Una provisión de fondos es un adelanto que una empresa hace a un profesional u otra empresa para cubrir gastos de servicio o una posible pérdida. Por ejemplo, una compañía puede pagar una provisión para cubrir los costes de un juicio o para reservar un fondo para reparaciones de equipos.
La contabilización de una provisión se lleva a cabo mediante la creación de una cuenta de gastos o pérdidas provisionales y la asignación de una cantidad específica de fondos a esta cuenta. La provisión se registra en el balance general como un activo o un pasivo, dependiendo de si se espera que la pérdida o el gasto se produzca en el futuro inmediato o en un período posterior.
Cuando se utiliza la provisión, se registra un gasto en la cuenta de gastos provisionales y se reduce el saldo de la cuenta correspondiente en el balance general.
Contabilidad en piloto automático
Holded es el software de contabilidad que crea asientos e informes por ti.
Pruébalo gratis¿Qué es una provisión de fondos?
Para aprender a contabilizar una provisión de fondos tendremos que empezar, obviamente, por la gran pregunta: ¿qué es exactamente? Dicho un poco grosso modo, una provisión de fondos es una cantidad concreta de dinero que se reclama por adelantado a cuenta de la liquidación final para cubrir los gastos de un encargo o un servicio contratado a una empresa o profesional.
En términos más sencillos, la provisión de fondos es un anticipo de unos honorarios relativos a servicios o una cantidad de dinero reservada para gastos futuros. En general, sirve para cubrir las contingencias, gastos y consumos de un profesional que realiza durante la prestación de un servicio encargado. No se debe confundir con un anticipo a proveedores ni con los suplidos.
Imagina, por ejemplo, que necesitas contratar a un abogado durante un tiempo de seis meses. Lo más normal será que el profesional en cuestión desglose su presupuesto en dos partes: sus honorarios finales y su adelanto, que suele variar entre el 40% y el 50% del total. No obstante, también es cierto que algunos profesionales solicitan la cantidad total de sus honorarios en la provisión de fondos. Por ejemplo, es una manera de proceder habitual en los peritos judiciales.
Este anticipo aporta cierta seguridad financiera al tráfico jurídico, ya que la provisión de fondos también sirve como una garantía de pago. De esta forma, los profesionales y empresas tienen la certeza de que van a cobrar… al menos por una parte de sus servicios.
¿Cuáles son los requisitos de la provisión de fondos?
En principio, la provisión de fondos debe cumplir las siguientes formalidades:
- La cuantía tiene que ser acorde con el importe estimado de los honorarios definitivos que la empresa o profesional cobrará por los servicios prestados.
- El pago ha de ser abonado por el cliente en tiempo y forma previamente a la realización de los trabajos.
- La transacción ha de quedar reflejada de forma clara y transparente a través del correspondiente justificante, que en este caso es una factura que reúna todos los requisitos legales.
- La solicitud se realiza a través de una hoja de encargo. La hoja de encargo es un documento redactado antes de iniciar el servicio en el que se reflejan todos los detalles: objeto del trabajo, tareas a realizar y los honorarios a cobrar por el profesional.
¿Cómo se contabiliza una provisión de fondos?
Ese adelanto se contabiliza como provisión de fondos. Pero, ¿cómo deberemos hacerlo para asegurarnos de que no estamos errando el tiro?
A la hora de computar este tipo de provisiones, existen dos posibilidades: una que nos supondrá un gasto real y otra que no. Veamos ambas con detenimiento.
Contabilidad sin estrés, gracias a Holded
Automatiza la creación de asientos e informes, entre otros procesos.
Descubre HoldedPagar honorarios
Si un profesional nos reclama una cantidad dineraria como adelanto por la prestación de sus servicios, para nosotros constará como una actividad económica al uso, por lo que deberemos contemplarla en nuestra contabilidad como cualquier otro servicio. ¿La diferencia? Que lo estamos pagando por adelantado y que, de hecho, tampoco estamos pagando el 100% de ese servicio, sino una fracción.
En este caso, será necesario que exista una factura que deje constancia de que se ha hecho la cuenta contable de provisión de fondos. Será una factura en la que se reflejará el concepto del servicio en sí, además de los datos habituales y necesarios (ya sabes: fecha de emisión, datos de receptor y emisor y los impuestos correspondientes, ya que a cualquier tipo de servicio siempre tendrás que imputarle el IVA).
La emisión de esta factura es imprescindible. Es más, directamente estás obligado a tenerla y, por lo tanto, a solicitarla al proveedor de servicios correspondiente. Una vez recibas la factura, podrás contabilizarla como gasto y, por tanto, podrás deducirla tal y como sueles deducir este tipo de servicios.
Cubrir gastos
Puede darse el caso de que el profesional contratado nos reclame una cantidad dineraria correspondiente a los gastos que ha tenido para poder desarrollar su actividad. Este tipo de gasto, sin embargo, no resulta deducible, porque se considera un gasto suplido que no contiene ni retención ni ingreso.
Esto significa que no podrás desgravar el IVA de este gasto. Pero, igualmente, ambas partes estáis obligadas por ley a reflejar esta transacción a través de la factura pertinente que deje constancia del intercambio de servicios.
¿Te ha quedado claro entonces cómo contabilizar e informar de una provisión de fondos? Al fin y al cabo, la única complicación a este respecto es conocer la naturaleza de esta provisión y, así, determinar si puedes o no desgravar el IVA que se desprende de ella. A partir de ahí, todo debería ir rodado.
Ejemplos prácticos
Ahora ya sabemos qué es una provisión de fondos y cómo se contabiliza. Al menos tenemos la teoría, así que todavía nos falta la práctica. Para entender mejor lo que hemos explicado hasta ahora, vamos a ilustrar todo esto con un ejemplo.
Imagina que una empresa contrata los servicios de un bufete de abogados para que ejecute la tramitación de un ERTE. El bufete acepta el encargo y solicita una provisión de fondos de 6.000 euros, 1.000 euros por gastos suplidos y 2.000 euros por su minuta. Es decir, un total de 9.000 euros. El asiento contable quedaría de la siguiente manera:
|
Debe |
Asiento contable |
Haber |
|
6.000 euros |
Partidas pendientes de aplicación (555.0) |
|
|
1.260 euros |
Hacienda Pública, IVA soportado |
|
|
|
Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros (572.0) |
6.260 euros |
La cuenta 555.0 (correspondiente a las partidas pendientes de aplicación) queda a la espera de ser saldada, pues no se puede regularizar la cuenta hasta que el abogado no emita la factura final una vez finalizado el trabajo, ya que de lo contrario se estaría recogiendo una imagen patrimonial falsa.
Facturar nunca había sido tan fácil
Holded automatiza tu proceso de facturación para que ahorres tiempo y cobres más rápido.
Prueba Holded 14 días¿Y cómo quedaría la factura?
Volviendo a nuestro ejemplo, una vez que el abogado haya terminado de tramitar el ERTE encargado por la empresa, tendrá que emitir una factura similar a esta:
FACTURA
- Honorarios: 2.000 euros
- Anticipos de honorarios: -2.000 euros
- IVA
- Suplidos: 500 euros
- Anticipo de suplidos: -1.000 euros.
Total: -500 euros
Por lo tanto, quedaría un sobrante correspondiente a los gastos suplidos de 500 euros. Obviamente, el bufete de abogados tiene que devolver esa cantidad a la empresa.
¿Cómo se contabiliza esta factura?
Siguiendo con el ejemplo del bufete de abogados, la contabilización de la dicha factura quedaría de la siguiente manera:
|
Debe |
Asiento contable |
Haber |
|
2.000 euros |
Servicios de profesionales independientes (623.0) |
|
|
500 euros |
Otros gastos, suplidos (629.0) |
|
|
2.500 euros |
Acreedor (41.0) |
|
|
2.500 euros |
Acreedor (41.0) |
|
|
|
Partidas pendientes de aplicación (555.0) |
2.500 euros |
|
500 euros |
Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros (572.0) |
|
|
|
Partidas pendientes de aplicación (555.0) |
500 euros |
Preguntas frecuentes
¿Dónde se deben contabilizar las provisiones de fondos?
Para saber dónde contabiliza el departamento de contabilidad las provisiones de fondos, vamos a recurrir al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas de España (ICAC). En la consulta 1 del BOICAC n.º 19, de diciembre de 1994, sobre la forma de contabilizar determinadas operaciones realizadas por cuenta de terceros ajenos a la empresa, se indica lo siguiente:
En relación con los aspectos contables, y en particular las cuentas a emplear en la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir por las operaciones realizadas por una empresa en ejecución de un mandato, o cualquier otra figura similar, podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55 contenido en la segunda parte del Plan General de Contabilidad.
Con respecto a la contabilización de la retribución, si la empresa ejecutora del servicio realiza como actividad ordinaria servicios de esta naturaleza, reflejarán sus ingresos en cuentas del subgrupo 70.
¿Pero qué quiere decir este galimatías? La contabilización de transacciones realizadas por una empresa por orden del cliente va al subgrupo 55, mientras que si se trata de una actividad ordinaria de retribución se refleja el ingreso en las cuentas del subgrupo 70.
¿Cuál es la clasificación de las provisiones?
Podemos clasificar las provisiones contables de dos maneras diferentes: en función del tipo de gasto y del plazo para abonarlo. En cuanto al gasto, tenemos las siguientes provisiones:
Provisiones por deterioro. Sirven para compensar la pérdida de valor de un activo o una pérdida de clientes previsible.
Provisiones por deudas previstas. Se utilizan para deudas previstas, pero inciertas. Por lo tanto, solo se estima el posible gasto de la obligación futura.
Provisiones por deudas contraídas y no pagadas. Se conforman cuando se adquieren compromisos de pago, pero todavía no se han terminado de abonar.
Si tenemos en cuenta el plazo para pagar la deuda, encontramos dos tipos:
A corto plazo. Son las que se tienen que pagar en un plazo inferior a 12 meses. La provisión se incluye en el pasivo corriente.
A largo plazo. Cuando el pago se realiza en un plazo superior a 12 meses. En este caso, la provisión se incluye en el pasivo no corriente.
¿En qué se diferencian las provisiones de fondos y los suplidos?
En general, podemos decir que las provisiones de fondos son las cantidades que se entregan a cuenta a un profesional o empresa antes de la emisión de la factura. Como ya hemos visto, sirven para pagar los honorarios del profesional por adelantado y para cubrir gastos y se realizan a cuenta de la factura final.
Por otro lado, los suplidos son los gastos que una empresa o profesional paga en nombre de un cliente que después le repercute junto a sus honorarios por la prestación de los servicios o los productos vendidos. Los suplidos tienen que estar justificados con la correspondiente factura a nombre del cliente final.
Como apunte final, las provisiones de fondos y los suplidos no se declaran en el modelo 347 cuando sean gastos del cliente. Esta declaración informativa anual sirve para informar a Hacienda de las operaciones con terceras personas que realiza un profesional por un importe superior a los 3.005,06 euros anuales.
¿Cómo se calcula una provisión de fondos?
Para calcular la cuantía de una provisión de fondos hay que tener en cuenta el servicio que se está contratando. Por ejemplo, en el caso de una provisión para un abogado, habrá que incluir las tasas judiciales y el coste de los correspondientes poderes notariales que requiera el trámite.
Un ejemplo distinto lo encontramos en la tramitación de una hipoteca para comprar una vivienda. En este supuesto, el banco solicita una provisión de fondos para cubrir los gastos del procedimiento, es decir, los honorarios del notario, las tasas del Registro de la Propiedad, impuesto de transmisiones patrimoniales o IVA (dependiendo de si la casa es de segunda mano o de obra nueva) gestoría, tasación…
