriamente un buen sistema de seguimiento. Las empresas tienen que tener un fácil acceso a toda la información que estos sistemas generan sobre nuestro negocio. Y que, al mismo tiempo, sea fácil de representar mediante gráficos e informes. 

Esto nos ayudará a ir un paso más allá. No sólo automatizamos gestiones y aceleramos procesos. También conseguimos información útil para mejorar la toma de decisiones estratégicas para la empresa. 

Teniendo en cuenta todos estos parámetros, podemos concluir que Holded es un ERP excelente, al reunir en una sola herramienta todos los puntos fuertes que hacen que este tipo de soluciones marquen realmente la diferencia. 

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