Si eres empresario, autónomo o freelance sabrás que cobrar las facturas no siempre es tarea fácil. De hecho, ya hemos visto en otros artículos que el plazo legal para el cobro y pago de facturas es de 30 días (60 si es de común acuerdo entre las partes). Sin embargo, la realidad es que algunos clientes tardan mucho más en pagarnos. Por eso necesitamos conocer cómo tenemos que reclamar una deuda extrajudicialmente, ya que deberemos agotar estas vías antes de acudir a la justicia.
Reclamar una deuda extrajudicialmente
Es nuestra obligación (al menos si queremos cobrar) prevenir la morosidad. Ya hemos hablado de ello en nuestro artículo “4 trucos para cobrar tus facturas lo antes posible“. En general, debemos dar facilidades de pago a nuestros clientes e investigarlos antes de empezar a trabajar con ellos.
Aunque las probabilidades de pago aumentarán significativamente, estos trucos no serán efectivos al cien por cien. Por ello necesitamos conocer cuáles son los procedimientos para reclamar una deuda extrajudicialmente. De este modo, evitaremos al máximo posible la necesidad de recurrir a los tribunales, con el coste de tiempo y dinero que ellos conlleva.
Generalmente, podremos utilizar las 3 técnicas siguientes. Siempre en el orden que aquí se indican, ya que vamos de la más a la menos amistosa.
- Contacto telefónico o personal.
- Carta amistosa por email o correo tradicional.
- Requerimiento de pago por burofax.
Recuerda que todas estas vías son amistosas. Y es que pretendemos llegar a un acuerdo para evitar un juicio. Por lo tanto, deberemos tener en cuenta que estos procedimientos tienen un gran factor psicológico. Trataremos de que el deudor reconozca la deuda y que nos pague en el menor tiempo posible.
Ahora vamos a ver cada uno de ellos con más detenimiento.
1. Contacto telefónico o personal
El primer paso es establecer un contacto personal con el deudor, ya sea por teléfono o físicamente. Imaginemos que la factura ya ha vencido pero todavía no hemos recibido la cantidad acordada. Es de sentido común que antes de enfadarnos y empezar a enviarle notificaciones de aviso de pago, cojamos el teléfono y le avisemos de que tiene una factura impagada.
Y es que los olvidos y despistes son mucho más frecuentes de lo que podemos pensar. Siempre con un tono cordial, hablándole con naturalidad y sin utilizar tonos agresivos o irónicos, le informaremos de cuál es la cantidad adeudada y la forma de pago. Incluso podemos concertar una cita con él para regularizar la situación.
Jamás utilices palabras con connotaciones negativas como “moroso”, “deudor” o “deuda”. Háblale de una “factura vencida”, una “incidencia en el cobro” o “retraso en el pago”.
2. Carta amistosa
Ya hemos hablado personalmente con el deudor pero seguimos sin recibir el pago correspondiente. Si esto ocurre, el segundo paso es enviarle una carta o email amistoso. Atención porque todavía deberemos mantener un tono cordial y amable.
El contenido de la carta deberá indicar algo así como: “no hay ningún problema, mi intención es informarte de que existe una factura vencida. Si tienes alguna duda o necesitas alguna aclaración, puedes ponerte en contacto conmigo”.
El mensaje que deberemos transmitir será aquello que ya le comunicamos por teléfono en el paso anterior. Le informaremos de que existe un retraso en el pago y le indicaremos nuestro deseo de regularizar la situación. En la carta deberán aparecer:
- los datos del deudor,
- los datos de la deuda (importe, concepto, etc.),
- el plazo para pagar y
- el medio de pago.
3. Requerimiento de pago
Si ninguna de las dos técnicas anteriores funciona, podemos pasar al requerimiento de pago. Ahora ya no se trata de mantener el tono amistoso, sino que le indicaremos, de manera muy clara, que si no paga la deuda en el plazo previsto procederemos a reclamarla judicialmente.
Nuestro objetivo es asustar al deudor para que efectúe el pago en el menor tiempo posible.
Para ello utilizaremos un burofax, que nos servirá, si llegamos a los tribunales, para acreditar que efectivamente hemos reclamado la deuda. El burofax es una forma de comunicación mediante la cual queda constancia, en la oficina de Correos, de la recepción de la carta por el deudor y del contenido de la misma.
Para que resulte válido debe contener una serie de datos:
- fecha en la que se efectúa el requerimiento,
- datos del acreedor, es decir, nuestros datos,
- firma de la persona que remite el requerimiento,
- datos del deudor,
- aspectos relativos a la deuda (cuantía, concepto, origen, plazo en el que vencía originalmente y si el retraso ha generado algún gasto o intereses).
Debe quedar claro quién reclama, por qué se reclama y el importe total que se reclama.
Normalmente se le otorgará al deudor un plazo de unos 5 a 15 días para que efectúe el pago y le indicaremos el método de pago.
Y, finalmente, le advertiremos de que si mantiene su actitud, procederemos a reclamar judicialmente el importe total de la deuda.
Estas vías no garantizan el cobro, pero la mayoría de los deudores acaban pagando. Y si nada de esto resulta efectivo, deberemos recurrir al procedimiento monitorio para reclamar facturas impagadas.
