¿Qué es un sistema ERP? Características, funciones y beneficios

¿Para qué sirve un ERP y cómo funciona?

Si nos guiamos por esta definición, entonces el objetivo último de cualquier sistema ERP es el de ayudar a una empresa en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos. Gracias a ello podemos obtener datos en tiempo real, mejorar tareas de back office, controlar flujos de trabajo y minimizar errores.

La planificación de recursos empresariales suele ser tediosa, pero con un software ERP puede llegar a ser automática. Por ejemplo, cuando se habla de llevar la contabilidad, el usuario solo tendrá que preocuparse por conseguir ventas. Del resto (crear facturas y contabilizar gastos) se encargará el programa.

…el objetivo último de cualquier sistema ERP es el de ayudar a una empresa en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos.

Una empresa que ya sabe qué es un ERP y que dispone de él, sin duda está en ventaja respecto a sus competidores que no utilicen uno. Esta será capaz de automatizar sus procesos administrativos, tendrá un mayor control sobre lo que hace y podrá utilizar la información de forma eficiente. Ya no se trata de resolver problemas, sino de adelantarse a ellos y evitar que aparezcan.

Según un estudio (en inglés) realizado por Panorama Consulting, el 52.66% de los comercios están satisfechos con su sistema ERP, 38.14% tienen un sentimiento neutral, el 6.54% está poco satisfecho y el 2.66% está nada satisfecho.

La mayoría de las compañías pueden observar un aumento en agilidad después de adoptar un ERP. Y aquellas que reportan dificultades, se debe a una falta de procesos y problemas de administración. 

La elección del sistema ERP que se va a utilizar debe ser tomada con mucho cuidado y tomando muchos datos en cuenta ya que la empresa invertirá mucho tiempo y recursos en este.

¿Cuáles son los principales módulos dentro de un ERP?

Los módulos de un ERP son componentes de software que cubren diferentes necesidades de la empresa. 

Estos son los principales que podemos encontrar:

• Finanzas y contabilidad
• Ventas y marketing
• Inventario
• Compras 
• Producción
• Recursos Humanos
• Gestión de proyectos
• CRM o gestión de contactos
• Business Intelligence

Cada ERP tiene sus propios módulos, y además las empresas pueden adquirir solo algunos de ellos. Gracias a esta separación modular, es posible contratar solo la parte necesaria y evitar pagar de más.

¿Cuáles son las características de un ERP?

Existen muchos ERP y estos varían en escala y las funciones que ofrecen, pero independientemente del tamaño, podemos encontrar un conjunto de características en los software ERP.

• Administración de la cadena de suministro – Se puede seguir fácilmente el proceso de suministro. Desde la producción hasta la distribución.
• Análisis de información – Como toda la información se almacena en una única base de datos, es fácil para el sistema ERP analizarla.  
• Automatización – Los ERP siempre automatizan tareas como la creación de informes, por ejemplo.   
• Contabilidad – Gestión de finanzas y facturación. Normalmente se compagina con compras y ventas.   
• CRM – Gestión de relación con el cliente, comunicación directa, seguimiento de oportunidades, etc.
• Generación de informes – Como gestionan tantos datos, todos los ERP realizan informes. 
• Gestión de compras y ventas – Opciones para controlar los gastos y entradas desde un solo lugar. 
• Gestión de proyectos – Gracias a la integración con finanzas, permite calcular las ganancias. 
• Gestión de stock e inventario – Organización desde el precio y los almacenes hasta los pedidos. Especialmente si son compatibles con una aplicación como Shopify.  
• Integración – Este integra las distintas ramas de una empresa y centraliza sus datos. Esta es absoluta a través de departamentos y unidades de negocio. 
• Operaciones en tiempo real – Los problemas se identifican rápidamente, dándole así tiempo al vendedor de reaccionar y encontrar una respuesta rápida. 
• Pagos online – Opciones de pago online y facilidad para conectar con aplicaciones como PayPal y Stripe, por ejemplo. 
• Personalización – Es imposible diseñar el software perfecto que se adapte a todas las necesidades. Por esta razón, los buenos ERP se pueden personalizar y son flexibles. 
• Un aspecto uniforme – Distintas ramas de la empresa se agrupan bajo un mismo programa, dándole así un aspecto uniforme. 
• Recursos humanos (RRHH) – Gestión de nóminas, contratos, ausencias, información de empleados, etc.

¿Cuál es la importancia de los software ERP?

El ERP es un tipo de software empresarial muy útil para cualquier empresa. Sea cual sea el sector y el tamaño, el negocio se puede beneficiar de una mejora en sus procesos. Con todo, es fundamental dar con el programa adecuado, que sea intuitivo y cubra las necesidades del negocio.

Beneficios de utilizar un Software ERP en tu empresa

Las empresas que integran ERPs en su día a día empresarial, tienen muchas ventajas:

• Mejor coordinación entre departamentos
• Tareas más automatizadas
• Optimización de los recursos
• Clientes más satisfechos y, por tanto, mayor fidelización
• Mejora en la toma de decisiones
• Cumplimiento normativo más ágil y menos sujeto a errores
• Mayores opciones de escalabilidad del negocio

A continuación observamos un gráfico que muestra que más de la mitad de los usuarios de ERP están satisfechos. Esta proporción podría aumentar si se evitasen ciertos errores al elegir un programa de este tipo. Por ejemplo, escoger soluciones poco intuitivas y complejas, o que no se integran ni son compatibles con otra tecnología de la empresa.

Tipos de ERP

Como ya hemos visto qué es un software ERP, ahora debemos entender los tipos de ERP que existen: 

ERP por tamaño

Estos se clasifican por el tamaño de los negocios que atienden. Holded está diseñado para pymes pero existen otros software que se han creado exclusivamente para compañías de gran tamaño. 

ERP para pequeñas empresas

Este es un ERP que puede variar en complejidad pero siempre cubrirá las necesidades de un negocio local, sobre todo en la planificación de recursos empresariales. También caben aquí los que gestionan la información de negocios en un sector especializado. 

ERP para pequeñas y medianas empresas

Se trata de un ERP más escalable que el anterior ya que está diseñado para compañías en crecimiento que pueden, potencialmente, llegar a cubrir los procesos empresariales de más de una industria. 

ERP para grandes empresas 

Estos son los ERP más potentes del mercado y están diseñados para sobrellevar la complejidad de una empresa más grande, ya que tienen la capacidad de embarcar varias industrias y unidades de negocio. Los ERP para startups también entran en esta categoría ya que tienen la capacidad de escalar con la empresa.

ERP por instalación

Cuando se trata de ERP, tenemos la opción de instalarlo en nuestros sistemas (on premise) o accederlo a través de la nube (cloud) y cada opción tiene sus ventajas y desventajas. 

ERP en local (on premise)

Esta opción permite al usuario tener más control sobre los datos de su empresa. También significa que es él quien está encargado de la seguridad y de la actualización del mismo. Requiere de un entrenamiento de personal extensivo para el mejor rendimiento. 

Normalmente, suelen ser una empresa más grande las que optan por el software en local ya que prefieren no guardar su información con terceros y tienen los recursos para mantenerlo al día.

ERP en la nube (cloud) 

El ERP en la nube es al que se accede a través de internet. No requiere de instalación alguna y normalmente se puede empezar a usar después de crear una cuenta. 

Con este sistema, el usuario no tiene el mismo nível de control que con el programa ‘en local’ pero ahorra mucho tiempo y recursos empresariales ya que no tiene que preocuparse por el mantenimiento, seguridad o actualización. Otro de los beneficios es que no requieren de mucha formación ya que, normalmente, estas soluciones ofrecen un equipo de soporte. 

Según la información recopilada por SoftDoit, de las empresas españolas que consideran adoptar un ERP, el 47,5% lo hará en la nube, un 26,4% en los propios servidores y el resto se mostraba indeciso o no lo consideraban como un factor determinante para elegir un software.

¿Cuáles son los mejores ERP en el mercado?

Hay una serie de ERPs ampliamente conocidos, entre ellos destaca sobre todo SAP. Este software de gestión empresarial es muy popular, completo y personalizable. Sin embargo, se trata de una solución compleja y costosa.

También encontramos otros ERP de gran éxito, como Oracle o Microsoft Dynamics 365. Estas plataformas son muy completas y avanzadas. Sin embargo, se trata de software poco asequible para pequeñas y medianas empresas.

Entre los mejores sistemas ERP para pymes y autónomos, destaca Holded. Es muy completo, ofrece paquetes modulares y asequibles, además de ser muy intuitivo. 

¿Cómo implementar un ERP en una empresa?

El proceso de implementar un ERP puede ser más o menos complejo. Depende en gran medida de la dimensión de la empresa y de los módulos que se incorporen. 

Hay que tener en cuenta que toda nueva implementación supone un periodo de adaptación. Para superar pronto la curva de aprendizaje, es fundamental implicar, motivar y formar al personal. 

El éxito pasa en gran medida por elegir el software correcto, de lo que hablaremos a continuación.

Pasos para elegir el software ERP ideal

Existen muchos sistemas ERP en el mercado, pero no todos son iguales. Muchas empresas creen que es suficiente con la implantación de un sistema de planificación, pero lo que no saben, es que podrían estar integrando un programa anticuado que no se ha adaptado a las necesidades de un negocio moderno. 

Por eso, recomendamos reunir toda la información necesaria y seguir los siguientes pasos para que encuentres un software de calidad que se adapte a las necesidades de tu empresa. 

1. Define el plan

En la primera fase, una empresa deberá definir cuáles son las áreas en las que usarán el nuevo software, cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar, qué información se recopilará y cuál es el equipo que trabajará con el ERP.

2. Descubre tus necesidades 

En este paso, los equipos deberán recolectar datos e identificar los problemas actuales que se esperan solucionar con el ERP. Por ejemplo, poca productividad en un área específica. Al tener los problemas claros, será mucho más fácil elegir un software que se adapte a tus necesidades. 

3. Busca opiniones 

La implementación de un nuevo software no solo afectará a tu empresa sino a las que trabajan contigo también. Las relaciones con asesores, distribuidores y proveedores se podrán ver afectados por este cambio por lo que no estaría demás pasarles una propuesta del sistema ERP que estás pensando adoptar. 

4. Selecciona tu ERP

A estas alturas, ya tienes claro cuáles son tus necesidades y los objetivos que quieres alcanzar con tu nuevo software ERP. Ahora podrás seleccionar el que se adapte a tu empresa.

¿Cuánto cuesta implementar un ERP en una empresa?

El precio de un ERP varía mucho en función de las necesidades y el tamaño del negocio. Hay soluciones ERP para autónomos y pymes, y no solo para grandes corporaciones. 

El coste puede oscilar entre 5.000€ y 25.000€ para pequeñas empresas, llegando a los 100.000€ e incluso más en compañías de mayor tamaño. 

Hoy en día hay soluciones en la nube y muy modulares que se adaptan a todos los tamaños y son más asequibles. Permiten que la implementación sea menos costosa y el retorno de la inversión llegue antes.

Holded es un ERP en la nube que ofrece precios adaptados a cada necesidad. El plan más básico comienza por solo 14,50 €/mes para pequeñas empresas, o 49,50 €/mes para medianas empresas. Además, ofrece paquetes aún más ajustados para autónomos.

Preguntas Frecuentes