La modernización fiscal está en marcha en España. Adiós a las facturas en papel. Ha llegado la factura electrónica para quedarse, aunque su incorporación será gradual. El objetivo es agilizar las gestiones, reducir costes y, sobre todo, combatir el fraude fiscal. ¿Qué deben hacer los autónomos para adaptarse a la nueva factura electrónica?
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es la adaptación digital de la facturación tradicional, con la misma validez legal que una factura en papel. Su objetivo principal es simplificar procesos, reducir costes y garantizar mayor transparencia en las operaciones. Además, cumple con estrictos requisitos de autenticidad e integridad. ¿El resultado? Una gestión más eficiente y segura para empresas y autónomos.
¿Cómo se ve la factura electrónica para los autónomos?
La e-Factura es un documento digital que se puede visualizar en dispositivos como PC o smartphone. A lo largo de 2025, será obligatoria la factura electrónica para autónomos, que la podrán ver en PDF o también en XML. Lo importante es que cumpla con los estándares técnicos que determina la Agencia Tributaria.
La factura electrónica no solo es clave para evitar sanciones, sino que aporta grandes beneficios.
Si te preguntas para qué sirve la factura electrónica, ofrece muchas ventajas:
- Menos gastos de papel y almacenaje
- Transacciones más ágiles
- Automatización de procesos
- Más transparencia en las operaciones
- Sostenibilidad ambiental
Beneficios y ventajas de la facturación electrónica para los autónomos
La facturación electrónica transforma la gestión de los autónomos. Más allá de cumplir con la normativa, ofrece ventajas clave:
- Reduce gastos en papel, impresión, envío y almacenamiento
- Centraliza todas las facturas en formato digital
- Facilita el acceso y consulta
- Minimiza errores
- Asegura que las facturas cumplan con los requisitos legales
- Agiliza la contabilidad
- Simplifica las declaraciones fiscales
- Contribuye a reducir el impacto ambiental
Como ves, son muchos los beneficios de hacer el salto a la factura electrónica obligatoria.
Normativa de la factura electrónica para autónomos
¿Qué autónomos deben presentar facturas electrónicas?
Los autónomos que prestan servicios a organismos de la Administración Pública deben emitir sus facturas de manera electrónica. Esto es así desde el año 2015, si bien actualmente la obligatoriedad se está ampliando al ámbito privado.
Desde la Ley Crea y Crece, se contempla que todos los autónomos y empresas deben emitir facturas electrónicas. Sin embargo, la obligatoriedad será progresiva y escalonada, como veremos más adelante. Los primeros que deberán cumplir son las empresas de mayor volumen de facturación, y después les seguirán autónomos y pymes.
¿Cuál es la normativa legal de la factura electrónica para autónomos?
Los autónomos en España deben seguir las obligaciones que se regulan en el Real Decreto 1619/2012 sobre facturación en general. Sea quien sea a quien se vaya a emitir facturas, no solo para emitirlas, sino también para soportarlas.
Ley Crea y crece
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, es una normativa española creada para facilitar el emprendimiento. Como su propio nombre indica, se enfoca en favorecer la creación de nuevas empresas y el crecimiento empresarial. La hoja de ruta de esta legislación sitúa la digitalización como elemento clave para el desarrollo de los negocios.
Esta normativa establece algunas novedades, ajustes, beneficios y obligaciones para empresas. Una de las claves más conocidas es que se permite crear, en determinados supuestos, una sociedad con un capital social de 1 euro, cuando lo mínimo eran 3.000 euros.
Además de otras novedades más, se establece como obligatoria la factura electrónica. Así, se espera mejorar la trazabilidad de las facturas, reducir la morosidad y los costes. Los autónomos pueden beneficiarse en varios aspectos de esta medida.
Con la ayuda de un software de facturación pueden adaptarse con facilidad y sin grandes desembolsos. Por suerte, hay soluciones intuitivas que permiten aprender muy pronto cómo generar facturas electrónicas.
Cambios normativos entre 2024 y 2026
La Orden HAC/1177/2024, en vigor desde octubre de 2024, establece los requisitos técnicos y funcionales de la facturación electrónica. En cuanto a los plazos para comenzar a estar obligados, si bien inicialmente el reglamento establecía el plazo en julio de 2025, se espera que se prorrogue esta fecha, para dar más tiempo de adaptación.
Si bien los autónomos que facturen menos de 8 millones de euros podrán tener más margen para hacer el salto a la factura electrónica, se podrán beneficiar de sus ventajas antes de esa fecha de forma voluntaria.
¿Cuándo será obligatorio el uso de la factura electrónica para los autónomos?
La factura electrónica se irá haciendo obligatoria de manera escalonada y por fases, extendiéndose por varios años. El objetivo es facilitar a los negocios la incorporación de este cambio tan importante, que exige de nuevos procesos y un despliegue de recursos.
- 2024: las empresas con más de ocho millones de euros de facturación
- 2025: todos los autónomos y pymes, independientemente de sus ingresos (la fecha podría ser prorrogable)
Para 2026, todos los negocios (incluyendo autónomos) deberán informar a la Agencia Tributaria de sus facturas. Los destinatarios deberán comunicar aceptación o rechazo, así como la fecha de pago.
Obligaciones para el 2024
En una primera fase de transición, solo las entidades de gran dimensión, con volumen de facturación superior a 8 millones de euros en 2023, deben emitir y recibir facturas electrónicas. Esto afecta a todas sus relaciones comerciales, ya se trate de clientes o proveedores nacionales o extranjeros.
Se debe, en dichos casos, presentar la factura en formato Facturae 3.2 o una versión posterior. Además, es obligatorio emplear el sistema SII Sistema de Intercambio de Información (SII) de Hacienda.
En general los autónomos y pymes no entrarían entre los obligados en 2024; sin embargo, hay excepciones. Si el autónomo supera el umbral de facturación mencionado, debe emitir facturas electrónicas. Además, en determinados supuestos, el alquiler de inmuebles entre particulares también deben incluir factura electrónica.
Obligaciones para el 2025
Desde el 1 de julio de 2025, si no se prorroga la fecha, la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas se extenderá a todas las empresas. Ya se trate de autónomos, pymes o grandes organizaciones, éstos deberán emitir y recibir facturas electrónicas, sea cual sea su volumen de facturación anual.
Obligaciones para el 2026
A partir de 2026, todos los autónomos estarán obligados a emitir facturas electrónicas, independientemente de su volumen de facturación. Además, también deberáns soportar todas las facturas y presentar tanto emitidas como recibidas con este formato electrónico.
Es obligatoria también la conservación de las facturas de manera digital durante un período mínimo de 4 años, accesibles para su inspección si se requiere. Asimismo, se recomienda la integración de la facturación electrónica con otros sistemas como la contabilidad o la declaración de impuestos, para facilitar su gestión y reducir errores.
¿Cómo adaptarse al uso de la factura electrónica siendo autónomo?
Adaptarse a la factura electrónica como autónomo es sencillo y esencial. Necesitarás comprender las exigencias legales y también en qué consiste la factura electrónica.
Una vez tengas las bases, estos son los pasos clave para hacerlo sin complicaciones:
- Obtén un software de facturación electrónica
- Configura tu certificado digital
- Familiarízate con el nuevo formato de facturas
- Asegúrate de almacenar los datos de forma segura
- Mantén actualizada tu base de datos
- Comunícate con proveedores y clientes para hacer el salto digital
Con estos pasos, no solo cumplirás con la normativa, sino que mejorarás la eficiencia de tu gestión administrativa.
Consejos para que los autónomos implementen la factura electrónica
Es importante que la incorporación de la factura electrónica se lleve a cabo con una serie de buenas prácticas. Así podrás cumplir la ley con mayor seguridad, y además como autónomo ganarás tiempo, gracias a los recursos y tips adecuados.
- Exige a los clientes la factura electrónica
- Utiliza una plataforma de facturación electrónica confiable
- Protege los datos personales con seguridad informática
- Mantén registros organizados de tu facturación
- Infórmate de manera regular sobre novedades en las legislaciones
- Apóyate o pide asesoría a un experto en contabilidad
¿Qué programas se pueden utilizar para facturar electrónicamente?
En el mercado hay muchas soluciones de facturación para empresas, sin embargo, asegúrate de optar por un programa intuitivo, en la nube, integrable con el resto de herramientas que utilices y escalable.
Holded es un ERP en la nube que cuenta con un módulo de facturación completo y fácil de usar. Cumple con la normativa fiscal y permite enviar facturas en formato digital. Además, también es útil para organizar y almacenar datos fiscales de forma eficiente. Se conecta con plataformas de contabilidad, bancarias y de gestión de inventarios. Es una herramienta ideal para autónomos que buscan optimizar su facturación y cumplir con la ley en España.
Formatos recomendados para la facturación electrónica
Los formatos recomendados para la facturación electrónica están diseñados para garantizar la validez legal y la compatibilidad con las autoridades fiscales. Los más comunes son:
- Facturae, basado en el lenguaje XML
- PDF con firma electrónica
- EDI (Intercambio Electrónico de Datos, por sus siglas en inglés)
- UBL(Universal Business Language)
En España Facturae es el formato estandarizado, utilizado tanto por empresas como por autónomos. Es compatible con la Agencia Tributaria y asegura la autenticidad e integridad de la factura.
En resumen
Al principio la adaptación puede costar, pero en poco tiempo podrás experimentar la comodidad y rentabilidad de la factura electrónica. No solo te ayudará a tener una mejor gestión profesional. Además, es un gran recurso para exigir a tus clientes más formalidad y evitar demoras que afectan a tu liquidez.
Por tanto, recuerda: la obligatoriedad de la factura electrónica para los autónomos se implementará de forma gradual. A partir de 2024, es obligatoria para aquellos con una facturación superior a 8 millones de euros, mientras que, en principio, desde julio de 2025 en adelante se aplicará a todos los autónomos, independientemente de su volumen de ingresos.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica para autónomos
Si tienes dudas sobre la factura electrónica, a continuación presentamos preguntas habituales y sus respectivas respuestas.
¿Qué consecuencias puede traer a futuro el no utilizar la factura electrónica siendo autónomo?
El autónomo que no incorpore la facturación electrónica tal como marca la ley podría enfrentarse a sanciones. Esto no es aconsejable, ya que es un problema legal, y además puede acarrear costosas multas al negocio, de hasta 10.000 euros.
Además, no adaptarse a este nuevo formato de facturación puede impedir la obtención de ayudas como el Kit Digital. Por suerte, este programa puede facilitar la digitalización y, por tanto, implementar la facturación electrónica.
Asimismo, no cumplir con el reglamento de facturación podría afectar a la confianza de los clientes. En última instancia, la obligación es de emitir y soportar facturas en esta modalidad, así que afecta a ambas partes.
¿Habrá autónomos exentos de presentar facturas electrónicas?
No habrá autónomos exentos como tales, pero sí que habrá ciertas excepciones en cuanto a la obligatoriedad. Para facturas de importes menores de 5.000 euros, por ejemplo, la Agencia Tributaria puede indicar reglamentariamente la exención de emitir facturas electrónicas.
Por otro lado, se puede dar un retraso en la obligatoriedad en ciertos supuestos, más allá de la generalidad de incorporar las medidas a partir de 2024 y 2025, según el volumen de negocio.
